A Loomio bevezetése a csoportodban

Egy hasznos közös feladattal vezesd be a Loomiót. Készítsd elő a csoportot, mielőtt meghívod az embereket, segíts mindenkinek legalább egyszer hozzájárulni, és vidd végig a folyamatot a következtetésig.

Válassz egy hasznos kiindulópontot

Kezdj egy olyan valódi folyamattal, amelyre a csoportodnak már szüksége van. Az első feladat legyen elég kicsi ahhoz, hogy hamar lezárhassátok, de elég fontos ahhoz, hogy az emberek részt akarjanak venni benne.

Például:

• állítsátok össze egy közelgő találkozó napirendjét;
• nézzétek át és hagyjátok jóvá egy találkozó jegyzőkönyvét;
• kérjetek visszajelzést egy dokumentum tervezetéről;
• döntsetek egy kisebb működési kérdésben; vagy
• határozzátok meg a következő hónap prioritásait.

Ne vigyetek át egyszerre minden beszélgetést és döntést a Loomióba. Egy ismétlődő folyamat világos okot ad a csoportnak a visszatérésre, és minden alkalommal javíthattok a lebonyolításán.

Készítsd elő a csoportot, mielőtt meghívod az embereket

Készíts elő egy hasznos, könnyen felismerhető helyet az érkezőknek:

• add meg a csoport nevét, logóját, borítóképét, célját és fontos hivatkozásait;
• ellenőrizd a csoport adatvédelmi és jogosultsági beállításait;
• add hozzá a rendszeresen használt kategóriacímkéket;
• indítsd el az első valódi beszélgetést, és add meg a résztvevőknek szükséges háttérinformációkat; és
• indíts gyakorlóbeszélgetést, ha a tagoknak segítene következmények nélkül kipróbálni a hozzászólásokat, reakciókat és szavazást.

A profilodban a saját fényképedet, a csoportnál pedig a szervezet logóját használd. Így az emberek felismerhetik, ki hívta meg őket, és melyik szervezetről szól az e-mail.

Döntsd el, melyik munka hová tartozik

A Loomiót a csoportod által már használt eszközök mellett is használhatjátok:

A dokumentumokra és más rendszerekre mutató hivatkozásokat a csoport leírásában vagy a beszélgetés háttérinformációi között helyezd el. A csevegőintegrációkkal a fontos Loomio-tevékenységeket olyan csatornába továbbíthatod, amelyet az emberek már követnek.

Mondd el a tagoknak, milyen tevékenységekre használjátok a Loomiót. Egy egyszerű szabályt, például azt, hogy „a fontos beszélgetések és döntések a Loomióba kerülnek; a gyors egyeztetés a csevegőben marad”, könnyebb követni, mint egy új eszközt magyarázat nélkül használatba venni.

Döntsd el, hogyan hozzon döntéseket a csoportod

A Loomio nem ír elő minden csoportnak vagy minden döntéshez azonos folyamatot. Egyes csoportoknak már vannak kialakult szabályaik. Mások a Loomio használata közben alakítanak ki közösen egy világosabb döntéshozatali gyakorlatot.

Ha már kialakult a döntési folyamatotok

Ültesd át a csoport meglévő szabályait a Loomio használatába. Egy hivatalos döntés előtt gondoskodj róla, hogy a résztvevők tudják:

• milyen döntéseket lehet a Loomióban meghozni;
• ki adhat véleményt, és kinek van döntési jogköre;
• ki jogosult szavazni;
• szükséges-e határozatképesség;
• a döntéshez egyszerű többség, minősített többség, egyhangú egyetértés, beleegyezés vagy más szavazati arányra vonatkozó követelmény szükséges-e;
• a döntés a következtetés közzétételekor lép-e érvénybe, vagy máshol is jóvá kell hagyni; és
• ki rögzíti és hajtja végre a következtetést.

Ha az alapszabály, a belső szabályzat vagy a helyi jog szabályozza az elektronikus döntéshozatalt, ügyelj rá, hogy a Loomióban követett folyamat megfeleljen ezeknek az előírásoknak. Állítsd be a meghatalmazott szavazókat, a javaslatok beállításait és a szavazási sablonokat, hogy a megállapodott folyamat könnyen megismételhető legyen.

