Beszélgetések vezetése

Néha két ülés között merül fel olyan téma, amely az igazgatóság vagy egy bizottság tagjainak figyelmét igényli.

Máskor az ülésen nincs elég idő egy téma megbeszélésére vagy egy döntés alapos mérlegelésére.

A Loomióban

Beszélgetéshez használj Loomio-témát. Adj neki olyan címet, amelyből a tagok felismerik, miről szól, és írd le a részleteket a téma leírásában. Adj hozzá egy megfelelő kategóriacímkét, hogy a tagok később is könnyen megtalálják.

Hívd meg a tagokat a témába, hogy e-mailben is megkapják azt. A beszélgetéshez a hivatkozásra kattintva, a Loomióban szólhatnak hozzá. Az értesítő e-mailre is válaszolhatnak; válaszuk hozzászólásként jelenik meg a témában.

A Loomio-témához fájlokat csatolhatsz, vagy online forrásokat hivatkozhatsz a beszélgetés alátámasztására.

Gyakori felhasználási módok: - egy szabályzat áttekintése és kidolgozása - az igazgatóság tanácsának kérése egy témában vagy kérdésben - stratégia megvitatása - egy ötlet vagy lehetőség feltárása - kockázatok felmérése

Az igazgatósági ülések között felmerülő kérdések

Két ülés között sok minden történhet egy szervezetben. Az igazgatósági tagokat gyakran e-mailben értesítik, de az e-mailes beszélgetéseket nehéz követni: a válaszok elveszhetnek a postafiókokban, és egyesek kimaradhatnak.

„E-mailben nem lehet irányítani egy szervezetet” – Richard Westlake (Westlake Governance).

Ha egy kérdés az igazgatóság figyelmét igényli, indíts Loomio-témát. A tagok e-mailben is válaszolhatnak, és hozzászólásuk megjelenik a témában. Így a beszélgetés egy helyen marad.

Így csináld: - Az e-mail tárgyát használd a téma címeként, - az e-mail szövegét írd a téma leírásába, - hívd meg a csapatodat a témába e-mail-cím vagy Loomio-felhasználónév alapján.

A Loomio-témában: - egy könnyen elérhető helyen található minden információ az adott kérdésről, - mindenki válaszolhat anélkül, hogy a válasz és válasz mindenkinek e-mailek láncolatában bárki kimaradna, - láthatod, ki olvasta az üzenetet, és kit érdemes emlékeztetni, - a közös munkát következtetésig viheted, miközben kevesebb e-mailre van szükség.

Ha az ülésen nincs elég idő

Ha egy napirendi pontot nem tudtok megtárgyalni az igazgatósági ülésen rendelkezésre álló időben, folytathatjátok a beszélgetést a Loomióban. Irányítsd a résztvevőket a megfelelő témához, vagy indíts újat, és értesítsd az igazgatóság tagjait.

Így kevesebb időbeli nyomás nehezedik az igazgatóságra. Több idő jut az információgyűjtésre, a beszélgetésre és az alapos mérlegelésre, ami gyakran jobb döntéshez vezet.