Adminisztráció és nyilvántartás
A testületed vagy bizottságod számára fontos az adminisztráció és az ellenőrzéshez szükséges pontos nyilvántartás. Ezt gyakran jogszabály is előírja.
Az elektronikus nyilvántartások egyre inkább kiváltják a papíralapú dokumentumokat.
A digitális eszközökkel azonban a testületed jóval többet tehet az ülésjegyzőkönyvek tárolásánál.
Alakítsd át a testületed munkáját:
„A testületi csoportunk jelentősen átalakította a munkánkat: lehetővé tette a folyamatos irányítást, gyorsabbá tette a válaszadást, és növelte a rugalmasságunkat, az ellenálló képességünket és a fenntarthatóságunkat… A Loomio évente több ezer fontot takarít meg nekünk” - Austen Cordasco, Co-operative Assistance Network Limited (CAN), üzleti támogató szolgáltatások, Egyesült Királyság
Nézzük meg, hogyan szervezheted a munkát, kezelheted a beszélgetéseket, védheted az adatokat és őrizheted meg a dokumentumokat a Loomióban.
Beszélgetések kezelése
A Loomióban többféle funkció segít a beszélgetések kezelésében. Ezeket a beszélgetés jobb oldalán lévő legördülő menüben találod.
Az alábbi lehetőségekkel tarthatod naprakészen a beszélgetések listáját:
- Beszélgetés rögzítése: a fontos beszélgetések a lista tetején maradnak
- Téma szerkesztése: módosíthatod a beszélgetés címét vagy leírását
- Mozgasd a csoportba: áthelyezheted a beszélgetést másik csoportba, alcsoportba vagy archív csoportba
- Téma zárolása: megakadályozhatod az új hozzászólásokat és módosításokat, és eltávolíthatod a témát a nyitott témák listájából. A zárolt témákat a beszélgetésszűrővel és a keresősávban találod meg. Bármikor feloldhatod a zárolásukat.
- Beszélgetés törlése: akkor használd, ha nem szeretnéd megőrizni a beszélgetést. A törölt beszélgetéseket nem lehet visszaállítani.
Kategóriacímkék
A kategóriacímkékkel könnyebben megtalálhatók a beszélgetések. Hozz létre címkéket, és alkalmazd őket a beszélgetésekre. Használd őket következetesen.
Gyakori testületi címkék: Adminisztráció, Éves közgyűlés, Testületi ülés, Beszámoló, Pénzügyek, Jogi ügyek, Tagok, Jegyzőkönyvek, Tervezés, Szabályzatok, Határozatok, Alapszabály, Közgyűlés, Stratégia.
A csoport tagjai a Címkék legördülő menüben címke alapján kereshetnek beszélgetéseket.
A beszélgetés témájának megtartása
A beszélgetések akkor működnek a legjobban mindenki számára, ha egyetlen témánál maradnak.
Ha a beszélgetés közben új téma merül fel, kijelölhetsz és áthelyezhetsz hozzászólásokat egy másik beszélgetésbe, vagy új beszélgetést indíthatsz.
Alcsoportok
Az alcsoportok segítenek megszervezni a kommunikációt és a tagságot, hogy az érintettek együtt dolgozhassanak. Létrehozhatsz például alcsoportot egy albizottságnak vagy munkacsoportnak.
Dokumentumok archiválása
Ha meg szeretnéd őrizni egy téma beszélgetését és a szavazások döntéseit, használd a Téma nyomtatása funkciót, és nyomtasd a fájlt PDF-be. Ezután a téma közzétett példányát eltárolhatod a választott dokumentumarchívumban.
Ha a Loomio-csoportod összes adatát meg szeretnéd őrizni, használd a Csoportadatok exportálása funkciót.
Adattárolás
A Loomio felhőszolgáltatásai az adatokat azonnal több lemezre írják, naponta biztonsági mentést készítenek róluk, és több helyszínen tárolják őket.
A témák, hozzászólások, szavazások és csatolt fájlok minden adata így van tárolva.
A témákhoz csatolt fájlokat a Fájlok lapon is megtalálod.
