У процесі

Де ми зараз на карті?

Люди почуваються впевненіше й відчувають більше підтримки, коли можуть зорієнтуватися в часовому плані або порядку денному. Вони хочуть знати, що роблять зараз, що буде далі, і пам’ятати, що вже зробили. Розуміння загальної структури процесу допомагає людям зрозуміти, як ефективно долучатися.

Наприклад, якщо люди бачать, що пізніше буде час для запитань і відповідей, вони охочіше відкладуть свої запитання під час презентації. Якщо зрозуміло, що спочатку буде етап розширення кола ідей, а потім — етап їх звуження, люди не поспішатимуть переходити до рішень. Люди мають знати, якого внеску від них очікують і коли.

Щоб скласти достатньо зрозумілу карту процесу й пояснити її іншим, фасилітаторам також потрібно продумати весь шлях. Це допомагає переконатися, що кожна частина процесу має мету й разом вони утворюють узгоджене ціле. Добре фасилітований процес розвивається в логічній послідовності.

У Loomio

• Ухвалення рішення в Loomio вже має базову логічну послідовність (саме тому цей процес працює): Зібратися (відкрити доступ/запросити), Обговорити (розширити коло ідей), Запропонувати (звузити коло варіантів), Ухвалити рішення й діяти (підбити підсумки).
• Багато користувачів Loomio застосовують цей інструмент як частину чітко спланованих процесів, наприклад багатоетапних консультацій.
• Ми пропонуємо фасилітаторам інструменти, які допомагають «показати карту» користувачам, зокрема поле опису групи й терміни завершення пропозицій. Їх можна використовувати заздалегідь, щоб надати учасникам більше контексту.

Мистецтво помічати

Уміння помічати — мабуть, найважливіша навичка фасилітації. Завдяки спостереженню фасилітатор визначає, які втручання чи реакції потрібні, як заохотити потрібний внесок і як допомогти групі помітити власні процеси. Цінність фасилітації полягає в тому, що хтось уважно стежить за процесом і діє відповідно до поміченого, тоді як інші можуть зосереджуватися на конкретному змісті або власних завданнях.

Ефективне спостереження поєднує якісну інформацію, чутливість і вміння її тлумачити. Багато фасилітаторів говорять про «читання» ситуації в кімнаті: емоційних реакцій, напруження, розподілу влади та впливу. Фасилітаторам потрібні ефективні способи отримувати сигнали про те, що відбувається.

У Loomio

• Багато наявних функцій допомагають помічати зміни — найважливішою, мабуть, є спостереження за тим, як змінюється кругова діаграма голосів у пропозиції.
• Програма відстежує певні речі: хто вже взяв участь, а хто ще ні, які питання порушують, хто прийняв запрошення до групи, а хто ще ні тощо.
• У Loomio один фасилітатор може одночасно читати десятки обговорень, чітко бачити, чим діляться люди, і відповідно діяти.
• Спілкування онлайн може зробити неявне явним, а отже, полегшити його виявлення.
• Письмове спілкування допомагає чітко назвати те, що ви помітили, і пояснити, чому у відповідь вживаєте певних заходів. Наприклад, ви можете точно процитувати чиїсь слова й пояснити, що вони виявляють. Або зробити те саме на рівні всього обговорення: вибрати кілька цитат і помітити спільні мотиви чи конфлікти, що виникають.
• Помічати значно легше, коли ви сповільнюєте процес. Це одна з великих переваг Loomio: асинхронне спілкування можна читати в будь-якому темпі. Воно також дає змогу помічати зміни з часом, безпосередньо звертаючись до попередніх обговорень.
• Оскільки обговорення можуть відбуватися одночасно, паралельно з основними обговореннями можна вести «метаобговорення» (також відоме як «синій капелюх», тобто обговорення самого обговорення). Так ви можете разом створити простір для практики спостереження, не сповільнюючи процес.

Почути різні голоси

У нашому суспільстві історія, владні відносини, культура та психологія разом посилюють одні голоси й приглушують інші. Це проявляється на всіх рівнях досвіду — від наших найглибших підсвідомих переконань до політичної системи та законів.

