Határozathozatal és online döntések

Az igazgatósági és bizottsági tagoknak gyakran kell ülésen kívül döntéseket hozniuk. Ezek olyan irányítási döntések és beszélgetések, amelyekre az alábbi esetekben van szükség:

• Az igazgatósági ülésen nem volt elég idő a döntés meghozatalára,
• a döntés nem igényel hosszabb beszélgetést (például adminisztratív döntések esetén),
• olyan esemény történt a szervezeten belül vagy kívül, amely miatt az igazgatóságnak a következő ülés előtt kell cselekednie,
• egy igazgatósági tag szeretne egy számára fontos kérdést megvizsgálni az igazgatósággal.

A Loomióban

Indíts egy szálat, és kezdj beszélgetést: - Mutasd be a témát vagy a meghozni kívánt döntést, - kérd meg az igazgatóság tagjait, hogy hozzászólásokban osszák meg gondolataikat, véleményüket és a rendelkezésükre álló információkat, hogy mindenki megérthesse az ülésen kívül tárgyalt témával vagy döntéssel kapcsolatos álláspontjukat, - ösztönözd a tagokat a részvételre hozzászólások írásával vagy a hozzászólásokra adott válaszokkal.

Amikor eljött az ideje, a következő lépés egy szavazás indítása. Kérd meg a tagokat, hogy szavazzanak. Ha a kérdés egyszerű, használd a Javaslat szavazástípust. Ha összetettebb, használd a Hangulatfelmérés szavazástípust, hogy egyértelműen megkérdezhesd a többi tagot, mit gondolnak a javaslatról. - Fogalmazd meg a döntést, és kérd meg az embereket, hogy szavazzanak, - kérd meg őket, hogy adjanak indoklást a szavazatukhoz, különösen akkor, ha valamelyik ponttal kapcsolatban fenntartásaik vannak, - válaszd ki az igazgatóság döntéshozatali folyamatához illő lehetőségeket. - Az ülésen kívül hozott döntést a következő igazgatósági ülésen megerősíthetitek és jegyzőkönyvbe vehetitek.

Nem kudarc, ha egy döntésben nem sikerül egyetértésre jutni. Megkérdezheted a tagokat, milyen változtatásokkal tudnák támogatni a döntést. Ez segít jobb döntést kialakítani. Egy módosításokat tartalmazó új javaslattal nagyobb eséllyel juthattok egyetértésre.

Fogalmazz meg egy következtetést, amikor a javaslat lezárul. Tudasd mindenkivel, milyen döntés született, és mi történik ezután.

Példák ülésen kívüli döntésekre

Döntés ingatlanvásárlásról

A legutóbbi igazgatósági ülésen egy ingatlan megvásárlásáról beszélgettek. Egy igazgatósági tag a döntés meghozatala előtt független műszaki szakvéleményt kért. Az ülésen az igazgatóság megállapodott abban, hogy megvásárolja az ingatlant, ha a műszaki szakvélemény megfelelőnek ítéli azt. Mivel azonban a vásárlást a következő igazgatósági ülés előtt kell lebonyolítani, az igazgatóság úgy döntött, hogy az elkészült műszaki szakvéleményt feltölti a Loomióba, ott beszélget róla, és ott hozza meg az ingatlanvásárlásról szóló végleges döntést.

Döntés az igazgatósági tagok és vezető tisztségviselők felelősségbiztosításának elfogadásáról

Az igazgatósági ülésen jelezték, hogy közeledik a biztosítás éves megújítása. Mivel ezt adminisztratív ügynek tekintették, az igazgatóság úgy döntött, hogy a Loomióban beszéli meg a megújítási kérelmet, bekéri a szükséges információkat minden igazgatósági tagtól, benyújtja a kérelmet, és elfogadja a biztosítás megújítására kapott ajánlatot.

Biztonsági incidens történt az egyik telephelyünkön

Betörés és lopás történt, ami veszélyezteti a szervezetet és a munkatársakat. Az igazgatósági tagokat tájékoztatni kell az eseményről és a kockázatokról, és mérlegelniük kell a megfelelő intézkedéseket.

Egy igazgatósági tag megkérdőjelezte az igazgatóság nemi összetételét és sokszínűségét

Az igazgatósági tag megalapozott érvekkel és bizonyítékokkal támasztotta alá, hogy az igazgatóság összetételének sokszínűbbnek kellene lennie, hogy jobban képviselje a szervezetet. Az igazgatósági tagoknak át kell tekinteniük az információkat, kérdéseket kell feltenniük, beszélgetniük kell a kérdésről, és dönteniük kell a további lépésekről.

A meghozott döntések és az azokat megalapozó beszélgetések dokumentálása

A dokumentálás az irányító testületek számára jogszabályi követelmény, a bizottságok számára pedig bevált gyakorlat.

Ma sok szervezet elektronikusan rögzíti és tárolja a hivatalos jegyzőkönyveket, határozatokat, szabályzatokat és fontos döntéseket. A dokumentumokat elkészítik és jóváhagyják, megosztják és használják, megőrzik és tárolják, végül pedig selejtezik.

A Loomióban

Jegyzőkönyveket, jelentéseket, határozatokat és más dokumentumokat csatolhatsz egy ülés szálához: a szál leírásában, egy szavazásban vagy a szál bármely hozzászólásában. Így a dokumentumok mindig a kapcsolódó beszélgetéshez tartoznak.

A fájlok listáját a Fájlok lapon is megtalálod.

Bármely szálhoz vagy szavazáshoz hozzáadhatsz egy hivatkozást az általad használt dokumentumkezelő rendszerben tárolt dokumentumra. Keresd meg a dokumentum online megosztható hivatkozását, másold ki, és illeszd be a szálba, a szavazásba vagy egy hozzászólásba.

Ezután bárki, akinek van hozzáférési jogosultsága, a hivatkozásra kattintva megnyithatja és elolvashatja a dokumentumot.

Mivel a Loomióban a beszélgetések és a döntések eleve dokumentálva vannak, megbízhatóan ellenőrizheted az igazgatóság teljes döntéshozatalát. Könnyen bemutathatod, miről és mikor született döntés. Ha az igazgatósági tagok beszélgettek a határozatról, hozzászóltak és szavaztak is róla, azt is tudni fogod, hogyan és miért született meg az egyes döntés.

Idővel létrejön a szervezeted történetének nyilvántartása, amelyben könnyen kereshetsz, és megtalálhatod a korábbi döntéseket és a hozzájuk kapcsolódó beszélgetéseket.

A Loomio minden adatot több lemezen és több helyszínen, a felhőben rögzít és tárol, napi biztonsági mentéssel. A feltöltött fájlokat olyan szervereken tárolja, amelyek korszerű technikákkal küszöbölik ki a szűk keresztmetszeteket és a meghibásodási pontokat.