Lezárás

Következtetések és következő lépések

A következtetés megerősítése fontos lehet ahhoz, hogy a résztvevők úgy érezzék, elérték a közös beszélgetés céljait. A facilitátor összefoglalhatja a meghozott döntéseket, és visszajelezheti ezeket a csoportnak, hogy a résztvevők néhány alapvető kérdésre választ kapva távozhassanak:

• Mit tettünk?
• Mit jelent ez?
• Mi történik most?
• Mi az én felelősségem?
• Mi lesz más attól, hogy végigmentünk ezen a folyamaton?

Ezekre a kérdésekre néha nagyon konkrét válaszok születnek, például elvégzendő feladatok, máskor elvontabbak, például a közös megértés elmélyítése.

A Loomióban

• A következtetések nagyon fontos eszközök. Egy javaslat lezárása még nem jelenti a folyamat végét: egyértelműen össze kell foglalni, mire jutott a csoport. Erre szolgál a következtetés funkció.
• Sok Loomio-beszélgetés természetesen ér véget, javaslatok használata vagy következtetések közzététele nélkül is. Ezek a beszélgetések is sok értéket adnak, és a későbbi visszakereséshez hasznos lehet a leírás mezőjét kiegészíteni a következtetés rövid összefoglalásával.
• Ha egyes embereknek konkrét feladataik vannak, @említéssel megjelölheted őket, így értesítést kapnak.

Beszámolók és a tanulságok összegyűjtése

Ahhoz, hogy megértsd egy tapasztalat jelentőségét, meg kell vizsgálnod, hogyan illeszkedik a tágabb összefüggésekbe. Mi volt ennek a pillanatnak a szerepe a közös haladásban? Milyen formát ölt az, amit ebből a tapasztalatból megértettünk: történet, beszámoló, változás vagy cselekvésre való felhívás lesz belőle?

A tapasztalat az adott pillanatban születik, de a hatása gyakran abból ered, hogy megfoghatóvá tesszük, nevet adunk neki, és később fel tudjuk használni, illetve hivatkozni tudunk rá. Különben azt kockáztatod, hogy feledésbe merül, kimaradnak belőle azok, akik nem voltak jelen, vagy később meg kell ismételni a folyamatot. A kézzelfogható dokumentáció vagy beszámoló gyakran segíti az eredményes együttműködést.

A Loomióban

• A Loomio önmagát dokumentálja: a feljegyzések a folyamat szerves részeként keletkeznek. Így a csoportok külön erőfeszítés nélkül gazdag, később is visszakereshető anyagot gyűjtenek össze.
• Több funkció is segíti a tanulságok összegyűjtését és az archiválást: a keresés, a „korábbi döntések” listája és a beszélgetés nyomtatása.
• A prémium csomagok lehetővé teszik a csoportod összes Loomio-adatának exportálását.
• Sok csoport különböző csatornák tartalmát kapcsolja össze a Loomióban. Például közzéteszik egy találkozó meghívóját, és összeállítják a napirendet a Loomióban, személyesen megtartják a találkozót, majd közzéteszik a jegyzeteket a Loomióban, és ugyanabban a szálban hozzák meg a kapcsolódó döntéseket. Így a Loomio automatikus dokumentálása az online téren túlra is kiterjed.

A beszélgetéstől a cselekvésig

Eljön az a pillanat, amikor újra foglalkoznod kell a termen kívüli valósággal. Néha elég az ötletekkel és érzésekkel dolgozni, anélkül, hogy a megvalósítással foglalkoznál. A csoport azonban általában csak akkor éri el a céljait, ha a következtetéseit konkrét cselekvéssé alakítja. Ez az átmenet is része a teljes facilitált folyamatnak.

Ezen a ponton az együttműködési folyamat a szervezet más rendszereihez kapcsolódik, és a facilitátornak segítenie kell tisztázni, hogyan fog ez működni. Ezek közé tartozhatnak:

• Döntési jogkör — Ki hozza meg ténylegesen a döntéseket? Minek kell történnie ahhoz, hogy az ötletek itt megvalósuljanak?
• Irányítás — Hogyan illeszkedik ez a többi prioritáshoz? Milyen függőségek lehetnek?
• Feladatok delegálása — Ki vállal felelősséget a következő lépésekért? Számon kérik majd rajta a teljesítést?
• Kommunikáció — Hogyan tájékoztatják a többieket erről a folyamatról vagy beszélgetésről? Mit kell tudniuk?
• Adminisztráció — Hogyan kerül át az információ az egyik rendszerből a másikba, például egy feladatkövető vagy kommunikációs eszközbe? Hol tárolják majd az információt?

Ha ezekben a kérdésekben akadályok vannak, káros lehet, ha csak a lezáráskor derülnek ki. Ha például a résztvevőknek valójában nincs jogkörük végrehajtani azt a változtatást, amelyről döntöttek, kudarcnak élik meg a helyzetet. A folyamat megtervezésekor gondold végig a megvalósítás feltételeit, és ezekhez igazítsd az együttműködés kereteit.

A Loomióban

• @említéssel megjelölheted azokat, akik a döntés alapján cselekedni fognak.
• Sok felhasználó más csatornákon keresztül kapcsolja össze a Loomio tartalmát a szervezet egyéb rendszereivel: például rendszeres személyes találkozókon áttekintik a Loomióban hozott döntéseket, vagy átviszik a következtetéseket a feladatkövetési folyamatukba.
• Egy egyértelmű döntés természetesen felveti a kérdést: „Rendben, de hogyan visszük ezt tovább?”
• Egy Loomio-csoport létrehozásakor gyakran felmerülnek olyan fontos kérdések, mint például: „Kinek kell itt részt vennie ahhoz, hogy ezekből a döntésekből cselekvés legyen?” Ha kulcsfontosságú érintettek, vezetők vagy adminisztrátorok hiányoznak, el fogsz akadni.

Akkor van vége, amikor lezárjuk

Fontos, hogy megfelelően zárd le a folyamatot. A lezárásnak megvan a maga rítusa, és ha ez elmarad, a résztvevőkben bizonytalanság maradhat. Néha azért ér véget a folyamat, mert elfogy az idő, máskor azért, mert bizonyos célok teljesültek. Figyelj a kimondott és kimondatlan jelzésekre, amelyek megmutatják, hogy az egyes résztvevők és a csoport egésze lezártnak érzik-e a folyamatot vagy az adott szakaszt.

A résztvevők gyakran a vezetőtől vagy a facilitátortól várják annak megerősítését, hogy valóban vége van, és ezt általában érdemes egyértelműen jelezni. Néha ehhez elég világosan kimondani, hogy az alkalom a végéhez közeledik, összefoglalni a döntéseket vagy a következő lépéseket, és elköszönni mindenkitől. Máskor a csoportnak már bevett gyakorlata van erre, például egy zárókör. Ha hagyod, hogy az alkalom egyértelmű lezárás nélkül érjen véget, az rossz érzést hagyhat a résztvevőkben.

A Loomióban

• A lezárás legegyértelműbb jelzése a Loomióban a döntés következtetésének közzététele.
• Egyes csoportok a szál zárolása funkcióval akadályozzák meg a további módosításokat, és teszik áttekinthetőbbé a felületet.
• A csoport deaktiválása a lezárás leghatározottabb módja. Ezután már senki sem szólhat hozzá.
• Mivel a Loomio-csoportok akkor is megmaradhatnak, ha a csoport aktivitása változik, hasznos lehet megjelölni az olyan mérföldköveket, mint egy adott szakasz lezárása, még akkor is, ha a csoport később újra aktív lesz.