Початок роботи

Запрошення

Те, як учасників запрошують до простору з фасилітацією, має велике значення. Із запрошення люди отримують багато інформації та на її основі оцінюють, як буде організовано цей простір і чи є в ньому місце для них. Момент запрошення багато в чому визначає можливість задати тон і встановити довіру.

Ухвалення рішень ґрунтується на спілкуванні: ваша група може спільно ухвалювати якісні рішення лише тоді, коли вже є основа для належного спілкування. Це означає чітко пояснити мету обговорення чи зустрічі, кого потрібно залучити, які часові рамки та чого люди можуть очікувати.

— Річард Бартлетт

Основні складові запрошення:

• Передумови. Що це за ініціатива? Що мені пропонують зробити? Хто її організовує? Хто ще братиме участь? Скільки часу потрібно приділити, на якій темі зосередитися та яких правил дотримуватися?
• Контекст. Який характер має саме ця взаємодія? Який із можливих форматів і способів роботи буде використано? Чому зараз і чому саме так?
• Належність. Чи раді мені тут? Чи це для мене? Чи потрібна моя участь у цьому процесі? У чому моя унікальна цінність і внесок? Чому саме мені варто долучитися?
• Безпека. Чи свідчить це запрошення про уважність, довіру та розуміння? Чи дає структура взаємодії змогу врахувати наявний розподіл влади та впливу? Якого рівня відвертості чи вразливості це від мене вимагатиме? Чи вважаю я, що людина, яка запрошує, зможе належно мене підтримати?
• Доступність. Чи будуть враховані мої основні потреби для участі? Мова, допоміжні технології, незнайомі терміни тощо. Чи зможу я долучитися?

У Loomio

• Є вбудована функція, щоб запрошувати користувачів електронною поштою або надсилати їм спеціальне посилання. Користувачі також можуть подати запит на приєднання до вашої групи, якщо це дозволено в налаштуваннях.
• Вбудовані інструменти запрошення досить прості, а несподіване прохання увійти в нову програму без пояснень не дуже заохочує до участі. Тому люди, які створюють групи, часто окремо знайомлять учасників із Loomio.
• Багато складових Loomio вже розроблено так, щоб створювати безпечний простір із повагою до людей, до якого користувачі захочуть долучитися. Наприклад, це продумані налаштування приватності.
• Дизайн самої програми задумано як привітний, простий і професійний, щоб він допомагав викликати довіру.
• Loomio має функції доступності для людей, які користуються допоміжними технологіями, як-от програмами зчитування з екрана, а також функції перекладу для людей, які розмовляють різними мовами. Згадка про ці можливості в запрошенні може допомогти людям відчути, що їм тут раді.

Приєднання

Момент приєднання створює «перше враження» від взаємодії та визначає її подальший перебіг. Людина прийняла запрошення й вирішила долучитися. Вона відкрита до нового та має певні очікування, а отримане враження суттєво вплине на її досвід.

Привітання

Щоб людина була відкритою до взаємодії, участі та сприйняття нового, вона має відчувати, що їй раді. Їй потрібно, щоб її присутність помітили та щоб вона відчула гостинність.

Освоєння простору

Коли людина заходить до фізичного приміщення, вона хоче знати, де сісти, де вихід, де вбиральня та чи є кава. Їй потрібно познайомитися з простором і зрозуміти своє місце в ньому.

У Loomio

• Поля опису групи та поле контексту обговорення — основні місця для розміщення «вітального повідомлення» для людей, які долучаються до простору.
• Ознайомтеся з простором Loomio та налаштуйте його так, щоб вам було зручно, зокрема сповіщення і фото профілю.
• Переглядайте інформацію так, як вам зручно, використовуючи різні способи перегляду тем і функції «Нещодавні», «Непрочитані», «Вимкнути звук» та «Позначити зірочкою». Почувайтеся як удома.

Хто присутній

Представитися та познайомитися з іншими — одна з основних і найважливіших форм соціальної взаємодії людей. Від маорійського mihimihi до британського «як справи» та японського обміну візитівками — кожна культура надає цьому великого значення. Це виходить за межі практичних потреб і ввічливості та стосується глибокої людської потреби, задоволення якої необхідне для комфорту, відкритості й зосередженості.

