У процесі

Де ми перебуваємо в процесі?

Людям легше брати участь, коли вони бачать план або послідовність етапів. Вони хочуть знати, що відбувається зараз, що буде далі та що вже зроблено. Розуміння всього процесу допомагає їм зрозуміти, як зробити корисний внесок.

Наприклад, якщо люди знають, що пізніше буде час для запитань і відповідей, їм легше відкласти запитання до кінця презентації. Якщо зрозуміло, що після етапу пошуку ідей буде етап вибору рішення, вони не поспішатимуть із пропозиціями. Людям потрібно знати, якого внеску від них очікують і коли.

Щоб пояснити процес іншим, фасилітаторам потрібно ретельно продумати всі його етапи. Це також допомагає переконатися, що кожен етап має мету й пов’язаний з іншими. Добре організований процес розвивається послідовно.

У Loomio

Ухвалення рішення в Loomio вже має послідовні етапи: зібрати людей (відкрити доступ або запросити), обговорити (розглянути різні погляди), висунути пропозицію (зосередитися на рішенні), ухвалити рішення та діяти (сформулювати висновок).
Багато користувачів Loomio застосовують його в процесах із визначеними етапами, наприклад у багатоетапних консультаціях.
Деякі засоби допомагають фасилітаторам показати учасникам план процесу. Серед них — опис групи та кінцеві терміни пропозицій. Їх можна використовувати, щоб учасники краще розуміли контекст.

Уміння помічати

Уміння помічати, що відбувається, — одна з найважливіших навичок фасилітатора. Воно допомагає зрозуміти, коли потрібно втрутитися або відповісти, кого запросити до розмови та на що варто звернути увагу всієї групи. Цінність фасилітації полягає в тому, що хтось стежить за перебігом розмови й діє відповідно, поки інші зосереджені на змісті або власних завданнях.

Щоб помічати важливе, потрібні достовірна інформація, уважність і вміння її тлумачити. Фасилітатори часто говорять про вміння «читати» аудиторію: помічати емоційні реакції, напруження та розподіл впливу. Для цього їм потрібні дієві способи отримувати сигнали про стан групи.

У Loomio

Багато наявних функцій допомагають помічати зміни. Один із найвиразніших сигналів — те, як формується кругова діаграма голосів за пропозицію.
Програма показує, хто вже взяв участь, а хто ще ні, які питання порушують і хто прийняв запрошення до групи.
У Loomio один фасилітатор може одночасно стежити за десятками обговорень, бачити, чим діляться учасники, і відповідно діяти.
Під час онлайн-розмови те, що зазвичай залишається неявним, можна висловити прямо. Тоді це легше помітити.
Письмова розмова допомагає назвати те, що ви помітили, і пояснити свої подальші дії. Наприклад, ви можете процитувати точні слова учасника й показати, про що вони свідчать. Так само можна розглянути обговорення загалом: вибрати кілька цитат і вказати на спільні теми або нові суперечності.
Помічати зміни легше, коли розмова йде повільніше. Це одна з переваг Loomio: асинхронну розмову можна читати у власному темпі. Також можна простежувати зміни з часом, звертаючись до попередніх обговорень.
Оскільки кілька обговорень можуть тривати одночасно, поряд з основними розмовами можна вести обговорення самого процесу — «метаобговорення», або розмову в режимі «синього капелюха». Так група може разом вчитися помічати важливе, не сповільнюючи основний процес.

Як почути різні голоси

Історія, розподіл впливу, культура та психологія впливають на те, чиї голоси в суспільстві чути краще, а чиї — гірше. Це проявляється на всіх рівнях: від наших підсвідомих переконань до політичної системи й законів.

Найкращі ідеї не завжди належать найгучнішим учасникам. Завдання фасилітації — послаблювати вплив цих упереджень. Якщо ми прагнемо суспільної справедливості, дієвої роботи групи та якісних рішень, нам потрібно розуміти, що впливає на участь людей.

Якщо ви хочете створювати нове, дайте місце різним поглядам. Це також потрібно команді, у якій кожен може діяти самостійно. Культурні й технічні чинники часто дають перевагу одним голосам за рахунок інших. Є багато способів систематично протидіяти такому перекосу. Почати можна з усвідомлення, що він існує. — Річард Бартлетт

Кожна людина сприймає світ із власної точки зору, тому легко забути, що досвід інших відрізняється. Навіть у групі, яка здається однорідною, люди мають різні погляди, темп і вподобання. Усвідомити, що інші відрізняються від нас, — важлива частина особистого розвитку.

