Початок роботи

Запрошення

Те, як учасників запрошують до простору для спільної роботи, має велике значення. Із запрошення люди дізнаються, як буде організована робота і чи є в ній місце для них. Саме запрошення дає змогу задати тон і закласти основу довіри.

Ухвалення рішень починається зі спілкування. Група зможе разом ухвалювати виважені рішення, якщо спершу налагодить спілкування. Тому важливо чітко пояснити мету обговорення чи зустрічі, кого потрібно залучити, скільки це триватиме і чого людям очікувати.

— Річард Бартлетт

Що важливо зазначити в запрошенні:

Передумови. Що це за ініціатива? Що мені пропонують зробити? Хто її організовує? Хто ще братиме участь? Скільки часу це займе, якою буде тема і за якими правилами ми працюватимемо?
Контекст. Яким буде саме цей процес? Який формат обрано з можливих варіантів? Чому це відбувається зараз і саме так?
Причетність. Чи раді моїй участі? Чи це для мене? Чи потрібна моя участь у цьому процесі? Який внесок можу зробити саме я? Чому мені варто долучитися?
Безпека. Чи свідчить запрошення про уважність, довіру й розуміння? Чи враховує організація процесу відмінності у впливі та владі між учасниками? Наскільки відвертим або вразливим мені доведеться бути? Чи можу я розраховувати на підтримку людини, яка мене запрошує?
Доступність. Чи врахують мої основні потреби для участі? Мову, допоміжні технології, незнайомі терміни тощо? Чи зможу я долучитися?

У Loomio

У Loomio можна запросити користувачів електронною поштою або надіслати їм спеціальне посилання. Користувачі також можуть подати запит на вступ до вашої групи, якщо це дозволяють її налаштування.
Вбудовані засоби запрошення прості. Неочікуваний запит увійти в незнайому програму без пояснення навряд чи спонукає долучитися. Тому творці груп часто спочатку знайомлять людей із Loomio в інший спосіб.
Багато можливостей Loomio допомагають створити безпечний простір для шанобливого спілкування. Серед них — продумані налаштування конфіденційності.
Інтерфейс Loomio задумано як зрозумілий і зручний для роботи, щоб людям було легше довіряти простору.
Loomio підтримує допоміжні технології, зокрема програми зчитування з екрана, а також переклад для людей, які говорять різними мовами. Якщо згадати про це в запрошенні, більше людей знатимуть, що можуть долучитися.

Приєднання

Перші хвилини участі формують враження від усього процесу. Людина прийняла запрошення й вирішила долучитися. Вона готова до взаємодії та має певні очікування. Те, що вона побачить на початку, суттєво вплине на її подальший досвід.

Привітання

Щоб людина могла відкрито долучитися до роботи, їй потрібно відчути, що їй раді. Важливо помітити її присутність і привітно прийняти.

Орієнтація

Коли людина заходить до кімнати, вона хоче знати, де сісти, де вихід і вбиральня та чи є кава. Їй потрібно коротко пояснити, як улаштований простір і де її місце в ньому.

У Loomio

Поля опису групи та поле контексту обговорення — основні місця для привітального повідомлення новим учасникам.
Ознайомтеся з простором Loomio й налаштуйте його під себе, зокрема сповіщення та фото профілю.
Переглядайте інформацію у зручний для вас спосіб: використовуйте різні режими перегляду тем і такі параметри, як «Нещодавні», «Непрочитані», «Вимкнути сповіщення» та «Позначити зірочкою».

Хто бере участь

Представитися й познайомитися з іншими — одна з найважливіших складових людського спілкування. У різних культурах цьому приділяють багато уваги: від маорійського mihimihi до британського «як поживаєте?» чи японського обміну візитівками. Йдеться не лише про ввічливість або практичну користь. Знайомство допомагає людям почуватися спокійно, бути відкритими й зосередитися.

Якщо ви ведете процес і не даєте людям нагоди представитися та дізнатися, хто ще бере участь, їм зазвичай важко зосередитися на іншому. Передбачте час для знайомства. Воно також може допомогти досягти загальної мети зустрічі.

Коротке коло

Навіть у групах, де всі добре знайомі, на початку зустрічі корисно провести коротке коло, у якому кожен може висловитися. Наприклад, можна запитати: «Що зараз для вас найважливіше?», «Як ви почуваєтеся?» або «Чи щось заважає вам бути залученими?». Це та інші подібні практики допомагають групі працювати злагоджено. Люди мають багато ролей, і залежно від обставин на перший план виходять різні з них. Відповідаючи на запитання «Хто я зараз?», учасники краще розуміють одне одного.

Слова людини не існують окремо від її досвіду та обставин. Щоб зрозуміти її внесок, важливо бачити різні сторони її особистості.

Багато наших зустрічей починаються з короткого кола, ще до порядку денного. Ми говоримо не про робочі завдання, а про те, як кожен почувається. Якщо вдома у вас складний період, ви хворієте або маєте радісні новини, розуміння вашого стану допоможе всій групі правильно сприймати те, як ви спілкуєтеся. — Річард Бартлетт

У Loomio

Створіть тему «Представтеся» або «Як ви почуваєтеся?». Це зрозумілий перший заклик до дії для кожного, хто долучається.
У групах, до яких вступають за запитом, людина може представитися координатору, щоб отримати доступ. У деяких групах це представлення потім публікують у темі знайомства, щоб привітати нового учасника.
Завантажте фото профілю. Фотографії облич допомагають відчути, з ким ви спілкуєтеся онлайн.

