A folyamat közben

Hol tartunk a térképen?

Az emberek magabiztosabbnak érzik magukat, és több támogatást tapasztalnak, ha el tudnak igazodni egy idővonalon vagy napirenden. Tudni szeretnék, mit csinálnak most, mi következik, és szeretnének emlékeztetőt kapni arról, amit már elvégeztek. A folyamat egészének megértése segít abban, hogy hatékonyan tudjanak hozzájárulni.

Ha például látják, hogy később lesz lehetőség kérdésekre és válaszokra, szívesebben várnak a kérdéseikkel az előadás alatt. Ha egyértelmű, hogy először a lehetőségek feltárása, majd azok szűkítése következik, kevésbé ugranak túl hamar a megoldásokra. Az embereknek tudniuk kell, milyen hozzájárulást várnak tőlük, és mikor.

A folyamat közérthető feltérképezése a facilitátorokat is arra készteti, hogy alaposan átgondolják a közös utat. Segít biztosítani, hogy minden résznek legyen célja, és ezek összefüggő egészet alkossanak. A jól facilitált folyamat logikus lépésekben halad.

A Loomióban

• A Loomióban egy döntés eleve alapvető, logikus lépéseket követ, ezért működik: összegyűlés (megnyitás/meghívás), beszélgetés (a lehetőségek feltárása), javaslattétel (a lehetőségek szűkítése), döntés és cselekvés (lezárás).
• Sok felhasználó előre megtervezett folyamatok részeként használja a Loomiót, például többlépcsős egyeztetéshez.
• A facilitátoroknak olyan eszközöket kínálunk a folyamat bemutatásához, mint a csoport leírásának mezője és a javaslatok határideje. Ezek tudatos használata segít a résztvevőknek jobban átlátni a folyamatot.

Az észrevétel művészete

Az észrevétel valószínűleg a legfontosabb facilitátori készség. A facilitátor a megfigyelései alapján állapítja meg, milyen beavatkozásra vagy válaszra van szükség, hogyan ösztönözheti a megfelelő hozzájárulásokat, és hogyan segíthet a csoportnak felismerni a saját működését. A facilitálás értéke abban rejlik, hogy valaki figyel, és cselekszik az alapján, amit észrevesz, miközben mások egy adott tartalomra vagy saját céljaikra összpontosítanak.

A hatékony észrevételhez megfelelő információkra, valamint az értelmezésükhöz szükséges érzékenységre és készségre van szükség. Sok facilitátor a terem „olvasásáról” beszél: az érzelmi reakciók, feszültségek és hatalmi viszonyok felismeréséről. A facilitátoroknak hatékony információs jelzésekre van szükségük.

A Loomióban

• Számos meglévő funkció segíti az észrevételt. Talán a legfontosabb a javaslat kördiagramjának alakulását figyelni.
• A szoftver is észrevesz bizonyos dolgokat: ki vett már részt és ki nem, milyen témák merülnek fel, ki fogadta el a csoport meghívóját és ki nem, és így tovább.
• A Loomióban egyetlen facilitátor egyszerre több tucat beszélgetést követhet, világosan láthatja, mit osztanak meg az emberek, és ennek megfelelően cselekedhet.
• Az online beszélgetés kimondottá teheti azt, ami korábban csak kimondatlanul volt jelen, így könnyebb észrevenni.
• Az írásbeli kommunikáció jól használható annak megnevezésére, hogy mit veszel észre, és miért teszel erre válaszul egy adott lépést. Például szó szerint idézhetsz valakit, és visszajelezheted, mit mutatnak meg a szavai. Ugyanezt egy egész beszélgetéssel is megteheted: kiválaszthatsz több idézetet, és felismerheted a visszatérő témákat vagy a kialakuló konfliktusokat.
• Sokkal könnyebb észrevenni a dolgokat, ha lelassítod a folyamatot. Ez a Loomio egyik nagy előnye: az aszinkron kommunikációt a saját tempódban olvashatod. Korábbi beszélgetésekre közvetlenül hivatkozva az időbeli változásokat is megfigyelheted.
• Mivel több beszélgetés is folyhat párhuzamosan, a fő beszélgetések mellett egy „meta” beszélgetésnek is lehet helye, más néven „kék kalapos” beszélgetésnek, vagyis a beszélgetésről szóló beszélgetésnek. Így közösen gyakorolhatjátok az észrevételt anélkül, hogy lelassítanátok a folyamatot.

