Збирайте приватні заявки

Використовуйте закриту групу, щоб збирати приватні заявки від людей, які не є учасниками групи. Кожна заявка стає окремим обговоренням, у якому заявник і команда групи, що розглядає заявки, можуть обмінюватися інформацією, ставити запитання та фіксувати рішення. Заявники не можуть бачити інші приватні обговорення чи заявки в групі.

Висування кандидатів — один із прикладів використання цього процесу, коли відомості про кандидатів або їхній перелік мають залишатися приватними під час відбору. Людина може висунути себе або когось іншого для участі у виборах, призначення на посаду, роботи в комітеті чи правлінні або виконання представницьких обов’язків, а відбіркова комісія розглядає кожну кандидатуру в окремому обговоренні.

Інші випадки, коли заявки не мають бути публічними:

• Скарги, повідомлення про загрози добробуту людей, проблеми безпеки та інциденти
• Апеляції та запити на перегляд рішення щодо окремого випадку
• Запити на медіацію, врегулювання конфліктів або особисту підтримку
• Заявки з особистою чи фінансовою інформацією або відомостями про відповідність критеріям, наприклад на матеріальну допомогу чи стипендії
• Закриті цінові або тендерні пропозиції, які мають залишатися приватними під час оцінювання

У цьому процесі заявники не бачать заявок одне одного, але він не є анонімним. Заявникам потрібен обліковий запис, а кожен учасник закритої групи може бачити заявки. Перш ніж використовувати групу для конфіденційної інформації, перевірте, хто входить до групи розгляду заявок.

Увімкніть подання приватних заявок

Ви маєте бути адміністратором групи або підгрупи, у якій хочете збирати заявки.

1. Відкрийте групу.
2. Виберіть Налаштування (або Більше, а потім Редагувати налаштування групи).
3. Відкрийте Дозволи.
4. Увімкніть Неучасники можуть розпочинати обговорення.
5. Збережіть налаштування групи.

Цей параметр доступний лише для груп із налаштуванням Відкрита або Закрита. Для груп із налаштуванням Таємна він прихований. Якщо ви його не бачите, відкрийте Конфіденційність у налаштуваннях групи та змініть Конфіденційність групи на Закрита (рекомендовано для приватних заявок) або Відкрита, а потім поверніться до вкладки Дозволи.

Увімкнення цього дозволу не робить обговорення групи публічними. Людина, яка не є учасником групи, може розпочати нове обговорення й отримати до нього доступ як гість, але не може бачити інші приватні обговорення групи.

Налаштуйте процес подання приватних заявок

1. Створіть окрему підгрупу для подання заявок і встановіть для неї рівень конфіденційності Закрита. Підгрупа відокремлює заявки від іншої роботи батьківської групи.
2. Додайте відбіркову комісію або інших людей, відповідальних за розгляд заявок, як учасників підгрупи. Кожен учасник підгрупи може бачити всі заявки, тому додавайте лише тих, кому потрібен такий доступ.
3. Створіть у підгрупі шаблон обговорення. Додайте запитання та вкажіть, яку інформацію мають надати заявники. Ви можете створити різні шаблони обговорень для різних видів заявок.
4. Якщо заявники не повинні подавати запити на вступ до підгрупи, встановіть для вступу налаштування Лише за запрошенням.
5. Увімкніть подання приватних заявок у дозволах підгрупи.
6. Перевірте процес за допомогою облікового запису людини, яка не є учасником підгрупи.
7. Поділіться сторінкою підгрупи з потенційними заявниками. Перш ніж подати заявку, вони мають увійти до свого облікового запису.

Подайте заявку

Заявник відкриває підгрупу й вибирає Розпочати обговорення. Loomio показує доступні шаблони обговорень підгрупи. Заявник вибирає відповідний шаблон обговорення, відповідає на його запитання та розпочинає обговорення.

Обговорення належить підгрупі, але заявник не стає її учасником. Loomio додає його як гостя до теми його обговорення, щоб він міг бачити обговорення та брати в ньому участь разом із комісією або командою розгляду заявок. Заявник не може бачити інші приватні обговорення чи заявки в підгрупі.

Розглядайте заявки

Учасники підгрупи можуть бачити обговорення кожної заявки в підгрупі. Вони можуть ставити уточнювальні запитання та використовувати коментарі, опитування або інші інструменти обговорення для розгляду заявок.

Якщо іншій людині потрібно надати інформацію, учасник підгрупи з відповідним дозволом може запросити її до обговорення заявки. Наприклад, коли хтось подає заявку на висування кандидата, підгрупа може запросити кандидата до теми, якщо потрібна його участь. Запрошена людина долучається як гість і не отримує доступу до інших приватних обговорень підгрупи.

Кожен заявник може бачити власну заявку, але не може бачити інші приватні обговорення чи заявки в підгрупі. Вимкніть Неучасники можуть розпочинати обговорення, коли приймання заявок завершиться. Наявні обговорення та доступ гостей залишаться без змін.