Якщо ви проводите фасилітацію та не даєте людям можливості представитися й дізнатися, хто їх оточує, вони зазвичай відволікатимуться від усього іншого, на що ви намагаєтеся спрямувати їхню увагу, доки ви не дасте їм цієї можливості. Свідомо включіть знайомство до процесу та використовуйте його для досягнення загальних цілей взаємодії.

Як ви зараз

Навіть у групах, де люди вже добре знають одне одного, цей процес знайомства продовжується через обмін тим, як кожен почувається. На початку зустрічі всі мають можливість висловитися, часто відповідаючи на запитання «що зараз для вас найважливіше», «як ви» або «чи є щось, що заважає вам зосередитися на зустрічі». Цьому також сприяють інші практики згуртування команди. Люди мають багато різних ідентичностей, які змінюються залежно від контексту. Вони постійно відповідають і знову відповідають на запитання «хто я в цей момент», і це допомагає їм краще розуміти одне одного.

Люди висловлюються не у вакуумі, а в контексті того, ким вони є. Розуміння різних сторін особистості людини необхідне для тлумачення її внеску.

Багато наших зустрічей починаються з того, що кожен розповідає, як почувається, перш ніж ми перейдемо до порядку денного. Цей обмін стосується не ваших робочих завдань, а того, як ви почуваєтеся як людина. Якщо у вас складний період удома, ви хворієте або маєте радісні новини, розуміння вашого стану допоможе всій групі мати належний контекст для тлумачення того, як ви спілкуєтеся. — Річард Бартлетт

У Loomio

• Створіть тему «Представтеся» або «Як ви зараз». Вона стане корисним першим закликом до дії, зрозумілим усім, хто долучається.
• Для груп, до яких приєднуються за запитом, є функція, що дає змогу людині представитися координатору, щоб отримати доступ до групи. У деяких групах цей текст повторно публікують у темі для знайомства, щоб привітати нових учасників.
• Завантажте фото профілю. Фотографії облич — один із найдієвіших способів відчути, що ви знаєте, хто перебуває поруч із вами в онлайн-просторі.

Хто НЕ присутній

Різноманітність необхідна для якісного ухвалення рішень у групі. «Ефект мудрості натовпу» (колективний інтелект) працює лише завдяки поєднанню різних поглядів. Результати співпраці значною мірою залежать від того, чиї голоси представлені, а чиї — ні. Неможливо забезпечити ідеальне представництво всіх, але потрібно враховувати, кого може бракувати.

Люди дуже часто не помічають привілеїв. Нам складно інтуїтивно розпізнавати упередження, і ми значно краще помічаємо наявність чогось, ніж його відсутність. Наше мислення може вводити нас в оману. Наприклад, коли жінкам і чоловікам навмисно надають однаковий час для виступів, часто виникає враження, що жінки говорять більше, ніж належить. Це пов’язано з різними уявленнями про те, скільки вони «мають» говорити (докладніше). Щоб отримати точну картину, іноді потрібно справді вимірювати чи рахувати, а не покладатися на інтуїцію.

Людина, яка не має особливих потреб щодо доступності, може навіть не помітити, що приміщення недоступне для людей, які користуються кріслами колісними, документ не підготовлено для програм зчитування з екрана або певна ситуація виключає людей із втратою слуху. Але люди, які стикаються з такими труднощами, це помітять. Людина без дітей може не врахувати, що зустріч о 19:00 не підходить батькам. Ці та тисячі інших практичних, соціальних і культурних чинників можуть завадити комусь бути присутніми.

Особливо важливо думати про те, хто відсутній, коли ви намагаєтеся розв’язати проблеми інших: створюйте разом із ними, а не для них; розмовляйте з людьми, а не про них. Якщо люди, яким ви намагаєтеся допомогти, не присутні, навряд чи ви матимете всю інформацію, потрібну для ефективної роботи. Це стосується як досягнення бізнес-результатів, так і соціальної справедливості; майже завжди краще планувати співпрацю разом із користувачами або зацікавленими сторонами.