Különböző hangok meghallgatása

A társadalomban a történelem, a hatalmi viszonyok, a kultúra és a pszichológia különböző rétegei együttesen felerősítenek bizonyos hangokat, másokat pedig elnyomnak. Ez a tapasztalataink minden szintjén megjelenik, a legbelső tudattalan meggyőződéseinktől a politikai rendszerünkig és törvényeinkig.

A legjobb ötletek azonban nem mindig a leghangosabb emberektől származnak, és a facilitálás feladata ezeknek a torzításoknak az ellensúlyozása. Ha társadalmi igazságosságra, hatékony csoportműködésre és jó minőségű döntésekre törekszünk, tisztában kell lennünk ezekkel a közösen megtapasztalt működésmódokkal.

Ha újítani szeretnél, teret kell adnod a különböző nézőpontoknak. Szerencsére ugyanerre van szükség akkor is, ha olyan csapatot szeretnél, amelyben mindenki érdemben beleszólhat a dolgokba. Különféle kulturális és technikai tényezők együttesen egyes hangokat mások rovására helyeznek előtérbe. Számos gyakorlatot alkalmazhatsz ennek a torzításnak a rendszeres ellensúlyozására, de már a felismerése is jó kiindulópont. — Richard Bartlett

Emberként a saját tudatunkon keresztül tapasztaljuk meg a világot, ezért hajlamosak vagyunk elfelejteni, hogy mások másképp élik meg. Még egy látszólag egységes csoporton belül is nagy a sokféleség a nézőpontokban, a tempóban és az igényekben. Annak mély megértése, hogy mások különböznek tőlünk, a személyes fejlődés egyik alapvető kihívása.

Nincs olyan megoldás, amely mindenkinek megfelel. Minden kapcsolódási forma egyes hangokat felerősít, másokat elhalkít, vagy ugyanannak az embernek más-más hajlamait emeli ki. Ezért többféle megközelítésre van szükség ahhoz, hogy a különböző emberek a lehető legjobban hozzájárulhassanak.

Ellenőrizd, hogy figyelembe veszed-e a különböző tanulási stílusokat. Ennek egyszerű eszköze a Fej, Szív, Kéz metafora. A Fejjel tanulóknak tényekre és részletes információkra van szükségük. A Szívvel tanulókat a történetek segítik. Érzelmileg kapcsolódniuk kell a munkához. A Kézzel tanulás a cselekvésről és az aktív részvételről szól. — Silvia Zuur

A különböző hangok megszólaltatásának és összekapcsolásának egyik legjobb módja, ha többféle kapcsolódási formát kínálsz. Ezek eltérő igényeknek és preferenciáknak felelnek meg, és kiegyenlítik a kommunikáció lehetőségeit.

Néhány bevált alapvető eszköz a közös munka során megjelenő kommunikációs különbségek kezelésére:

