Határozathozatal és online döntéshozatal
Az igazgatóságok és bizottságok tagjainak gyakran az üléseken kívül kell dönteniük. Ilyen döntésre és az azt megelőző vitára több okból lehet szükség:
- Az igazgatósági ülésen nem jutott elég idő a döntésre,
- a döntés nem igényel hosszas vitát, például ügyviteli kérdésben,
- belső vagy külső esemény miatt az igazgatóságnak a következő ülés előtt lépnie kell,
- egy igazgatósági tag szeretne egy számára fontos kérdést megvitatni az igazgatósággal.
A Loomióban
Indíts egy témát, és kezdd el a beszélgetést: - Mutasd be a kérdést vagy a meghozandó döntést, - kérd meg az igazgatósági tagokat, hogy osszák meg gondolataikat, véleményüket és a szempontjaik megértéséhez szükséges információkat, - bátorítsd a tagokat, hogy szóljanak hozzá, vagy válaszoljanak mások hozzászólásaira.
Amikor készen álltok, indíts egy szavazást, és hívd meg a tagokat szavazni. Ha a kérdés egyszerű, használj Javaslatot. Ha összetettebb, indíts Érzékellenőrzés szavazást, hogy egyértelműen megtudd, mit gondolnak a tagok a javaslatról. - Fogalmazd meg a döntést, és hívd meg a többieket szavazni, - kérd meg őket, hogy indokolják a szavazatukat, különösen, ha pontosítani szeretnék az álláspontjukat, - válaszd ki a testület döntéshozatali folyamatának megfelelő válaszlehetőségeket. - A következő testületi ülésen jóváhagyhatjátok és jegyzőkönyvbe foglalhatjátok az ülésen kívül hozott döntést.
Ha egy döntésről nincs egyetértés, kérdezd meg a tagokat, milyen változtatásokkal tudnák támogatni. Így jobb döntést dolgozhattok ki. A módosításokat tartalmazó új javaslat nagyobb eséllyel kap támogatást.
Amikor a javaslat lezárul, oszd meg a következtetést. Tudasd mindenkivel a döntés eredményét és a következő lépéseket.
Példák az ülésen kívül hozott döntésekre
Döntés ingatlanvásárlásról
A legutóbbi igazgatósági ülésen ingatlanvásárlásról volt szó. Az egyik igazgatósági tag független műszaki szakvéleményt kért a döntés előtt. Az igazgatóság megállapodott abban, hogy megfelelő szakvélemény esetén megvásárolja az ingatlant. Mivel a vásárlásról a következő ülés előtt kell dönteni, abban is megállapodtak, hogy a szakvéleményt elkészülte után feltöltik a Loomióba. Ott megvitatják, majd meghozzák a végleges döntést.
Döntés a vezető tisztségviselők felelősségbiztosításának elfogadásáról
Az igazgatósági ülésen felmerült, hogy hamarosan esedékes az éves biztosítás megújítása. Mivel ezt ügyviteli kérdésnek tekintették, az igazgatóság úgy döntött, hogy a Loomióban vitatja meg a megújítási kérelmet, gyűjti be a szükséges adatokat az igazgatósági tagoktól, nyújtja be a kérelmet és fogadja el a biztosítás megújítására kapott ajánlatot.
Biztonsági incidens történt az egyik létesítményünkben
Betörés és lopás történt, amely veszélybe sodorta a szervezetet és a munkatársakat. Az igazgatósági tagokat tájékoztatni kell az esetről és a kockázatokról, majd mérlegelniük kell a megfelelő választ.
Egy igazgatósági tag felvetette a nemek és a sokszínűség kérdését az igazgatóság összetételében
Az igazgatósági tag érvekkel és bizonyítékokkal támasztotta alá, hogy az igazgatóság összetételének jobban kellene tükröznie a szervezet sokszínűségét. A tagoknak át kell tekinteniük az információkat, kérdéseket kell feltenniük, meg kell vitatniuk a témát, és dönteniük kell a válaszról.
A döntések és az azokat megalapozó vita dokumentálása
Az igazgatóságok számára a dokumentálás jogi követelmény, a bizottságok számára pedig bevált gyakorlat.
Ma sok szervezet elektronikus formában készíti és tárolja a hivatalos jegyzőkönyveket, határozatokat, szabályzatokat és fontos döntéseket. A dokumentumokat létrehozzák és jóváhagyják, megosztják és használják, megőrzik és tárolják, végül pedig selejtezik.
A Loomióban
Jegyzőkönyveket, jelentéseket, határozatokat és más dokumentumokat csatolhatsz egy ülés témájához, a téma leírásához, egy szavazáshoz vagy bármely hozzászóláshoz. Így a dokumentumok mindig a kapcsolódó beszélgetés mellett találhatók.
A fájlok listáját a Fájlok lapon is megtalálod.
Bármely témában vagy szavazásban hivatkozhatsz a választott dokumentumkezelő rendszeredben tárolt dokumentumra. Keresd meg a dokumentum megosztható hivatkozását, majd másold be a témába, a szavazásba vagy egy hozzászólásba.
A megfelelő jogosultsággal rendelkezők a hivatkozásra kattintva megnyithatják és elolvashatják a dokumentumot.
A Loomióban a beszélgetések és döntések eleve dokumentálva vannak. Így ellenőrizheted az igazgatóság döntéseit, és könnyen megmutathatod, miről és mikor döntöttek. Ha az igazgatósági tagok megvitatták a határozatot, hozzászóltak és szavaztak is róla, azt is láthatod, hogyan és miért született meg a döntés.
Idővel kereshető előzmények gyűlnek össze a szervezeted döntéseiről és a hozzájuk kapcsolódó beszélgetésekről.
A Loomio minden adatot több lemezen és több helyen, a felhőben tárol, és naponta biztonsági másolatot készít. A feltöltött fájlokat olyan szerverek tárolják, amelyek korszerű megoldásokkal csökkentik a szűk keresztmetszetek és a kiesések kockázatát.