Підготовка

На кожну хвилину роботи з групою спробуйте відвести три хвилини на планування. Це означає три години підготовки до одногодинної зустрічі. Скорочуйте час планування лише тоді, коли набудете досвіду.

— Сільвія Зуур

З’ясуйте мету

Допомогти групі чітко визначити мету — одне з найцінніших завдань досвідченого фасилітатора. Мету потрібно розуміти і на рівні всієї групи, і на рівні окремих обговорень та рішень. Вона допомагає вибрати інструменти, вирішити, коли втрутитися, і визначити бажаний результат. Якщо учасники по-різному розуміють мету, це може зашкодити обговоренню або навіть роботі групи.

Повертайтеся до запитань, які допомогли визначити мету. Так ви зможете перевірити, чи враховуєте те, чого учасники хочуть навчитися або досягти. — Сільвія Зуур

У Loomio

Переставте меблі

Те, як ви облаштуєте простір для учасників, значною мірою впливає на їхній досвід. Кожна зустріч особлива й потребує відповідних умов. Знайома обстановка дає відчуття безпеки, а її зміна спонукає до нових ідей.

Під час очних зустрічей перестановка меблів допомагає фасилітаторам налаштуватися на роботу й подумати про особливості зустрічі. Уявіть різницю між учасниками, які сидять рядами, і тими, які сидять у колі.

У Loomio

  • Запрошення до окремого цифрового простору для ухвалення рішень допомагає учасникам відчути перехід до спільної роботи. Такий простір відрізняється від інших онлайн-майданчиків, призначених, наприклад, для спілкування.
  • Налаштування фото групи допомагає створити потрібну атмосферу.
  • Опис групи — важлива частина її сторінки. Налаштуйте його відповідно до потреб групи.

Приладдя, інструменти й матеріали

Коли фасилітація проходить добре, усе потрібне групі є під рукою. Під час очних зустрічей це можуть бути стікери, ручки, папір, бейджі, роздруківки та довідкові матеріали. Завчасна підготовка залишає більше часу й сил для самої роботи.

У Loomio

  • Багато груп додають до опису групи посилання на спільне сховище документів, довідкові матеріали, систему керування проєктами чи завданнями, список контактів тощо.
  • Для кожної теми подумайте, що знадобиться людям для участі. Розмістіть потрібну інформацію поруч: якщо згадуєте матеріал, дайте на нього пряме посилання, щоб людям не довелося його шукати.

Продумайте перебіг роботи

Визначивши мету, інструменти й довідкові матеріали, досвідчені фасилітатори продумують перебіг роботи, до якої запрошують людей. Вони враховують обставини, можливі ознаки успіху, шляхи розвитку подій і рішення, які доведеться ухвалювати. Вони не починають роботу без такого плану.

Ми знову й знову бачимо, як люди недооцінюють потребу в підготовці. Перш ніж почати, зупиніться й подумайте, який досвід хочете створити для учасників. Час, витрачений на планування, багаторазово окупиться згодом.

У Loomio

  • Основні можливості Loomio побудовані за принципами належної фасилітації: запросити людей, обговорити тему, зібрати різні думки, сформулювати конкретну пропозицію, перевірити згоду й підтвердити висновок.

  • Досвідчені користувачі вже пристосовують Loomio до різних форматів роботи, зокрема багатокрокових консультацій і погодження документів. За належної фасилітації кожен такий процес набуває форми, яку можна повторити.
  • Для онлайн-співпраці не обов’язково вигадувати процес із нуля. Використовуйте перевірені підходи. Багато процесів, випробуваних під час очної роботи, можна пристосувати до онлайн-простору, наприклад процес порад.
  • Приклади з практики можуть стати зразками продуманих процесів. Якщо ви не знаєте, який формат вибрати, подивіться, що вже спробували інші.

Врахуйте обставини

Обговорення відбуваються в контексті історії та звичних способів роботи групи. Щоб фасилітація була дієвою, потрібно вибрати відповідний момент і узгодити її з рештою роботи групи.

Основні запитання про контекст:

  • Це перехідний момент?
  • Це вдосконалення наявної практики?
  • Це один із багатьох одночасних процесів чи головне завдання групи?
  • Ми хочемо розв’язати проблему чи дослідити питання глибше, ширше або вужче?

