Ухвалення рішень і прийняття рішень онлайн
Членам правління та комітетів часто потрібно ухвалювати рішення між засіданнями. Такі питання управління потребують обговорення, коли:
- на засіданні правління не вистачило часу для ухвалення рішення,
- рішення не потребує тривалого обговорення, зокрема якщо це адміністративне питання,
- внутрішня або зовнішня подія вимагає дій правління до наступного засідання,
- хтось із членів правління хоче обговорити з правлінням певне питання.
У Loomio
Створіть тему й розпочніть обговорення: - Опишіть питання або рішення, яке ви хочете ухвалити, - запросіть членів правління поділитися думками та відомою їм інформацією, щоб усі могли зрозуміти їхню позицію щодо питання чи рішення між засіданнями, - заохочуйте учасників долучатися до обговорення та відповідати на коментарі.
Коли будете готові, створіть опитування та запросіть учасників проголосувати. Якщо питання просте, використайте Пропозиція. Якщо воно складніше, використайте опитування Перевірка сенсу, щоб дізнатися, як учасники ставляться до пропозиції. - Сформулюйте рішення та запросіть учасників проголосувати, - попросіть учасників пояснити свій голос, особливо якщо вони хочуть уточнити свою позицію, - виберіть варіанти голосування, які відповідають порядку ухвалення рішень вашою радою. - Ви можете затвердити рішення, ухвалене поза засіданням, і внести його до протоколу на наступному засіданні ради.
Якщо рішення не здобуло підтримки, це не означає невдачу. Запитайте учасників, які зміни допомогли б їм його підтримати. Так ви зможете поліпшити рішення. Нова Пропозиція з урахуванням цих змін матиме більше шансів здобути підтримку.
Коли голосування за пропозицію завершиться, опублікуйте висновок. Повідомте всім, яке рішення ухвалено і що буде далі.
Приклади рішень між засіданнями
Рішення про придбання нерухомості
На попередньому засіданні правління обговорювало придбання нерухомості. Один із членів правління попросив незалежний інженерний висновок, перш ніж ухвалювати рішення. Правління погодилося придбати нерухомість за умови, що висновок буде задовільним. Оскільки придбання потрібно завершити до наступного засідання, правління вирішило завантажити готовий висновок у Loomio, обговорити його там і ухвалити остаточне рішення щодо придбання.
Рішення про страхування відповідальності членів правління та посадових осіб
На засіданні правління зазначили, що наближається час щорічного поновлення страхування. Оскільки це адміністративне питання, правління вирішило використати Loomio, щоб обговорити заяву на поновлення, зібрати потрібну інформацію від кожного члена правління, подати заяву та прийняти пропозицію щодо поновлення страхування.
Порушення безпеки на одному з наших об’єктів
На об’єкті стався злам і викрадення майна, що створило ризики для організації та працівників. Членів правління потрібно повідомити про подію та ризики, щоб вони могли визначити належні дії.
Член правління порушив питання гендерного та іншого різноманіття складу правління
Член правління навів вагомі аргументи й докази на користь того, що склад правління має бути різноманітнішим і краще представляти організацію. Членам правління потрібно ознайомитися з інформацією, поставити запитання, обговорити питання й вирішити, як діяти.
Зберігання рішень і пов’язаних обговорень
Для правлінь ведення документації є вимогою закону, а для комітетів — належною практикою.
Сьогодні багато організацій ведуть і зберігають протоколи, рішення, політики та інші важливі документи в електронному вигляді. Документи створюють і затверджують, поширюють і використовують, зберігають, а згодом утилізують.
У Loomio
Протоколи, звіти, рішення та інші документи можна додати до теми засідання: у контекст теми, в опитування або до будь-якого коментаря в темі. Так документи залишаються пов’язаними з відповідним обговоренням.
Список файлів також доступний на вкладці Файли.
У будь-якій темі чи опитуванні ви також можете додати посилання на документ у вашій системі керування документами. Знайдіть посилання для спільного доступу до документа, скопіюйте його та вставте в тему, опитування або коментар.
Кожен, хто має дозвіл на доступ, зможе перейти за посиланням і прочитати документ.
Обговорення та рішення в Loomio документуються, тому ви можете перевірити, як правління ухвалювало рішення. Легко побачити, що й коли було вирішено. Якщо члени правління обговорювали рішення, коментували його та голосували, ви також знатимете, як і чому його ухвалили.
З часом у вас накопичиться історія роботи організації, у якій можна легко знайти попередні рішення та пов’язані з ними обговорення.
У Loomio всі дані зберігаються на кількох дисках у різних місцях, у хмарі, і щодня копіюються для резервного зберігання. Завантажені файли зберігаються на серверах, де сучасні технології допомагають уникати перевантажень і збоїв.