Підбиття підсумків

Висновки та наступні кроки

Підтвердження висновку може бути важливим для відчуття, що цілей спільного обговорення досягнуто. Фасилітатор може узагальнити ухвалені рішення й представити їх групі, щоб після обговорення вона мала відповіді на ключові запитання:

• Що ми зробили?
• Що це означає?
• Що відбудеться тепер?
• За що я відповідаю?
• Що зміниться завдяки цьому досвіду?

Іноді відповіді на ці запитання дуже конкретні, як-от перелік дій, а іноді — більш абстрактні, як-от поглиблення спільного розуміння.

У Loomio

• Висновки — дуже важливий інструмент. Завершення пропозиції ще не означає завершення всього процесу: потрібно чітко підбити підсумки. Саме для цього призначена функція висновку.
• Багато обговорень у Loomio завершуються природно, навіть без пропозицій чи публікації висновків. Такі обговорення теж приносять значну користь, і варто додати стислий виклад висновків до поля контексту, щоб до них можна було звернутися пізніше.
• Якщо певні люди мають виконати конкретні дії, ви можете додати @згадки їхніх імен, і вони отримають сповіщення.

Звітування та збирання напрацювань

Щоб зрозуміти значення досвіду, потрібно з’ясувати, як він вписується в ширший контекст. Яке місце цей момент посідав у нашому загальному поступі? Якої форми набуде наше розуміння цього досвіду — розповіді, звіту, зміни чи заклику до дії?

Досвід виникає в певний момент, але його вплив часто залежить від того, чи вдалося його осмислити, назвати й зробити доступним для подальшого використання та згадування. Інакше ви ризикуєте забути його, залишити поза увагою людей, які не були присутні, або згодом повторювати все знову. Збережені документи та звіти часто допомагають продуктивній співпраці.

У Loomio

• Loomio документує процес у міру його перебігу — записи створюються як невіддільна частина роботи. Так групи отримують цінний архів матеріалів без додаткових зусиль.
• Для збирання напрацювань та архівування є кілька функцій: пошук, список «попередніх рішень» і можливість друкувати обговорення.
• Преміальні тарифні плани дають змогу експортувати всі дані вашої групи з Loomio.
• Багато груп використовують Loomio, щоб об’єднувати матеріали з різних каналів. Наприклад, вони публікують оголошення про зустріч і складають порядок денний у Loomio, проводять зустріч наживо, публікують її записи в Loomio та ухвалюють пов’язані рішення в тій самій темі. Це розширює можливості Loomio автоматично збирати напрацювання за межі онлайн-простору.

Від обговорення до дій

Настає момент, коли потрібно повернутися до реальності за межами зустрічі. Іноді достатньо попрацювати з ідеями та почуттями, не переймаючись їх практичним втіленням. Але зазвичай група не досягне своїх цілей, якщо не застосує свої висновки в реальних діях. Цей перехід — частина всього процесу фасилітації.

Саме на цьому етапі спільна робота перетинається з іншими організаційними системами, і фасилітатор має допомогти з’ясувати, як це працюватиме. До таких систем можуть належати:

• Повноваження — Хто насправді ухвалює рішення? Що має відбутися, щоб ідеї тут стали реальністю?
• Управління — Як це узгоджується з іншими пріоритетами? Які залежності можуть існувати?
• Делегування — Хто візьме відповідальність за наступні кроки? Чи звітуватимуть ці люди про їх виконання?
• Комунікація — Як інформацію про цей процес чи обговорення передадуть іншим? Що їм потрібно знати?
• Адміністрування — Як інформацію з однієї системи внесуть до іншої, наприклад до інструмента відстеження завдань чи комунікації? Де зберігатиметься інформація?

Якщо в цих питаннях є перешкоди, виявити їх лише наприкінці процесу може бути шкідливо. Наприклад, якщо учасники насправді не мають повноважень упровадити зміни, які вони вирішили зробити, вони відчуватимуть поразку. Плануючи процес, заздалегідь враховуйте практичні обмеження та відповідно визначайте межі спільної роботи.

У Loomio

• Ви можете додати @згадки імен людей, які виконуватимуть дії на основі рішення.
• Багато користувачів інтегрують вміст Loomio в інші організаційні системи через інші канали, наприклад переглядають рішення Loomio на регулярних очних зустрічах або переносять висновки до своєї системи відстеження завдань.
• Ухвалення чіткого рішення природно спонукає людей запитати: «Гаразд, але як ми будемо це втілювати?»
• Створення групи Loomio часто порушує важливі запитання, як-от: «Хто має брати тут участь, щоб ці рішення перетворилися на дії?» Якщо бракує ключових зацікавлених сторін, керівників або адміністраторів, ви не зможете просунутися далі.

Завершення має бути чітким

Важливо добре завершити процес. Завершення має свій ритуал, і якщо його пропустити, люди відчуватимуть незавершеність. Іноді процес закінчується, коли вичерпано час, а іноді — коли досягнуто певних цілей. Звертайте увагу на неявні та явні сигнали того, чи можуть окремі люди й група загалом відчути завершення процесу або етапу.

Учасники часто очікують від керівника чи фасилітатора підтвердження, що процес справді завершився, і зазвичай варто сказати про це прямо. Іноді таким сигналом є чітке повідомлення про завершення зустрічі, стислий огляд рішень або наступних кроків і прощання з усіма. В інших випадках групи мають усталені практики, як-от завершальне коло, де кожен може висловитися. Якщо зустріч поступово згасає без чіткого завершення, це залишає неприємне враження.

У Loomio

• Найчіткіший сигнал завершення в Loomio — публікація висновку щодо рішення.
• Деякі групи використовують функцію блокування теми, щоб запобігти подальшим змінам і зменшити кількість зайвих повідомлень.
• Деактивація групи — найрадикальніший спосіб завершити роботу. Після цього ніхто більше не зможе нічого написати.
• Оскільки групи Loomio можуть залишатися доступними, навіть коли їхня активність зростає або зменшується, варто відзначати важливі віхи, як-от завершення певного етапу, навіть якщо група відновить активність у майбутньому.