• Csoportméret — egyéni átgondolás, párok, kis csoport, nagy csoport, egy ember egy másikkal, egy ember sokakkal, sok ember sokakkal.
• Kifejezési forma — írás, rajzolás, videó, éneklés, tánc, folyamatábrák, egyenletek, jelképek, történetek, könnyek, nevetés, érvek ütköztetése és így tovább.
• A beszélgetés szabályai — körök (mielőtt továbbléptek, mindenkit egyszer meghallgattok), a megszólalások gyakoriságának korlátozása (csak akkor szólalhatsz meg újra, ha már két másik ember beszélt), beszélőbot (csak akkor beszélhetsz, ha nálad van a bot; nincs közbevágás), időkorlátos hozzászólások (csak 1 percig beszélhetsz), időkorlát nélküli hozzászólások (bármeddig beszélhetsz, és mindenki figyelmesen hallgat), a hozzájárulások követése (például mennyit beszéltek a nők és a férfiak), csendes szünetek a megszólalók között (a feldolgozáshoz és átgondoláshoz).
• Adj teret a csendnek A csend csak akkor kínos, ha hagyod, hogy az legyen. A csend lehetőség a gondolkodásra. — Silvia Zuur

A Loomióban

• A Loomio tervezésének mindig az volt a célja, hogy „minden hangot meghalljunk”, azokét is, akik nem tudnak személyesen jelen lenni, csendesebbek, elfoglaltak, és így tovább.
• Szövegben minden hangnak nagyjából ugyanaz a „hangereje” és „sebessége”. Az írásbeli, aszinkron kommunikáció valamelyest kiegyenlíti a lehetőségeket.
• A javaslat funkció lényegében egy „kör”: segít a csoportnak, hogy mindenki egyenlő feltételekkel elmondhassa a véleményét, ha szeretné.
• A Loomio támogatja a különféle médiatartalmakat, például a linkeket, videókat, képeket, ábrákat és alátámasztó bizonyítékokat, amelyek különböző kommunikációs stílusokat szolgálnak.
• Maga a Loomio egyszerű eszköz, de aktív facilitálással és érett csoportműködéssel a beszélgetés szabályai közös szokások vagy megállapodások alapján „kézzel” is alkalmazhatók. Például megállapodhattok abban, hogy mindenki csak egyszer ír hozzászólást, amíg az összes többi résztvevő is hozzá nem szólt.
• A Loomio a szülőcsoportok és alcsoportok használatával rugalmas eszközöket kínál kis és nagy csoportok együttműködéséhez. Egyes nagy egyeztetési folyamatokban több kisebb csoport vett részt, amelyek munkájából átfogóbb következtetés született.
• Akinek időre van szüksége az egyéni átgondoláshoz, szünetet tarthat, rendezheti a gondolatait, majd visszatérve megoszthat egy hosszabb hozzászólást vagy egy dokumentumra mutató linket. Ez példa arra, hogyan kapcsolódhat össze az egyéni és a csoportos kommunikáció a résztvevők saját választása alapján.
• A Loomio akadálymentesítési funkciói és többnyelvű fordításai lehetővé teszik, hogy nagyon eltérő igényű emberek egyenlő félként vegyenek részt ugyanabban a beszélgetésben. Ez jól mutatja, hogyan teheti lehetővé a technológia a méltányos részvételt olyan módon, amely személyesen szinte lehetetlen.
• Ha valaki a rá eső résznél többet szól hozzá, vagyis túl sokat beszél, egyszerűen továbbgörgethetsz. Személyesen ugyanez a viselkedés teljesen uralhatja az együttlétet. A „szövegfalakat” közzétevő emberek azonban a Loomióban is árthatnak a kiegyensúlyozott beszélgetésnek.

A kognitív torzítások ellensúlyozása

Az emberi agy évmilliók alatt úgy fejlődött, hogy egyensúlyt teremtsen a gyors, hatékony, „elég jó” gondolkodás és a lassú, sok erőforrást igénylő, mély elemzés között. Így többnyire ösztönökre, heurisztikákra és általánosításokra támaszkodhatunk gyors, kevés ráfordítást igénylő megoldásként, és szükség esetén mélyebb elemzésbe kezdhetünk.

Néha azonban tévedünk. Az emberi gondolkodás működésében vannak jól ismert „hibák”, amelyek akadályozhatják a lehető legjobb döntések meghozatalát. Csoporthelyzetben ez még összetettebbé válik. Tisztában kell lennünk ezekkel a működésmódokkal.