Кого немає серед учасників

Різноманітність поглядів важлива для якісних групових рішень. «Мудрість натовпу», або колективний інтелект, працює завдяки поєднанню різних точок зору. Результат спільної роботи значною мірою залежить від того, чиї голоси представлені, а чиї — ні. Неможливо забезпечити участь усіх, але варто подумати, кого бракує.

Люди часто не помічають переваг, які дає їм власне становище. Нам легше помітити присутність чогось, ніж його відсутність, і ми не завжди бачимо власні упередження. Наприклад, навіть коли жінкам і чоловікам свідомо надають однаковий час для виступів, може здаватися, що жінки говорять надто багато. Це пов’язано з різними уявленнями про те, скільки вони «мають» говорити (докладніше). Щоб отримати точну картину, іноді потрібно вимірювати й рахувати, а не покладатися на враження.

Людина без особливих потреб щодо доступності може не помітити, що до місця зустрічі не можна потрапити на кріслі колісному, документ не підходить для програми зчитування з екрана, а умови не дають змоги взяти участь людині з порушенням слуху. Ті, кого це стосується, помітять. Людина без дітей може не подумати, що зустріч о 19:00 незручна для батьків. Ці та багато інших практичних, соціальних і культурних обставин можуть завадити комусь бути серед учасників.

Особливо важливо замислитися, кого немає серед учасників, коли ви розв’язуєте проблеми інших людей: працюйте разом із ними й розмовляйте з ними. Якщо людей, яким ви прагнете допомогти, немає в обговоренні, вам навряд чи вистачить інформації для дієвого рішення. Це важливо і для суспільної справедливості, і для результатів роботи. Зазвичай краще створювати рішення разом із користувачами або зацікавленими сторонами.

У Loomio

Співпраця онлайн може залучити більше людей. Технології можуть стати «цифровим мостом» для тих, хто не може прийти на очну зустріч або взяти участь у певний час. Вони також відкривають нові можливості, як-от багатомовні обговорення.
У Loomio видно, кого запросили до групи й хто взяв участь в обговоренні. Це допомагає оцінити, чи всі потрібні люди долучилися. Якщо когось бракує, ви це побачите.
Якщо для вас важливі залучення різних людей і різноманітність поглядів, час від часу запитуйте себе: «Кого немає серед учасників? Чому?»

Культура, правила й очікування

Культуру не завжди легко визначити, і вона проявляється на різних рівнях. Культура суспільства має великий вплив, але кожна група, зустріч і обговорення також мають власну культуру.

Як ми працюємо разом? Як спілкуємося? Що тут прийнятно, а що ні? Яких правил взаємодії дотримуємося?

Обговорення цих питань може допомогти групі краще зрозуміти себе. Якщо їх оминати, групі буде складніше досягати мети, а іноді це може призвести до її розпаду.

Культура, правила й очікування можуть бути висловленими прямо або залишатися невисловленими. Вони складно пов’язані з відмінностями у впливі та становищі учасників. Потрібно залишити простір для розвитку, творчості й свободи та водночас чітко визначити межі, необхідні для безпеки.

Люди, які ведуть процес, часто допомагають групі дотримуватися визначеної нею культури, узгоджених правил і очікувань. Для цього їм потрібні достатньо чіткі домовленості та повноваження від групи. Інакше впоратися з порушеннями буде складно.

Люди часто хочуть покластися на «здоровий глузд» і не домовлятися про кодекс поведінки чи чіткі правила. Але наслідки поганої поведінки або шкідливої культури найраніше й найсильніше відчувають найуразливіші члени групи. Їм також найважче самостійно цьому протидіяти. Тому учасникам із більшим впливом або привілеями варто уважно поставитися до цих питань.

Як і з юридичним договором, ви сподіваєтеся, що кодекс поведінки не доведеться застосовувати. Але якщо потреба виникне, він стане в пригоді. Домовтеся про правила до того, як вони знадобляться. Щоб людина, яка веде процес, або будь-який член групи могли впевнено сказати «у нас так не можна», групі потрібно заздалегідь сформувати спільну культуру й узгодити очікування.

У Loomio

Loomio зазвичай використовують групи зі спільною метою та визначеним складом для конструктивного обговорення. Тому учасники здебільшого діють добросовісно й ставляться одне до одного з повагою.
Loomio дає кожній людині змогу висловити свої потреби й застереження. Навіть якщо більшість не бачить проблеми, одна людина може порушити її та бути почутою.
Спілкування онлайн забезпечує певний рівень фізичної безпеки, оскільки люди не перебувають в одному приміщенні.
Деякі групи зазначають кодекс поведінки чи очікування в описі групи. Інші спільно узгоджують правила участі.
Багато груп використовують сам Loomio, щоб домовитися про правила: як спілкуватися, що дозволено, що означає рішення та за яких умов воно є чинним.
На деякі основні питання щодо правил відповідає саме використання Loomio: хто може бути тут? Як ми спілкуємося?
Одне з основних питань, з якими стикаються користувачі Loomio, стосується порядку ухвалення рішень: консенсус, більшість голосів, кворум чи одностайність? Відкрите обговорення цього питання може допомогти групі сформувати свою культуру.