Beszélgetések vezetése

Időnként az ülések között olyan kérdések merülnek fel, amelyek az igazgatóság vagy a bizottság tagjainak figyelmét igénylik.

Máskor az ülésen egyszerűen nincs elég idő a beszélgetésre vagy egy döntés alapos mérlegelésére.

A Loomióban

Használj egy Loomio-szálat a beszélgetés vezetéséhez. Adj a szálnak olyan címet, amelyből a tagok felismerik, miről szól, és írd le a részleteket a szál leírásában. Adj hozzá egy megfelelő kategóriacímkét, hogy a tagok később könnyebben megtalálják a szálat.

Hívd meg a tagokat a szálba, így emailben is megkapják annak tartalmát. A tagok a linkre kattintva megnyithatják a Loomiót, és részt vehetnek a beszélgetésben, vagy válaszolhatnak az értesítő emailre. A válaszuk hozzászólásként jelenik meg a szálban.

A Loomio-szálban fájlokat csatolhatsz vagy online forrásokra hivatkozhatsz a beszélgetés támogatásához.

Néhány gyakori példa: - szabályzat felülvizsgálata és kidolgozása - tanácskérés az igazgatóságtól egy témával vagy kérdéssel kapcsolatban - stratégia megbeszélése - ötlet vagy lehetőség feltárása - kockázatértékelés

Az igazgatósági ülések között felmerülő kérdések

Egy szervezetben sok minden történhet az ülések között, és a legtöbben emailben értesítik az igazgatósági tagokat. Emailben nehéz követni egy beszélgetést: a válaszok gyakran elvesznek a beérkező levelek között, és egyesek kimaradnak belőle.

„Emailben nem lehet egy szervezetet irányítani!” – Richard Westlake (Westlake Governance).

Ha olyan kérdés merül fel, amely az igazgatóság figyelmét igényli, használj Loomio-szálat email helyett. A tagok emailben is válaszolhatnak, és hozzászólásuk megjelenik a Loomio-szálban, így a beszélgetés egy helyen marad.

Így csináld: - Legyen az email tárgya a szál címe, - írd az email tartalmát a szál leírásába, - hívd meg a csapatodat a szálba az email-címük vagy a Loomio-felhasználónevük megadásával.

A Loomio-szál segítségével: - Egy témáról minden információ egyetlen, könnyen elérhető helyre kerül, - az emberek anélkül válaszolhatnak, hogy a válaszokból és a mindenkinek küldött válaszokból olyan emailláncok keletkeznének, amelyekből valaki kimaradhat, - láthatod, ki olvasta el az üzenetet, és kit kell emlékeztetned, - előreviheted a munkát egy következtetésig, és csökkentheted az emailek számát.

Amikor az üléseken nincs elég idő

Ha egy napirendi pontot nem sikerül lezárni az igazgatósági ülésen rendelkezésre álló időben, a beszélgetést folytathatod a Loomióban. Irányítsd az érintetteket a megfelelő szálhoz, vagy indíts egy újat, és értesítsd az igazgatóság tagjait.

Ez csökkenti az igazgatóságra nehezedő nyomást, és több időt ad az információgyűjtésre, a beszélgetésre és az alaposabb mérlegelésre, ami gyakran jobb döntéshez vezet.