A kognitív torzításoknak sok fajtája van, és mindegyik hatással lehet a döntéshozatalra és az együttműködésre. A listát érdemes elolvasni. A facilitálás fontos eszköz lehet a kezelésükhöz: segíthet felismerni a létezésüket, és tudatosan dönteni arról, hogyan viszonyulunk hozzájuk. Például feltehetjük a kérdést, mikor fontosabb a gyorsaság, és mikor a pontosság.

A strukturált folyamatok és kommunikáció hatékony eszközt jelentenek a kognitív torzítások ellensúlyozására és a döntések minőségének javítására. Ha a „legkisebb ellenállás útja” helyett egy meghatározott folyamatot követsz, könnyebben felismerheted a gondolkodási hibákat és torzításokat. A facilitátorok néha olyan lépéseket szorgalmaznak, amelyek nehéznek tűnnek vagy ellenállást váltanak ki, éppen azért, mert az agynak ki kell lépnie a megszokott mintákból. Az ezen a téren tanúsított fegyelem segíthet a csoportoknak mélyebb céljaik elérésében, ami megérhet némi átmeneti kényelmetlenséget.

Néhány példa a kognitív torzításokat mérséklő folyamatokra:

• De Bono gondolkodó kalapjai: különböző színű kalapok, amelyeket a résztvevők jelképesen felvehetnek, hogy kilépjenek saját véleményükből, és más gondolkodásmódokat próbáljanak ki.
• Ellenőrzőlisták: a gondolkodás megszokott „kerékvágásai” miatt még nyilvánvaló dolgokat is figyelmen kívül hagyhatunk, különösen a jól ismert területeken. Egy ellenőrzőlista segíthet kiszűrni a hibákat.
• Az öt miért: ha csak egyszer vagy kétszer kérdezed meg, hogy miért, tévesen azt hiheted, hogy már eljutottál a következtetéshez, pedig még nem érted el a probléma gyökerét. Ha ötször kérdezel rá, általában eljutsz a mélyére.
• Mentális modellek: az olyan gyakorlatok, mint a SWOT-elemzés, az üzletimodell-vászon vagy más strukturált információgyűjtési módszerek segíthetnek a pontosabb elemzésben és a feltételezések feltárásában.

A Loomióban

• A sokféle információ és hozzájárulás megkérdőjelezheti a feltételezéseket és torzításokat. Ez része a Loomio alapvető felépítésének: ha több ember egyenlőbb feltételekkel szólhat hozzá egy beszélgetéshez, esélyed van elkerülni a „csoportgondolkodást”.
• A Loomio lehetővé teszi, hogy a résztvevők építő módon fejezzék ki az egyet nem értésüket. A biztonságosan kifejezhető és értékesnek tekintett ellenvélemény elengedhetetlen a kritikus gondolkodás kultúrájához.
• Az aszinkron, írásbeli kommunikáció lelassítja a beszélgetést, és alaposabb mérlegelést tesz lehetővé. Így az emberek átgondoltabban reagálhatnak, és elkerülhetik a gondolkodási hibákat.
• A Loomio részben strukturált folyamatba vonja be az embereket, amely átgondoltabb döntéshozatalhoz vezet. Sokféle folyamatra használható, de már az is új lehetőségeket teremt, ha a beszélgetésnek van valamilyen szerkezete.

A feltárás és a szűkítés egyensúlya

A feltárás és a szűkítés „gyémántja” a beszélgetés alakját írja le. Először kiszélesedik, teret adva az ötleteknek, információknak és különböző nézőpontoknak, majd egy pont felé kezd szűkülni. Ennek a váltásnak a megfelelő időzítése alapvető a cselekvésre irányuló, eredményes, együttműködő beszélgetések hatékony facilitálásához.

