Kezdés

Meghívás

Nagyon fontos, hogyan hívod meg a résztvevőket egy vezetett közös térbe. A meghívásból sok mindent megtudnak, és ez alapján ítélik meg, hogyan működik majd a tér, és van-e ott helyük. A meghívás pillanata jó alkalom arra, hogy megadd az alaphangot és bizalmat építs.

A közös döntéshozatal alapja a kommunikáció: a csoportod csak akkor tud jó döntéseket hozni, ha előbb jól tudtok egymással kommunikálni. Ehhez világosan kell beszélni arról, mi a beszélgetés vagy találkozó célja, kinek kell részt vennie, mennyi idő áll rendelkezésre, és mire számíthatnak az emberek.

— Richard Bartlett

A meghívás fő szempontjai:

• Háttér. Miről van szó? Mire kérnek? Ki áll mögötte? Kik vesznek még részt? Mennyi időt igényel, mi a téma, és milyen szabályok szerint zajlik?
• Környezet. Milyen lesz ez a konkrét együttműködés? A lehetséges formák közül melyiket választották? Miért most, és miért így?
• Odatartozás. Szívesen látnak? Nekem szól ez? Szükség van rám a folyamatban? Mivel tudok hozzájárulni? Miért érdemes részt vennem?
• Biztonság. Átgondoltságot, bizalmat és megértést sugall a meghívás? A folyamat képes kezelni a résztvevők közötti hatalmi különbségeket? Mennyire kell őszintének lennem vagy megmutatnom a sebezhetőségemet? Bízhatok abban, hogy a meghívó figyel rám?
• Hozzáférhetőség. Biztosítottak a részvételem alapfeltételei? Ilyen lehet a nyelv, a segítő technológia vagy az ismeretlen szakkifejezések kérdése. Részt tudok majd venni?

A Loomióban

• A Loomióban e-mailben vagy különleges hivatkozással is meghívhatsz felhasználókat. A felhasználók maguk is kérhetik a felvételüket a csoportodba, ha a beállítások ezt lehetővé teszik.
• A beépített meghívási eszközök egyszerűek. Egy új szoftver váratlan bejelentkezési kérése előzetes tájékoztatás nélkül nem túl hívogató, ezért a csoport létrehozói gyakran külön mutatják be az embereknek a Loomiót.
• A Loomio több funkciója is segít biztonságos, tiszteletteljes teret kialakítani, ahová az emberek szívesen lépnek be. Ilyenek például az átgondolt adatvédelmi beállítások.
• A szoftver kialakítása barátságos, egyszerű és professzionális benyomást igyekszik kelteni.
• A Loomio akadálymentességi funkciókat kínál a segítő technológiákat, például képernyőolvasót használóknak, és fordítási funkciókat a különböző nyelveken beszélőknek. Ha ezeket megemlíted a meghívásban, többen érezhetik úgy, hogy szívesen látják őket.

Megérkezés

A megérkezés adja az első benyomást az együttműködésről, és hatással van arra, hogyan folytatódik. Az illető elfogadta a meghívást, és belépett a közös térbe. Nyitottan érkezik, várakozásokkal. Az első benyomás erősen befolyásolja a későbbi tapasztalatait.

Fogadtatás

Ahhoz, hogy valaki nyitott legyen az együttműködésre és a részvételre, éreznie kell, hogy szívesen látják. Fontos, hogy észrevegyék és vendégszeretettel fogadják.

Tájékozódás

Amikor valaki belép egy valódi helyiségbe, tudni szeretné, hová üljön, hol a kijárat és a mosdó, valamint van-e kávé. Szüksége van néhány alapvető tudnivalóra a helyről és arról, hogyan találja meg benne a helyét.

A Loomióban

• A csoport leírása és a beszélgetés kontextusát leíró mező a legjobb hely az érkezőknek szóló üdvözlő üzenethez.
• Nézz körül a Loomióban, és állítsd be úgy, hogy kényelmes legyen számodra. Módosíthatod például az értesítési beállításokat és a profilképedet.
• Válaszd ki a neked megfelelő témamegjelenítést, és próbáld ki a Legutóbbiak, Olvasatlanok, Némítás és Csillagozás lehetőségeket. Rendezd be a saját teredet.

