Kezdés

Meghívó

Nagyon fontos, hogyan hívod meg a résztvevőket egy facilitált térbe. Az emberek sok információt olvasnak ki a meghívóból, és ebből ítélik meg, hogyan fog működni a tér, és van-e ott helyük. A meghívás pillanata sok szempontból meghatározó lehetőség a hangnem kialakítására és a bizalom megalapozására.

A döntéshozatal alapja a kommunikáció: a csoportod csak akkor tud közösen jó döntéseket hozni, ha előbb megteremtitek a jó kommunikáció alapjait. Ehhez egyértelművé kell tenni, mi a beszélgetés vagy találkozó célja, kiknek kell részt venniük, mennyi idő áll rendelkezésre, és mire számíthatnak az emberek.

— Richard Bartlett

A meghívó fő szempontjai:

• Előzmények. Miről van szó? Mire kérnek engem? Ki áll a kezdeményezés mögött? Ki vesz még részt? Mennyi időt igényel, mi a fő témája, és milyen eljárásrendet követ?
• Körülmények. Milyen jellegű lesz ez a konkrét együttműködés? A lehetséges formák és megközelítések közül melyiket választjuk? Miért most, és miért így?
• Odatartozás. Szívesen látnak? Nekem szól ez? Szükség van rám ebben a folyamatban? Milyen egyedi értéket és hozzájárulást hozhatok? Miért éppen nekem érdemes részt vennem?
• Biztonság. Figyelmességet, bizalmat és megértést tükröz ez a meghívó? Az együttműködés felépítése alkalmas a jelen lévő hatalmi viszonyok kezelésére? Mennyire kell őszintének lennem vagy megmutatnom a sebezhetőségemet? Úgy érzem, hogy a meghívó személy megfelelő támogatást fog nyújtani nekem?
• Akadálymentesség. Biztosítják a részvételem alapvető feltételeit? Ide tartozik a nyelv, a segítő technológia, az ismeretlen szakkifejezések és más hasonló szempontok. Részt tudok majd venni?

A Loomióban

• A beépített funkcióval emailben vagy egy külön hivatkozás elküldésével hívhatsz meg felhasználókat. A felhasználók kérhetik is a csatlakozást a csoportodhoz, ha ezt a beállításaid lehetővé teszik.
• A szoftver beépített meghívási eszközei egyszerűek. Egy új szoftverbe való bejelentkezésre szóló váratlan kérés magyarázat nélkül nem túl hívogató, ezért a csoportok létrehozói gyakran külön folyamatban mutatják be az embereknek a Loomiót.
• A Loomio számos eleme eleve olyan biztonságos és tiszteletteljes tér kialakítását szolgálja, amelyhez a felhasználók szívesen csatlakoznak — ilyenek például az átgondolt adatvédelmi beállítások.
• A szoftver felületének célja, hogy barátságos, egyszerű és professzionális legyen, és ezzel bizalmat keltsen.
• A Loomio akadálymentesítési funkciókat kínál a segítő technológiákat, például képernyőolvasót használóknak, valamint fordítási funkciókat a különböző nyelveken beszélőknek. Ha ezeket kiemeled a meghívóban, egyesek könnyebben érezhetik úgy, hogy szívesen látják őket.

Érkezés

Az érkezés pillanata adja az együttműködésről az „első benyomást”, és meghatározza a folytatás irányát. Az illető elfogadta a meghívót, és úgy döntött, hogy belép. Nyitott és várakozással teli, ezért az első benyomás nagy hatással lesz az élményére.

Fogadtatás

Ahhoz, hogy valaki nyitott legyen a bekapcsolódásra, a részvételre és mások gondolatainak befogadására, éreznie kell, hogy szívesen látják. Fontos, hogy észrevegyék a jelenlétét, és vendégszerető fogadtatásban részesüljön.

Eligazodás

Amikor valaki belép egy helyiségbe, tudni szeretné, hová ülhet, hol a kijárat és a mosdó, és van-e kávé. Szüksége van a tér és a benne elfoglalt helye alapvető bemutatására.

A Loomióban

• A csoport leírásmezői és a beszélgetés leírása a fő helyek, ahol üdvözlő üzenetet helyezhetsz el az érkezőknek.
• Nézz körül a Loomióban, és igazítsd a beállításokat a saját igényeidhez, például az értesítési beállításokat és a profilképedet.
• Tekintsd át az információkat a neked megfelelő módon a különböző szálnézetekkel és az olyan funkciókkal, mint a Legutóbbi, az Olvasatlan, a Némítás és a Csillagozás. Érezd magad otthon.

Ki van jelen?

A bemutatkozás és mások megismerése az emberi társas élet egyik legalapvetőbb és legfontosabb része. A maori mihimihi szokásától a brit „hogy vagy?” köszöntésen át a japán névjegycseréig minden kultúra nagy jelentőséget tulajdonít ennek. Túlmutat a gyakorlati szempontokon és az udvariasságon: mély emberi szükségletet érint, amely a komfortérzet, a nyitottság és az összpontosítás előfeltétele.

