Підготуйтеся до зустрічі

Ефективні зустрічі є продуктивними, залучають усіх до участі та сприяють співпраці. Вони допомагають підвищити залученість, побудувати міцні стосунки, узгодити спільні цілі, ухвалювати якісніші рішення швидше, підтримувати творче мислення та інновації, отримувати зворотний зв’язок і постійно вдосконалювати роботу.

Використовуйте Loomio, щоб спланувати ефективну зустріч: залучайте людей із самого початку, узгоджуйте найважливіші питання та краще використовуйте ваш спільний час.

Якщо група лише починає користуватися Loomio, почніть зі сторінки Знайомство вашої групи з Loomio, а потім використайте цей процес підготовки до зустрічей як перший регулярний робочий процес.

Ось кілька дій, які допоможуть зробити наступне засідання правління або комітету ефективним...

Визначте основні питання зустрічі та перегляньте попередні дії

Визначте основні питання зустрічі, щоб присвятити ваш спільний час обговоренню найважливішого.

Запрошення учасників долучитися до формування порядку денного допомагає всім узгодити пріоритети, обміркувати питання та налаштуватися на зустріч.

Дії: - зосередьте зустріч на найважливіших питаннях, - перевірте виконання дій із попередніх зустрічей та обговоріть їх з учасниками.

У Loomio

Використовуйте Обговорення в Loomio, щоб підготуватися до зустрічі: * нагадайте учасникам про майбутню зустріч, * запропонуйте залишити коментарі щодо найважливіших питань, на яких варто зосередитися, * підсумуйте дії, погоджені на попередній зустрічі, та попросіть повідомити про їх виконання.

Оголосіть порядок денний і сповістіть учасників

Оголосіть зустріч із чітким порядком денним. Додайте матеріали, посилання на основні документи та сповістіть учасників.

Це допоможе всім підготуватися до зустрічі: прочитати матеріали, обміркувати питання для обговорення та рішення, які потрібно ухвалити. Так учасники з більшою ймовірністю прийдуть на зустріч, розуміючи контекст і підготувавшись до роботи.

Дії: - підготуйте порядок денний, документи, матеріали та документи для правління, - сповістіть учасників про зустріч і надішліть матеріали.

У Loomio

Використовуйте Обговорення в Loomio, щоб підготуватися до засідання правління: * зазначте подробиці зустрічі, * додайте порядок денний, документи та інші матеріали зустрічі або посилання на них, * запросіть учасників за допомогою сповіщення, * перевіряйте «Переглянуто», щоб бачити, хто прочитав тему.

Хоча тема в Loomio схожа на лист електронною поштою, вона має переваги: - ви можете бачити, хто прочитав тему, і нагадати тим, хто ще її не прочитав, - відповіді та коментарі учасників бачать усі, хто має дозвіл переглядати тему, - усі обговорення та запитання щодо порядку денного чи матеріалів зустрічі зібрані в одному місці.

Учасники можуть легко знайти всю інформацію про зустріч в одному місці, уникаючи заплутаних ланцюжків листів і втрати важливої інформації серед вхідних листів.

Підтвердьте підготовку

Попросіть учасників залишити коментар із підтвердженням, що вони прочитали порядок денний і матеріали та підготувалися до зустрічі. Використовуйте Переглянуто, щоб визначити, кому може знадобитися нагадування.

Знайдіть час для зустрічі

Багатьом адміністраторам часто складно знайти зручний час для зустрічі.

У Loomio

Якщо ви ще не визначили дату й час зустрічі або вам потрібно знайти час для майбутньої зустрічі, скористайтеся Опитуванням щодо часу.

Опитування щодо часу допомагає побачити, коли всі можуть зустрітися, і знайти найкращий час, зменшуючи витрати часу й зусиль на це звичне завдання адміністратора.

Учасники групи в різних часових поясах бачитимуть дати й час у своєму часовому поясі.

Коли опитування щодо часу закриється, виберіть найкращий час і надішліть сповіщення про висновок із запрошенням у календарі, щоб учасники групи могли додати зустріч до своїх календарів.

Затвердьте протокол

Затвердження протоколу є стандартною практикою для офіційних зустрічей і корисною практикою для всіх зустрічей.

Протокол фіксує перебіг зустрічі, ключові питання, порушені під час обговорення, результати ухвалених рішень і те, як голосували учасники. Він містить узгоджені дії та відповідальних за них осіб і часто слугує основою для наступної зустрічі.

Протокол нагадує присутнім про зміст зустрічі, допомагає відсутнім ознайомитися з ним і слугує документом, до якого можна звернутися в разі конфлікту.

У Loomio

Опублікуйте протокол у темі зустрічі в Loomio протягом кількох днів після зустрічі та запросіть учасників затвердити його. Так учасники зможуть розглянути протокол, поки зустріч ще свіжа в пам’яті, і згадати про свої завдання. Це також заощадить час під час вашої зустрічі.

У прикладі вище використано опитування з методом Вибір і двома варіантами: «Прийняти» або «Переглянути».

Коли всі проголосують і опитування закриється, сформулюйте висновок, щоб усі знали, що відбулося.

Якщо ваш порядок проведення зустрічей передбачає офіційне затвердження на наступній зустрічі, додайте до порядку денного пункт про визнання та підтвердження опитувань і рішень, ухвалених у Loomio, і зафіксуйте це в протоколі зустрічі.

Наприклад: «Чи бажає хтось змінити свої голоси в Loomio? Якщо ні, ухвалімо офіційне затвердження опитувань, проведених у Loomio за минулий період».

Затвердьте звіти

У більшості порядків денних передбачено час для представлення, обговорення та затвердження звітів: наприклад, звіту виконавчого директора, фінансового звіту, звітів про операційну діяльність, охорону праці та безпеку, а також звітів про проєкти.

Звіти допомагають усім сформувати спільне розуміння ситуації, проте їх розгляд може забирати цінний час зустрічі, який можна використати ефективніше.

У Loomio

Додайте звіти або посилання на них до теми вашої зустрічі та запропонуйте поставити запитання щодо звітів до початку зустрічі.

Учасники отримують і читають звіти у зручний для них час і в зручному місці. Читаючи й обмірковуючи звіти, вони можуть залишати коментарі, ставити запитання та переглядати відповіді в Loomio.

Запитання одного учасника, ймовірно, цікавить й інших, тому відповідь на нього бачать усі учасники групи в Loomio.

Коли учасники звикнуть обговорювати звіти в Loomio, заощадьте ще трохи часу: запропонуйте затвердити звіти до початку зустрічі.

Якщо ваш порядок проведення зустрічей вимагає офіційного затвердження на наступній зустрічі, додайте до порядку денного пункт для розгляду та підтвердження опитувань і рішень, ухвалених у Loomio, та зафіксуйте це в протоколі зустрічі.

Наприклад: "Чи бажає хтось змінити свої голоси в Loomio? Якщо ні, пропоную ухвалити рішення про офіційне затвердження опитувань, проведених у Loomio за минулий період."

Цю сторінку перекладено автоматично. Якщо якесь слово неправильне або незрозуміле, напишіть на contact@loomio.org, і ми виправимо переклад.