Універсального способу взаємодії немає. Кожен спосіб допомагає одним людям висловитися, а іншим заважає або підкреслює різні схильності однієї людини. Тому варто поєднувати різні підходи, щоб кожен міг зробити свій найкращий внесок.

Перевірте, чи враховуєте ви різні способи навчання. Для цього можна скористатися метафорою голови, серця й рук. Тим, хто навчається «головою», потрібні факти й докладна інформація. Тим, хто навчається «серцем», допомагають історії та емоційний зв’язок із роботою. Тим, хто навчається «руками», потрібно діяти й пробувати на практиці. — Сільвія Зуур

Щоб почути різні голоси й поєднати їхні ідеї, запропонуйте кілька способів взаємодії. Це допоможе врахувати різні потреби та вподобання й дасть людям рівніші можливості висловитися.

Ось поширені способи врахувати різні потреби в спілкуванні під час спільної роботи:

Розмір групи — індивідуальне обмірковування, робота в парах, малих і великих групах, розмова один на один, одного з багатьма або багатьох між собою.
Спосіб висловлення — текст, малюнок, відео, спів, танець, блок-схема, рівняння, символи, історії, сльози, сміх, дебати тощо.
Правила обговорення — коло висловлювань (перед наступним етапом слово отримує кожен), обмеження повторних виступів (ви можете говорити знову лише після двох інших учасників), предмет для передачі слова (говорить лише той, хто його тримає; перебивати не можна), виступи з обмеженням часу (наприклад, одна хвилина), виступи без обмеження часу (людину слухають стільки, скільки їй потрібно), облік участі (наприклад, скільки говорили жінки й чоловіки), паузи між виступами для осмислення сказаного.
Приймайте тишу Тиша стає незручною, лише якщо ви так її сприймаєте. Вона дає людям час подумати. — Сільвія Зуур

У Loomio

Loomio від початку створювали, щоб можна було почути кожного, зокрема людей, які не можуть бути присутні особисто, говорять тихіше або мають мало часу.
У тексті всі голоси мають приблизно однакову «гучність» і «швидкість». Асинхронна письмова розмова певною мірою вирівнює можливості учасників.
Пропозиція працює подібно до кола висловлювань: кожна людина має однакову можливість висловити свою думку, якщо хоче.
У Loomio можна додавати посилання, відео, зображення, схеми й матеріали на підтвердження. Це допомагає людям із різними стилями спілкування.
Сам Loomio пропонує прості засоби, але за активної фасилітації та зрілої культури група може застосовувати правила обговорення самостійно. Наприклад, домовитися, що кожен пише лише один допис, доки не висловляться всі інші.
Loomio дає гнучкі засоби для роботи малих і великих груп через основні групи та підгрупи. У деяких великих консультаціях кілька малих груп працювали окремо, а потім їхні результати об’єднували в один висновок.
Люди, яким потрібен час на індивідуальне обмірковування, можуть зробити паузу, а згодом повернутися з розгорнутим коментарем або посиланням на документ. Так вони самі обирають, як поєднати особисте обмірковування з груповою розмовою.
Функції доступності та переклади Loomio дають людям із дуже різними потребами змогу брати участь в одному обговоренні на рівних. Під час особистої зустрічі досягти цього значно важче.
Якщо хтось пише надто багато, інші можуть просто прокрутити його дописи. Під час особистої зустрічі така поведінка здатна повністю захопити розмову. Проте великі масиви тексту також можуть порушити баланс обговорення в Loomio.

Як протидіяти когнітивним упередженням

Протягом мільйонів років людський мозок пристосовувався поєднувати швидке мислення, яке дає «достатньо добру» відповідь, із повільним і затратним глибоким аналізом. Тому зазвичай ми користуємося інстинктами, простими правилами та узагальненнями, а коли потрібно — аналізуємо питання докладніше.

Але іноді ми помиляємося. Відомі особливості мислення можуть заважати людям ухвалювати найкращі рішення. У групі їхній вплив стає ще складнішим. Нам потрібно враховувати це.

Існує багато когнітивних упереджень, які можуть впливати на рішення та співпрацю. Фасилітація допомагає помічати їх і свідомо обирати, як діяти. Наприклад, група може запитати себе, коли важливіше рухатися швидко, а коли — бути точнішою.

Структуровані процеси й спілкування допомагають послабити когнітивні упередження та підвищити якість рішень. Коли група дотримується процесу, а не йде шляхом найменшого опору, помилки мислення стають помітнішими. Іноді фасилітатори пропонують дії, що здаються складними або викликають спротив, саме тому, що вони виводять людей за межі звичних способів мислення. Така послідовність може допомогти групі досягти важливіших цілей, навіть якщо якийсь час це спричиняє незручність.