Але найкращі ідеї не завжди надходять від тих, хто говорить найголосніше, і роль фасилітації полягає в протидії цим упередженням. Якщо наші цілі — соціальна справедливість, ефективність групи та якісне ухвалення рішень, важливо усвідомлювати чинники, з якими ми стикаємося разом.

Якщо ви хочете впроваджувати нове, потрібно створити простір для різних поглядів — на щастя, це також потрібно для команди, у якій кожен має можливість діяти. Різноманітні культурні й технічні чинники надають перевагу одним голосам коштом інших. Є багато практик, які ви можете застосувати, щоб систематично протидіяти цьому упередженню, але вже саме його усвідомлення — добрий початок. — Річард Бартлетт

Кожна людина сприймає світ через власну свідомість, тому ми схильні забувати, що інші переживають його інакше. Навіть у групі, яка здається однорідною, є велике розмаїття поглядів, темпу та вподобань. Засвоїти цю істину — що інші відрізняються від мене — одне з головних завдань особистого розвитку.

Універсального підходу для всіх не існує. Будь-який спосіб взаємодії посилює одні голоси й приглушує інші або підкреслює різні схильності окремої людини. Тому потрібно застосовувати різні підходи, щоб люди з різними поглядами могли зробити свій найкращий внесок.

Перевірте, чи враховуєте ви різні стилі навчання. Один із простих способів перевірки — метафора «Голова, серце, руки». Людям, які навчаються «головою», потрібні факти й докладна інформація. Ті, хто навчається «серцем», добре сприймають історії. Їм потрібен емоційний зв’язок із роботою. Навчання «руками» — це практичні дії та активність. — Сільвія Зюр

Один із найкращих підходів до того, щоб почути й поєднати різні голоси, — запропонувати різні способи взаємодії, які враховують різні потреби та вподобання й створюють рівні можливості для спілкування.

Ось кілька традиційних складових організації спільної роботи, які допомагають врахувати різноманіття способів спілкування:

• Розмір групи — індивідуальне осмислення, пари, мала група, велика група, один з одним, один із багатьма, багато з багатьма.
• Спосіб вираження — письмо, малювання, відео, спів, танець, схеми, рівняння, символи, історії, сльози, сміх, дебати тощо.
• Правила обговорення — раунди (вислухайте кожного по одному разу, перш ніж рухатися далі), обмеження частоти виступів (ви можете знову говорити лише після того, як висловляться двоє інших), паличка мовця (говоріть лише тоді, коли тримаєте паличку — без перебивань), виступи з обмеженням часу (ви можете говорити лише 1 хвилину), виступи без обмеження часу (ви можете говорити скільки потрібно, а всі уважно слухатимуть), відстеження внеску (скільки говорили жінки порівняно з чоловіками тощо), паузи тиші між виступами (для осмислення та роздумів).
• Дайте місце тиші Тиша незручна лише тоді, коли ви сприймаєте її як незручну. Тиша дає людям можливість подумати. — Сільвія Зюр

У Loomio

• Loomio від самого початку створювали, щоб «почути всі голоси», зокрема людей, які не можуть бути присутні особисто, менше говорять, зайняті тощо.
• У тексті кожен голос має приблизно однакову «гучність» і «швидкість». Письмове асинхронне спілкування певною мірою вирівнює можливості.
• Функція пропозицій — це, по суті, «раунд», який допомагає групам дати кожній людині змогу висловитися на рівних умовах, якщо вона цього хоче.
• Loomio підтримує різні види матеріалів (посилання, відео, зображення, діаграми, підтверджувальні дані), які відповідають різним стилям спілкування.
• Сам Loomio досить простий, але за активної фасилітації та зрілості групи можна застосовувати правила обговорення «вручну», спираючись на культурні норми або узгоджені правила (наприклад, в обговоренні кожен публікує лише одне повідомлення, доки не висловляться всі інші).
• Loomio надає гнучкі інструменти для взаємодії малих і великих груп через батьківські групи та підгрупи. Деякі масштабні консультації залучали кілька менших груп, напрацювання яких потім об’єднували в спільний висновок.
• Люди, яким потрібен час для індивідуального осмислення, можуть зробити перерву, обміркувати свої думки, а потім повернутися й поділитися довшим коментарем або посиланням на документ. Це приклад взаємодії індивідуального та групового спілкування, спосіб якої люди обирають самі.
• Функції доступності Loomio та переклади різними мовами дають людям із дуже різними потребами змогу брати участь в одному обговоренні на рівних. Це важливий приклад того, як технологія забезпечує рівноправну участь у спосіб, який майже неможливий під час особистої зустрічі.
• Якщо хтось говорить більше за інших, ви можете просто прокрутити сторінку далі (тоді як під час особистої зустрічі така поведінка може цілком визначати перебіг розмови). Однак публікація «стін тексту» все одно може шкодити збалансованому обговоренню в Loomio.

