Знайомство вашої групи з Loomio

Почніть знайомство з Loomio з одного корисного завдання. Підготуйте групу, перш ніж запрошувати людей, допоможіть кожному взяти участь і доведіть процес до висновку.

Виберіть одне корисне завдання для початку

Почніть із реального процесу, який уже потрібен вашій групі. Для першого разу виберіть завдання, яке можна завершити незабаром і яке достатньо важливе, щоб люди захотіли взяти участь.

Наприклад:

• підготуйте порядок денний наступної зустрічі;
• перегляньте й затвердьте протокол зустрічі;
• зберіть відгуки про чернетку документа;
• вирішіть невелике організаційне питання; або
• визначте пріоритети на наступний місяць.

Не переносіть усі обговорення й рішення до Loomio одночасно. Процес, який можна повторювати, дає групі зрозумілу причину повертатися й змогу щоразу покращувати його.

Підготуйте групу, перш ніж запрошувати людей

Підготуйте корисний і впізнаваний простір для людей:

• додайте назву групи, логотип, зображення обкладинки, мету й важливі посилання;
• перевірте налаштування приватності та дозволів групи;
• додайте мітки категорій, які група регулярно використовуватиме;
• створіть перше справжнє обговорення й додайте інформацію, потрібну для участі; і
• створіть пробне обговорення, якщо учасникам буде корисно спробувати коментарі, реакції та голосування без наслідків.

Додайте власне фото до профілю, а логотип організації — до групи. Так людям буде легше впізнати, хто їх запросив і якої організації стосується лист.

Визначте, де виконувати різні завдання

Loomio можна використовувати разом з інструментами, які вже є у вашої групи:

Додавайте посилання на документи й інші системи в опис групи або до обговорення. Використовуйте інтеграції з чатами, щоб важливі події в Loomio з’являлися в каналі, за яким люди вже стежать.

Поясніть учасникам, для чого ви використовуватимете Loomio. Просте правило на кшталт «важливі обговорення й рішення — у Loomio, швидка координація — у чаті» легше засвоїти, ніж призначення нового інструмента без пояснення.

Визначте, як ваша група ухвалює рішення

Loomio не вимагає, щоб усі групи або всі рішення проходили за однаковим процесом. Деякі групи вже мають усталені правила. Інші використовують Loomio, поки разом виробляють чіткіший порядок ухвалення рішень.

Якщо у вас уже є усталений процес

Відтворіть чинні вимоги вашої групи в Loomio. Перед формальним ухваленням рішення переконайтеся, що учасникам зрозуміло:

• які рішення можна ухвалювати в Loomio;
• хто висловлює думку, а хто має повноваження ухвалювати рішення;
• хто має право голосу;
• чи потрібен кворум;
• чи потрібна для рішення проста більшість, кваліфікована більшість, одностайна згода, відсутність заперечень або інша необхідна частка голосів;
• чи набуває рішення чинності після публікації висновку, чи його ще потрібно затвердити деінде; і
• хто зафіксує та виконає висновок.

Якщо електронні рішення регулюються вашим статутом, внутрішніми правилами, політикою або місцевим законодавством, переконайтеся, що процес у Loomio відповідає цим вимогам. Налаштуйте делегованих виборців, параметри пропозицій і шаблони опитувань, щоб узгоджений процес було легко повторювати.

Якщо ваша група ще визначає процес

Почніть обговорення того, як ухвалювати рішення. Перш ніж вибирати спосіб голосування, запропонуйте групі обміркувати:

• Які рішення ми ухвалюємо?
• Кого вони стосуються, з ким слід порадитися і хто відповідає за ухвалення рішення?
• Для яких рішень потрібні поради, відсутність заперечень, консенсус, голосування або делеговані повноваження?
• Який рівень участі чи підтримки потрібен, щоб рішення було чинним?
• Як ми реагуватимемо на заперечення, рівну кількість голосів або недостатню участь?
• Як ми повідомлятимемо про рішення, фіксуватимемо, переглядатимемо й змінюватимемо їх?

Відповіді можуть різнитися для організаційного рішення, політики, виборів і зміни статуту. Порівняйте кілька повних процесів у посібнику «Ухвалення рішень».

Якщо група ще не готова узгодити всі правила, домовтеся про тимчасовий процес для одного рішення з невеликим ризиком. Перш ніж запрошувати людей до участі, поясніть, що означатиме результат. Потім опублікуйте висновок і обговоріть, як пройшов процес. Зафіксуйте висновки групи в її описі, документах про управління або шаблонах для повторного використання.

Запросіть людей

Запросіть людей коротким особистим повідомленням, у якому поясніть:

• чому група використовує Loomio;
• що ви просите їх зробити насамперед;
• коли вам потрібна їхня відповідь; і
• де вони можуть отримати допомогу.

Можете почати з невеликої групи людей, які активно випробують процес, або одразу запросити всю групу, якщо участь кожного потрібна від початку. У будь-якому разі підготуйте обговорення до їхнього приходу, щоб люди не потрапили до порожньої групи.

Допоможіть кожному взяти участь уперше

Перша мета — допомогти кожній людині перейти від отримання запрошення до власного внеску.

Попросіть людей:

1. увійти й додати фото профілю;
2. відкрити вітальне або пробне обговорення;
3. залишити короткий коментар чи реакцію; і
4. проголосувати за пропозицію з невеликими наслідками та, за потреби, пояснити свою позицію.

Учасникам не потрібно створювати пароль. Вони можуть увійти за допомогою електронної пошти і відповідати на відповідні листи з обговорень, не відкриваючи спершу тему в Loomio.

Використовуйте сповіщення обдумано

Доступ до матеріалів і сповіщення про них — різні речі. Учасники групи можуть знайти обговорення у своїй групі, навіть якщо не отримали сповіщення одразу.

Коли починаєте обговорення, сповістіть людей, чия думка потрібна на цьому етапі. Використовуйте @згадки й відповіді, коли звертаєтеся до конкретних людей. Коли згодом відкриється голосування, запросіть тих, хто має право голосу.

Якщо ви створюєте обговорення й опитування разом лише для збору голосів, не надсилайте запрошення до обговорення одразу перед запрошенням до опитування. Почніть обговорення без сповіщення й запросіть людей через опитування або проведіть окреме опитування.

Покажіть учасникам налаштування зведень і сповіщень, особливо якщо вони не планують заходити в Loomio щодня.

Завершіть перший процес

Перший процес має охопити всі основні кроки:

1. Представте тему й надайте потрібний контекст.
2. Запросіть учасників до обговорення або запропонуйте поставити запитання, коли це потрібно.
3. Розпочніть відповідну пропозицію або опитування.
4. За потреби нагадайте тим, хто ще не взяв участі.
5. Опублікуйте висновок: що вирішили й що буде далі.

Висновок завершує процес і зберігає рішення, до якого учасники зможуть повернутися пізніше. Після цього запитайте, що вдалося, скоригуйте процес і виберіть наступне регулярне завдання для роботи в Loomio.

Покроковий процес від обговорення до рішення описано в розділі Ухвалення рішень. Практичні поради для рад наведено в розділі Як познайомити вашу раду з Loomio.