Приклади процесів, що допомагають послабити когнітивні упередження:

Шість капелюхів де Боно: учасники подумки «вдягають» капелюхи різних кольорів, щоб відійти від власної позиції та спробувати різні способи мислення.
Контрольні списки: звичні ходи думок можуть завадити помітити навіть очевидне, особливо в добре знайомих питаннях. Список допомагає виявити пропущене.
Метод п’яти «чому»: після одного чи двох запитань «чому?» може здатися, що причину вже знайдено. П’ять послідовних запитань частіше допомагають дістатися до кореня проблеми.
Моделі мислення: вправи на кшталт SWOT-аналізу, канви бізнес-моделі та інших структурованих способів збирання інформації допомагають упорядкувати аналіз і виявити припущення.

У Loomio

Різна інформація та погляди можуть поставити під сумнів припущення й упередження. Це закладено в основу Loomio: коли більше людей можуть брати участь в обговоренні на рівніших умовах, групі легше уникнути групового мислення.
Loomio дає учасникам змогу конструктивно не погоджуватися. Можливість безпечно висловити незгоду й бути почутим необхідна для критичного мислення.
Асинхронна письмова розмова сповільнює обговорення. Люди мають більше часу обміркувати свої думки й уникнути помилок мислення.
Loomio залучає людей до частково структурованого процесу, який допомагає ретельніше ухвалювати рішення. Його можна використовувати для різних процесів, але навіть певна структура обговорення відкриває нові можливості.

Баланс між пошуком і вибором ідей

«Діамант» розширення й звуження — це схема розмови. Спочатку вона розширюється: з’являється простір для ідей, інформації та різних поглядів. Потім розмова поступово зосереджується на рішенні. Для результативного спільного обговорення важливо вчасно перейти від одного етапу до іншого.

Якщо пропустити пошук ідей або завершити його надто рано, групі бракуватиме інформації. Частина людей може відчути, що їх не почули, а цінні ідеї залишаться невисловленими. Якщо ж не перейти до вибору рішення або зробити це надто пізно, обговорення може тривати без кінця. Це виснажує учасників і не дає результату, за яким можна діяти.

Кожен підетап також потребує вчасних дій фасилітатора. Пошук охоплює вступ, уточнення та створення ідей. Вибір охоплює аналіз, висновок і зобов’язання діяти. Для деяких обговорень достатньо загалом дотримуватися цієї схеми. В інших корисно ретельно спланувати кожен етап і підетап.

У групі одні люди зазвичай більше схиляються до пошуку ідей, а інші — до вибору рішення. Група загалом теж може мати такі схильності. Дисбаланс виникає, коли розмова надто довго залишається на рівні вільних ідей або коли учасники надто швидко переходять до рішень. Фасилітація допомагає людям і групі приділити кожному етапу належну увагу.

У Loomio

Основний процес Loomio допомагає групам пройти всі етапи: обговорення відкриває різні погляди, а пропозиції зосереджують увагу на рішенні. Схема «діаманта» значною мірою вплинула на початковий дизайн Loomio.
Loomio дає змогу гнучко рухатися між етапами. Наприклад, спроба зосередитися на рішенні через пропозицію може виявити незгоду й повернути групу до глибшого обговорення. Нова інформація допоможе згодом створити кращу пропозицію.
Базові функції Loomio підтримують обидва етапи. Сповіщення учасникам групи про нове обговорення запрошують висловити різні погляди, а кінцеві терміни пропозицій спонукають долучитися до вибору рішення.
Щоб допомогти групі перейти до рішення, користувачі Loomio можуть розпочати пропозицію. Уміння вчасно використовувати пропозиції — одна з ознак дієвої групи. Порада частіше висувати пропозиції допомагає багатьом групам, які зайшли в глухий кут.

Як визначати обсяг роботи

Успішна співпраця часто залежить від того, чи поділили ви роботу на частини відповідного розміру та взялися за них у правильному порядку.

Під час фасилітації може допомогти підхід з управління проєктами. Поставте собі такі запитання:

Що від чого залежить? Які завдання лежать на критичному шляху й що потрібно зробити спочатку, щоб стали можливими наступні кроки?
На чому найважливіше зосередитися? Що можна залишити поза увагою?
Який обсяг роботи реально виконати зараз, щоб досягти корисного результату з наявним часом, силами та інформацією?

