Lezárás

Következtetések és következő lépések

A következtetés megerősítése segíthet abban, hogy a csoport tagjai lássák: a közös beszélgetés elérte a célját. A facilitátor összefoglalhatja a döntéseket, és visszajelezheti őket a csoportnak. Így mindenki választ kaphat néhány fontos kérdésre:

• Mit tettünk?
• Mit jelent ez?
• Mi történik most?
• Mi az én feladatom?
• Mi változik azért, mert részt vettünk ebben a folyamatban?

Ezekre a kérdésekre néha konkrét válaszok születnek, például elvégzendő feladatok. Máskor a válasz elvontabb, például a közös megértés elmélyülése.

A Loomióban

• A következtetések fontos eszközök. Egy javaslat lezárása még nem zárja le a folyamatot: a döntést is össze kell foglalni. Erre szolgál a következtetés funkció.
• Sok Loomio-beszélgetés javaslat vagy közzétett következtetés nélkül ér természetes véget. Ezek a beszélgetések is értékesek. A későbbi tájékozódáshoz hasznos lehet a leírásban összefoglalni, mire jutott a csoport.
• Ha egyes embereknek feladatuk van, @megemlítheted őket név szerint. Erről értesítést kapnak.

Beszámolás és a tanulságok összegyűjtése

Egy tapasztalat jelentését akkor értheted meg, ha a tágabb összefüggéseket is megvizsgálod. Hol volt ennek a pillanatnak a helye a közös munkában? Milyen formában adjátok tovább a tanulságokat: történetként, beszámolóként, változtatásként vagy cselekvésre szóló felhívásként?

A tapasztalat egy adott pillanatban születik, de a hatása gyakran attól függ, hogy nevet adtok neki, rögzítitek, és később is hivatkozni tudtok rá. Enélkül feledésbe merülhet, kimaradhatnak belőle azok, akik nem voltak jelen, vagy újra végig kell mennetek ugyanazon. A kézzelfogható dokumentáció és a beszámolók segítik a közös munkát.

A Loomióban

• A Loomio a folyamat részeként dokumentálja a munkát: a bejegyzésekből külön ráfordítás nélkül alakul ki a csoport számára később is használható archívum.
• A tanulságok összegyűjtését és megőrzését több funkció segíti: a keresés, a korábbi döntések listája és a beszélgetés nyomtatása.
• A prémium csomagokban a csoport összes Loomio-adatát exportálhatod.
• Sok csoport a Loomióban gyűjti össze a különböző csatornákon keletkező tartalmakat. Például közzéteszik egy találkozó meghívóját, összeállítják a napirendet, személyesen megtartják a találkozót, majd a jegyzeteket és a kapcsolódó döntéseket ugyanabban a témában rögzítik. Így a Loomio a személyes találkozók tanulságainak megőrzésében is segít.

A beszélgetéstől a cselekvésig

Eljön a pillanat, amikor a megbeszélteknek a csoporton kívüli valóságban is működniük kell. Néha elég az ötletekkel és érzésekkel foglalkozni, megvalósítás nélkül. A csoport azonban többnyire csak akkor éri el a célját, ha a következtetéseit tettekre váltja. Ez az átmenet is a facilitált folyamat része.

Ezen a ponton a közös folyamat más szervezeti rendszerekkel találkozik. A facilitátornak segítenie kell tisztázni, hogyan kapcsolódnak egymáshoz. Ilyen rendszerek lehetnek:

• Döntési jogkör — Ki hozza meg ténylegesen a döntéseket? Mi kell ahhoz, hogy az ötletekből valóság legyen?
• Vezetés — Hogyan illeszkedik ez a többi feladathoz? Milyen más feladatoktól függhet?
• Feladatok átadása — Ki vállalja a felelősséget a következő lépésekért? Hogyan számol be a munkájáról?
• Kommunikáció — Hogyan értesülnek mások a folyamatról vagy a beszélgetésről? Mit kell tudniuk?
• Adminisztráció — Hogyan kerülnek át az információk egyik rendszerből a másikba, például egy feladatkezelő vagy kommunikációs eszközbe? Hol tároljátok őket?

Ha ezek között akadályok vannak, gondot okozhat, ha csak a lezáráskor derülnek ki. Például a résztvevők csalódhatnak, ha nincs jogkörük végrehajtani az általuk eldöntött változtatást. A folyamat megtervezésekor gondold végig a megvalósítás feltételeit, és ehhez igazítsd a közös munka kereteit.

A Loomióban

• @Megemlítheted név szerint azokat, akik a döntés nyomán feladatot vállalnak.
• Sokan más módon kapcsolják össze a Loomióban rögzített tartalmakat a szervezet többi rendszerével. Például rendszeres személyes találkozókon áttekintik a döntéseket, vagy a következtetésekből feladatokat hoznak létre a feladatkezelőjükben.
• Egy egyértelmű döntés után természetes kérdés: „Rendben, de hogyan lépünk tovább?”
• Egy Loomio-csoport létrehozásakor gyakran fontos kérdések merülnek fel, például: „Kinek kell részt vennie ahhoz, hogy ezekből a döntésekből tettek legyenek?” Ha hiányoznak a fontos érintettek, vezetők vagy adminisztrátorok, a megvalósítás elakadhat.

Akkor van vége, amikor lezárjátok

Fontos, hogy a folyamatnak egyértelmű vége legyen. A lezárásnak megvan a maga rendje; ha elmarad, a résztvevőkben maradhat hiányérzet. Néha az idő lejárta, máskor bizonyos célok elérése jelenti a végét. Figyelj a kimondott és kimondatlan jelekre, amelyekből látszik, hogy az egyes résztvevők és a csoport egésze lezártnak érzi-e a folyamatot vagy annak egy szakaszát.

A résztvevők gyakran a vezetőtől vagy a facilitátortól várják a megerősítést, hogy valóban véget ért-e a folyamat. Érdemes ezt egyértelműen kimondani. Ez jelentheti a találkozó lezárásának bejelentését, a döntések és a következő lépések összefoglalását, majd az elköszönést. Más csoportoknak bevett lezárási szokásaik vannak, például egy zárókör. Ha a találkozó határozott lezárás nélkül ér véget, az kellemetlen érzést hagyhat a résztvevőkben.

A Loomióban

• A Loomióban a döntés következtetésének közzététele jelzi legegyértelműbben a lezárást.
• Egyes csoportok a téma zárolása funkcióval akadályozzák meg a további változtatásokat, és csökkentik a felesleges bejegyzések számát.
• A csoport deaktiválása a legerősebb lezárási lépés. Ezután senki sem írhat bele újabb bejegyzést.
• A Loomio-csoportok akkor is megmaradhatnak, ha időnként csökken az aktivitásuk. Ezért érdemes jelezni a mérföldköveket, például egy szakasz lezárását, akkor is, ha a csoport később újra aktív lesz.