Felkészülés egy értekezletre
A hatékony értekezletek eredményesek, mindenkit bevonnak, és együttműködésre épülnek. Növelik az aktív részvételt, segítenek erős kapcsolatokat kialakítani és közös álláspontra jutni, jobb és gyorsabb döntésekhez vezetnek, támogatják a kreatív gondolkodást és az innovációt, valamint lehetőséget adnak a visszajelzésre és a folyamatos fejlődésre.
Használd a Loomiót egy hatékony értekezlet megtervezéséhez: vond be az embereket már az elején, alakítsatok ki közös álláspontot a legfontosabb témákról, és használjátok ki jobban az együtt töltött értékes időt.
Ha a csoport még nem használta a Loomiót, kezdd A Loomio bemutatása a csoportodnak útmutatóval, majd alkalmazd ezt az értekezleti folyamatot első rendszeresen ismétlődő munkafolyamatként.
Több dolgot is tehetsz azért, hogy a következő vezetőségi vagy bizottsági értekezlet hatékony legyen...
- Az értekezlet fókusza és a teendők áttekintése
- A napirend közzététele és a tagok értesítése
- Az értekezlet időpontjának kiválasztása
- A jegyzőkönyv jóváhagyása
- A beszámolók jóváhagyása
Az értekezlet fókusza és a teendők áttekintése
Határozd meg az értekezlet fókuszát, hogy az értékes közös időt a legfontosabb témák megbeszélésére fordítsátok.
Ha felkéred a tagokat, hogy járuljanak hozzá a napirendhez, az segít összehangolódni, átgondolni a témákat és felkészülni az értekezletre.
Teendők: - összpontosítsd az értekezletet a legfontosabb kérdésekre, - kövesd nyomon a korábbi értekezleteken meghatározott teendőket, és beszélj róluk a tagokkal.
A Loomióban
Használj egy Loomio-Beszélgetést az értekezlet előkészítéséhez: * emlékeztesd a tagokat a közelgő értekezletre, * kérj hozzászólásokat arról, hogy melyek a legfontosabb kérdések, amelyekre érdemes összpontosítani, * foglald össze az előző értekezleten meghatározott teendőket, és kérj tájékoztatást az előrehaladásról.
Napirend és értesítés
Hirdesd meg az értekezletet egyértelmű napirenddel. Csatold az anyagokat, adj meg hivatkozásokat a fontos dokumentumokhoz, és értesítsd a tagokat.
Ez segít mindenkinek felkészülni az értekezletre: elolvashatják az anyagokat, és átgondolhatják a beszélgetés témáit és a meghozandó döntéseket. Így a tagok nagyobb valószínűséggel érkeznek tájékozottan és felkészülten az értekezletre.
Teendők: - készítsd elő a napirendet, a dokumentumokat, az anyagokat és a vezetőségi előterjesztéseket, - értesítsd a tagokat az értekezletről, és küldd el az anyagokat.
A Loomióban
Használj egy Loomio-Beszélgetést a vezetőségi értekezlet előkészítéséhez: * add meg az értekezlet részleteit, * csatold a napirendet, a dokumentumokat és az értekezlet egyéb anyagait, vagy adj meg hivatkozásokat hozzájuk, * hívd meg a tagokat egy értesítéssel, * figyeld a 'Látta' jelzést, hogy megtudd, ki olvasta a szálat.
Bár hasonlít az e-mail-küldéshez, a Loomio-szálnak több előnye is van: - láthatod, ki olvasta a szálat, és emlékeztetheted azokat, akik még nem olvasták, - a tagok válaszai és hozzászólásai mindenki számára láthatók, akinek jogosultsága van a szál megtekintésére, - a napirendről vagy az értekezlet anyagairól szóló beszélgetések és kérdések egy helyen maradnak.
A tagok egy helyen, könnyen elérhetik az értekezlettel kapcsolatos összes információt, így elkerülhetik a nehezen követhető e-mail-láncokat és azt, hogy fontos információk vesszenek el a beérkezett üzenetek között.
Visszaigazolás
Kérd meg a tagokat, hogy egy hozzászólásban erősítsék meg: elolvasták a napirendet és az értekezlet anyagait, és felkészültek az értekezletre. A Látta jelzés segítségével állapítsd meg, kinek lehet szüksége emlékeztetőre.
Az értekezlet időpontjának kiválasztása
Az értekezlet időpontjának egyeztetése sok adminnak rendszeresen nehézséget okoz.