Не варто намагатися охопити все одразу. Розділіть роботу на посильні частини. Низка невеликих кроків може привести до вагомого висновку. Часто краще досягти невеликого, але корисного результату, ніж не дійти жодного висновку. Водночас можна надто заглибитися в деталі й не розглянути головних питань.

Під час співпраці ніхто не знає наперед, до чого вона приведе. Тому межі обговорення мають змінюватися в міру його розвитку. Чи буде відгалуження від теми корисним, чи лише відверне увагу, залежить від обставин. Надмірна жорсткість і надмірна гнучкість можуть зашкодити. Часто питання полягає не в доречності теми, а в тому, коли її найкраще розглянути.

Якщо ви запланували зустріч із кількох пов’язаних частин, кожна з яких спирається на попередню й веде до висновку, що змінить усе, і вам вдалося це здійснити — це чудово. Але складні зустрічі частіше затягуються й можуть не відповісти на потреби та очікування учасників. - Сільвія Зуур

Низка невеликих згод

Коли в одному обговоренні змішують забагато питань, виникає плутанина. Групі часто допомагає поділ складного питання на частини. Якщо питання здається безнадійним, заплутаним або суперечливим, можна виокремити окремі запитання й дійти згоди щодо кожного з них. Почніть із того, про що найлегше домовитися. Тоді можна звузити розбіжності до головного й зосередитися на ньому.

У Loomio

Теми обговорення допомагають визначати його межі. У Loomio, навіть більше ніж під час особистої розмови, можна зосередити одну тему на конкретному питанні, а інші питання одночасно обговорювати в інших темах.
Користувачі часто спрямовують розмову словами: «Це виходить за межі цієї теми. Чому б вам не почати окреме обговорення?»
Створення групи в Loomio допомагає визначити, хто до неї належить і що її учасники обговорюватимуть. Так легше триматися в межах теми.
Послідовні пропозиції в Loomio добре підходять для підходу «низка невеликих згод». У межах однієї теми можна досягати невеликих домовленостей, зберігати контекст і спиратися на попередні пропозиції.
Асинхронне спілкування дає змогу окремим людям вийти далеко за межі теми, не затримуючи інших. Вони можуть почати нове обговорення або створити підгрупу й досліджувати питання стільки, скільки потрібно. При цьому група зберігає увагу на своїй основній темі.
Контекст обговорення й опис групи дають змогу визначити їхні межі.

Темп і вибір часу

Продуктивна розмова має свій ритм. Він залежить від багатьох чинників, а знайти його часто допомагає чуття — як музикантові під час імпровізації. Коли час заглибитися в питання, а коли варто зробити крок назад? Коли додати нові відомості, а коли докладніше розглянути вже сказане? Це і є керування темпом.

Учасники мають різні потреби й уподобання: одних доводиться стримувати, а інших — заохочувати рухатися далі. Вдалий темп поєднує поглиблене вивчення питання з поступом уперед. Якщо баланс порушується, одні учасники втрачають терпіння, а інші не встигають за розмовою.

У Loomio

Спілкування в Loomio асинхронне. Люди можуть читати й відповідати у власному темпі, тому розмова знаходить природний ритм.
Можна рухати обговорення вперед, поки хтось обмірковує питання, і водночас продовжувати докладно його розглядати, поки інші вже йдуть далі. У розмові, де всі беруть участь одночасно, це неможливо.
Кінцеві терміни пропозицій допомагають задавати темп. Для термінових питань можна встановити коротший строк, а для інших — довший. Різні рішення можуть ухвалюватися з різною швидкістю.
Ви можете легко змінювати темп власної участі. Якщо розмова рухається для вас надто швидко або повільно, висловіть свою думку, зробіть перерву й поверніться, коли з’явиться пропозиція.
У Loomio «швидке» рішення може зайняти день або два, тоді як під час особистої зустрічі — близько п’яти хвилин. Проте Loomio не здається повільним, як здавалася б дводенна очна зустріч. Обговорення рішення відбувається паралельно з іншою роботою. Зібрати думки всіх у Loomio за два дні часто ефективніше, ніж узгоджувати час спільної зустрічі.
Фасилітація в Loomio нагадує «час кулі» — сцену з «Матриці», де Нео зупиняє час і обходить кулю. Ви можете простежити розвиток живої розмови кадр за кадром.

Керування увагою

Фасилітатор допомагає спрямовувати увагу групи. Обсяг доступної інформації може бути практично безмежним, тому її потрібно відбирати, щоб уникнути перевантаження. Керувати увагою означає співвідносити важливість питань із наявним часом і можливостями групи.