Протидія когнітивним упередженням

Людський мозок еволюціонував протягом мільйонів років, щоб урівноважувати швидке й ефективне «достатньо добре» мислення та повільний, глибокий аналіз, який потребує значних зусиль. Завдяки цьому ми здебільшого використовуємо інстинкти, евристики й узагальнення як швидкі способи розв’язання завдань із малими витратами зусиль, а за потреби вдаємося до глибокого аналізу.

Але іноді ми помиляємося. У людському мисленні є добре відомі «збої», які можуть заважати людям ухвалювати найкращі рішення. У групах ситуація ще складніша. Нам потрібно усвідомлювати ці процеси.

Існує величезний перелік когнітивних упереджень (його справді варто прочитати), кожне з яких може впливати на ухвалення рішень і співпрацю. Фасилітація може бути важливим інструментом для роботи з ними: допомагати усвідомлювати їхнє існування та свідомо обирати, як на них реагувати. Наприклад, з’ясовувати, коли важливіше діяти швидко, а коли — бути точними.

Один із дієвих інструментів протидії когнітивним упередженням і підвищення якості рішень — структуровані процеси та спілкування. Дотримання процесу замість руху «шляхом найменшого опору» може допомогти виявити помилки мислення й упередження. Іноді фасилітатори наполягають на діях, які здаються складними або викликають опір, саме тому, що вони вимагають від мозку вийти за межі звичних схем. Дисципліна в цьому може допомогти групам досягти глибших цілей, заради яких тимчасовий дискомфорт може бути виправданим.

Кілька прикладів процесів, які можуть допомогти послабити когнітивні упередження:

• Капелюхи де Боно: капелюхи різних кольорів, які учасники можуть метафорично надягати, щоб вийти за межі власних поглядів і спробувати різні способи мислення.
• Контрольні списки: звичні схеми мислення можуть призвести до того, що ми пропускаємо навіть очевидні речі (особливо в добре знайомих сферах), тому контрольний список допомагає усунути помилки.
• П’ять «чому»: якщо запитати «чому» лише раз або двічі, може помилково здатися, що ви вже дійшли висновку, хоча ще не з’ясували першопричину проблеми. П’ять повторень цього запитання зазвичай допомагають дістатися її суті.
• Ментальні моделі: такі вправи, як SWOT-аналіз, канва бізнес-моделі або інші численні вправи зі структурованого збирання інформації, можуть допомогти провести чіткіший аналіз і виявити припущення.

У Loomio

• Різноманітна інформація та внески можуть поставити під сумнів припущення й упередження. Це закладено в основі Loomio: коли більше людей можуть долучатися до обговорення на рівніших умовах, ви маєте шанс уникнути «групового мислення».
• Loomio дає учасникам змогу конструктивно висловлювати незгоду. Можливість безпечно висловлювати незгоду та повага до неї необхідні для культури критичного мислення.
• Асинхронне письмове спілкування сповільнює розмову й дає змогу ретельніше її осмислити, залишаючи людям час подумати уважніше та уникнути когнітивних помилок.
• Loomio залучає людей до частково структурованого процесу, який сприяє більш обдуманому ухваленню рішень. Loomio можна використовувати для багатьох різних процесів, але навіть певна структура в обговоренні відкриває додаткові можливості.

Баланс між розширенням і звуженням кола ідей

«Ромб» розширення та звуження кола ідей описує форму розмови. Спочатку вона розширюється, відкриваючи простір для ідей, інформації та різних поглядів, а потім починає сходитися до однієї точки. Правильно обраний момент цього переходу є ключовим для ефективної фасилітації продуктивних спільних обговорень, спрямованих на дії.

