Підготовка

На кожну хвилину роботи з групою плануйте витратити 3 хвилини на підготовку. Це означає три години підготовки до одногодинної зустрічі. Скорочуйте час планування лише тоді, коли вдосконалюєте свої навички.

— Сільвія Зуур

Зрозумійте мету

Допомога у визначенні мети — одне з найцінніших умінь досвідченого фасилітатора. Якщо фасилітатор допоможе групі чітко її визначити, усе інше стає можливим. Мета стосується як групи загалом, так і окремих обговорень чи рішень. Вона допомагає визначити, які інструменти застосовувати, коли і як втручатися та яких висновків прагнути. Відсутність спільного розуміння мети може бути згубною для обговорення або самої групи.

Завжди повертайтеся до запитань, які допомагають визначити мету, щоб перевірити, чи враховуєте ви те, чого учасники хочуть навчитися або досягти. — Сільвія Зуур

У Loomio

• У застосунку є місце для пояснення мети, зокрема поля опису групи та контексту обговорення.
• Якщо мета ще не зрозуміла, обговорення в Loomio про мету — хороший початок роботи з вашою групою.
• Наша аналітика (статистика використання програми) показує, що групи з чіткою спільною метою досягають більшого успіху.
• Зібрані нами історії клієнтів і приклади з практики підкреслюють важливість визначення спільної мети.

Переставте меблі

Облаштування простору, до якого ви запрошуєте людей, значно впливає на їхній досвід. Кожна зустріч унікальна й потребує відповідного облаштування. Знайоме оточення дає відчуття безпеки, а зміна середовища налаштовує на відкритість до нових ідей.

Під час очних зустрічей буквальна перестановка меблів допомагає фасилітаторам налаштуватися на підтримку простору для спільної роботи й подумати про особливості конкретної зустрічі. Уявіть різницю між тим, коли всі сидять рядами, і тим, коли всі сидять у колі.

У Loomio

• Запрошення людей до нового цифрового простору, створеного спеціально для ухвалення рішень, має значний вплив: відчуття «переходу через поріг» відрізняє його від інших онлайн-просторів, призначених, наприклад, для спілкування чи інших цілей.
• Налаштування фото вашої групи — хороша нагода сформувати атмосферу простору.
• Опис групи — один з основних елементів «облаштування» сторінки групи, і ви можете налаштувати його відповідно до своїх потреб.

Приладдя, інструменти, матеріали

Коли фасилітація відбувається злагоджено, усе необхідне групі є під рукою. Під час очних зустрічей це клейкі нотатки, ручки, папір, бейджі з іменами, роздруківки та довідкові матеріали. Кожен крок фасилітатора для такої підготовки залишає більше часу й сил для роботи.

У Loomio

• Багато груп використовують опис групи, щоб додати посилання на спільне сховище документів для спільної роботи, довідкову інформацію, систему керування проєктами чи відстеження завдань групи, список контактів тощо.
• Для кожної теми варто продумати, що може знадобитися людям для участі. Важливо, щоб уся інформація була під рукою (наприклад, якщо ви згадуєте якийсь матеріал, пряме посилання на нього значно корисніше, ніж очікування, що люди знайдуть його самі).

Сплануйте процес спільної роботи

Коли основні складові вже є (мета, інструменти, довідкова інформація), хороші фасилітатори приділяють час продумуванню процесу, до якого запрошують людей: ситуації, можливих ознак успіху, усіх можливих шляхів і варіантів вибору. Вони не починають без продуманого плану.

Ми неодноразово бачили, як люди значно недооцінюють потребу в підготовці та плануванні. Перш ніж починати, зупиніться й подумайте про процес спільної роботи, який ви хочете організувати. Час, вкладений у планування, згодом багаторазово окупається успіхом.

У Loomio

• Основні функції Loomio побудовані за структурою хорошої фасилітації: запросіть людей, обговоріть питання, зберіть різні думки, сформуйте конкретну пропозицію, перевірте, чи є згода, підтвердьте висновок.

• Досвідчені користувачі вже пристосовують Loomio до різних процесів спільної роботи, як-от багатоетапні консультації, затвердження документів тощо. За ефективної фасилітації кожен вид роботи набуває певної повторюваної форми.
• Плануючи співпрацю онлайн, не потрібно винаходити велосипед. Спирайтеся на те, що, як ви знаєте, працює, і адаптуйте це. Багато перевірених процесів очної співпраці можна перенести в онлайн-простір (наприклад, процес отримання порад).
• Приклади з практики з продуманими процесами можна використовувати як «рецепти». Якщо ви не впевнені, як спланувати процес, почніть із того, що вже випробували інші.

Врахуйте поточний контекст

Обговорення відбуваються не у вакуумі, а в ширшому контексті історії та практики групи. Щоб робота з фасилітатором була ефективною, вона має відбуватися у відповідний момент і узгоджуватися з іншими процесами групи.

