Felkészülés egy értekezletre

A jól működő értekezletek eredményesek és mindenkit bevonnak. Segítik az együttműködést, erősítik a kapcsolatokat, támogatják a közös álláspont kialakítását és a jobb, gyorsabb döntéseket. Teret adnak az ötleteknek, a visszajelzéseknek és a folyamatos fejlődésnek.

Tervezd meg az értekezletet a Loomióban. Vond be a résztvevőket már az elején, összpontosítsatok a legfontosabb témákra, és használjátok ki jobban az együtt töltött időt.

Ha a csoport még nem használta a Loomiót, kezdd a Loomio bemutatásával a csoportodnak. Ezután próbáljátok ki ezt az értekezleti folyamatot első rendszeres munkamenetként.

Több lépéssel is eredményesebbé teheted a következő vezetőségi vagy bizottsági értekezletet...

Az értekezlet fő témái és a korábbi teendők áttekintése

Határozd meg az értekezlet fő témáit, hogy az együtt töltött időt a legfontosabb kérdésekre fordíthassátok.

Ha meghívod a tagokat a napirend összeállításába, mindenkinek lesz ideje átgondolni a témákat és felkészülni az értekezletre.

Teendők: - összpontosítsatok a legfontosabb kérdésekre, - kövesd nyomon a korábbi értekezletek teendőit, és beszélj róluk a tagokkal.

A Loomióban

Készülj fel az értekezletre egy Loomio-Vita segítségével: * emlékeztesd a tagokat a közelgő értekezletre, * kérdezd meg, mely témákat tartják a legfontosabbnak, * foglald össze az előző értekezlet teendőit, és kérj tájékoztatást az állásukról.

Napirend és értesítés

Hirdesd meg az értekezletet világos napirenddel. Csatold az előterjesztéseket, hivatkozz a fontos dokumentumokra, és értesítsd a tagokat.

Így mindenki elolvashatja az anyagokat, és átgondolhatja a megvitatandó témákat és a meghozandó döntéseket. A tagok felkészülten érkezhetnek az értekezletre.

Teendők: - készítsd elő a napirendet, a dokumentumokat és az előterjesztéseket, - értesítsd a tagokat az értekezletről, és küldd el nekik az anyagokat.

A Loomióban

Készülj fel a vezetőségi értekezletre egy Loomio-Vita segítségével: * add meg az értekezlet részleteit, * csatold a napirendet, a dokumentumokat és az egyéb anyagokat, vagy helyezz el rájuk mutató hivatkozásokat, * küldj értesítést a tagoknak, * a „Látta” jelzés alapján kövesd nyomon, ki olvasta el a témát.

A Loomio-téma az e-mailhez hasonlóan használható, és több előnye is van: - láthatod, ki olvasta el a témát, és emlékeztetheted azokat, akik még nem tették meg, - a tagok válaszait és hozzászólásait mindenki láthatja, aki hozzáfér a témához, - a napirenddel és az anyagokkal kapcsolatos kérdések és hozzászólások egy helyen maradnak.

A tagok egy helyen megtalálják az értekezlet összes tudnivalóját, így nem kell e-mail-láncokban keresniük a fontos információkat.

Megerősítés

Kérd meg a tagokat, hogy hozzászólásban erősítsék meg: elolvasták a napirendet és az értekezlet anyagait, és felkészültek. A Látta jelzés alapján megállapíthatod, kit érdemes emlékeztetni.

Időpont keresése az értekezlethez

Az értekezlet időpontjának egyeztetése gyakran sok munkát ad az adminisztrátoroknak.

A Loomióban

Ha még nincs kitűzve az értekezlet időpontja, vagy egy későbbi értekezlethez keresel időpontot, használhatod az Időpont választás szavazást.

Az időpontválasztással könnyen áttekintheted, mikor érnek rá a tagok, és megtalálhatod a legjobb időpontot. Így kevesebb időt kell az egyeztetésre fordítanod.

A különböző időzónákban élő tagok a saját időzónájuk szerint látják a dátumokat és időpontokat.

Amikor lezárul az időpontválasztás, válaszd ki a legjobb időpontot, és küldj értesítést a következtetésről naptármeghívóval. Így a tagok felvehetik az értekezletet a naptárukba.

A jegyzőkönyv jóváhagyása

A jegyzőkönyv jóváhagyása a hivatalos értekezleteken bevett eljárás, és más értekezleteken is hasznos.

A jegyzőkönyv rögzíti az értekezletet, a vita főbb pontjait, a döntéseket és a szavazatokat. Tartalmazza az elfogadott teendőket és azok felelőseit. Gyakran ez adja a következő értekezlet kiindulópontját.

A résztvevőket emlékezteti az elhangzottakra, a távol maradóknak tájékoztatást ad, és vita esetén visszakereshető feljegyzésként szolgál.

A Loomióban

Az értekezlet utáni néhány napon belül tedd közzé a jegyzőkönyvet az értekezlet Loomio-témájában, és kérd meg a résztvevőket, hogy hagyják jóvá. Ekkor még jól emlékeznek a történtekre, és a jegyzőkönyv a vállalt teendőikre is emlékezteti őket. Ezzel az értekezleten is időt takaríthattok meg.

A fenti példa egy Választ szavazást használ két lehetőséggel: „Elfogadás” és „Áttekintés”.

Miután mindenki szavazott, és a szavazás lezárult, tedd közzé a következtetést, hogy mindenki tudja, mi történt.

Ha a csoport eljárása szerint a következő értekezleten hivatalos jóváhagyás szükséges, vegyétek napirendre a Loomióban tartott szavazások és meghozott döntések megerősítését, és rögzítsétek ezt a jegyzőkönyvben.

Például: „Szeretné valaki módosítani a Loomióban leadott szavazatát? Ha nem, akkor hagyjuk jóvá hivatalosan az előző időszak Loomio-szavazásait.”

A beszámolók jóváhagyása

A legtöbb értekezlet napirendjén szerepel beszámolók bemutatása, megvitatása és jóváhagyása. Ilyen lehet a vezérigazgatói, pénzügyi, működési, munkaegészségügyi és munkabiztonsági vagy projektbeszámoló.

A beszámolók segítenek abban, hogy mindenki ugyanazokból az információkból induljon ki. Megvitatásuk azonban sok időt vehet el az értekezletből, amelyet másra is fordíthatnátok.

A Loomióban

Csatold a beszámolókat az értekezlet témájához, vagy helyezz el rájuk mutató hivatkozásokat, és kérd meg a tagokat, hogy még az értekezlet előtt tegyék fel a kérdéseiket.

A tagok a nekik megfelelő időben és helyen olvashatják el a beszámolókat. Olvasás közben hozzászólhatnak, kérdezhetnek, és láthatják a Loomióban érkező válaszokat.

Egy tag kérdése másokat is érdekelhet. Ha valaki válaszol rá, a válasz a Loomio-csoport minden tagja számára látható.

Ha a tagok már megszokták a beszámolók megvitatását a Loomióban, további időt takaríthattok meg azzal, hogy még az értekezlet előtt jóváhagyást kértek rájuk.

Ha a csoport eljárása szerint a következő értekezleten hivatalos jóváhagyás szükséges, vegyétek napirendre a Loomióban tartott szavazások és meghozott döntések megerősítését, és rögzítsétek ezt a jegyzőkönyvben.

Például: „Szeretné valaki módosítani a Loomióban leadott szavazatát? Ha nem, akkor hagyjuk jóvá hivatalosan az előző időszak Loomio-szavazásait.”