Знайомство вашої групи з Loomio
Познайомте групу з Loomio через одне корисне завдання. Підготуйте групу, перш ніж запрошувати людей, допоможіть кожному взяти участь хоча б раз і доведіть процес до висновку.
Вибір одного корисного завдання для початку
Почніть із реального процесу, який уже потрібен вашій групі. Для першого використання підійде завдання, яке можна завершити невдовзі й яке достатньо важливе, щоб люди мали причину долучитися.
Наприклад:
- підготуйте порядок денний майбутньої зустрічі;
- перегляньте й затвердьте протокол зустрічі;
- зберіть відгуки про проєкт документа;
- вирішіть невелике робоче питання; або
- визначте пріоритети на наступний місяць.
Не переносьте всі обговорення та рішення в Loomio одночасно. Повторюваний процес дає групі зрозумілу причину повертатися й дозволяє вам щоразу вдосконалювати його проведення.
Підготуйте групу, перш ніж запрошувати людей
Підготуйте для людей корисний простір, у якому вони впізнають свою організацію:
- додайте назву групи, логотип, зображення обкладинки, мету та важливі посилання;
- перевірте налаштування приватності та дозволи групи;
- додайте теги категорій, які група регулярно використовуватиме;
- створіть перше обговорення реального питання з потрібною людям довідковою інформацією; і
- створіть навчальне обговорення, якщо учасникам групи буде корисно спробувати коментарі, реакції та голосування без наслідків.
Використовуйте власне фото у своєму профілі, а логотип організації — для групи. Це допомагає людям зрозуміти, хто їх запросив і якої організації стосується електронний лист.
Визначте, де виконувати різні види роботи
Loomio можна використовувати поряд з інструментами, якими ваша група вже користується:
| Для чого | Де це зручно робити |
|---|---|
| Швидкі запитання, неформальне спілкування та оперативні повідомлення | Чат, наприклад Slack, Teams, Matrix або Discord |
| Спільне редагування документа, який постійно оновлюється | Інструмент для спільної роботи з документами |
| Призначення завдань і відстеження їх виконання | Інструмент для керування завданнями або проєктами |
| Зосереджене обговорення, широка участь, ухвалення рішення та збереження запису про нього | Loomio |
Додайте посилання на документи та інші системи до опису групи або контексту обговорення. Використовуйте інтеграції з чатами, щоб повідомляти про важливі дії в Loomio в каналі, який люди вже читають.
Поясніть учасникам групи, що ви очікуєте робити в Loomio. Просте правило на кшталт «важливі обговорення та рішення — у Loomio; швидка координація — у чаті» легше прийняти, ніж новий інструмент без пояснень.
Визначте, як ваша група ухвалює рішення
Loomio не вимагає, щоб усі групи або всі рішення мали однаковий процес. Деякі групи починають роботу з уже встановленими правилами. Інші використовують Loomio, поки разом формують чіткішу практику ухвалення рішень.
Якщо ваш процес уже визначено
Застосуйте наявні вимоги групи в Loomio. Перш ніж розпочати формальний процес ухвалення рішення, переконайтеся, що учасники розуміють:
- які види рішень можна ухвалювати в Loomio;
- хто надає свої міркування й хто має повноваження ухвалювати рішення;
- хто має право голосувати;
- чи потрібен кворум;
- чи потрібні для ухвалення рішення більшість, кваліфікована більшість, одностайна підтримка, згода або інша вимога до частки голосів;
- чи набуває рішення чинності після публікації висновку, чи його потрібно затвердити в іншому порядку; і
- хто запише висновок і виконає зазначені в ньому дії.
Якщо ваша конституція, статут, внутрішні правила або місцеве законодавство регулюють ухвалення рішень в електронній формі, переконайтеся, що процес у Loomio відповідає цим вимогам. Налаштуйте делегованих виборців, параметри пропозицій і шаблони опитувань, щоб узгоджений процес було легко повторювати.