Якщо пропустити етап розширення кола ідей або завершити його надто рано, бракуватиме інформації для подальшої роботи, люди можуть відчути, що їх не почули, а вдалі ідеї залишаться невисловленими. Якщо пропустити етап звуження або почати його надто пізно, обговорення може тривати нескінченно, не доходячи до висновку, на основі якого можна діяти, виснажуючи учасників і не даючи результатів.

Кожен підетап загального процесу також потребує уваги до належного часу й втручань. Розширення охоплює ознайомлення, уточнення та створення ідей. Звуження охоплює аналіз, формулювання висновку та взяття зобов’язань. Для успіху деяких обговорень достатньо лише приблизно дотримуватися моделі ромба, а для інших корисно докладно розписати кожен етап і підетап.

У групі різні люди зазвичай віддають перевагу одному з цих способів роботи, а група загалом має спільні схильності. Дисбаланс проявляється як надмірне генерування ідей без урахування практичних обмежень або поспішний перехід до рішень. Фасилітація може допомогти кожній людині й групі загалом приділяти належну кількість зусиль різним способам роботи.

У Loomio

• Основний процес Loomio допомагає групам пройти всі етапи: обговорення розширює коло ідей, а пропозиції його звужують. Модель ромба значною мірою надихнула початкову побудову процесу Loomio.
• Loomio допомагає групам гнучко застосовувати модель ромба. Наприклад, спроба звузити коло варіантів (пропозиція) може привести до глибшого розширення (незгоди), виявляючи або уточнюючи інформацію для кращого подальшого звуження (доопрацьованої пропозиції).
• Деякі базові функції Loomio суттєво підтримують обидва способи роботи: сповіщення учасникам групи про початок нового обговорення заохочують розширювати коло ідей, а терміни завершення пропозицій заохочують брати участь у його звуженні.
• Користувачі Loomio вже можуть застосовувати наявні функції, щоб сприяти звуженню кола варіантів, — зокрема створювати пропозиції. Вдале використання пропозицій є однією з найпомітніших ознак ефективної групи в Loomio. Проста порада частіше створювати пропозиції допомагає багатьом групам подолати труднощі.

Визначення меж роботи

Успішна співпраця часто залежить від поділу роботи на посильні частини та їх виконання в правильному порядку.

Ви можете застосувати до фасилітації підхід «управління проєктами», плануючи роботу з огляду на такі запитання:

• Які є залежності (який критичний шлях, що потрібно зробити спочатку, щоб уможливити інші дії)?
• На яких найважливіших частинах варто зосередитися? Що можна залишити поза увагою?
• Який обсяг роботи можна виконати за певний час, щоб досягти корисного поступу з наявними часом, силами та інформацією?

Важливо не намагатися охопити все одразу, а розбивати роботу на посильні частини. Ви можете поступово формувати ширший висновок із низки менших частин. Часто краще досягти чогось невеликого, але корисного, ніж не дійти жодних висновків. Водночас можна надто заглибитися в деталі й не розглянути важливіші питання.

Під час співпраці ніхто точно не знає, що з неї постане, тому межі роботи мають змінюватися разом з обговоренням. Чи є розширення кола питань у певний момент відволіканням або розвитком, потрібно оцінювати за обставинами. І надмірна жорсткість, і надмірна гнучкість можуть зашкодити. Часто питання полягає не в доречності чогось, а в тому, яка послідовність і який момент будуть найконструктивнішими.

Якщо ви плануєте зустріч із кількох взаємопов’язаних частин, кожна з яких спирається на попередню, і всі вони ведуть до висновку, що змінює життя й перевертає уявлення, та вам вдається це здійснити — це чудово. Але найчастіше складна зустріч триває довше запланованого й може не відповідати бажанням і потребам учасників. - Сільвія Зюр

Низка невеликих «так»

Об’єднання надто багатьох розмов лише створює плутанину. Групам, які відчувають розчарування, часто допомагає поділ питань на менші частини. Якщо питання здається безнадійним, складним або суперечливим, можна виокремити окремі запитання й досягти щодо них консенсусу, починаючи з того, про що найпростіше домовитися. Потім, переходячи до розбіжностей, ви можете звести їх до суті й зосереджено над нею працювати.

