Prática contínua
Melhoria contínua
Por melhor que seja um grupo ou uma pessoa facilitadora, sempre é possível melhorar. Pequenos avanços na direção certa levam a resultados melhores. A melhoria gradual exige uma forma eficaz de conversar sobre como o grupo colabora. Com isso, o grupo pode continuar evoluindo. Sem isso, tende a ficar estagnado.
Há muitas formas de buscar a melhoria contínua. Todas criam espaço para reflexão e feedback e permitem fazer mudanças a partir deles. Equipes que trabalham juntas continuamente podem adotar uma metodologia como o scrum, com retrospectivas e melhorias regulares dos processos. Depois de um encontro pontual, quem facilitou pode simplesmente pedir feedback.
No Loomio
- As pessoas usam o próprio Loomio para conversar sobre como usam a ferramenta. É um espaço para falar sobre a forma como conversam.
- Ao começar a usar o Loomio, os grupos refletem sobre vários aspectos da colaboração e da tomada de decisões. Isso cria oportunidades de melhoria.
Facilitação distribuída / Autofacilitação
À medida que um grupo ganha experiência, mais pessoas desenvolvem a capacidade de facilitar. A facilitação pode deixar de ser uma função de uma pessoa específica e passar a ser compartilhada. Qualquer pessoa pode contribuir para facilitar o trabalho. Entre os participantes, pode surgir uma dinâmica de troca, em que ora se conduz, ora se acompanha. Para grupos que buscam liderança compartilhada e relações não hierárquicas, é importante incentivar essa prática.
Quem tem menos experiência com facilitação pode receber orientação, convites para participar e sugestões de primeiros passos. Quase todas as pessoas podem experimentar ações como:
- retomar o que ouviu ou fazer um resumo
- convidar outras pessoas a contribuir
- fazer perguntas para ampliar a compreensão coletiva
- observar quem está participando e quem não está
- reconhecer explicitamente as contribuições
Você não precisa de uma pauta para facilitar. Facilitar é tornar mais fácil a participação das pessoas em uma situação de grupo. Na próxima reunião de família, festa ou encontro para um café, aja como alguém que facilita: ajude todas as pessoas a se sentirem incluídas e capazes de participar. — Silvia Zuur
A facilitação distribuída pode funcionar muito bem, mas também pode fazer com que as pessoas interfiram umas nas outras. No começo, essa dinâmica pode ser desconfortável enquanto todos aprendem a participar dela. É importante distinguir a facilitação distribuída (pessoas ajudando o coletivo), a “facipulação” (manipular o grupo para atender aos próprios interesses) e a facilitação sem mandato (assumir ações de facilitação sem ter essa atribuição).
Decida conscientemente quando a facilitação entre pares é adequada e quando é preciso designar uma pessoa facilitadora. Ela pode não funcionar em situações de conflito intenso, quando é necessária uma pessoa neutra, ou quando falta confiança entre os participantes.
As ações de facilitação não cabem apenas à pessoa responsável pela equipe ou a quem convocou a reunião — elas cabem a todas as pessoas. — Richard Bartlett
Como aplicar isso no Loomio
- O espaço online favorece a facilitação distribuída. Pessoas diferentes podem contribuir em momentos diferentes, conforme o que percebem e as habilidades que têm.
- Uma discussão online é, por padrão, uma colaboração distribuída entre pares. Outras formas de organização precisam ser definidas explicitamente. Em encontros presenciais, costuma haver alguém que convocou a reunião, e compartilhar a facilitação exige uma iniciativa deliberada.
- O Loomio foi pensado para grupos em que as pessoas participam em condições de igualdade. Por isso, a facilitação distribuída combina bem com a ferramenta.
- Quem usa o Loomio já pratica a facilitação entre pares, mesmo sem perceber. Sugerir que alguém apresente uma proposta, mencionar pessoas e resumir o andamento do processo são exemplos de ações de facilitação.
A arte de receber facilitação
Assim como acompanhar outra pessoa em uma dança de salão exige habilidade, receber facilitação também é uma prática que se aprende. Quem já facilitou processos ou participou de muitos processos bem facilitados tende a responder à facilitação de modo diferente de quem não teve essas experiências.
A capacidade de receber bem a facilitação pode ser desenvolvida e contribuir muito para o sucesso do grupo. Isso inclui chegar no horário, seguir orientações e estar disposto a experimentar novas formas de pensar ou se comunicar. Às vezes, as pessoas têm uma boa experiência sem saber exatamente por quê. Mostrar como a facilitação contribuiu para a fluidez ou a profundidade da conversa pode ajudá-las a entender o que valorizaram no processo.
Por outro lado, pessoas que não conseguem ou não querem receber facilitação podem prejudicar a colaboração do grupo. Mesmo uma pessoa facilitadora experiente não consegue cumprir seu papel diante de muita resistência. Entre os problemas comuns estão dominar a discussão, questionar tudo apenas para provocar, interromper o processo, desrespeitar quem facilita ou participa e se manter alheio ao trabalho. Cada pessoa precisa assumir alguma responsabilidade pela própria disposição de receber facilitação.
No Loomio
- Com um pouco de prática, a maioria das pessoas aprende rapidamente a responder às ações de facilitação no Loomio, como dar uma resposta quando recebe uma @menção.
- Praticar a facilitação no Loomio também ajuda as pessoas a receber melhor a facilitação de outras pessoas.
- Como tudo fica arquivado, as pessoas podem observar ações de facilitação anteriores, como um registro daquele momento, mesmo sem ter participado.
Mudança de cultura
Uma cultura colaborativa e participativa surge ao longo do tempo, com muita prática, tentativas e ajustes. Compreender, valorizar e incentivar a facilitação pode ter um papel central nesse processo. A facilitação pode evoluir de um papel para uma função compartilhada e, depois, para uma forma de pensar. Em uma cultura realmente colaborativa, todas as pessoas ajudam umas às outras a participar de muitas maneiras.
A festa da empresa conta com a participação de todos? O almoço compartilhado no escritório parece acontecer por mágica? As ideias podem surgir de qualquer lugar, evoluir com a contribuição de muitas pessoas e ser colocadas em prática de uma forma melhor do que se imaginava no início?
Uma mudança cultural profunda acontece quando a colaboração deixa de ficar restrita a espaços específicos e passa a fazer parte de todos os aspectos da organização. Ela vai além de notas adesivas e rodadas de abertura: torna-se parte do cotidiano da organização.
No Loomio
- A teoria de mudança do Loomio é que mais grupos praticando uma tomada de decisões eficaz e inclusiva podem transformar a dinâmica das organizações em escala global. Essa ideia orienta o projeto da ferramenta e a forma como trabalhamos como cooperativa. O objetivo é promover uma mudança de cultura por meio da prática colaborativa.
- Grupos que usam o Loomio já viram sua cultura evoluir com a ferramenta. Alguns conseguiram crescer sem perder a cultura colaborativa. Outros continuaram participativos apesar dos desafios da tomada de decisões inclusiva.
- O Loomio ajuda a tornar a prática colaborativa parte do cotidiano, ao torná-la mais acessível e viável.
Para encontrar inspiração sobre a prática contínua, leia as histórias de grupos que usam o Loomio.