A Loomióban
Ha még nem határoztad meg az értekezlet dátumát és időpontját, vagy egy későbbi értekezlethez keresel időpontot, használd az Időpontszavazást.
Az időpontszavazás megkönnyíti annak áttekintését, hogy ki mikor ér rá, és segít megtalálni a legjobb időpontot. Így kevesebb időt és energiát igényel ez a gyakori adminfeladat.
A különböző időzónákban élő tagok a saját időzónájuk szerint látják a dátumokat és időpontokat.
Amikor az időpontszavazás lezárul, válaszd ki a legjobb időpontot, és küldj értesítést a következtetésről egy naptármeghívóval együtt, hogy a tagok hozzáadhassák az értekezletet a naptárukhoz.
A jegyzőkönyv jóváhagyása
A jegyzőkönyv jóváhagyása vagy megerősítése a hivatalos értekezleteken bevett eljárás, és minden értekezleten hasznos gyakorlat.
A jegyzőkönyv rögzíti az értekezletet, a beszélgetés során felmerült főbb pontokat, a döntések eredményeit és azt, hogy ki hogyan szavazott. Tartalmazza az egyeztetett teendőket és azok felelőseit, és gyakran a következő értekezlet kiindulópontja.
A jegyzőkönyv emlékeztetőként szolgál a jelenlévőknek, tájékoztatja a távolmaradókat, és konfliktus esetén hivatkozási alapot ad.
A Loomióban
Az értekezlet után néhány napon belül tedd közzé a jegyzőkönyvet az értekezlet Loomio-szálában, és kérd fel a résztvevőket a jóváhagyására. Így a tagok még friss emlékek alapján tekinthetik át a jegyzőkönyvet, és a teendőikre is emlékeztetheted őket. Ezzel az értekezleten is időt takaríthatsz meg.
A fenti példa egy Kiválasztás típusú szavazást használ két lehetőséggel: „Elfogadás” és „Felülvizsgálat”.
Amikor mindenki szavazott, és a szavazás lezárul, írj következtetést, hogy mindenki tudja, mi történt.
Ha az értekezleti gyakorlatotok megköveteli a hivatalos elfogadást a következő értekezleten, vegyél fel egy napirendi pontot a Loomióban lezajlott szavazások és meghozott döntések áttekintésére és megerősítésére, és rögzítsd ezt az értekezlet jegyzőkönyvében.
Például: „Szeretné valaki módosítani a Loomióban leadott szavazatait? Ha nem, akkor határozzunk az elmúlt időszakban a Loomióban lezajlott szavazások hivatalos jóváhagyásáról.”
A beszámolók jóváhagyása
A legtöbb értekezlet napirendje időt biztosít a beszámolók bemutatására, megbeszélésére és jóváhagyására. Ilyenek például az ügyvezetői, pénzügyi, működési, munkavédelmi és projektbeszámolók.
A beszámolók segítenek abban, hogy mindenki ugyanazokkal az információkkal rendelkezzen, de az értekezlet értékes idejéből sokat igénybe vehetnek, amit hatékonyabban is fel lehetne használni.
A Loomióban
Csatold a beszámolókat az értekezlet szálához, vagy add meg a hivatkozásaikat, és kérd meg a tagokat, hogy már az értekezlet előtt tegyék fel a beszámolókkal kapcsolatos kérdéseiket.
A tagok a számukra megfelelő időben és helyen kaphatják meg és olvashatják el a beszámolókat. Olvasás és átgondolás közben hozzászólhatnak, kérdéseket tehetnek fel, és megnézhetik a válaszokat a Loomióban.
Egy tag kérdése valószínűleg más tagokat is érdekel, ezért amikor valaki válaszol rá, a válasza a Loomio-csoport minden tagja számára látható.
Amint a tagok megszokják a beszámolók megbeszélését a Loomióban, további időt takaríthatsz meg: kérd a beszámolók jóváhagyását már az értekezlet előtt.
Ha az értekezleti gyakorlatotok megköveteli a hivatalos elfogadást a következő értekezleten, vegyél fel egy napirendi pontot a Loomióban lezajlott szavazások és meghozott döntések áttekintésére és megerősítésére, és rögzítsd ezt az értekezlet jegyzőkönyvében.
Például: „Szeretné valaki módosítani a Loomióban leadott szavazatait? Ha nem, akkor határozzunk az elmúlt időszakban a Loomióban lezajlott szavazások hivatalos jóváhagyásáról.”