Facilitátorként, ha nem adsz lehetőséget az embereknek arra, hogy bemutatkozzanak és megtudják, kik vannak körülöttük, a figyelmük rendszerint elterelődik arról, amire irányítani próbálod, amíg erre sor nem kerül. Tervezd meg tudatosan a bemutatkozást a folyamat részeként, és használd fel az együttműködés átfogó céljainak előmozdítására.

Bejelentkező kör

A bemutatkozás folyamata még az egymást jól ismerő csoportokban is folytatódik a „bejelentkező körrel”. Ilyenkor a találkozó elején mindenki szót kap, gyakran olyan kérdésekre válaszolva, mint „mi foglalkoztat most leginkább?”, „hogy vagy?” vagy „van valami, ami akadályoz abban, hogy jelen legyél?”. Más, a csapat összetartását segítő gyakorlatok is ezt szolgálják. Az emberek identitásának sok oldala van, és a helyzettől függően más-más oldal kerül előtérbe. Folyamatosan újra megválaszoljuk magunknak a „ki vagyok ebben a pillanatban?” kérdést, és ez teszi lehetővé, hogy egymáshoz kapcsolódjunk.

Az emberek megnyilvánulásai nem légüres térben születnek: összefüggnek azzal, hogy kik ők. Hozzászólásaik értelmezéséhez fontos, hogy identitásuk több oldalát is ismerjük.

Sok találkozónkat azzal kezdjük, hogy mindenki elmondja, hogy van, mielőtt rátérnénk a napirendre. Ezek a bejelentkező körök nem a munkafeladataidról szólnak, hanem arról, hogy emberként hogy vagy. Ha nehéz időszakot élsz át otthon, beteg vagy, vagy örömteli híreid vannak, a lelkiállapotod ismerete az egész csoportnak segít megérteni, hogyan kommunikálsz. — Richard Bartlett

A Loomióban

• Hozz létre egy „Mutatkozz be” vagy „Hogy vagy?” című szálat. Ez hasznos első cselekvésre ösztönzés, amelyet minden érkező megért.
• A csatlakozási kérelmet használó csoportokban egy funkció lehetővé teszi, hogy a kérelmező bemutatkozzon a koordinátornak, és így hozzáférést kapjon a csoporthoz. Egyes csoportok ezt a bemutatkozást a bemutatkozó szálban is közzéteszik, hogy üdvözöljék az új érkezőt.
• Tölts fel profilképet! Az arcokat ábrázoló fényképek az egyik leghatékonyabb módját adják annak, hogy online is úgy érezd, tudod, kik vannak jelen veled.

Ki NINCS jelen?

A sokféleség alapvető a jó csoportos döntéshozatalhoz. A „tömeg bölcsessége” (kollektív intelligencia) csak különböző nézőpontok egyesítésével működik. Az együttműködés eredménye nagyban függ attól, hogy kinek a hangja jelenik meg, és kié nem. Mindenkit tökéletesen képviselni lehetetlen, de figyelembe kell venned, hogy ki hiányozhat.

Nagyon gyakori, hogy az emberek nem veszik észre a kiváltságokból eredő különbségeket. Az elfogultságot nehezen ismerjük fel megérzés alapján, és sokkal könnyebben észrevesszük valaminek a jelenlétét, mint a hiányát. Az elménk megtéveszt minket. Például amikor a nők és a férfiak tudatosan ugyanannyi időt kapnak a megszólalásra, gyakran úgy tűnik, mintha a nők a nekik járónál több időt kapnának, mert eltérő elképzelések élnek arról, hogy mennyit „kellene” beszélniük (további részletek). A pontos képhez szükség lehet tényleges mérésre vagy számolásra a megérzések helyett.

Akinek nincsenek különleges akadálymentesítési igényei, talán észre sem veszi, hogy egy helyszín nem közelíthető meg kerekesszékkel, egy dokumentum formázása nem megfelelő a képernyőolvasókhoz, vagy egy helyzet kizár egy hallássérült embert. Az érintettek viszont észreveszik. Akinek nincs gyereke, talán nem gondol arra, hogy egy este 7 órára időzített találkozó nem megfelelő a szülőknek. Ezek és számtalan más gyakorlati, társadalmi és kulturális tényező akadályozhatják meg, hogy valaki jelen legyen.

Különösen fontos végiggondolnod, ki nincs jelen, amikor mások problémáira keresel megoldást: velük együtt alkoss, ne helyettük; beszélj velük, ne róluk. Ha azok az emberek, akiket segíteni szeretnél, nincsenek jelen, valószínűleg nem lesz meg minden információd a hatékony munkához. Ez éppúgy szól az üzleti eredményességről, mint a társadalmi igazságosságról; szinte mindig jobb a felhasználókkal vagy az érintettekkel együtt megtervezni az együttműködést.