Ha a feltárás kimarad vagy túl korán véget ér, kevés információ áll majd rendelkezésre, az emberek úgy érezhetik, hogy nem hallgatták meg őket, és jó ötletek maradhatnak kimondatlanul. Ha a szűkítés kimarad vagy túl későn kezdődik, a beszélgetés vég nélkül folytatódhat anélkül, hogy cselekvésre váltható következtetéshez jutna. Ez felemészti a résztvevők energiáját, és nem hoz eredményeket.

A tágabb folyamat minden részszakaszában figyelni kell a megfelelő időzítésre és beavatkozásra. A feltárás részei a bevezetés, a tisztázás és az ötletelés. A szűkítés részei az elemzés, a következtetés és az elköteleződés. Egyes beszélgetésekben elég lazán követni a gyémánt alakját, míg másoknál hasznos minden szakaszt és részszakaszt gondosan megtervezni.

Egy csoporton belül az emberek általában az egyik vagy a másik működésmódot kedvelik jobban, és a csoport egészének is vannak közös hajlamai. Az egyensúly hiánya megmutatkozhat a túl sok korlátlan ötletelésben vagy a megoldásokra való túl gyors ugrásban. A facilitálás segíthet abban, hogy az egyes emberek és a csoport egésze is megfelelő mennyiségű energiát fordítson a különböző működésmódokra.

A Loomióban

• A Loomio alapfolyamata végigvezeti a csoportokat az egyes szakaszokon: a beszélgetés a feltárást, a javaslatok pedig a szűkítést szolgálják. A gyémántmodell fontos ihletforrás volt a Loomio folyamatának eredeti tervezésekor.
• A Loomio segít a csoportoknak rugalmasan használni a gyémántmodellt. Például egy szűkítési kísérlet, vagyis egy javaslat, mélyebb feltáráshoz vezethet az egyet nem értés miatt. Ez új információkat hozhat felszínre vagy tisztázhat meglévőket, és jobb szűkítést, vagyis átdolgozott javaslatot alapozhat meg.
• A Loomio néhány alapfunkciója jelentősen támogatja mindkét működésmódot. Az új beszélgetésről szóló értesítések feltáró hozzájárulásra ösztönzik a csoport tagjait, a javaslatok határideje pedig a szűkítésben való részvételre.
• A felhasználók a meglévő funkciókkal is segíthetik a szűkítést: indíthatnak javaslatot. A javaslatok megfelelő használata a hatékony Loomio-csoport egyik legszembetűnőbb jele. Sok elakadt csoportnak már az is segít továbblépni, ha több javaslat indítását ajánljuk.

A keretek meghatározása

A sikeres együttműködés gyakran azon múlik, hogy megfelelő méretű feladatokat vállalunk-e, megfelelő sorrendben.

A facilitálásban is alkalmazhatsz „projektmenedzsment-szemléletet”, például az alábbi kérdések alapján tervezve:

• Mik a függőségek? Mi a kritikus út, és mit kell előbb elvégezni ahhoz, hogy más dolgok lehetővé váljanak?
• Melyek a legfontosabb részek, amelyekre összpontosítani kell? Mi hagyható el?
• Mekkora feladat vállalható egy adott időpontban, hogy a rendelkezésre álló idővel, energiával és információval hasznos előrelépést érjünk el?

Fontos, hogy ne próbálj mindent egyszerre megoldani, hanem bontsd a feladatot kezelhető részekre. Kisebb lépések sorozatával haladhatsz egy átfogóbb következtetés felé. Gyakran jobb valami kicsi, de hasznos dolgot elérni, mint semmilyen következtetésre nem jutni. Ugyanakkor az is előfordulhat, hogy túlságosan elmerültök a részletekben, és nem jut idő a nagyobb kérdésekre.

