Збирайте приватні заявки

Використовуйте закриту групу, щоб збирати приватні заявки від людей, які не є її учасниками. Кожна заявка стає окремим обговоренням. У ньому заявник і команда групи, яка розглядає заявки, можуть обмінюватися інформацією, ставити запитання й фіксувати рішення. Заявники не бачать інших приватних обговорень або заявок у групі.

Так можна збирати номінації, коли відомості про кандидатів або список номінантів мають залишатися приватними під час відбору. Людина може висунути себе або когось іншого на виборну чи призначувану посаду, до комітету, правління або на роль представника. Відбіркова комісія розглядає кожну номінацію в окремому обговоренні.

Цей спосіб також підходить для інших заявок, які не мають бути публічними:

• Скарги, повідомлення про загрози людям, питання безпеки та повідомлення про інциденти
• Апеляції та прохання переглянути рішення щодо окремої справи
• Запити на посередництво, врегулювання конфліктів або особисту підтримку
• Заявки з особистою чи фінансовою інформацією або відомостями про відповідність вимогам, наприклад на допомогу в скрутних обставинах чи стипендію
• Закриті цінові пропозиції або відповіді на тендер, які мають залишатися приватними під час оцінювання

Заявники не бачать заявок одне одного, але цей процес не є анонімним. Заявникам потрібен обліковий запис користувача, а кожен учасник закритої групи може бачити всі заявки. Перш ніж використовувати цей спосіб для конфіденційної інформації, перевірте склад групи, яка розглядатиме заявки.

Увімкніть приймання приватних заявок

Ви маєте бути адміністратором групи або підгрупи, у якій хочете збирати заявки.

1. Відкрийте групу.
2. Виберіть Налаштування (або Більше, а потім Редагувати налаштування групи).
3. Відкрийте Дозволи.
4. Увімкніть Неучасники можуть розпочинати обговорення.
5. Збережіть налаштування групи.

Цей параметр доступний лише для груп із рівнем приватності Відкрита або Закрита. Для груп із рівнем Таємна його приховано. Якщо ви не бачите параметра, відкрийте Конфіденційність у налаштуваннях групи та змініть Конфіденційність групи на Закрита (рекомендовано для приватних заявок) або Відкрита. Потім поверніться до розділу Дозволи.

Увімкнення цього дозволу не робить обговорення групи публічними. Людина, яка не є учасником групи, може розпочати нове обговорення й отримати до нього доступ як гість. Інші приватні обговорення групи їй недоступні.

Налаштуйте приймання приватних заявок

1. Створіть окрему підгрупу для приймання заявок і встановіть для неї рівень приватності Закрита. Так заявки будуть відокремлені від іншої роботи основної групи.
2. Додайте до підгрупи учасників відбіркової комісії або інших людей, відповідальних за розгляд заявок. Кожен учасник підгрупи може бачити всі заявки, тому додавайте лише тих, кому потрібен такий доступ.
3. Створіть у підгрупі шаблон обговорення. Додайте запитання та вкажіть, яку інформацію мають надати заявники. Для різних видів заявок можна створити окремі шаблони обговорень.
4. Якщо заявники не повинні подавати запити на вступ до підгрупи, встановіть для членства параметр Лише для запрошених.
5. Увімкніть приймання приватних заявок у дозволах підгрупи.
6. Перевірте процес за допомогою облікового запису, який не належить учаснику підгрупи.
7. Поділіться сторінкою підгрупи з людьми, які можуть подати заявки. Перед поданням заявки їм потрібно ввійти у свій обліковий запис користувача.

Подайте заявку

Заявник відкриває підгрупу й вибирає Розпочати обговорення. Loomio показує доступні в підгрупі шаблони обговорень. Заявник вибирає потрібний шаблон, відповідає на запитання та розпочинає обговорення.

Обговорення належить підгрупі, але заявник не стає її учасником. Loomio додає заявника як гостя до теми обговорення. Завдяки цьому він може бачити обговорення й брати в ньому участь разом із комісією або командою, яка розглядає заявки. Інші приватні обговорення та заявки в підгрупі йому недоступні.

Розглядайте заявки

Учасники підгрупи можуть бачити всі обговорення заявок у ній. Для розгляду вони можуть ставити уточнювальні запитання та використовувати коментарі, опитування й інші інструменти обговорення.

Якщо інформацію має надати інша людина, учасник підгрупи з відповідним дозволом може запросити її до обговорення заявки. Наприклад, коли хтось висуває кандидата, підгрупа може запросити цього кандидата до теми, якщо потрібна його участь. Запрошена людина приєднується як гість і не отримує доступу до інших приватних обговорень підгрупи.

Кожен заявник може бачити власну заявку, але не бачить інших приватних обговорень або заявок у підгрупі. Коли приймання заявок завершиться, вимкніть Неучасники можуть розпочинати обговорення. Наявні обговорення та доступ гостей не зміняться.