У Loomio

• Теми обговорень, присвячені окремим питанням, — дієвий інструмент для визначення меж роботи. Порівняно з особистою розмовою, обговорення в Loomio можна чіткіше розмежувати, щоб зосередитися на конкретному питанні, а інші аспекти водночас розглядати в інших темах.
• Ми часто бачимо, як користувачі застосовують фасилітаційні втручання на кшталт: «Це виходить за межі цієї теми, але чому б вам не розпочати окреме обговорення про це?»
• Створення групи Loomio допомагає визначити, хто ми й що збираємося тут обговорювати. Це допомагає учасникам керувати межами роботи.
• Послідовне створення пропозицій у Loomio добре підходить для підходу «низка невеликих “так”»: ви можете поступово досягати невеликих домовленостей, зберігаючи контекст в одній темі обговорення та спираючись на історію попередніх пропозицій.
• Асинхронне онлайн-спілкування дає окремим людям змогу далеко виходити за межі основного питання, не затримуючи інших. Вони можуть просто розпочати нове обговорення або створити підгрупу й заглиблюватися в питання скільки завгодно, зберігаючи основні межі роботи групи.
• Поле контексту обговорення та опис групи — це місця для визначення меж розмови та групи відповідно.

Темп і вибір моменту

Продуктивна розмова має ритм. Належний ритм виникає зі складного поєднання чинників і часто відчувається інтуїтивно, як у музиканта під час імпровізації. Коли час заглибитися, а коли — відступити? Коли доречно додати нову інформацію, а коли — докладніше розглянути те, що вже є? Це і є керування темпом.

Різні учасники мають різні потреби й уподобання: когось потрібно стримувати, а когось — заохочувати рухатися далі. Належний темп виникає, коли вдається знайти продуктивний баланс між заглибленням і просуванням уперед. Якщо баланс порушено, люди відчуватимуть розчарування: одні нетерпеливо чекатимуть, інші відчуватимуть, що не встигають.

У Loomio

• Завдяки асинхронному спілкуванню люди можуть читати й відповідати в Loomio у власному темпі, що дозволяє сформуватися природному ритму.
• Можна прокрутити дописи людей, які рухаються повільно, і продовжувати просуватися вперед. Водночас можна повільно й далі заглиблюватися в питання, поки інші рухаються далі. У синхронному спілкуванні це неможливо.
• Терміни завершення пропозицій — інструмент керування темпом. Для питань, які потрібно вирішити швидко, встановлюють коротші терміни, а для тих, що потребують тривалішого розгляду, можна виділити більше часу. Різні рішення можна ухвалювати з різною швидкістю.
• Ви можете легко змінювати власний темп участі. Якщо розмова рухається надто швидко або надто повільно для вас, ви можете висловити свої думки й зробити паузу, а потім повернутися, коли з’явиться пропозиція.
• «Швидке» рішення в Loomio займає 1 або 2 дні, тоді як під час особистої зустрічі — радше 5 хвилин. І все ж Loomio не здається «повільним», як здавалася б особиста зустріч, на якій ухвалення рішення тривало б 2 дні. У Loomio рішення ухвалюють паралельно з іншою поточною роботою, і зібрати думки всіх протягом 2 днів у Loomio значно ефективніше, ніж узгоджувати час особистої зустрічі.
• Фасилітацію в Loomio можна порівняти з «часом кулі» (коли Нео в «Матриці» може зупинити час і просто обійти кулю): ви можете розглядати живу розмову кадр за кадром. Це схоже на надздібність.

Управління економікою уваги

Фасилітатор спрямовує увагу. Обсяг доступної інформації може бути буквально нескінченним. Щоб уникнути перевантаження, її необхідно фільтрувати. Управління економікою уваги означає співвідносити важливість інформації з наявними часом і можливостями.

Фасилітація може допомогти групі узгодити мету та межі певного обговорення чи процесу, щоб мати критерії для визначення пріоритетів уваги. Обмеження відволікань і повернення розмови до основного питання — поширені способи втручання.

Ще один важливий спосіб роботи фасилітаторів з увагою — наполягати, щоб група зосереджувалася на питанні достатньо довго. Коли виникають труднощі, неясність або дискомфорт, люди схильні завчасно здаватися, переходити до іншого питання або відвертатися. Фасилітатор може допомогти групі довести справу до кінця заради спільних цілей.