Az együttműködésben senki sem tudja pontosan, mi fog kialakulni, ezért a kereteknek a beszélgetéssel együtt kell változniuk. Mérlegelést igényel, hogy egy adott pillanatban a téma bővítése elterelés vagy előrelépés. A túlzott merevség és a túlzott rugalmasság egyaránt káros lehet. Gyakran nem az a kérdés, hogy valami kapcsolódik-e a témához, hanem az, hogy milyen sorrend és időzítés segíti leginkább a közös munkát.

Ha több összekapcsolódó részből álló foglalkozást tervezel, amelyek egymásra épülnek, és végül életet megváltoztató, meghökkentő következtetéshez vezetnek, és ezt meg is tudod valósítani, az nagyszerű. Egy összetett foglalkozás azonban gyakran túllépi az időkeretet, és nem feltétlenül felel meg a résztvevők igényeinek és szükségleteinek. - Silvia Zuur

Apró igenek sorozata

Ha túl sok beszélgetést zsúfolsz össze, abból könnyen zavar lesz. Az elakadás miatt frusztrált csoportoknak gyakran segít a kérdések részekre bontása. Ha egy ügy reménytelennek, összetettnek vagy konfliktusosnak tűnik, különválaszthatjátok az egyes kérdéseket, és konszenzusra juthattok bennük, kezdve azokkal, amelyekben a legkönnyebb egyetérteni. Amikor az egyet nem értés pontjaihoz értek, már csak a lényegi kérdésekre kell összpontosítanotok.

A Loomióban

• A témák szerint elkülönített beszélgetési szálak hatékony eszközök a keretek tartására. A Loomio beszélgetései a személyes beszélgetéseknél is világosabban elhatárolhatók, így egy adott kérdésre összpontosíthattok, miközben más szempontokat párhuzamosan más szálakban dolgoztok fel.
• Gyakran látjuk, hogy a felhasználók ilyen facilitátori beavatkozásokat tesznek: „Ez már kívül esik ennek a témának a keretein. Indíts róla egy új beszélgetést.”
• Egy Loomio-csoport létrehozása segít meghatározni, kik vagyunk, és mit szeretnénk megbeszélni. Ez segít a résztvevőknek tartani a kereteket.
• A Loomio egymást követő javaslatokra épülő felépítése jól támogatja az „apró igenek sorozata” megközelítést. Kisebb megállapodásokra juthattok egyetlen beszélgetési szálban, megőrizve a leírást és építve a korábbi javaslatok előzményeire.
• Az aszinkron online kommunikáció lehetővé teszi, hogy egyes résztvevők messze túllépjenek az eredeti kereteken anélkül, hogy másokat feltartanának. Egyszerűen új beszélgetést vagy alcsoportot indíthatnak, és olyan mélyen és hosszan foglalkozhatnak a kérdéssel, ahogyan szeretnének, miközben a csoport fő keretei megmaradnak.
• A beszélgetés leírásának mezőjében a beszélgetés kereteit, a csoport leírásában pedig a csoport kereteit határozhatjátok meg.

Tempó és időzítés

Az eredményes beszélgetésnek ritmusa van. A megfelelő ritmus sok tényező összetett együttállásából alakul ki, és gyakran ösztönösnek érződik, mint egy zenész improvizációja. Mikor érdemes mélyebbre menni, és mikor visszalépni? Mikor célszerű új információkat behozni, és mikor tovább vizsgálni azt, ami már előttünk van? Erről szól a tempó alakítása.

A résztvevők igényei és preferenciái eltérnek: egyeseket vissza kell fogni, másokat bátorítani kell a továbblépésre. A megfelelő tempó akkor alakul ki, ha megtaláljátok a mélyebb vizsgálódás és az előrehaladás közötti alkotó feszültséget. Ha ez nem sikerül, az emberek frusztráltak lesznek: türelmetlennek érzik magukat, vagy úgy érzik, lemaradtak.

