Bizalmas beadványok gyűjtése

Használj zárt csoportot bizalmas beadványok gyűjtésére olyan emberektől, akik nem tagjai a csoportnak. Minden beadványból külön beszélgetés lesz, amelyben a beküldő és a csoport elbíráló csapata információt cserélhet, kérdéseket tehet fel és rögzítheti a döntést. A beküldők nem láthatják a csoport többi bizalmas beszélgetését vagy beadványát.

A jelölések jól példázzák ezt a felhasználási módot, amikor a jelöltek adatait vagy névsorát bizalmasan kell kezelni a kiválasztás során. Bárki jelölheti saját magát vagy valaki mást egy választásra, kinevezésre, bizottsági, vezetőségi vagy képviselői szerepre, miközben a kiválasztó bizottság minden jelölést külön beszélgetésben bírál el.

További felhasználási területek, ahol a beadványok nem lehetnek nyilvánosak:

• Panaszok, veszélyeztetésről szóló bejelentések, biztonsági aggályok és incidensjelentések
• Fellebbezések és egyedi ügyekben hozott döntések felülvizsgálatára irányuló kérelmek
• Közvetítésre, konfliktuskezelésre vagy személyes támogatásra irányuló kérelmek
• Személyes, pénzügyi vagy jogosultsági adatokat tartalmazó pályázatok, például rászorultsági támogatásokra vagy ösztöndíjakra
• Zárt ajánlatok vagy pályázati ajánlatok, amelyeket az elbírálás során bizalmasan kell kezelni

Ebben a folyamatban a beküldők nem látják egymás beadványait, de a beküldés nem névtelen. A beküldőknek felhasználói fiókra van szükségük, és a zárt csoport minden tagja láthatja a beadványokat. Mielőtt érzékeny adatok kezelésére használnád a csoportot, gondold át, kik a tagjai.

Bizalmas beadványok beküldésének engedélyezése

Adminnak kell lenned abban a csoportban vagy alcsoportban, ahol a beadványokat gyűjteni szeretnéd.

1. Nyisd meg a csoportot.
2. Válaszd ki a Beállítások menüpontot (vagy a Több, majd A csoportbeállítások szerkesztése menüpontot).
3. Nyisd meg az Engedélyek lapot.
4. Kapcsold be a Nem tagok is indíthatnak beszélgetéseket beállítást.
5. Mentsd el a csoportbeállításokat.

Ez a beállítás csak Nyitott és Zárt csoportoknál érhető el. Titkos csoportoknál nem jelenik meg. Ha nem látod, nyisd meg az Adatvédelem lapot a csoportbeállításokban, és állítsd a Csoport adatvédelme beállítást Zárt (bizalmas beadványokhoz ajánlott) vagy Nyitott értékre, majd térj vissza az Engedélyek lapra.

Ennek az engedélynek a bekapcsolása nem teszi nyilvánossá a csoport beszélgetéseit. Aki nem tag, új beszélgetést indíthat, és vendégként hozzáférhet ahhoz, de a csoport többi bizalmas beszélgetését nem láthatja.

Bizalmas beadványok beküldési folyamatának kialakítása

1. Hozz létre egy külön alcsoportot a beadványok kezelésére, és állítsd az adatvédelmét Zárt értékre. Az alcsoport elkülöníti a beadványokat a szülőcsoport többi munkájától.
2. Add hozzá az alcsoporthoz tagként a kiválasztó bizottság tagjait vagy a beadványok elbírálásáért felelős más személyeket. Az alcsoport minden tagja láthat minden beadványt, ezért csak olyanokat adj hozzá, akiknek hozzá kell férniük ezekhez.
3. Hozz létre egy beszélgetéssablont az alcsoportban. Add meg benne a kérdéseket és a beküldőktől kért információkat. Különböző típusú beadványokhoz különböző beszélgetéssablonokat hozhatsz létre.
4. Ha a beküldők nem kérhetik az alcsoporthoz való csatlakozást, állítsd a tagságot Csak meghívóval értékre.
5. Engedélyezd a bizalmas beadványok beküldését az alcsoport engedélyei között.
6. Próbáld ki a folyamatot egy olyan fiókkal, amely nem tagja az alcsoportnak.
7. Oszd meg az alcsoport oldalát a leendő beküldőkkel. A beadvány beküldése előtt be kell jelentkezniük a felhasználói fiókjukba.

Beadvány beküldése

A beküldő megnyitja az alcsoportot, és kiválasztja a Beszélgetés indítása lehetőséget. A Loomio megjeleníti az alcsoportban elérhető beszélgetéssablonokat. A beküldő kiválasztja a megfelelő beszélgetéssablont, megválaszolja a kérdéseit, és elindítja a beszélgetést.

A beszélgetés az alcsoporthoz tartozik, de a beküldő nem válik az alcsoport tagjává. A Loomio vendégként hozzáadja a saját beszélgetési szálához, így láthatja a beszélgetést, és részt vehet benne a bizottsággal vagy az elbíráló csapattal együtt. Az alcsoport többi bizalmas beszélgetését vagy beadványát nem láthatja.

Beadványok elbírálása

Az alcsoport tagjai láthatják az alcsoport minden beadványhoz tartozó beszélgetését. További kérdéseket tehetnek fel, és hozzászólásokkal, szavazásokkal vagy más beszélgetési eszközökkel végezhetik el az elbírálást.

Ha másnak is információt kell adnia, az alcsoport megfelelő engedéllyel rendelkező tagja meghívhatja a beadványhoz tartozó beszélgetésbe. Például ha valaki jelölést küld be, az alcsoport meghívhatja a jelöltet a szálba, ha szükség van a részvételére. A meghívott személy vendégként csatlakozik, és nem fér hozzá az alcsoport többi bizalmas beszélgetéséhez.

Minden beküldő láthatja a saját beadványát, de az alcsoport többi bizalmas beszélgetését vagy beadványát nem. A beküldési időszak végén kapcsold ki a Nem tagok is indíthatnak beszélgetéseket beállítást. A meglévő beszélgetések és a vendégek hozzáférése változatlan marad.