Підбиття підсумків

Висновки та наступні кроки

Підтвердження висновку допомагає зрозуміти, чи досягло спільне обговорення своєї мети. Фасилітатор може узагальнити ухвалені рішення та представити їх групі, щоб кожен отримав відповіді на важливі запитання:

Що ми зробили?
Що це означає?
Що відбудеться далі?
За що я відповідаю?
Що зміниться завдяки цьому досвіду?

Іноді відповіді цілком конкретні, наприклад перелік завдань. Інколи вони стосуються менш відчутних змін, як-от глибшого спільного розуміння.

У Loomio

Висновки — важливий інструмент. Завершення пропозиції ще не означає завершення роботи: потрібно підбити підсумок. Для цього й призначена функція висновку.
Багато обговорень у Loomio природно завершуються без пропозицій чи опублікованих висновків. Вони також мають цінність. Щоб до них було зручно повертатися, можна додати стислий висновок у поле контексту.
Якщо певні люди відповідають за наступні кроки, ви можете згадати їх через @, і вони отримають сповіщення.

Звітування та збереження напрацювань

Щоб зрозуміти значення досвіду, погляньте на нього в ширшому контексті. Яке місце він посідає в поступі групи? Як зберегти здобуте розуміння — у вигляді історії, звіту, зміни чи заклику до дії?

Досвід виникає в певний момент, але його вплив часто залежить від того, чи можете ви його описати, назвати й використати надалі. Інакше можна забути важливе, не залучити тих, хто не був присутній, або згодом повторювати ту саму роботу. Документація та звіти допомагають зберегти результати спільної роботи.

У Loomio

У Loomio записи створюються під час самої роботи. Так група без додаткових зусиль накопичує архів матеріалів.
Знаходити й зберігати напрацювання допомагають пошук, список попередніх рішень і можливість роздрукувати обговорення.
Платні плани дають змогу експортувати всі дані вашої групи з Loomio.
Багато груп використовують Loomio, щоб зібрати матеріали з різних каналів. Наприклад, можна оголосити про зустріч і скласти порядок денний у Loomio, провести зустріч особисто, опублікувати там нотатки й ухвалити пов’язані рішення в тій самій темі. Так у Loomio зберігаються напрацювання не лише з онлайн-спілкування.

Від обговорення до дії

Настає момент повернутися до справ поза обговоренням. Іноді достатньо попрацювати з ідеями та почуттями, не думаючи про їх втілення. Але зазвичай група досягає мети, коли втілює свої висновки в діях. Цей перехід також потребує уваги фасилітатора.

На цьому етапі спільна робота перетинається з іншими процесами організації. Фасилітатор допомагає з’ясувати, як вони поєднуватимуться. Варто розглянути такі питання:

Повноваження — Хто насправді ухвалює рішення? Що потрібно, аби втілити ідеї?
Управління — Як це узгоджується з іншими пріоритетами? Від чого залежить виконання?
Розподіл обов’язків — Хто відповідатиме за наступні кроки? Як перевірятимуть їх виконання?
Комунікація — Як розповісти іншим про цей процес або обговорення? Що їм потрібно знати?
Адміністрування — Як перенести інформацію до інших систем, наприклад інструмента для відстеження завдань чи комунікації? Де вона зберігатиметься?

Якщо на шляху виникнуть перешкоди, краще дізнатися про них до завершення процесу. Наприклад, учасники можуть розчаруватися, якщо не мають повноважень здійснити погоджену зміну. Врахуйте такі обмеження, коли плануєте процес, і відповідно визначте межі спільної роботи.

У Loomio

Ви можете згадати через @ людей, які виконуватимуть дії за підсумками рішення.
Багато користувачів пов’язують роботу в Loomio з іншими процесами організації: наприклад, переглядають рішення Loomio на регулярних особистих зустрічах або переносять висновки до системи відстеження завдань.
Чітко сформульоване рішення природно викликає запитання: «Гаразд, як ми будемо діяти далі?»
Створення групи в Loomio часто допомагає поставити важливе запитання: «Хто має долучитися, щоб утілити ці рішення?» Без ключових зацікавлених осіб, керівників або адміністраторів робота може зупинитися.

Доведіть процес до завершення

Важливо належно завершити процес. Якщо не позначити його завершення, в учасників може залишитися відчуття незавершеності. Іноді процес закінчується, коли спливає час, а іноді — коли досягнуто певної мети. Звертайте увагу на прямі й непрямі ознаки того, що окремі учасники та вся група готові завершити процес або його етап.

Учасники часто чекають від керівника чи фасилітатора підтвердження, що роботу завершено. Зазвичай краще сказати про це прямо. Можна оголосити про завершення зустрічі, коротко повторити рішення й наступні кроки та попрощатися. Деякі групи мають власний спосіб завершення, наприклад заключне коло. Якщо зустріч закінчиться без чіткого підсумку, може залишитися відчуття незавершеності.

У Loomio

Найчіткіша ознака завершення в Loomio — опублікований висновок щодо рішення.
Деякі групи використовують функцію блокування теми, щоб запобігти подальшим змінам і зменшити кількість зайвих повідомлень.
Деактивація групи остаточно закриває її: після цього ніхто не зможе додати нові повідомлення.
Група Loomio може існувати й тоді, коли її активність то зростає, то спадає. Тому корисно позначати важливі віхи, зокрема завершення певного етапу, навіть якщо згодом група відновить роботу.