Фасилітація допомагає групі домовитися про мету й межі обговорення або процесу. Це дає основу для визначення пріоритетів. Зменшувати кількість відволікань і повертати розмову до теми — звичні завдання фасилітатора.

Ще одне важливе завдання фасилітатора — допомогти групі приділити питанню достатньо уваги. Коли стає складно, незрозуміло або незручно, люди можуть захотіти завчасно зупинитися чи перейти до іншої теми. Фасилітатор допомагає довести справу до кінця заради спільної мети.

Структуровані процеси й вправи для впорядкування інформації допомагають керувати увагою. Ось кілька прикладів:

Обмеження часу — визначення тривалості мозкового штурму або розмови на певну тему.
Визначення пріоритетів порядку денного — спочатку перелічити все, що люди хочуть обговорити, а потім вибрати найважливіші питання.
Хмара нотаток — зібрати ідеї або запитання, згрупувати їх за змістом і звести до кількох тем.
Список на потім — місце для ідей або запитань, які виникли зараз, але їх доречніше розглянути пізніше.
Який вигляд має успіх? — визначити критерії успіху й утримувати на них увагу групи, доки їх не буде досягнуто.

У Loomio

Один із найважливіших способів керувати увагою в Loomio — розділяти обговорення за темами. Цей формат з’явився в онлайн-спілкуванні десятиліття тому й досі широко використовується, бо допомагає зосередитися. Коли назву теми видно вгорі сторінки, більшості користувачів Loomio зрозуміло, про що саме йдеться.
Активність у Loomio потребує уваги людей, а кожне сповіщення звертається до неї. На основі відгуків користувачів у програмі визначено, які дії варті сповіщення. Наприклад, сповіщення можуть спричиняти коментарі, голоси й висновки, але не вподобання коментаря.
Користувачі можуть керувати тим, скільки уваги приділяють Loomio, за допомогою налаштувань сповіщень. Допомога з цими налаштуваннями дає групі змогу ощадніше використовувати увагу учасників.
Підгрупи також допомагають розподіляти увагу. Якщо питання стосується лише частини людей, його можна винести до підгрупи.
Рішення не дозволяти одночасно розглядати кілька пропозицій у Loomio було свідомим, хоча й не всім подобається. Воно допомагає групі повністю опрацювати одну пропозицію, перш ніж переходити до наступної.

Багато розробників інформаційних систем помилково вважали, що їм потрібно розв’язати проблему нестачі інформації, хоча бракувало уваги. У результаті вони створювали системи, які надавали людям дедалі більше інформації. Натомість були потрібні системи, що добре відсіюють неважливу або недоречну інформацію. — Вікіпедія

Дії фасилітатора

Технік фасилітації так само багато, як і самих фасилітаторів. Про них написано цілі бібліотеки книжок, тому скласти вичерпний перелік можливих дій неможливо.

Проте корисно розрізняти дві категорії дій:

Підтримувальні дії: запрошувати до участі, поглиблювати розмову, допомагати людям висловитися, заохочувати, підтримувати, захищати й давати простір.
Рішучі дії: стримувати, зупиняти, встановлювати межі, переривати, ставити під сумнів, повертати розмову до теми й припиняти неприйнятну поведінку.

Майже всі дії, які фасилітатор застосовує під час особистої зустрічі, можна пристосувати до онлайн-спілкування.

Якщо попросити конкретну людину висловитися, вона може відчути себе школярем, який не знає відповіді. Краще запросити до розмови всіх, хто ще не висловлювався. Це дасть зрозуміти постійним дописувачам, що варто зачекати, а тихішим учасникам — нагоду долучитися. — Сільвія Зуур

У Loomio

У Loomio фасилітатор може писати коментарі, використовувати @mentions, додавати й вилучати користувачів, починати й видаляти обговорення. Ці інструменти підходять для підтримувальних і рішучих дій.
Найпоширеніша дія — коментар. Через нього можна звернутися до групи, запросити людей до участі або попросити змінити певну поведінку.
Дозволи на участь дають порівняно прості, але дієві засоби керування участю користувачів. Наприклад, можна дозволити або заборонити їм починати обговорення чи створювати пропозиції.
Loomio має функції, засновані на довірі, яких немає в деяких інших інструментах. Наприклад, за замовчуванням усі учасники можуть редагувати контекст обговорення, навіть якщо його додала інша людина. Подібний підхід використовують Вікіпедія та проєкти з відкритим кодом.