A Loomio bevezetése a csoportodban

Vezesd be a Loomiót egy hasznos feladaton keresztül. Készítsd elő a csoportot, mielőtt meghívod az embereket, segíts mindenkinek legalább egyszer részt venni, és vidd végig a folyamatot a következtetés közzétételéig.

Válassz egy hasznos kiindulópontot

Kezdj egy valós folyamattal, amelyre a csoportodnak már most szüksége van. Az első feladat legyen elég kicsi ahhoz, hogy hamar befejezzétek, de elég fontos ahhoz, hogy az embereknek legyen okuk részt venni benne.

Például:

• készítsd elő egy közelgő találkozó napirendjét;
• nézzétek át és hagyjátok jóvá a találkozó jegyzőkönyvét;
• gyűjts visszajelzéseket egy dokumentumtervezetről;
• döntsetek egy kisebb működési kérdésben; vagy
• határozzátok meg a következő hónap prioritásait.

Ne helyezz át egyszerre minden beszélgetést és döntést a Loomióba. Egy ismétlődő folyamat egyértelmű okot ad a csoportnak a visszatérésre, és lehetővé teszi, hogy minden alkalommal javíts a lebonyolításán.

Készítsd elő a csoportot, mielőtt meghívod az embereket

Készíts elő egy hasznos és felismerhető helyet az érkezőknek:

• add meg a csoport nevét, logóját, borítóképét, célját és fontos hivatkozásait;
• ellenőrizd a csoport adatvédelmi beállításait és jogosultságait;
• add hozzá azokat a kategóriacímkéket, amelyeket a csoport rendszeresen használ majd;
• hozd létre az első valódi beszélgetést a résztvevőknek szükséges információkkal; és
• hozz létre egy gyakorló beszélgetést, ha a tagoknak hasznos lenne következmények nélkül kipróbálniuk a hozzászólásokat, a reakciókat és a szavazást.

A profilodban a saját fényképedet, a csoportnál pedig a szervezet logóját használd. Így az emberek könnyebben felismerik, ki hívta meg őket, és melyik szervezetről szól egy e-mail.

Döntsd el, melyik feladatnak hol van a helye

A Loomiót a csoportod által már használt eszközök mellett is használhatod:

Helyezz el dokumentumokra és más rendszerekre mutató hivatkozásokat a csoport vagy a beszélgetés leírásában. Használd a csevegőintegrációkat, hogy a Loomio fontos eseményei megjelenjenek egy olyan csatornán, amelyet az emberek már követnek.

Mondd el a tagoknak, milyen tevékenységeket vársz a Loomióban. Egy egyszerű szabályt, például azt, hogy „a fontos beszélgetések és döntések a Loomióban zajlanak, a gyors egyeztetés pedig a csevegésben marad”, könnyebb elfogadni, mint egy magyarázat nélkül bevezetett új eszközt.

Döntsd el, hogyan hoz döntéseket a csoportod

A Loomio nem követeli meg, hogy minden csoport vagy minden döntés ugyanazt a folyamatot kövesse. Egyes csoportok már kialakult szabályokkal érkeznek. Mások úgy használják a Loomiót, hogy közben együtt alakítanak ki egy világosabb döntéshozatali gyakorlatot.

Ha már kialakult a döntéshozatali folyamatotok

Ültesd át a csoport meglévő követelményeit a Loomióba. Mielőtt hivatalos döntéshozatali folyamatot indítasz, győződj meg arról, hogy a résztvevők számára világos:

• milyen típusú döntéseket lehet meghozni a Loomióban;
• ki ad véleményt, és kinek van döntési joga;
• ki jogosult szavazni;
• szükséges-e a határozatképesség;
• a döntéshez többség, minősített többség, egyhangú egyetértés, beleegyezés vagy más szavazati arányra vonatkozó követelmény teljesítése szükséges-e;
• a döntés a következtetés közzétételével lép-e hatályba, vagy máshol is jóvá kell hagyni; és
• ki rögzíti a következtetést, és ki hajtja végre az abban foglaltakat.

Ha az alapító okiratotok, alapszabályotok, belső szabályzatotok vagy a helyi jogszabályok szabályozzák az elektronikus döntéshozatalt, győződj meg arról, hogy a Loomióban alkalmazott folyamat megfelel ezeknek a követelményeknek. Állítsd be a meghatalmazott szavazókat, a javaslatok beállításait és a szavazási sablonokat, hogy a megállapodás szerinti folyamat könnyen megismételhető legyen.