Ha a csoportod még alakítja a döntési folyamatát

Indíts beszélgetést arról, hogyan hozzatok döntéseket. Mielőtt szavazást indítanátok, kérd meg a csoportot, hogy gondolja át:

• Milyen döntéseket hozunk?
• Kit érintenek ezek, kinek a véleményét kell kikérni, és ki felel a döntésért?
• Mely döntésekhez kell tanácsot kérni, beleegyezést szerezni, konszenzusra jutni, szavazni vagy döntési jogkört átruházni?
• Mekkora részvétel vagy támogatás szükséges egy érvényes döntéshez?
• Hogyan kezeljük az ellenvetéseket, a szavazategyenlőséget vagy az alacsony részvételt?
• Hogyan közöljük, rögzítjük, vizsgáljuk felül és módosítjuk a döntéseket?

Más válaszok lehetnek megfelelőek egy működési kérdésben, egy szabályzat elfogadásakor, egy választáson vagy az alapszabály módosításakor. Több teljes folyamat összehasonlításához olvasd el a Döntéshozatal című útmutatót.

Ha a csoport még nem áll készen minden szabály véglegesítésére, egyezzetek meg egy ideiglenes folyamatban egy kis kockázatú döntéshez. Mielőtt részvételre kéred az embereket, mondd el, mit fog jelenteni az eredmény. Ezután tedd közzé a következtetést, és vizsgáljátok meg, hogyan működött a folyamat. A tanulságokat rögzítsétek a csoport leírásában, az irányítási dokumentumokban vagy újrahasználható sablonokban.

Hívd meg az embereket

Hívd meg az embereket egy rövid, személyes üzenettel, amelyből kiderül:

• miért használja a csoport a Loomiót;
• mit kérsz tőlük elsőként;
• mikorra várod a válaszukat; és
• hol kaphatnak segítséget.

Kezdhetsz néhány emberrel, akik aktívan kipróbálják a folyamatot, vagy meghívhatod az egész csoportot, ha kezdettől mindenkinek részt kell vennie. Mindkét esetben készíts elő nekik egy beszélgetést, mielőtt meghívod őket.

Segíts mindenkinek egyszer részt venni

Az első cél az, hogy mindenki az első meghívástól eljusson valamilyen hozzájárulásig.

Kérd meg az embereket, hogy:

1. jelentkezzenek be, és adjanak hozzá profilképet;
2. nyissák meg az üdvözlő vagy gyakorlóbeszélgetést;
3. írjanak egy rövid hozzászólást, vagy adjanak egy reakciót; és
4. szavazzanak egy kisebb jelentőségű javaslatról, és ha hasznos, indokolják meg a szavazatukat.

A tagoknak nem kell jelszót létrehozniuk. E-mailben is bejelentkezhetnek, és a megfelelő beszélgetési e-mailekre közvetlenül is válaszolhatnak, anélkül hogy vissza kellene lépniük a témába.

Tudatosan használd az értesítéseket

A tartalomhoz való hozzáférés és az arról szóló értesítés külön dolog. A csoporttagok akkor is megtalálhatják a csoport beszélgetéseit, ha nem kaptak róluk azonnal értesítést.

Amikor beszélgetést indítasz, értesítsd azokat, akiknek abban a szakaszban szükség van a véleményére. Ha konkrét emberektől vársz választ, használd a @megemlítéseket és a válaszokat. Amikor később megnyílik a szavazás, hívd meg a szavazásra jogosultakat.

Ha csak a szavazatok összegyűjtésére hozol létre egyszerre beszélgetést és szavazást, ne küldj egymás után meghívót a beszélgetéshez és a szavazáshoz. Indítsd el a beszélgetést értesítés nélkül, és a szavazáson keresztül hívd meg az embereket, vagy indíts önálló szavazást.

Mutasd meg a tagoknak a napi összefoglaló és értesítési beállításokat, különösen akkor, ha nem terveznek mindennap belépni a Loomióba.

Vidd végig az első folyamatot

Az első folyamatban érdemes végigmenni minden lépésen:

1. Mutasd be a témát, és add meg a szükséges háttérinformációkat.
2. Kérj hozzászólásokat vagy kérdéseket, amikor szükség van rájuk.
3. Indítsd el a megfelelő javaslatot vagy szavazást.
4. Szükség esetén emlékeztesd azokat, akik még nem vettek részt.
5. Tedd közzé a következtetést, amelyből kiderül, mi lett a döntés, és mi történik ezután.

A következtetés lezárja a folyamatot, és olyan feljegyzést hoz létre, amelyhez a tagok később visszatérhetnek. Ezután kérdezd meg, mi működött jól, módosítsd a folyamatot, és válaszd ki a következő rendszeres feladatot, amelyet a Loomióban végeztek el.

A beszélgetéstől a döntésig vezető folyamatról a Döntéshozatal című útmutatóban olvashatsz. A vezető testületekre vonatkozó gyakorlatokat a A Loomio bemutatása a vezető testületnek című útmutatóban találod.