Адміністрування та зберігання записів
Адміністрування та належне ведення записів для аудиту важливі для вашої ради чи комітету, а часто й вимагаються законом.
Електронні записи дедалі частіше замінюють паперові.
Цифрові інструменти дають вашій раді змогу робити більше, ніж просто зберігати протоколи засідань.
Змініть роботу вашої ради:
«Наша група ради докорінно змінила нашу роботу: ми можемо безперервно управляти організацією, швидше реагувати та працювати гнучкіше й стійкіше… Loomio щороку заощаджує нам тисячі фунтів стерлінгів» - Остен Кордаско, Co-operative Assistance Network Limited (CAN), послуги з підтримки бізнесу, Велика Британія
Розгляньмо, як у Loomio організовувати роботу, адмініструвати обговорення, захищати дані та зберігати записи.
Адміністрування обговорень
У Loomio є кілька функцій для адміністрування обговорень. Вони доступні у спадному меню праворуч від обговорення.
Щоб підтримувати список обговорень актуальним, використовуйте такі дії:
- Закріпити обговорення, щоб важливі обговорення залишалися на початку списку
- Редагувати тему, щоб змінити назву обговорення або оновити його контекст
- Перемістити до групи, щоб перенести обговорення до іншої групи, підгрупи або архівної групи.
- Заблокувати тему, щоб заборонити подальші коментарі та зміни й прибрати тему зі списку відкритих тем. Заблоковані теми можна знайти за допомогою фільтра обговорень або пошуку та розблокувати будь-коли.
- Видалити обговорення, якщо ви не хочете зберігати його запис. Видалене обговорення відновити неможливо.
Мітки категорій
Мітки категорій допомагають знаходити обговорення. Створіть мітки й послідовно застосовуйте їх до обговорень.
Поширені мітки для ради: Адміністрування, річні загальні збори, засідання ради, звіт, фінанси, юридичні питання, учасники, протоколи, планування, політика, рішення, статут, загальні збори, стратегія.
Учасники групи можуть шукати обговорення за мітками через спадне меню Мітки.
Як зберігати тему обговорення
Обговорення найзручніше для всіх, коли воно присвячене одній темі.
Якщо під час обговорення виникає нова тема, ви можете вибрати окремі коментарі й перенести їх до іншого обговорення або розпочати нове.
Підгрупи
Підгрупи допомагають організувати спілкування та залучити потрібних учасників до спільної роботи. Наприклад, ви можете створити підгрупу для підкомітету або робочої групи.
Архівування записів
Щоб зберегти обговорення в темі та рішення з опитувань, скористайтеся дією Друкувати тему і надрукуйте файл у форматі PDF. Потім ви можете зберегти опубліковану копію теми у вибраному архіві документів.
Щоб зберегти повний запис даних вашої групи Loomio, скористайтеся дією Експортувати дані групи.
Зберігання даних
Хмарні служби Loomio захищають ваші дані: одразу записують їх на кілька дисків, щодня створюють резервні копії та зберігають їх у різних місцях.
Так зберігаються всі дані тем, коментарів, опитувань і прикріплених файлів.
Файли, прикріплені до тем, також можна переглянути на вкладці «Файли».