Kik vannak jelen

Bemutatkozni és megismerni a többieket az emberi kapcsolatok egyik legalapvetőbb és legfontosabb része. A maori mihimihi szokástól a brit „how do you do” köszönésen át a japán névjegykártyacseréig minden kultúra nagy jelentőséget tulajdonít ennek. Többről van szó gyakorlati tudnivalóknál és udvariasságnál: alapvető emberi szükségletet elégít ki, amely segít abban, hogy kényelmesen, nyitottan és figyelmesen legyünk jelen.

Ha facilitátorként nem adsz lehetőséget a résztvevőknek a bemutatkozásra és egymás megismerésére, általában erre fordítják majd a figyelmüket, bármi mással is próbálsz foglalkozni. Tervezd meg tudatosan a bemutatkozást, és használd arra, hogy támogassa az együttműködés célját.

Bejelentkezés

A bemutatkozás folyamata a jól összeszokott csoportokban is folytatódik egy rövid bejelentkezéssel. A találkozó elején mindenki lehetőséget kap arra, hogy elmondja, mi foglalkoztatja, hogy van, vagy akadályozza-e valami abban, hogy teljes figyelemmel jelen legyen. Ez a csapat összetartását is segíti. Mindenkinek többféle szerepe és identitása van, amelyek a helyzettől függően változnak. Az emberek újra és újra megválaszolják maguknak, hogy „ki vagyok most ebben a helyzetben”, és ez segít nekik egymáshoz igazodni.

Amit valaki mond, nem független attól, hogy ki ő. Hozzászólásainak megértéséhez fontos, hogy identitásának több oldalát is lássuk.

Sok találkozónkat azzal kezdjük, hogy a napirend előtt mindenki röviden bejelentkezik. Ilyenkor nem a feladatokról beszélünk, hanem arról, hogy vagyunk emberként. Ha otthon nehéz időszakon mész át, beteg vagy, vagy jó hírt szeretnél megosztani, a lelkiállapotod ismerete segít a csoportnak megérteni, hogyan kommunikálsz. — Richard Bartlett

A Loomióban

• Hozz létre egy „Mutatkozz be” vagy „Jelentkezz be” című témát. Ez egy könnyen érthető első felhívás a részvételre az érkezők számára.
• Azokban a csoportokban, amelyekhez csatlakozást kell kérni, a kérelmező bemutatkozhat a koordinátornak, mielőtt hozzáférést kap. Egyes csoportok ezt a bemutatkozást az üdvözlő témában is közzéteszik.
• Tölts fel profilképet. Egy arckép sokat segít abban, hogy az online térben is tudd, kikkel vagy együtt.

Kik hiányoznak

A sokféle nézőpont elengedhetetlen a jó csoportos döntésekhez. A „tömegek bölcsessége”, vagyis a kollektív intelligencia csak akkor működik, ha különböző nézőpontok találkoznak. Az együttműködés eredménye nagyban függ attól, kiknek a hangja hallatszik, és kiké nem. Tökéletes képviseletet nem lehet elérni, de gondold át, ki hiányozhat.

Gyakori, hogy az emberek nem veszik észre a saját kiváltságaik hatását. Nehezen ismerjük fel az elfogultságot, és könnyebben vesszük észre azt, ami jelen van, mint azt, ami hiányzik. Az intuíciónk félrevezethet. Ha például a nők és a férfiak tudatosan ugyanannyi időt kapnak a megszólalásra, sokan mégis úgy érzik, hogy a nők túl sokat beszélnek. Ez összefügg azzal, ki mennyi beszédidőt tart számukra „megfelelőnek” (további részletek). A pontos képhez néha mérni vagy számolni kell, nem elég a megérzésre hagyatkozni.

Akinek nincsenek különleges hozzáférési igényei, talán észre sem veszi, ha egy helyszín nem közelíthető meg kerekesszékkel, egy dokumentum nem használható képernyőolvasóval, vagy egy helyzet kizárja a hallássérült embereket. Az érintettek azonban észreveszik. Akinek nincs gyereke, lehet, hogy nem gondol arra, hogy az este hétkor kezdődő találkozó nem megfelelő a szülőknek. Ezek és sok más gyakorlati, társadalmi vagy kulturális tényező akadályozhatja meg, hogy valaki jelen legyen.

Különösen fontos végiggondolni, ki nincs jelen, amikor mások problémáit próbáljátok megoldani: velük együtt alkossatok, ne helyettük; velük beszéljetek, ne róluk. Ha azok, akiknek segíteni szeretnétek, nincsenek jelen, valószínűleg nem kaptok meg minden szükséges információt. Ez a társadalmi igazságosság mellett az eredményesség szempontjából is fontos. Szinte mindig jobb a felhasználókkal vagy más érintettekkel együtt megtervezni az együttműködést.