A Loomióban

• Mivel a kommunikáció aszinkron, a Loomióban mindenki a saját tempójában olvashat és válaszolhat, így természetes tempó alakulhat ki.
• Továbbgörgethetsz a lassabban haladók hozzájárulásain, és ösztönözheted az előrehaladást. Ugyanakkor lassan tovább vizsgálhatsz egy kérdést, miközben mások már továbblépnek. Ez egyidejű kommunikációban nem lehetséges.
• A javaslatok határideje a tempó alakításának eszköze. A gyors haladást igénylő témákhoz rövidebb időkeret tartozhat, a hosszabb feldolgozást igénylők pedig több időt kaphatnak. Különböző döntések különböző sebességgel születhetnek meg.
• Könnyen alakíthatod a saját részvételed tempóját. Ha egy beszélgetés túl gyors vagy túl lassú neked, megoszthatod a gondolataidat, majd hátrébb léphetsz, és később visszatérhetsz, amikor javaslat születik.
• Érdekes, hogy egy „gyors” döntés a Loomióban 1 vagy 2 nap alatt születik meg, személyesen pedig inkább 5 perc alatt. A Loomio mégsem tűnik úgy „lassúnak”, mint egy kétnapos személyes döntéshozatal. A döntések más folyamatban lévő munkával párhuzamosan születnek, és mindenki hozzájárulását sokkal hatékonyabb 2 nap alatt összegyűjteni a Loomióban, mint személyes találkozót szervezni.
• A Loomióban végzett facilitálás a „bullet time” hatásához hasonlítható, amikor Neo a Mátrixban megállítja az időt, és körbejár egy lövedéket. Egy élő beszélgetést képkockáról képkockára járhatsz be. Olyan, mint egy szuperképesség.

Gazdálkodás a figyelemmel

A facilitátor a figyelem irányítója. Az elérhető információ mennyisége szó szerint végtelen lehet. A túlterhelődés elkerüléséhez elengedhetetlen a szűrés. A figyelemmel való gazdálkodás azt jelenti, hogy egyensúlyt teremtünk a fontosság, az idő és a kapacitás között.

A facilitálás segíthet a csoportnak megállapodni egy beszélgetés vagy folyamat céljában és kereteiben. Így közös szempontok alapján dönthetnek arról, mire fordítsák a figyelmüket. Gyakori beavatkozás a zavaró tényezők csökkentése és a beszélgetés visszaterelése a megfelelő irányba.

A facilitátorok azzal is alakítják a figyelmet, hogy kitartanak amellett, hogy a csoport elég sokáig foglalkozzon egy kérdéssel. Amikor valami nehézzé, bizonytalanná vagy kényelmetlenné válik, az emberek hajlamosak túl hamar feladni, más témára ugrani vagy elfordulni. A facilitátor segíthet a csoportnak végigvinni a folyamatot a közös célok érdekében.

A strukturált folyamatok és az információrendezési gyakorlatok fontos facilitátori eszközök ezen a területen. Néhány példa:

• Időkeret meghatározása — adott időszak kijelölése ötletelésre vagy egy témáról szóló beszélgetésre.
• A napirend rangsorolása — minden megbeszélni kívánt kérdés felsorolása, majd a legfontosabbak kiválasztása, mielőtt belekezdtek a részletekbe.
• Post-it-felhő — ötletek vagy kérdések gyűjtése, tematikus csoportosítása, majd témákká sűrítése.
• Parkoló — hely az olyan felmerülő ötleteknek vagy kérdéseknek, amelyek most nem kapcsolódnak közvetlenül a témához, de később foglalkozni szeretnétek velük.
• Mit tekintünk sikernek?? A siker feltételeinek meghatározása, és a csoport figyelmének ezeken tartása, amíg teljesülnek.

