A Loomio bevezetése az igazgatóságodban
A Loomio online teret adhat az igazgatóságodnak vagy bizottságodnak a találkozókhoz, a megbeszélésekhez és a döntésekhez. A szervezet munkájáról visszakövethető dokumentáció is készülhet benne.
Kezdd az Így vezesd be a Loomiót a csoportodban című útmutató általános lépéseivel. Ez az oldal az igazgatóságokra és bizottságokra vonatkozó szempontokat egészíti ki.
Ha az igazgatóságnak csak néhány tagja vesz részt, a Loomio kevés hasznot hoz. Az információk és a beszélgetések valószínűleg továbbra is több eszköz között szóródnak szét, elvesznek az e-mail-fiókokban, a zavar pedig mindenki idejét veszi el.
Gondold át, milyen problémát szeretnétek megoldani a Loomióval: például javítani és követni a kommunikációt, vagy megőrizni a szervezeti tudást. Ezután az igazgatóság közösen kötelezze el magát amellett, hogy a munkáját áthelyezi a Loomióba, és ösztönözz mindenkit az érdemi részvételre.
Adminisztrátorként az a fő feladatod, hogy az igazgatóság igényeihez igazítva állítsd be a Loomiót.
Ösztönözd az igazgatóság tagjait, hogy csatlakozzanak és részt vegyenek a munkában. Legyenek képesek:
- Bejelentkezni a Loomióba
- Elolvasni a szálakat és hozzászólni
- Szavazni a szavazásokon
- Átlátni, hogyan működnek az igazgatóság döntéshozatali eljárásai a Loomióban
Ellenőrizd a technikai felkészültséget
Az igazgatóság tagjainak internetkapcsolattal rendelkező számítógépre vagy okostelefonra lesz szükségük. Tudniuk kell e-mailt küldeni és fogadni, böngészni az interneten, digitális dokumentumokat olvasni, valamint videókat nézni és hallgatni.
Ellenőrizd, hogy minden tagnak rendelkezésére állnak-e a következők:
- korszerű eszköz: számítógép, táblagép vagy okostelefon e-mail-hozzáféréssel és modern böngészővel
- internetkapcsolat Wi-Fi-n, Ethernet-kábelen vagy mobiladat-kapcsolaton keresztül (3G vagy gyorsabb)
- az e-mail-küldés és -fogadás, az internetes böngészés, a dokumentumok letöltése és a videók lejátszása.
A Loomio minden elterjedt böngészővel működik, például a Google Chrome-mal, a Microsoft Edge-dzsel, a Firefoxszal és az Apple Safarival. A régi, elavult böngészők, például a Microsoft Internet Explorer, nem feltétlenül működnek.
Ha gondod van a Loomio használatával az eszközödön, fordulj a Loomio ügyfélszolgálatához.
Állítsd be a csoportodat
A csoport leírása
A csoport leírása az első, amit az emberek látnak, amikor megérkeznek a Loomio-csoportodba. Írd le benne a csoport célját és a közös munkát, hogy az új tagok könnyen eligazodjanak. Adj meg minden további információt, amely segíti a tájékozódást és a részvételt.
Például köszöntsd a tagokat, és írd le, hogy ez a szervezet kommunikációjának és irányításának online tere:
- Emlékeztesd a tagokat az igazgatóság vagy bizottság céljára.
- Vázold fel, hogyan használjátok majd a Loomiót: az ülések előkészítésére, a megbeszélések folytatására, a döntéshozatalra és az ülések közötti munka követésére.
- Tedd egyértelművé, ki fér hozzá a csoporthoz, ki olvashatja a tartalmát, és ki vehet részt benne.
- Csatold vagy linkeld a háttéranyagokat és a szervezet irányításával kapcsolatos dokumentumokat.
Ellenőrizd az adatvédelmi és jogosultsági beállításokat
A Loomio-csoportok alapértelmezés szerint Titkos beállításúak. Ez azt jelenti, hogy csak azok tudnak a csoport létezéséről, akiket kifejezetten meghívsz.
Nézd át a tagok jogosultságait, és igazítsd őket a csoport tagjainak tapasztalatához. Kezdetben segíthet, ha néhány jogosultságot kikapcsolsz, hogy egyszerűbb legyen az indulás. Később bármikor visszaállíthatod őket, amikor mindenki jobban megismerte a Loomiót.
Kategóriacímkék
Adj hozzá a szervezetedhez illő kategóriacímkéket. Ha előre beállítod őket, mindenki könnyebben használhatja a címkéket, és megtalálhatja a keresett szálakat és információkat.
Állítsd be a személyes profilodat
A személyes profilod segít a csoport tagjainak felismerni téged, és megbizonyosodni arról, hogy a tőled kapott üzenetek valóban tőled származnak.
Kezeld a csoport tagságát
Ellenőrizd, hogy az igazgatóság vagy bizottság minden tagját meghívtad a csoportba, és mindenki elfogadta a meghívását.
Kezdj egy igazgatósági folyamattal
Az általános bevezető útmutató bemutatja, hogyan segíthetsz mindenkinek legalább egyszer hozzászólni és szavazni. Az igazgatóságban ezután próbáljatok ki egy rendszeresen visszatérő eljárást, például a napirend előkészítését, a jegyzőkönyv jóváhagyását, egy jelentés áttekintését vagy egy kisebb döntés meghozatalát két ülés között.
Állapodjatok meg arról, hogy a Loomióban hozott döntések a következtetés közzétételekor lépnek-e hatályba, vagy a következő ülésen kell jóváhagyni őket. Rögzítsétek a megállapított határozatképességi feltételt, a szükséges szavazati arányt, a szavazásra jogosultak körét és az utólagos jóváhagyás menetét a csoport leírásában vagy az irányítási dokumentumokban.