A Loomióban

• Az online együttműködés új lehetőségeket nyit a részvételre. A „digitális szakadék” mellett gondolj a „digitális hídra” is: a technológia bevonhatja azokat, akik nem tudnak személyesen vagy egy adott időpontban részt venni, és többnyelvű beszélgetéseket is lehetővé tesz.
• A Loomióban jól látható, kit hívtak meg egy csoportba, és ki vett részt egy beszélgetésben. Ez segít felmérni, kik maradtak ki.
• Ha fontos számodra a befogadó döntéshozatal és a nézőpontok sokfélesége, időnként kérdezd meg magadtól: „Ki hiányzik? Miért?”

Kultúra, szabályok, elvárások

A kultúra nehezen körülhatárolható fogalom, és több szinten működik. A tágabb társadalom kultúrája nagy hatással van ránk, de minden csoportnak, találkozónak és beszélgetésnek megvan a maga kultúrája is.

Hogyan működünk együtt? Hogyan beszélünk egymással? Mi elfogadható itt, és mi nem? Milyen szabályok szerint érintkezünk egymással?

Amikor egy csoport szembenéz a kultúráját érintő kérdésekkel, jobban megértheti önmagát. Ha elkerüli őket, az akadályozhatja a céljai elérését, és akár szét is szakíthatja a csoportot.

A kultúra, a szabályok és az elvárások lehetnek kimondatlanok vagy kifejezettek. Összetett módon kapcsolódnak a hatalmi viszonyokhoz és a társas kapcsolatokból fakadó lehetőségekhez. Nehéz megtalálni az egyensúlyt: maradjon elég tér a változásnak, az alkotásnak és a szabadságnak, ugyanakkor legyenek világosak azok az alapelvek és határok, amelyek biztonságot adnak.

A facilitátorok gyakran segítenek a csoportnak betartani a közösen kialakított szokásokat és szabályokat, valamint számon kérni az elvárásokat. Ehhez a megállapodásoknak elég világosnak kell lenniük, és a facilitátornak felhatalmazást kell kapnia a szerepére. Enélkül könnyen zavaros helyzetek alakulnak ki.

Az emberek gyakran inkább a „józan észre” bíznák a dolgokat, és nem szeretnének magatartási kódexben vagy egyértelmű szabályokban megállapodni. Ez azonban különösen a csoport kiszolgáltatottabb tagjait érintheti hátrányosan. Ők érzik meg leghamarabb és legerősebben a rossz viselkedés vagy a káros csoportkultúra hatását, miközben kevesebb lehetőségük van fellépni ellene. A kiváltságosabb vagy nagyobb befolyású tagok felelőssége, hogy alaposan átgondolják ezeket a kérdéseket.

Egy magatartási kódex olyan, mint egy jogi szerződés: reméled, hogy sosem kell alkalmazni, de ha mégis szükség van rá, jó, hogy létezik. Érdemes előre megállapodni róla. Ahhoz, hogy egy facilitátor vagy bármelyik csoporttag határozottan kimondhassa: „ez itt nem elfogadható”, korábban már foglalkozni kell a csoport kultúrájával és elvárásaival.

A Loomióban

• A Loomiót általában meghatározott célú és tagságú csoportok használják építő jellegű tanácskozásra, ezért az emberek többnyire jóhiszeműen és tisztelettel vesznek részt benne.
• A Loomio teret ad az egyéni véleményeknek, szükségleteknek és aggályoknak. Akkor is megszólalhat valaki, és meghallgathatják, ha a többség nem lát problémát.
• Az online kommunikáció bizonyos fokú fizikai biztonságot ad, mert a résztvevők nincsenek szemtől szemben.
• Egyes csoportok a csoportleírásban rögzítik a magatartási szabályokat vagy az elvárt viselkedést. Mások közösen állapodnak meg a részvétel szabályaiban.
• Sok csoport magában a Loomióban dönt a működési szabályairól: hogyan vesznek részt a tagok, mi megengedett, mit jelent egy döntés, és mikor érvényes.
• Néhány alapvető szabálykérdésre már a Loomio használata választ ad: Ki vehet részt? Hogyan kommunikálunk?
• A Loomio felhasználóinak egyik alapvető döntése a döntéshozatal módja: konszenzus, többség, határozatképességi küszöb vagy egyhangúság? Ha ezt a kérdést nyíltan megvitatjátok, az segíthet a csoport kultúrájának kialakításában.