A Loomio bevezetése az igazgatóságodban
A Loomio olyan online hely lehet, ahol az igazgatóságod vagy bizottságod találkozik, beszélget, döntéseket hoz, és ellenőrizhető nyilvántartást vezet a szervezeted számára.
Kezdd A Loomio bevezetése a csoportodban című útmutató általános lépéseivel. Ez az oldal az igazgatóságokra és bizottságokra vonatkozó szempontokkal egészíti ki őket.
A Loomio azonban kevés hasznot hoz, ha az igazgatóságodnak csak néhány tagja vesz részt benne. Az információk és az üzenetek valószínűleg továbbra is több eszköz között szóródnak szét, elvesznek az e-mailek között, és a zavar mindenki idejét pazarolja.
Gondold át, milyen problémát szeretnél megoldani a Loomio használatával: például javítani és követhetővé tenni a kommunikációt, vagy megőrizni a szervezetben felhalmozott tudást. Ezután az igazgatóság közösen vállalja, hogy a munkát áthelyezi a Loomióba, te pedig ösztönözz mindenkit arra, hogy tegyen erőfeszítést ennek érdekében.
Adminisztrátorként az elsődleges célod az, hogy az igazgatóságod munkájához megfelelően állítsd be a Loomiót.
Ösztönözd az igazgatósági tagokat a csatlakozásra és a részvételre. Legyenek képesek:
- Bejelentkezni a Loomióba
- Elolvasni a szálakat és hozzászólni azokhoz
- Szavazni a szavazásokon
- Megérteni, hogyan működnek a szervezetirányítási gyakorlatok a Loomióban
Ellenőrizd a technikai felkészültséget
Az igazgatósági tagoknak internethez csatlakozó számítógépre vagy okostelefonra lesz szükségük. Tudniuk kell e-mailt küldeni és fogadni, böngészni a weben, digitális dokumentumokat olvasni, valamint videókat nézni és azok hangját meghallgatni.
Ellenőrizd, hogy a tagok rendelkeznek-e az alábbiakkal:
- naprakész eszköz: számítógép, táblagép vagy okostelefon e-mail-hozzáféréssel és modern internetböngészővel
- internetkapcsolat WIFI-n, Ethernet-kábelen vagy mobiladat-előfizetésen keresztül (3G vagy újabb)
- az e-mailek küldéséhez és fogadásához, az internetes böngészéshez, a dokumentumok letöltéséhez és a videók lejátszásához szükséges ismeretek.
A Loomio minden szokásos internetböngészővel működik, például a Google Chrome, a Microsoft Edge, a Firefox és az Apple Safari böngészővel. A régi, elavult böngészők, például a Microsoft Internet Explorer, nem feltétlenül működnek.
Ha problémád van a Loomio használatával az eszközödön, lépj kapcsolatba a Loomio ügyfélszolgálatával.
Állítsd be a csoportodat
A csoport leírása
A csoport leírását látják először az emberek, amikor megérkeznek a Loomio-csoportodba. Írd meg úgy, hogy az új tagok megértsék a csoport célját és a közösen végzendő munkát. Adj meg minden további információt, amely segíti a tájékozódást és ösztönzi a részvételt.
Például üdvözöld az embereket, és mondd el nekik, hogy ez a közös online helyük a szervezet kommunikációjához és irányításához:
- Emlékeztesd a tagokat az igazgatóság vagy bizottság céljára.
- Vázold fel, hogyan tervezitek használni a Loomiót: felkészülés az ülésekre, a beszélgetések előrevitele, döntéshozatal és a folyamatban lévő ügyek követése az ülések között.
- Tisztázd, ki fér hozzá a csoporthoz, ki olvashatja a tartalmát és ki vehet részt a munkájában.
- Csatold vagy linkeld a háttéranyagokat és a szervezetirányítási dokumentumokat.
Ellenőrizd az adatvédelmi és jogosultsági beállításokat
A Loomio-csoportok alapértelmezés szerint Titkos csoportok, ami azt jelenti, hogy csak azok tudnak a csoport létezéséről, akiket kifejezetten meghívsz oda.
Nézd meg a tagok jogosultságait, és állítsd be őket a csoportod tagjainak felkészültségéhez igazodva. Kezdetben segíthet néhány jogosultság elvétele, hogy elkerüld a zavart. A jogosultságokat bármikor visszaállíthatod, ahogy mindenki egyre jobban megismeri a Loomiót.
Kategóriacímkék
Adj hozzá a szervezetednek megfelelő kategóriacímkéket. Ha előre beállítod őket, mindenkinek könnyebb lesz használni a címkéket, és megtalálni a keresett szálakat és információkat.
Állítsd be a személyes profilodat
A személyes profilod segít a csoportod tagjainak könnyen azonosítani téged, és megbizonyosodni arról, hogy a tőled kapott üzenetek valóban tőled származnak.
Kezeld a csoporttagságot
Ellenőrizd, hogy az igazgatóságod vagy bizottságod minden tagja kapott-e meghívót a csoportba, és elfogadta-e a meghívóját.
Kezdj egy igazgatósági folyamattal
Az általános bevezető útmutató elmagyarázza, hogyan segíthetsz mindenkinek egyszer hozzászólni és szavazni. Igazgatóság esetén ezt a gyakorlást egy rendszeres szervezetirányítási folyamattal folytasd, például napirend összeállításával, jegyzőkönyv jóváhagyásával, jelentés áttekintésével vagy egy kisebb döntés meghozatalával az ülések között.
Állapodj meg a többi taggal abban, hogy a Loomióban hozott döntések a következtetésük közzétételekor lépnek-e hatályba, vagy a következő ülésen meg kell erősíteni őket. Rögzítsd a határozatképesség elfogadott feltételeit, a szavazati küszöböt, a szavazásra jogosultakat és a megerősítés folyamatát a csoport leírásában vagy a szervezetirányítási dokumentumokban.