Структуровані процеси та вправи із впорядкування інформації — важливі інструменти фасилітації в цій сфері. Ось кілька прикладів:

• Обмеження часу — визначення проміжку часу для мозкового штурму або розмови про певне питання.
• Визначення пріоритетів порядку денного — складання переліку всього, що люди хочуть обговорити, а потім вибір найважливіших пунктів, перш ніж переходити до змісту.
• Хмара стікерів — створення набору ідей або запитань, їх групування за змістом, а потім узагальнення в теми.
• Місце для відкладених питань — простір для ідей або запитань, які виникають, але не стосуються поточного питання безпосередньо, щоб розглянути їх пізніше.
• Як виглядає успіх?? Визначення критеріїв успіху та підтримання уваги групи на них, доки цих критеріїв не буде досягнуто.

У Loomio

• Одна з найважливіших функцій управління увагою в Loomio — організація обговорень в окремі теми за питаннями. Цей формат одним із перших з’явився в онлайн-спілкуванні десятиліття тому й досі широко використовується, бо дає змогу ефективно розподіляти увагу. Більшість користувачів Loomio інтуїтивно розуміють, як дотримуватися питання, коли воно написане великими літерами вгорі сторінки.
• Активність у Loomio — валюта його економіки уваги, і все, що створює сповіщення, витрачає цю валюту. На основі відгуків користувачів у програмі визначено, яку активність вважати достатньо важливою для сповіщень (наприклад, коментарі, голоси та висновки створюють сповіщення, а вподобання коментаря — ні).
• Налаштування сповіщень дають користувачам широкі можливості керувати власною економікою уваги в Loomio. Допомога користувачам із цими налаштуваннями — важливий інструмент розумного використання уваги групи.
• Підгрупи можуть бути дієвим інструментом, який допомагає людям регулювати витрати уваги. Якщо питання потребує уваги лише частини людей, ви можете винести його в окрему підгрупу.
• Свідоме, хоча й дещо непопулярне рішення не дозволяти одночасні пропозиції в Loomio стосується розподілу уваги: воно спонукає групу повністю опрацювати пропозицію, перш ніж рухатися далі.

Багато розробників інформаційних систем помилково вважали, що їхнє завдання — подолати нестачу інформації, а не уваги. Унаслідок цього вони створювали системи, які добре надавали людям дедалі більше інформації, хоча насправді були потрібні системи, які добре відфільтровували неважливу або недоречну інформацію. — Вікіпедія

Фасилітаційні втручання

Технік фасилітації стільки ж, скільки фасилітаторів у світі, і на цю тему написано цілі бібліотеки книжок. Надати вичерпний перелік втручань неможливо.

Однак може бути корисно розглянути дві категорії втручань:

1. Підтримувальні втручання: запрошення долучитися, заглиблення, допомога у висловленні думок, м’яке заохочення, підтримка розвитку, захист, створення простору.
2. Рішучі втручання: повернення назад, припинення, встановлення меж, переривання, критичні запитання, повернення до мети, недопущення неприйнятної поведінки.

Майже всі втручання, які застосовують під час особистих зустрічей, можна переосмислити й використати онлайн.

Якщо ви просите конкретних людей висловитися, вони можуть відчути себе нерозумною дитиною в класі, яка не знає відповіді. Натомість загальне запрошення долучитися для тих, хто ще не говорив, дає постійним дописувачам зрозуміти, що варто помовчати, а менш говірким людям — можливість виступити. — Сільвія Зюр

У Loomio

• Інструменти втручання в Loomio охоплюють коментарі, @згадки, додавання й видалення користувачів, а також створення й видалення обговорень. Їх можна застосовувати для різних підтримувальних і рішучих втручань.
• Найпоширеніше втручання — коментар: проста розмова з групою, щоб заохотити певну поведінку або спробувати її зменшити.
• Дозволи на участь пропонують досить прямі, але ефективні інструменти модерації користувачів, зокрема дозвіл або заборону створювати обговорення чи пропозиції.
• Loomio пропонує деякі функції, засновані на довірі, яких немає в інших інструментах. Наприклад, за замовчуванням усі учасники можуть редагувати контекст обговорення, навіть якщо його спочатку опублікував інший користувач. Ці функції натхненні такими прикладами, як Вікіпедія та розробка програмного забезпечення з відкритим кодом.