Adminisztráció és nyilvántartás
Az adminisztráció és az ellenőrzéshez szükséges pontos nyilvántartás vezetése fontos, és gyakran jogszabályi követelmény az igazgatóságod vagy bizottságod számára.
Az elektronikus nyilvántartások egyre inkább felváltják a papíralapú dokumentációt.
A digitális eszközökkel azonban az igazgatóságod sokkal többet tehet az ülési jegyzőkönyvek tárolásánál.
Alakítsd át az igazgatóságod működését:
„Az igazgatósági csoportunk jelentős változást hozott: lehetővé tette a folyamatos irányítást, lerövidítette a válaszidőket, és javította az alkalmazkodóképességünket, az ellenálló képességünket és a fenntarthatóságunkat… A Loomio évente több ezer fontot takarít meg nekünk” - Austen Cordasco, Co-operative Assistance Network Limited (CAN), vállalkozástámogatási szolgáltatások, Egyesült Királyság
Nézzük meg, hogyan szervezheted a munkát, kezelheted a beszélgetéseket, tarthatod biztonságban az adatokat és tárolhatod a nyilvántartásokat a Loomióban.
Beszélgetések kezelése
A Loomio számos funkcióval segíti a beszélgetések kezelését. Ezeket a beszélgetés jobb oldalán található legördülő menüből érheted el.
Tartsd naprakészen a beszélgetések listáját az alábbi funkciókkal:
- Beszélgetés rögzítése: kitűzheted a fontos beszélgetéseket a lista tetejére
- Téma szerkesztése: módosíthatod a beszélgetés címét vagy frissítheted a leírását
- Mozgasd a csoportba: áthelyezheted a beszélgetést egy másik csoportba vagy alcsoportba, illetve egy archiválásra használt csoportba.
- Téma zárolása: megakadályozhatod a további hozzászólásokat és módosításokat, és eltávolíthatod a szálat a nyitott szálak listájáról. A zárolt szálakat a beszélgetések szűrőjével és a keresősávból érheted el, és bármikor feloldhatod a zárolásukat.
- Beszélgetés törlése: törölheted a beszélgetést, ha nem szeretnéd megőrizni. Vedd figyelembe, hogy a törölt beszélgetéseket nem lehet visszaállítani.
Kategóriacímkék
A kategóriacímkékkel megjelölheted a beszélgetéseket, hogy könnyen megtalálhatók legyenek. Hozz létre címkéket, és rendeld hozzá őket az egyes beszélgetésekhez – törekedj a következetességre.
Az igazgatóságok gyakori címkéi: Adminisztráció, Éves közgyűlés, Igazgatósági ülés, Jelentés, Pénzügy, Jogi ügyek, Tagok, Jegyzőkönyv, Tervezés, Szabályzat, Határozat, Alapszabály, Közgyűlés, Stratégia.
A csoport tagjai a címkék legördülő menüben kereshetnek beszélgetéseket címke alapján.
A beszélgetés témájának megtartása
A beszélgetések akkor működnek a legjobban mindenki számára, ha egyetlen témánál maradnak.
Ha egy beszélgetés közben új téma merül fel, kiválaszthatod és áthelyezheted az érintett hozzászólásokat egy másik beszélgetésbe, vagy új beszélgetést indíthatsz.
Alcsoportok
Az alcsoportok segítenek megszervezni a kommunikációt és a tagok együttműködését, hogy a megfelelő emberek dolgozhassanak együtt. Például létrehozhatsz egy alcsoportot egy albizottság vagy munkacsoport számára.
Nyilvántartások archiválása
Ha meg szeretnéd őrizni egy szál beszélgetését és a szavazásokon hozott döntéseket, használd a Szál nyomtatása funkciót, és nyomtasd a fájlt PDF-be. Ezután a szál közzétett másolatát a választott dokumentumtárban tárolhatod.
Ha a Loomio-csoportod összes adatát meg szeretnéd őrizni, használd a Csoportadatok exportálása funkciót.
Adattárolás
A Loomio felhőszolgáltatásai úgy védik az adataidat, hogy azonnal több lemezre írják őket, naponta biztonsági mentést készítenek róluk, és több helyszínen tárolják őket.
A szálak, hozzászólások, szavazások és csatolt fájlok minden adatát így tároljuk.
A szálakhoz csatolt fájlokat a Fájlok lapon is megtalálod.