У Loomio

• Онлайн-співпраця може суттєво розширити можливості залучення людей. Замість «цифрового розриву» подумайте про «цифровий міст»: як технології можуть залучити людей, які не можуть відвідувати особисті зустрічі чи брати участь у певний час, і відкрити нові можливості, як-от багатомовні обговорення.
• Loomio чітко показує, кого запрошено до групи та хто брав участь в обговоренні. Це дає важливу інформацію для оцінювання залученості. Якщо когось бракує, ви можете це побачити.
• Якщо для вас важливі залучення різних людей до ухвалення рішень і різноманітність поглядів, періодично запитуйте себе: «Хто відсутній? Чому?»

Культура, правила, очікування

Культура може бути досить нечітким поняттям і діяти на кількох рівнях. Культура суспільства загалом має великий вплив, але кожну групу, кожну зустріч чи обговорення можна розглядати як такі, що мають власну культуру.

Як ми діємо? Як ми спілкуємося одне з одним? Що тут прийнятно, а що ні? Які правила нашої взаємодії?

Обговорення питань культури може допомогти групі краще усвідомити себе. Якщо їх не обговорювати, це може перешкодити досягненню цілей, а іноді й призвести до повного розпаду групи.

Культура, правила й очікування можуть бути неявними або чітко сформульованими. Вони складно переплітаються з владними відносинами та соціальним капіталом. Непросто знайти рівновагу: залишити достатньо простору для появи нового, розвитку, творчості й свободи та водночас достатньо чітко визначити основні вимоги й межі, щоб забезпечити безпеку.

Фасилітатори часто допомагають групі дотримуватися сформованої нею культури, узгоджених правил і спільних очікувань. Якщо фасилітатору доручено цю роль, домовленості мають бути достатньо чіткими, а його повноваження — визначеними. Інакше можуть виникнути труднощі.

Люди часто воліють покладатися на «здоровий глузд» і уникати узгодження кодексу поведінки чи чітких правил. Однак це може непропорційно впливати на найвразливіших учасників групи: вони першими й найсильніше відчувають негативні наслідки неприйнятної поведінки чи культури та мають найменше можливостей самостійно їм протидіяти. Учасники групи, які мають більше привілеїв або впливу, повинні ретельно обміркувати ці питання.

Як і з юридичним договором, ви сподіваєтеся, що ніколи не доведеться вимагати дотримання кодексу поведінки, але якщо така потреба виникне, ви будете раді, що він є. Домовитися варто до того, як це стане необхідним. Щоб фасилітатор або будь-який учасник групи міг дієво втрутитися й сказати: «Тут це неприйнятно», потрібно заздалегідь попрацювати над формуванням культури та визначенням очікувань.

У Loomio

• Оскільки Loomio зазвичай використовують як простір для конструктивного обговорення в групах із конкретною метою та визначеним складом учасників, люди переважно беруть участь добросовісно й поводяться з повагою.
• Loomio створено, щоб кожна людина могла висловитися та повідомити про свої потреби й занепокоєння. Навіть якщо більшість не бачить проблеми, одна людина може порушити її й бути почутою.
• Онлайн-спілкування забезпечує певний рівень фізичної безпеки, оскільки люди не перебувають поруч.
• Деякі групи вже використовують поле опису групи, щоб зазначити кодекс поведінки чи очікування щодо поведінки. Інші спільно узгодили очікування, які визначають участь у групі.
• Багато груп використовують сам Loomio, щоб узгодити свої правила: як брати участь, що дозволено, що означає рішення та що робить його чинним тощо.
• Саме використання Loomio дає відповіді на деякі основні питання щодо правил: кому дозволено тут бути? Як ми спілкуємося?
• Одне з основних рішень, із яким стикаються всі користувачі Loomio, стосується порядку ухвалення рішень — консенсус? Більшість? Кворум? Одностайність? Зосередження уваги на порядку ухвалення рішень може бути дієвим кроком у розвитку культури групи.