Ухвалення рішень онлайн

Учасникам правлінь і комітетів часто потрібно ухвалювати рішення між засіданнями. Це управлінські рішення та обговорення у випадках, коли:

• На засіданні правління не вистачило часу для ухвалення рішення,
• рішення не потребує тривалого обговорення (зокрема щодо адміністративних питань),
• усередині організації або поза нею сталася подія, яка вимагає дій правління до наступного засідання,
• учасник правління хоче розглянути з правлінням певне питання.

У Loomio

Створіть тему й розпочніть обговорення: - Представте питання або рішення, яке ви хотіли б ухвалити, - запросіть учасників правління поділитися в коментарях своїми думками, поглядами та наявною інформацією, щоб усі могли зрозуміти їхню позицію щодо питання або рішення, яке розглядається поза засіданням, - заохочуйте учасників долучатися, публікуючи коментарі або відповідаючи на них.

Коли будете готові, створіть опитування та запросіть учасників голосувати. Якщо питання просте, використайте Пропозицію, а якщо складніше — опитування Перевірка думок, щоб прямо запитати інших учасників, що вони думають про пропозицію. - Сформулюйте рішення та запросіть людей голосувати, - попросіть людей зазначити причину свого голосу, особливо якщо вони хочуть уточнити якісь положення, - виберіть варіанти, які відповідають процесам ухвалення рішень вашого правління. - Ви можете затвердити рішення, ухвалене поза засіданням, і внести його до протоколу на наступному засіданні правління.

Якщо рішення не отримало підтримки, це не означає невдачу. Ви можете запитати учасників, які зміни дали б їм змогу погодитися з рішенням. Це допоможе вам виробити краще рішення. Нова пропозиція зі змінами матиме більше шансів отримати підтримку.

Сформулюйте висновок, коли пропозиція закриється. Повідомте всім, яке рішення ухвалено та що відбудеться далі.

Приклади рішень, ухвалених між засіданнями

Рішення про придбання нерухомості

На останньому засіданні правління обговорювали придбання нерухомості. Один з учасників правління вимагав незалежного інженерного звіту перед ухваленням рішення. На засіданні правління погодилося придбати нерухомість за умови задовільного інженерного звіту. Однак, оскільки придбання має відбутися до наступного засідання, правління домовилося завантажити готовий інженерний звіт до Loomio для обговорення та ухвалення остаточного рішення про придбання нерухомості в Loomio.

Рішення про погодження страхування відповідальності директорів і посадових осіб

На засіданні правління зазначили, що наближається щорічне поновлення страхування. Оскільки це вважалося адміністративним питанням, правління домовилося використати Loomio, щоб обговорити заяву на поновлення, отримати необхідну інформацію від кожного учасника правління, подати заяву та погодити запропоновані умови поновлення страхування.

На одному з наших об’єктів сталося порушення безпеки

Сталися злам і крадіжка майна, що створили ризики для організації та працівників. Учасників правління потрібно повідомити про подію та ризики, щоб вони могли оцінити належні заходи реагування.

Учасник правління порушив питання гендерного балансу та різноманітності складу правління

Учасник правління навів вагомі аргументи та докази того, що склад правління слід урізноманітнити, щоб він краще представляв організацію. Учасникам правління потрібно опрацювати інформацію, поставити запитання, обговорити питання та вирішити, як діяти.

Збереження записів про ухвалені рішення та пов’язані обговорення

Ведення документації є законодавчою вимогою для правлінь і належною практикою для комітетів.

Сьогодні багато організацій оформлюють і зберігають офіційні протоколи, постанови, політики та ключові рішення в електронному вигляді. Документи створюють і затверджують, поширюють і використовують, залишають на зберігання, а зрештою знищують.

У Loomio

Протоколи, звіти, постанови та інші документи можна додавати до теми засідання: у контексті теми, в опитуванні або в будь-якому коментарі теми. Завдяки цьому документи завжди пов’язані з відповідним обговоренням.

Список файлів також доступний на вкладці Файли.

Ви також можете додати до будь-якої теми або опитування посилання на документ, що зберігається у вашій системі керування документами. Знайдіть посилання для спільного доступу до документа, скопіюйте його та вставте у свою тему, опитування або коментар.

Кожен, хто має дозвіл на доступ, зможе натиснути посилання, щоб відкрити та прочитати документ.

Оскільки обговорення та рішення в Loomio вже задокументовані, ви можете надійно перевірити весь процес ухвалення рішень вашим правлінням. Ви можете легко показати, що й коли було вирішено. Якщо учасники правління обговорювали питання, залишали коментарі та голосували за рішення, ви також знатимете, як і чому кожне рішення було ухвалено.

З часом ви створюєте історію своєї організації, у якій можна легко шукати та знаходити попередні рішення й пов’язані обговорення.

У Loomio всі дані записуються та зберігаються на кількох дисках у кількох місцях, у хмарі, а резервні копії створюються щодня. Завантажені файли зберігаються на серверах, які використовують сучасні технології для усунення вузьких місць і точок відмови.