Адміністрування та зберігання записів
Адміністрування та ведення належних записів для аудиту — важлива вимога для вашої ради чи комітету, часто передбачена законом.
Електронні записи дедалі частіше замінюють обов’язкові паперові документи.
Однак цифрові інструменти дають вашій раді змогу робити значно більше, ніж просто зберігати протоколи засідань.
Змініть роботу вашої ради:
«Група нашої ради суттєво змінила нашу роботу, забезпечивши безперервне управління, скоротивши час реагування та підвищивши нашу гнучкість, стійкість і сталість… Loomio щороку заощаджує нам тисячі фунтів» - Остін Кордаско, Co-operative Assistance Network Limited (CAN), послуги підтримки бізнесу, Велика Британія
Розгляньмо, як організовувати роботу, адмініструвати обговорення, захищати дані та зберігати записи в Loomio.
Адміністрування обговорень
У Loomio є низка функцій для адміністрування обговорень. Вони доступні в розкривному меню праворуч від обговорення.
Щоб підтримувати актуальність списку обговорень, використовуйте:
- Закріпити обговорення, щоб важливі обговорення залишалися вгорі списку
- Редагувати тему, щоб змінити назву обговорення або оновити його контекст
- Перемістити до групи, коли ви хочете перемістити обговорення до іншої групи чи підгрупи або до архівної групи.
- Заблокувати тему, щоб заборонити подальші коментарі чи зміни та прибрати тему зі списку відкритих тем. Заблоковані теми доступні через фільтр обговорень і рядок пошуку. Їх можна розблокувати будь-коли.
- Видалити обговорення, коли ви не хочете зберігати запис обговорення. Зверніть увагу: видалені обговорення неможливо відновити.
Теги категорій
Теги категорій допомагають позначати обговорення, щоб їх було легко знайти. Створіть теги та застосовуйте їх до кожного обговорення — дотримуйтеся послідовності.
Ради часто використовують такі теги: Адміністрування, Щорічні загальні збори, Засідання ради, Звіт, Фінанси, Правові питання, Учасники групи, Протоколи, Планування, Політика, Резолюція, Статут, Загальні збори, Стратегія.
Учасники групи можуть шукати обговорення за тегом у розкривному меню теги.
Дотримання предмета обговорення
Обговорення корисніше для всіх, коли воно зосереджене на одному питанні.
Якщо під час обговорення виникає нове питання, ви можете вибрати окремі коментарі та перемістити їх до іншого обговорення або розпочати нове обговорення.
Підгрупи
Підгрупи допомагають організувати спілкування та об’єднати учасників для спільної роботи. Наприклад, ви можете створити підгрупу для підкомітету чи робочої групи.
Архівування записів
Щоб зберегти обговорення в темі та рішення в опитуваннях, скористайтеся функцією Друкувати тему і збережіть файл у форматі PDF через друк. Потім ви можете зберегти опубліковану копію теми у вибраному вами архіві документів.
Щоб зберегти повний запис даних вашої групи в Loomio, скористайтеся функцією Експортувати дані групи.
Зберігання даних
Хмарні сервіси Loomio захищають ваші дані: миттєво записують їх на кілька дисків, щодня створюють резервні копії та зберігають їх у кількох місцях.
Усі дані в темах, коментарях, опитуваннях і вкладених файлах зберігаються таким чином.
Файли, прикріплені до тем, також можна переглянути на вкладці Файли.