Якщо ваша група ще визначає процес
Розпочніть обговорення того, як слід ухвалювати рішення. Перш ніж обирати інструмент для голосування, запропонуйте групі розглянути такі питання:
- Які види рішень ми ухвалюємо?
- Кого вони стосуються, з ким слід порадитися й хто відповідає за ухвалення рішення?
- Для яких рішень потрібні поради, згода, консенсус, голосування або делеговані повноваження?
- Який рівень участі чи підтримки робить рішення чинним?
- Як ми реагуватимемо на заперечення, рівні результати або недостатню участь?
- Як ми повідомлятимемо про рішення, записуватимемо, переглядатимемо й змінюватимемо його?
Відповіді можуть бути різними для робочого рішення, внутрішніх правил, виборів і зміни конституції. Перегляньте Ухвалення рішень, щоб порівняти кілька повних процесів.
Якщо група ще не готова визначити всі правила, домовтеся про тимчасовий процес для одного рішення з невеликим ризиком. Перш ніж запрошувати людей до участі, поясніть, що означатиме результат, опублікуйте висновок, а потім оцініть, як пройшов процес. Запишіть те, чого навчилася група, в її описі, документах щодо управління або багаторазових шаблонах.
Запросіть людей
Запросіть людей коротким особистим повідомленням, яке пояснює:
- чому група використовує Loomio;
- що ви просите їх зробити спочатку;
- коли вам потрібна їхня відповідь; і
- де вони можуть отримати допомогу.
Ви можете почати з невеликої групи людей, які активно випробовуватимуть процес, або запросити всю групу, якщо участь усіх потрібна від початку. У будь-якому разі підготуйте для них обговорення, перш ніж запрошувати їх до групи.
Допоможіть кожному взяти участь хоча б раз
Перша мета — щоб кожна людина після отримання запрошення зробила свій внесок.
Попросіть людей:
- увійти та додати фото профілю;
- відкрити вітальне або навчальне обговорення;
- додати короткий коментар або реакцію; і
- проголосувати щодо пропозиції без серйозних наслідків і, якщо це корисно, вказати причину.
Учасникам групи не потрібно створювати пароль. Вони можуть увійти за допомогою електронної пошти, а також відповідати на електронні листи обговорень, які підтримують відповіді, без попереднього переходу до теми.
Використовуйте сповіщення обдумано
Доступ до вмісту та сповіщення про нього — окремі речі. Учасники групи можуть знайти обговорення у своїй групі, навіть якщо не отримали сповіщення одразу.
Починаючи обговорення, сповістіть людей, чия думка потрібна на цьому етапі. Використовуйте @згадки та відповіді, коли просите конкретних людей відповісти. Коли згодом розпочнеться голосування, запросіть виборців, які мають право голосувати.
Якщо ви створюєте обговорення й опитування разом лише для збору голосів, не надсилайте запрошення до обговорення й одразу після нього запрошення до опитування. Або почніть обговорення без сповіщення людей і запросіть їх через опитування, або проведіть окреме опитування.
Покажіть учасникам групи налаштування огляду активності та сповіщень, особливо якщо вони не планують відвідувати Loomio щодня.
Завершіть перший процес
Перший процес має продемонструвати повну послідовність дій:
- Представте тему й надайте контекст.
- Запросіть до обговорення або запропонуйте поставити запитання, коли це потрібно.
- Розпочніть відповідну пропозицію або опитування.
- За потреби нагадайте людям, які ще не долучилися.
- Опублікуйте висновок, у якому зазначте, що було вирішено й що відбудеться далі.
Висновок завершує процес і створює запис, до якого учасники групи зможуть повернутися згодом. Після цього запитайте, що спрацювало, скоригуйте процес і визначте наступне повторюване завдання для виконання в Loomio.
Щоб ознайомитися з послідовністю від обговорення до рішення за участю фасилітатора, перегляньте Ухвалення рішень. Практики для правління описано в розділі Знайомство вашого правління з Loomio.