A Loomióban

• A figyelem kezelésének egyik legfontosabb eszköze a témák szerint elkülönített beszélgetési szálak használata. Nem véletlen, hogy ez a forma évtizedekkel ezelőtt az elsők között jelent meg az online kommunikációban, és ma is széles körben használják: hatékonyan rendezi a figyelmet. A legtöbb Loomio-felhasználó ösztönösen érti, hogyan maradjon a témánál, ha az nagy betűkkel szerepel az oldal tetején.
• A Loomióban az aktivitás a figyelemgazdaság pénzneme, és minden értesítést kiváltó esemény ebből költ. A szoftver a felhasználói visszajelzések alapján meghatározza, mely tevékenységeket tekinti értesítést érdemlőnek. Például a hozzászólások, szavazatok és következtetések ilyenek, egy hozzászólás kedvelése viszont nem.
• Az értesítési beállításokkal a felhasználók részletesen szabályozhatják, mire fordítanak figyelmet a Loomióban. Ha segítesz nekik ezeket beállítani, azzal támogatod a csoport figyelmének tudatos felhasználását.
• Az alcsoportok hatékonyan segíthetnek az embereknek szabályozni, mire fordítják a figyelmüket. Ha egy kérdéssel csak néhány embernek kell foglalkoznia, különválaszthatod.
• Az a tudatos, bár nem mindenki által kedvelt tervezési döntés, hogy a Loomio nem enged párhuzamos javaslatokat, a figyelem irányítását szolgálja: arra ösztönzi a csoportot, hogy teljesen feldolgozzon egy javaslatot, mielőtt továbblép.

Az információs rendszerek sok tervezője tévesen az információ hiányában látta a megoldandó problémát a figyelem hiánya helyett. Emiatt olyan rendszereket építettek, amelyek egyre több információval látták el az embereket, miközben valójában olyan rendszerekre lett volna szükség, amelyek hatékonyan kiszűrik a lényegtelen vagy nem ideillő információkat. — Wikipédia

Facilitátori beavatkozások

Annyiféle facilitálási technika létezik, ahány facilitátor van a világon, és egész könyvtárakat írtak a témáról. Nem lehet teljes listát adni a beavatkozásokról.

Érdemes lehet azonban két kategóriát megkülönböztetni:

1. Támogató beavatkozások: hozzájárulásra hívás, elmélyítés, gondolatok előhívása, bátorítás, támogatás, védelem, tér biztosítása.
2. Határozott beavatkozások: visszafogás, leállítás, határok kijelölése, félbeszakítás, megkérdőjelezés, irányban tartás, a káros viselkedés kizárása.

A személyes facilitálás szinte minden beavatkozása átgondolható és alkalmazható az online térben is.

Ha egy-egy embert külön felszólítasz a hozzászólásra, attól úgy érezhetik magukat, mint az osztályban az a butának tartott gyerek, aki nem tudja a választ. Ha viszont általánosan kéred hozzászólásra azokat, akik még nem beszéltek, azzal jelzed a rendszeresen megszólalóknak, hogy most maradjanak csendben, és lehetőséget adsz a csendesebbeknek, hogy előlépjenek. — Silvia Zuur

A Loomióban

• A beavatkozás eszközei közé tartoznak a hozzászólások, az @említések, a felhasználók hozzáadása és eltávolítása, valamint a beszélgetések indítása és törlése. Ezek különféle támogató és határozott beavatkozásokhoz használhatók.
• A leggyakoribb beavatkozás a hozzászólás: egyszerűen megszólítod a csoportot, és bizonyos viselkedést ösztönzöl vagy próbálsz visszafogni.
• A részvételi jogosultságok viszonylag kevéssé finomhangolható, de hatékony eszközöket kínálnak a felhasználók moderálásához, például a beszélgetések vagy javaslatok indításának engedélyezését vagy tiltását.
• A Loomio olyan bizalomra épülő funkciókat is kínál, amelyek más eszközökből hiányoznak. Például alapértelmezés szerint minden résztvevő szerkesztheti a beszélgetések leírását, akkor is, ha eredetileg más felhasználó tette közzé. Ezeket többek között a Wikipédia és a nyílt forráskódú szoftverfejlesztés ihlette.