A Loomióban

• Az online együttműködés egészen új lehetőségeket teremthet a bevonásra. A „digitális szakadék” helyett gondolj a „digitális hídra”: arra, hogyan vonhatja be a technológia azokat, akik nem tudnak személyes találkozókon részt venni vagy egy adott időpontban bekapcsolódni, és hogyan nyithat új lehetőségeket, például többnyelvű beszélgetéseket.
• A Loomio egyértelműen megmutatja, kit hívtak meg a csoportba, és ki vett részt egy beszélgetésben. Ez fontos támpontot ad a bevonás átgondolásához. Ha valaki hiányzik, azt láthatod.
• Ha fontos neked a befogadó döntéshozatal és a gondolkodás sokfélesége, időről időre kérdezd meg magadtól: „Ki nincs jelen? Miért?”

Kultúra, eljárásrend, elvárások

A kultúra nehezen körülhatárolható fogalom, és több szinten működik. A tágabb társadalom kultúrája nagy hatással van ránk, de minden csoportnak, foglalkozásnak vagy beszélgetésnek lehet saját kultúrája is.

Hogyan működünk? Hogyan beszélünk egymással? Mi fér bele itt, és mi nem? Mik az együttműködésünk játékszabályai?

A kultúrával kapcsolatos kérdések közös átgondolása fontos önismereti pillanat lehet egy csoport számára. Ha ezekkel nem foglalkoztok, az akadályozhatja a célok elérését, sőt néha teljesen szét is szakíthatja a csoportot.

A kultúra, az eljárásrend és az elvárások lehetnek kimondatlanok vagy kimondottak, és összetett módon kapcsolódnak a hatalmi viszonyokhoz és a kapcsolati tőkéhez. Nehéz megtalálni az egyensúlyt: elég teret kell hagyni az új dolgok kialakulásának, a fejlődésnek, a kreativitásnak és a szabadságnak, miközben az alapvető követelményeket és határokat elég világosan kell megfogalmazni a biztonság érdekében.

A facilitátorok gyakran segítenek a csoportnak abban, hogy a kialakított kultúra szerint működjön, kövesse az elfogadott eljárásrendet, és betartsa a közös elvárásokat. Ha a facilitátor ezt a feladatot kapja, kellően egyértelmű megállapodásokra és megfelelő felhatalmazásra van szüksége. Ellenkező esetben zavarossá válhat a helyzet.

Az emberek gyakran a „józan észre” szeretnék bízni a dolgokat, és elkerülik a magatartási szabályok vagy az egyértelmű eljárásrend közös elfogadását. Ez azonban aránytalanul sújthatja a csoport legkiszolgáltatottabb tagjait: ők érzik meg először és legerősebben a rossz viselkedés vagy kultúra káros hatásait, miközben nekik van a legkevesebb lehetőségük ezek ellen fellépni. A csoport kiváltságosabb vagy befolyásosabb tagjainak felelőssége, hogy alaposan átgondolják ezeket a kérdéseket.

A magatartási szabályokkal ugyanaz a helyzet, mint egy jogi szerződéssel: reméled, hogy soha nem kell érvényt szerezned nekik, de ha szükség van rájuk, örülsz, hogy léteznek. Érdemes megállapodni róluk mielőtt szükségessé válnának. Ahhoz, hogy egy facilitátor vagy a csoport bármely tagja hatékonyan kiállhasson és azt mondhassa: „ez itt nem fér bele”, előzetesen időt és figyelmet kell fordítanotok a kultúra kialakítására és az elvárások tisztázására.

A Loomióban

• Mivel a Loomiót általában meghatározott célú és tagságú csoportok használják konstruktív közös mérlegelésre, az emberek többnyire jóhiszeműen vesznek részt, és tisztelettel viselkednek.
• A Loomio kifejezetten arra készült, hogy mindenki hangot adhasson a szükségleteinek és aggályainak. Ha a többség nem is lát problémát, egyetlen ember is felvetheti azt, és meghallgatásra találhat.
• Az online kommunikáció bizonyos fokú fizikai biztonságot nyújt, mivel az emberek nem szemtől szemben vannak jelen.
• Egyes csoportok a csoport leírásmezőjében rögzítik a magatartási szabályokat vagy a viselkedéssel kapcsolatos elvárásokat. Mások közösen állapodtak meg a részvételt szabályozó elvárásokban.
• Sok csoport magát a Loomiót használja az eljárásrendje meghatározására: hogyan lehet bekapcsolódni, mi megengedett, mit jelent egy döntés, mitől érvényes, és így tovább.
• Néhány alapvető eljárásrendi kérdésre már a Loomio használata választ ad: Ki vehet részt? Hogyan kommunikálunk?
• Az egyik legalapvetőbb döntés, amellyel minden Loomio-felhasználó találkozik, a döntéshozatal eljárásrendjéről szól — Konszenzus? Többség? Határozatképesség? Egyhangúság? A döntéshozatali eljárásrend kérdésének előtérbe helyezése sokat segíthet a csoport kultúrájának fejlődésében.