Знайомство вашої ради з Loomio
Loomio може стати онлайн-простором, де ваша рада або комітет зустрічається, обговорює питання, ухвалює рішення та веде записи для вашої організації, які можна перевірити під час аудиту.
Почніть із загальної послідовності дій у посібнику Знайомство вашої групи з Loomio. Ця сторінка доповнює її рекомендаціями для рад і комітетів.
Проте Loomio принесе мало користі, якщо ним користуватиметься лише частина вашої ради. Інформація та спілкування, імовірно, залишатимуться розпорошеними між різними інструментами й губитимуться серед вхідних електронних листів, а плутанина забиратиме час у всіх.
Визначте, яку проблему ви хочете розв’язати за допомогою Loomio, наприклад покращити спілкування та відстежувати його або зберігати інституційну пам’ять. Потім домовтеся всією радою перенести свою роботу в Loomio та заохочуйте всіх докласти до цього зусиль.
Як адміністратор, ви насамперед маєте налаштувати Loomio для ефективної роботи вашої ради.
Заохочуйте учасників ради приєднуватися та брати участь. Вони мають уміти:
- Входити в Loomio
- Читати теми та залишати в них коментарі
- Голосувати в опитуваннях
- Розуміти, як ваші практики управління працюють у Loomio
Перевірте технічні навички
Учасникам ради знадобиться комп’ютер або смартфон із підключенням до інтернету. Вони мають уміти надсилати й отримувати електронні листи, переглядати вебсторінки, читати електронні документи та переглядати відео зі звуком.
Перевірте, чи всі учасники мають:
- сучасний пристрій — комп’ютер, планшет або смартфон з електронною поштою та сучасним браузером
- доступ до інтернету через WIFI, кабель Ethernet або мобільний тариф із передаванням даних (3G або вище)
- навички надсилання й отримання електронних листів, перегляду вебсторінок, завантаження документів і відтворення відео.
Loomio працює в усіх стандартних браузерах, зокрема Google Chrome, Microsoft Edge, Firefox і Apple Safari. Застарілі браузери, як-от Microsoft Internet Explorer, можуть не працювати.
Якщо у вас виникли проблеми з використанням Loomio на вашому пристрої, зверніться до служби підтримки Loomio.
Налаштуйте вашу групу
Опис групи
Опис групи — це перше, що люди бачать, коли заходять до вашої групи в Loomio. Напишіть його так, щоб нові учасники групи розуміли її мету та роботу, яку ви виконуватимете разом. Додайте іншу інформацію, яка допоможе людям зорієнтуватися та заохотить їх брати участь.
Наприклад, привітайте людей і поясніть, що це їхній онлайн-простір для спілкування та управління вашою організацією:
- Нагадайте учасникам про мету ради або комітету.
- Опишіть, як ви плануєте використовувати Loomio: готуватися до засідань, продовжувати обговорення, ухвалювати рішення та залишатися в курсі справ між засіданнями.
- Чітко вкажіть, хто має доступ до групи, може читати її вміст і брати участь.
- Прикріпіть довідкові документи й документи з питань управління або додайте посилання на них.
Перевірте налаштування конфіденційності та дозволів
За замовчуванням групи Loomio мають налаштування конфіденційності Таємна. Це означає, що про існування групи знають лише люди, яких ви до неї запросили.
Перегляньте дозволи учасників групи і налаштуйте їх відповідно до рівня навичок учасників вашої групи. На початку можна вимкнути деякі дозволи, щоб уникнути плутанини. Ви завжди можете відновити їх, коли всі краще ознайомляться з Loomio.
Теги категорій
Додайте теги категорій відповідно до потреб вашої організації. Якщо ви налаштуєте їх заздалегідь, усім буде легше користуватися тегами та знаходити потрібні теми й інформацію.
Налаштуйте ваш особистий профіль
Ваш особистий профіль допоможе учасникам вашої групи легко впізнавати вас і бути впевненими, що повідомлення від вашого імені справді надходять від вас.
Керуйте складом групи
Переконайтеся, що всі учасники вашої ради або комітету отримали запрошення до групи та прийняли його.
Почніть з одного робочого процесу ради
Загальний посібник зі знайомства з Loomio пояснює, як допомогти всім хоча б раз залишити коментар і проголосувати. Після цього запровадьте для ради один регулярний процес управління, наприклад підготовку порядку денного, затвердження протоколу, розгляд звіту або ухвалення невеликого рішення між засіданнями.
Домовтеся, чи рішення, ухвалені в Loomio, набувають чинності після публікації висновку, чи їх потрібно затвердити на наступному засіданні. Запишіть узгоджений кворум, поріг голосів для ухвалення рішення, коло виборців, які мають право голосувати, і порядок затвердження в описі групи або документах з управління.