Підготуйтеся до зустрічі

Ефективні зустрічі дають змогу працювати продуктивно й залучати всіх до співпраці. Вони допомагають налагоджувати стосунки, узгоджувати позиції, швидше ухвалювати кращі рішення, обмінюватися відгуками та знаходити нові ідеї.

Плануйте зустрічі в Loomio: залучайте людей від самого початку, визначайте найважливіші теми й використовуйте спільний час з користю.

Якщо ваша група ще не користувалася Loomio, почніть зі сторінки Знайомство вашої групи з Loomio. Потім використовуйте цей порядок підготовки як перший регулярний процес.

Ось кілька способів зробити наступне засідання правління чи комітету ефективнішим...

Визначте головні теми й перегляньте виконання завдань

Визначте головні теми зустрічі, щоб присвятити спільний час найважливішим питанням.

Запросіть учасників запропонувати питання до порядку денного. Це допоможе всім узгодити пріоритети й підготуватися до розмови.

Дії: - зосередьте зустріч на найважливішому, - обговоріть з учасниками виконання завдань із попередніх зустрічей.

У Loomio

Створіть Обговорення в Loomio, щоб підготуватися до зустрічі: * нагадайте учасникам про майбутню зустріч, * запропонуйте висловитися про найважливіші питання, * підсумуйте завдання з попередньої зустрічі й попросіть повідомити про їх виконання.

Порядок денний і повідомлення учасників

Оголосіть зустріч і чіткий порядок денний. Додайте матеріали, посилання на ключові документи й повідомте учасників.

Так кожен зможе прочитати матеріали й обміркувати теми для обговорення та рішення, які потрібно ухвалити. Учасники прийдуть на зустріч підготовленими.

Дії: - підготуйте порядок денний, документи та інші матеріали для засідання, - повідомте учасників про зустріч і надішліть матеріали.

У Loomio

Створіть Обговорення в Loomio, щоб підготуватися до засідання правління: * повідомте подробиці зустрічі, * додайте порядок денний, документи й інші матеріали або посилання на них, * надішліть учасникам сповіщення, * перевіряйте показник «Переглянуто», щоб бачити, хто прочитав тему.

Тема в Loomio подібна до листування електронною поштою, але має переваги: - ви бачите, хто прочитав тему, і можете нагадати тим, хто ще не прочитав, - відповіді й коментарі учасників бачать усі, хто має доступ до теми, - обговорення порядку денного й матеріалів зустрічі зберігається в одному місці.

Учасники легко знайдуть усю інформацію про зустріч в одному місці. Їм не доведеться шукати важливі відомості в довгих ланцюжках електронних листів.

Підтвердіть готовність

Попросіть учасників залишити коментар, щоб підтвердити, що вони прочитали порядок денний і матеріали та готові до зустрічі. За показником Переглянуто визначте, кому варто нагадати.

Знайдіть час для зустрічі

Узгодження часу зустрічі часто забирає в адміністраторів багато зусиль.

У Loomio

Якщо дату й час зустрічі ще не визначено або потрібно запланувати наступну зустріч, скористайтеся Опитуванням щодо часу.

Опитування щодо часу допомагає побачити, коли кожен учасник може зустрітися, і вибрати найкращий час. Це спрощує організацію зустрічі.

Учасники в різних часових поясах побачать дати й час відповідно до свого часового поясу.

Коли опитування щодо часу завершиться, виберіть найкращий час і надішліть сповіщення про висновок із запрошенням у календарі. Так учасники зможуть додати зустріч до своїх календарів.

Затвердьте протокол

Затверджувати протокол прийнято на офіційних засіданнях, але це корисно й для інших зустрічей.

Протокол фіксує перебіг зустрічі, основні питання обговорення, ухвалені рішення й те, як голосували учасники. У ньому також зазначають узгоджені дії та відповідальних осіб. Часто він стає відправною точкою для наступної зустрічі.

Протокол нагадує присутнім про домовленості, інформує тих, хто не зміг бути на зустрічі, і дає змогу звернутися до запису в разі суперечок.

У Loomio

Протягом кількох днів після зустрічі опублікуйте протокол у темі зустрічі в Loomio й запросіть учасників його затвердити. Так вони зможуть переглянути домовленості, поки зустріч ще свіжа в пам’яті. Це також заощадить час на наступній зустрічі.

У прикладі вище використано опитування Виберіть із двома варіантами: «Прийняти» й «Переглянути».

Коли всі проголосують і опитування завершиться, опублікуйте висновок, щоб усі знали, яке рішення ухвалено.

Якщо за правилами ваших зустрічей рішення потрібно формально затвердити на наступному засіданні, додайте до порядку денного підтвердження опитувань і рішень, ухвалених у Loomio. Зафіксуйте це в протоколі.

Наприклад: «Чи хоче хтось змінити свій голос у Loomio? Якщо ні, пропоную формально затвердити результати опитувань, проведених у Loomio з часу попередньої зустрічі».

Затвердьте звіти

У порядку денному більшості зустрічей передбачають час, щоб представити, обговорити й затвердити звіти. Це можуть бути звіти керівника, фінансові, операційні, про охорону здоров’я та безпеку, а також проєктні звіти.

Звіти допомагають усім зрозуміти стан справ, але можуть забрати чимало часу зустрічі. Цей час можна використати для інших питань.

У Loomio

Додайте звіти до теми зустрічі або посилання на них і запросіть учасників поставити запитання до зустрічі.

Учасники отримають звіти й прочитають їх у зручний час. Під час читання вони можуть залишати коментарі, ставити запитання й переглядати відповіді в Loomio.

Запитання одного учасника може цікавити й інших. Коли хтось на нього відповість, відповідь побачать усі учасники групи в Loomio.

Коли учасники звикнуть обговорювати звіти в Loomio, спробуйте затверджувати їх до зустрічі. Це дасть змогу заощадити ще трохи часу.

Якщо за правилами ваших зустрічей рішення потрібно формально затвердити на наступному засіданні, додайте до порядку денного підтвердження опитувань і рішень, ухвалених у Loomio. Зафіксуйте це в протоколі.

Наприклад: «Чи хоче хтось змінити свій голос у Loomio? Якщо ні, пропоную формально затвердити результати опитувань, проведених у Loomio з часу попередньої зустрічі».