Ha a csoportod még alakítja a döntéshozatali folyamatát

Indíts beszélgetést arról, hogyan hozzatok döntéseket. Ahelyett, hogy egy szavazási eszközzel kezdenél, kérd meg a csoportot, hogy gondolja át a következőket:

• Milyen típusú döntéseket hozunk?
• Kit érint a döntés, kivel kell egyeztetni, és ki felelős a döntéshozatalért?
• Mely döntésekhez van szükség tanácsra, beleegyezésre, konszenzusra, szavazatra vagy átruházott döntési jogra?
• Milyen szintű részvétel vagy támogatás tesz érvényessé egy döntést?
• Hogyan kezeljük a kifogásokat, a szavazategyenlőséget vagy az elégtelen részvételt?
• Hogyan közöljük, rögzítjük, vizsgáljuk felül és módosítjuk a döntést?

A válaszok eltérhetnek egy működési kérdésben hozott döntés, egy szabályzat, egy választás és az alapító okirat módosítása esetén. Több teljes folyamat összehasonlításához nézd meg a Döntéshozatal útmutatót.

Ha a csoport még nem áll készen minden szabály meghatározására, állapodjatok meg egy ideiglenes folyamatban egy kis kockázatú döntéshez. Mielőtt részvételre kéred az embereket, mondd el, mit jelent majd az eredmény, tedd közzé a következtetést, majd tekintsétek át, hogyan működött a folyamat. Rögzítsd a csoport tanulságait a leírásában, az irányítási dokumentumaiban vagy az újra felhasználható sablonjaiban.

Hívd meg az embereket

Hívd meg az embereket egy rövid, személyes üzenettel, amelyből kiderül:

• miért használja a csoport a Loomiót;
• mit kérsz tőlük elsőként;
• mikorra van szükséged a válaszukra; és
• hol kaphatnak segítséget.

Kezdhetsz néhány emberrel, akik aktívan kipróbálják a folyamatot, vagy meghívhatod az egész csoportot, ha mindenkinek már a kezdetektől részt kell vennie. Mindkét esetben készíts elő számukra egy beszélgetést, hogy ne egy üres csoportba érkezzenek.

Segíts mindenkinek legalább egyszer részt venni

Az első cél az, hogy mindenki eljusson a meghívó fogadásától addig, hogy valamivel hozzájáruljon a közös munkához.

Kérd meg az embereket, hogy:

1. jelentkezzenek be, és adjanak hozzá egy profilképet;
2. nyissák meg az üdvözlő vagy gyakorló beszélgetést;
3. írjanak egy rövid hozzászólást, vagy adjanak egy reakciót; és
4. szavazzanak egy kis tétű javaslatról, és ha hasznos, írjanak indoklást is.

A tagoknak nem kell jelszót létrehozniuk. E-maillel is bejelentkezhetnek, és az ezt lehetővé tevő beszélgetési e-mailekre közvetlenül is válaszolhatnak anélkül, hogy előbb visszatérnének a szálhoz.

Használd tudatosan az értesítéseket

A tartalomhoz való hozzáférés és az arról kapott értesítés két külön dolog. A csoport tagjai akkor is megtalálhatják a csoportjuk beszélgetéseit, ha nem kaptak róluk azonnal értesítést.

Amikor beszélgetést indítasz, értesítsd azokat, akiknek a véleményére az adott szakaszban szükség van. Használj @említéseket és válaszokat, ha konkrét emberektől kérsz választ. Amikor később megnyílik a szavazás, hívd meg a jogosult szavazókat.

Ha csak a szavazatok rögzítéséhez hozol létre egyszerre beszélgetést és szavazást, ne küldj beszélgetési meghívót, majd közvetlenül utána szavazási meghívót. Vagy indítsd el a beszélgetést értesítés nélkül, és a szavazáson keresztül hívd meg az embereket, vagy indíts önálló szavazást.

Mutasd meg a tagoknak az Áttekintés és az értesítések beállításait, különösen akkor, ha nem tervezik mindennap felkeresni a Loomiót.

Vidd végig az első folyamatot

Az első folyamat mutassa be az összes lépést:

1. Mutasd be a témát, és adj hozzá leírást.
2. Kérj hozzászólásokat vagy kérdéseket, amikor szükség van rájuk.
3. Indítsd el a megfelelő javaslatot vagy szavazást.
4. Szükség esetén küldj emlékeztetőt azoknak, akik még nem vettek részt.
5. Tegyél közzé egy következtetést, amelyben leírod, milyen döntés született, és mi történik ezután.

A következtetés lezárja a folyamatot, és olyan írásos nyomot hagy, amelyhez a tagok később visszatérhetnek. Ezután kérdezd meg, mi működött jól, igazíts a folyamaton, és válaszd ki a következő ismétlődő feladatot, amelyet a Loomióban végeztek el.

A beszélgetéstől a döntésig vezető, facilitált folyamathoz nézd meg a Döntéshozatal útmutatót. A vezetőségi munkához kapcsolódó gyakorlatokért nézd meg az A Loomio bevezetése a vezetőségedben útmutatót.