Основні запитання про контекст:

• Чи це перехідний момент?
• Чи це вдосконалення наявної практики?
• Чи це один із багатьох паралельних процесів, чи єдиний напрям роботи?
• Чи ми тут, щоб розв'язати проблему, чи щоб поглибити, розширити або звузити розгляд питання?

У Loomio

• У групах Loomio майже завжди є «ініціатор», який розуміє контекст групи й визначає, чи доречне для неї впровадження Loomio.
• Не варто намагатися змінити все одразу. Групи краще освоюють Loomio, коли він добре вписується в наявні робочі процеси.
• Вдалий момент настає тоді, коли група готова ефективно впровадити практику спільної роботи онлайн. Люди мають відчувати труднощі через відсутність онлайн-простору для ухвалення рішень і мати мотивацію розв'язати цю проблему.
• Врахуйте, на що група витрачає свою увагу, щоб визначити вдалий час для порушення певного питання. Спільна увага — обмежений ресурс.
• Багато груп навіть не усвідомлюють своїх поточних практик і звичок співпраці, а тим більше не мають чіткого уявлення, як у них може вписатися Loomio. Почніть з обговорення того, як зараз організована робота та що працює чи не працює.

Роль фасилітатора

Хороша фасилітація потребує усвідомлення власної ролі як окремою людиною, так і групою. Нерозуміння цієї ролі може призвести до непорозумінь, конфліктів або небезпечних ситуацій.

Подбайте, щоб вам передали повноваження. Коли вас запрошують до нової групи чи організації, усі думатимуть: хто це взагалі? Чому ми маємо слухати цю людину? Попросіть когось, кого учасники знають і кому довіряють, представити вас. Це зміцнює ваш авторитет в очах учасників і допомагає передати вам повноваження. — Сільвія Зуур

Згода

Вкрай важливо, щоб група дала згоду на фасилітацію. Спроба проводити її без такої згоди в найгіршому разі може стати примусом (несправедливим щодо групи) і бути небезпечною (несправедливою щодо фасилітатора), а також викликати опір і нерозуміння. Фасилітатори опиняються у вразливому становищі; вони повинні мати повноваження від групи, інакше їм не слід братися за цю роботу. Згода вкрай важлива як для фасилітатора, так і для учасників.

Відповідальність

Коли фасилітатор отримує мандат, на нього покладається більша відповідальність. Фасилітатори мають більше права на час для виступу та спрямування уваги групи. Це потрібно використовувати на користь усієї групи, а не для власних цілей. Слова й поведінка фасилітатора також матимуть більший вплив, ніж слова й поведінка інших, тому фасилітатор має діяти особливо обдумано.

Повноваження

Фасилітація за своєю природою створює нерівність повноважень. Якщо фасилітатор не може певним чином їх застосовувати, він не може виконувати свою роботу. Наприклад, щоб обговорення не відхилялося від питання, фасилітатор може перервати когось або сказати, що певний спосіб взаємодії неприйнятний. Не слід очікувати, що фасилітатор візьме на себе відповідальність за процес, не надавши йому повноважень, потрібних для успішної роботи. Немає єдиної правильної відповіді щодо обсягу повноважень, але він має відповідати рівню відповідальності.

Гнучкість

Фасилітатори працюють найкраще, коли можуть ефективно пристосовуватися до ситуації, що розвивається. Люди надзвичайно складні, а групи людей — у багато разів складніші. Жорстке дотримання плану чи протоколу без гнучкості може призвести до невдачі групи. Якщо фасилітатору не дозволяють пристосовуватися до змін обставин або він не готовий це робити, він не може ефективно підтримувати простір для взаємодії людей, які постійно змінюються.

Переходьте до ролі фасилітатора й виходьте з неї. Для багатьох людей складно фасилітувати зустрічі та практичні заняття власної команди. Як фасилітатори, вони мають бути нейтральними. Але як учасники команди, вони мають цінні думки, якими можуть поділитися. Чітко позначайте, коли ви виступаєте як фасилітатор, а коли — як учасник. — Сільвія Зуур

У Loomio

• Багато груп, які використовують Loomio, мають досвід фасилітації та вже поділяють розуміння цієї ролі. Вони вже з певним успіхом пристосовують інструмент до цих потреб.
• Часто вважається, що людина, яка починає обговорення, і фасилітує його, якщо група не домовилася інакше. Чітке розуміння того, хто фасилітує, може значно посилити відчуття безпеки всіх учасників і сприяти успіху.
• Loomio природно створює умови для розподіленої фасилітації: користувачі згадують інших, просять дотримуватися питання обговорення, пропонують слушний час для внесення пропозиції тощо. Однак часто це залишається неявним. Якщо прямо назвати дії, що є фасилітацією, і обговорити, чи ця роль зосереджена в однієї людини, чи розподілена між кількома, роль стане зрозумілішою.
• Неявна розподілена фасилітація може бути початковим підходом для онлайн-групи (тобто фасилітацію як окрему роль не обговорюють). Проте насправді такий підхід найкраще підходить досвідченим групам, які вже переходять від роботи з явно визначеною роллю фасилітатора до інших форм.