У Loomio

  • Майже в кожній групі Loomio є людина, яка добре розуміє її обставини й вирішує, чи варто запропонувати групі Loomio.
  • Не намагайтеся змінити все одразу. Групам легше почати користуватися Loomio, коли він вписується в їхні звичні робочі процеси.
  • Відповідний момент настає, коли група готова до дієвої онлайн-співпраці. Учасники мають відчувати потребу в просторі для ухвалення рішень онлайн і хотіти її задовольнити.
  • Враховуйте, скільки уваги група може приділити темі, коли вибираєте момент для її порушення. Спільна увага — обмежений ресурс.
  • Багато груп не усвідомлюють власних звичок спільної роботи й тим паче не знають, як до них може вписатися Loomio. Почніть з обговорення того, як група працює зараз і що вдається або не вдається.

Роль фасилітатора

Для належної фасилітації потрібно усвідомлювати свою роль і розуміти, як її сприймає група. Нерозуміння цієї ролі може призвести до непорозумінь, конфліктів або небезпечних ситуацій.

Подбайте, щоб вам передали повноваження. Коли вас запрошують до нової групи чи організації, люди можуть думати: «Хто це? Чому ми маємо слухати цю людину?» Попросіть когось, кого учасники знають і кому довіряють, представити вас. Це допоможе їм прийняти вас у ролі фасилітатора й передати вам потрібні повноваження. — Сільвія Зуур

Важливо, щоб група погодилася на фасилітацію. Без такої згоди спроба фасилітації може сприйматися як примус щодо групи й становити небезпеку для фасилітатора. Вона також викличе опір і нерозуміння. Фасилітатори опиняються у вразливому становищі, тому їм потрібні повноваження від групи. Без них не варто братися за цю роботу. Згода важлива і для фасилітатора, і для учасників.

Відповідальність

Прийнявши повноваження, фасилітатор бере на себе додаткову відповідальність. Він може частіше брати слово й спрямовувати увагу групи. Ці можливості слід використовувати в інтересах усієї групи, а не для просування власних цілей. Слова й поведінка фасилітатора мають особливий вплив, тому діяти потрібно уважно.

Повноваження

Фасилітація за своєю природою створює відмінності в повноваженнях. Без можливості скористатися певними повноваженнями фасилітатор не зможе виконати свою роботу. Наприклад, щоб повернути обговорення до теми, йому може знадобитися перервати когось або сказати, що певний спосіб взаємодії неприйнятний. Не можна покладати на фасилітатора відповідальність за перебіг роботи, не надавши потрібних повноважень. Єдиного правильного обсягу повноважень немає, але він має відповідати рівню відповідальності.

Гнучкість

Фасилітатори працюють найкраще, коли можуть пристосовуватися до обставин, що виникають. Люди складні, а взаємодія в групі ще складніша. Суворе дотримання плану чи правил без гнучкості може завадити групі досягти мети. Якщо фасилітатор не може або не хоче реагувати на зміни, йому буде важко підтримувати простір для живої взаємодії.

Чітко позначайте, коли ви фасилітатор, а коли учасник. Багатьом складно фасилітувати зустрічі й семінари у власній команді. Як фасилітатору вам потрібно зберігати нейтральність. Як учаснику команди вам є чим поділитися. Пояснюйте, у якій ролі ви виступаєте в кожен момент. — Сільвія Зуур

У Loomio

  • Багато груп у Loomio вже мають досвід фасилітації та спільне розуміння цієї ролі. Вони пристосовують інструмент до своїх потреб.
  • Часто вважають, що обговорення фасилітує людина, яка його розпочала, якщо група не домовилася інакше. Чітке розуміння того, хто є фасилітатором, допомагає учасникам почуватися безпечніше й працювати успішніше.
  • Loomio дає змогу розподіляти дії з фасилітації між учасниками: позначати інших людей, просити дотримуватися теми, пропонувати вдалий момент для внесення пропозиції тощо. Часто цей розподіл залишається неявним. Щоб прояснити ролі, назвіть ці дії та обговоріть, чи фасилітація зосереджена в однієї людини, чи розподілена між учасниками.
  • Онлайн-група може почати працювати з неявною розподіленою фасилітацією, не обговорюючи цю роль окремо. Проте такий підхід найкраще підходить досвідченим групам, які вже попрацювали з чітко визначеною роллю фасилітатора.