Prática contínua

Melhoria contínua

Por melhor que seja um grupo ou uma pessoa facilitadora, sempre há espaço para melhorar. Se avançarem aos poucos na direção certa, chegarão a uma situação melhor. A melhoria gradual exige um protocolo eficaz para conversar sobre como vocês colaboram. Com ele, tudo é possível. Sem ele, você fica estagnado.

Existem muitas abordagens para a melhoria contínua, mas todas criam espaço para reflexão e feedback, além de uma forma de fazer mudanças em resposta. Equipes que trabalham juntas continuamente podem adotar uma metodologia como o scrum, com retrospectivas e melhorias regulares nos processos. Para uma sessão pontual, a pessoa facilitadora pode simplesmente pedir feedback depois.

No Loomio

• As pessoas usam o próprio Loomio para conversar sobre como usam o Loomio. Ele oferece uma plataforma evidente para “conversar sobre a conversa”.
• O processo de começar a usar o Loomio leva os grupos a refletir sobre vários aspectos da colaboração e da tomada de decisões, criando oportunidades de melhoria.

Facilitação distribuída / Autofacilitação

À medida que um grupo ganha experiência, mais pessoas desenvolvem a capacidade de facilitar. A facilitação pode deixar de ser um papel de uma pessoa específica e passar a ser uma função distribuída. Qualquer pessoa pode realizar ações de facilitação, e pode surgir entre os participantes uma dança de dar e receber, conduzir e acompanhar. Para grupos que buscam liderança compartilhada e ausência de hierarquia, é muito importante incentivar isso.

Pessoas menos acostumadas a realizar ações de facilitação podem receber apoio por meio de formação, convites e sugestões de primeiros passos. Alguns exemplos de ações de facilitação que quase qualquer pessoa pode ser incentivada a experimentar:

• retomar o que você está ouvindo ou fazer um resumo
• convidar outras pessoas a contribuir
• fazer perguntas para ampliar a compreensão coletiva
• observar quem está participando e quem não está
• reconhecer explicitamente as contribuições

Você não precisa de uma pauta para facilitar. Facilitar é simplesmente tornar mais fácil uma situação em grupo. Na próxima reunião de família, festa ou café da manhã: aja como uma pessoa facilitadora e garanta que todas as pessoas do grupo se sintam incluídas e capazes de participar. — Silvia Zuur

A facilitação distribuída pode funcionar muito bem, mas também pode fazer com que as pessoas interfiram umas nas outras. No início, há certa dificuldade enquanto aprendem essa dança. É importante diferenciar a facilitação distribuída (pessoas em pé de igualdade ajudando o coletivo), a “facipulação” (manipular o grupo em favor dos seus próprios interesses) e a facilitação sem autorização (realizar ações de facilitação sem ter recebido essa atribuição).

Decida conscientemente quando a facilitação entre pares é uma boa escolha e quando é necessário designar uma pessoa facilitadora. Em certas situações, como uma discussão com muitos conflitos que exige uma pessoa neutra designada, ou quando falta confiança, a facilitação distribuída pode não funcionar.

As ações de facilitação não são apenas para quem gerencia ou convocou a reunião — são para todas as pessoas. — Richard Bartlett

Aplicando isso ao Loomio

• O ambiente online é especialmente adequado à facilitação distribuída. Diferentes pessoas podem intervir em diferentes momentos, conforme o que percebem e suas habilidades.
• Uma discussão online é, por padrão, uma colaboração distribuída entre pares. Qualquer outra configuração precisa ser planejada explicitamente. Isso é o oposto dos espaços presenciais, onde o padrão é que alguém tenha convocado uma reunião e distribuir esse papel exige iniciativa.
• O Loomio foi pensado para um grupo de pessoas em pé de igualdade. Em muitos aspectos, a facilitação distribuída é a abordagem mais adequada à ferramenta.
• As pessoas que usam o Loomio já praticam a facilitação entre pares o tempo todo, mesmo sem perceber. Ações simples, como sugerir que alguém apresente uma proposta, mencionar pessoas e resumir o processo até o momento, são ações de facilitação.

A arte de receber facilitação

Assim como acompanhar quem conduz uma dupla na dança de salão exige habilidade, receber facilitação também é uma arte. Pessoas com experiência em facilitar, ou que participaram de muitos processos bem facilitados, recebem a facilitação de maneira diferente daquelas que não tiveram essas experiências.

Por um lado, a capacidade de receber bem a facilitação pode ser desenvolvida e ter um grande impacto no sucesso do grupo. Isso inclui ações simples, como chegar no horário e seguir instruções, e também a disposição para experimentar uma nova maneira de pensar ou se comunicar. Às vezes, as pessoas têm uma boa experiência e não sabem exatamente por quê — mostrar que a facilitação contribuiu para a fluidez ou a profundidade pode ajudá-las a entender o que valorizaram no processo.

Por outro lado, pessoas que não conseguem ou não querem receber facilitação podem prejudicar a colaboração do grupo. Por mais habilidosa que seja a pessoa facilitadora, um certo nível de resistência pode impedi-la de realizar seu trabalho. Problemas comuns incluem dominar a discussão, fazer o papel de advogado do diabo, interromper o processo, desrespeitar a pessoa facilitadora ou os participantes, ou não se envolver. Em alguma medida, cada pessoa precisa assumir a responsabilidade por sua disposição para receber facilitação.

No Loomio

• Com um pouco de prática, a maioria das pessoas aprende rapidamente a responder às ações de facilitação no Loomio, como responder quando são mencionadas com @.
• Realizar ações de facilitação no Loomio também ajuda as pessoas a se tornarem mais receptivas à facilitação.
• Como tudo fica arquivado, as pessoas podem ver ações de facilitação anteriores “congeladas no tempo” e aprender ao observá-las, mesmo sem terem participado daquele momento.

Mudança cultural

Uma cultura colaborativa e participativa surge ao longo do tempo, com muita prática e tentativa e erro. Compreender, valorizar e convidar à facilitação pode ter um papel central no surgimento dessa cultura. A facilitação pode evoluir de um papel para uma função e, depois, para uma forma de pensar. Em uma cultura verdadeiramente colaborativa, todas as pessoas facilitam umas às outras de muitas maneiras diferentes.

A festa da empresa é participativa? O almoço compartilhado do escritório acontece como num passe de mágica? As ideias podem surgir de qualquer lugar, ser desenvolvidas por muitas pessoas e ser colocadas em prática de uma maneira melhor do que alguém havia imaginado inicialmente?

Uma mudança cultural profunda acontece quando a cultura de colaboração ultrapassa os espaços específicos de “colaboração” e aparece em todos os aspectos da organização. A colaboração não se resume a notas adesivas e rodadas de abertura, mas faz parte do próprio caráter da vida na organização.

No Loomio

• A teoria da mudança do Loomio é que mais grupos praticando uma tomada de decisões eficaz e inclusiva podem mudar as dinâmicas organizacionais em escala global. Isso se reflete em todos os aspectos do projeto da ferramenta e em como funcionamos como cooperativa. O objetivo é promover a mudança cultural por meio da prática colaborativa.
• Grupos do Loomio vivenciaram mudanças em sua cultura por meio da ferramenta. Por exemplo, grupos que já tinham uma cultura colaborativa conseguiram crescer preservando essa cultura, e grupos participativos conseguiram continuar existindo, em vez de se desintegrar diante dos desafios da tomada de decisões inclusiva.
• O Loomio possibilita um “novo normal” para a prática colaborativa, tornando-a mais acessível e viável.

Para se inspirar sobre a prática contínua, confira as histórias de grupos do Loomio.