Простий процес ухвалення рішень
Цей посібник описує повний процес із використанням обговорення, перевірки думок, остаточної пропозиції та висновку. Докладніше про поля та варіанти відповіді в окремій пропозиції дивіться на сторінці Пропозиції.
Деякі організації починають користуватися Loomio, вже маючи розвинену культуру та практику спільного ухвалення рішень. Такі організації часто мають посібники й задокументовані практики, проте більшість організацій ще розвивають ці підходи та шукають корисні перші кроки, щоб разом ухвалювати кращі рішення. Якщо нагальне питання у вашій організації — як нам ухвалювати рішення разом?, цей посібник для вас.
Ось три кроки, які допоможуть вам спільно виробити краще, більш узгоджене рішення з меншим стресом і тривогою.
Просте ухвалення рішень — у 3 кроки
Якісні спільні рішення рідко виникають самі собою. Майже завжди корисно, щоб хтось модерував обговорення й допомагав довести його до рішення. Тож коли ви створюєте тему обговорення, ви берете на себе роль модератора (якщо її не виконує хтось інший).
Дотримуйтеся цих 3 кроків, допомагаючи вашій групі ухвалити якісне рішення.
Крок 1 - Представте тему та обговоріть її
Розпочніть обговорення в Loomio, щоб представити тему, почати розмову та запросити людей. Додайте всю інформацію, потрібну вашій групі для змістовної участі, а також відповідні передумови, щоб усі розуміли мету.
Чітко визначте свою мету — яке рішення потрібно ухвалити або до якого висновку має привести обговорення?
Під час обговорення дайте простір різним поглядам — іноді найкращі ідеї та пропозиції виникають завдяки нестандартному підходу. Разом досліджуйте та перевіряйте ідеї, підтримуючи конструктивне й відкрите обговорення.
Звертайте увагу, коли в розмові переважають ті самі люди, та запрошуйте менш активних людей долучитися: використовуйте @згадки й запитуйте їхню думку.
Щоб людям було легше долучитися до складного обговорення, оновлюйте розділ контексту, додаючи стислий виклад основних думок.
Крок 2 — Перевірка думок
Коли ваша група починає узгоджувати подальші дії, скористайтеся опитуванням Перевірка думок, щоб зібрати думки й дізнатися, як група ставиться до них.
«Перевірка думок» дає людям знати, що формується пропозиція, і заохочує їх долучитися. Її також можна використовувати для уточнення питання, навіть якщо рішення ще не очевидне.
Перевірка думок допомагає виявити занепокоєння перед переходом до формального погодження. Ви можете з’ясувати, чи задоволені люди напрямом роботи, чи мають запитання, чи потребують більше часу та чи мають побоювання.
Використовуйте відгуки, щоб покращити й уточнити пропозицію. Якщо ще є над чим попрацювати, можливо, вам потрібно повернутися до кроку 1, а потім провести ще один раунд перевірки думок.
Активна участь допоможе вам оцінити, коли ви готові перейти до пропозиції.
Крок 3 - Пропозиція
Тепер ви можете висунути офіційну Пропозицію з упевненістю, що її підтримають.
Обговорення могло бути тривалим, а запропонованих підходів — багато, тому чітко сформулюйте рішення, яке потрібно ухвалити, щоб усі розуміли значення варіантів голосу.
Обдумано встановлюйте строки для пропозиції, щоб учасники групи мали час її розглянути й долучитися. За потреби ви завжди можете перенести дату закриття на пізніше.
Цей крок важливий, щоб зафіксувати згоду через голоси людей і сформулювати висновок — що щойно відбулося та що відбудеться далі.
Результати пропозиції зберігаються разом із записом обговорення, що привело до рішення.
Висновок
Коли опитування в Loomio закриється, вам буде запропоновано сформулювати висновок, щоб повідомити всім, що відбулося та що відбуватиметься далі.
Пропозиції можуть допомогти в багатьох ситуаціях
Не вагайтеся розпочати пропозицію лише тому, що ви не впевнені, чи всі погодяться — пропозиції призначені не лише для випадків, коли ви вже досягли консенсусу. Вони допомагають виявити питання, які потребують вирішення, та з’ясувати розбіжності.
На наступних сторінках описано кілька складніших процесів ухвалення рішень через поради, згоду або консенсус.