Bizalmas beadványok gyűjtése
Zárt csoportban olyan emberektől is gyűjthetsz bizalmas beadványokat, akik nem tagjai a csoportnak. Minden beadványból külön beszélgetés lesz. Ebben a beküldő és a csoport bírálói információt cserélhetnek, kérdéseket tehetnek fel, és rögzíthetik a döntést. A beküldők nem láthatják a csoport többi bizalmas beszélgetését vagy beadványát.
Jelöléseket például akkor érdemes így gyűjteni, ha a kiválasztás során a jelöltek adatait vagy a jelöltek névsorát bizalmasan kell kezelni. Bárki jelölheti saját magát vagy másokat választott tisztségre, kinevezésre, bizottsági, vezetőségi vagy képviselői szerepre. A kiválasztást végző testület minden jelölést külön beszélgetésben bírálhat el.
Más esetekben is szükség lehet arra, hogy a beadványok ne legyenek nyilvánosak:
- Panaszok, veszélyeztetettséggel kapcsolatos bejelentések, biztonsági aggályok és eseményjelentések
- Fellebbezések és egyedi ügyben hozott döntés felülvizsgálatára irányuló kérelmek
- Közvetítésre, konfliktuskezelésre vagy személyes támogatásra irányuló kérelmek
- Személyes, pénzügyi vagy jogosultsági adatokat tartalmazó pályázatok, például segélyekre vagy ösztöndíjakra
- Zárt ajánlatok és pályázati válaszok, amelyeket az elbírálás során bizalmasan kell kezelni
A beküldők beadványai egymás előtt bizalmasak, de a folyamat nem névtelen. A beküldőknek felhasználói fiókra van szükségük, és a Zárt csoport minden tagja láthatja a beadványokat. Érzékeny adatok gyűjtése előtt gondold át, kik tartozzanak a bírálócsoportba.
Bizalmas beadványok engedélyezése
Annak a csoportnak vagy alcsoportnak az adminisztrátorának kell lenned, amelyben a beadványokat gyűjteni szeretnéd.
- Nyisd meg a csoportot.
- Válaszd a Beállítások lehetőséget (vagy a Több, majd A csoportbeállítások szerkesztése lehetőséget).
- Nyisd meg az Engedélyek lapot.
- Kapcsold be a Nem tagok is indíthatnak beszélgetéseket beállítást.
- Mentsd el a csoportbeállításokat.
Ez a beállítás csak Nyitott és Zárt csoportokban érhető el. Titkos csoportokban nem jelenik meg. Ha nem látod, nyisd meg az Adatvédelem lapot a csoportbeállításokban, és a Csoport adatvédelme értékét állítsd Zárt értékre (bizalmas beadványokhoz ez ajánlott) vagy Nyitott értékre. Ezután térj vissza az Engedélyek lapra.
Az engedély bekapcsolása nem teszi nyilvánossá a csoport beszélgetéseit. A nem tagok új beszélgetést indíthatnak, és vendégként hozzáférhetnek ahhoz a beszélgetéshez, de a csoport többi bizalmas beszélgetését nem láthatják.
Bizalmas beadványok gyűjtésének beállítása
- Hozz létre külön alcsoportot a beadványok gyűjtéséhez, és állítsd az adatvédelmét Zárt értékre. Így a beadványok elkülönülnek a szülőcsoport többi munkájától.
- Add hozzá az alcsoport tagjaihoz a kiválasztást végző testületet vagy a beadványok elbírálásáért felelős többi embert. Az alcsoport minden tagja láthat minden beadványt, ezért csak azokat add hozzá, akiknek erre szükségük van.
- Hozz létre egy beszélgetéssablont az alcsoportban. Tedd bele azokat a kérdéseket és adatkéréseket, amelyekre a beküldőknek válaszolniuk kell. Különböző típusú beadványokhoz külön sablonokat is készíthetsz.
- Ha nem szeretnéd, hogy a beküldők alcsoporttagságot kérhessenek, állítsd a tagságot Csak meghívással értékre.
- Engedélyezd a bizalmas beadványokat az alcsoport engedélyeinél.
- Próbáld ki a folyamatot egy olyan fiókkal, amely nem tagja az alcsoportnak.
- Oszd meg az alcsoport oldalát a lehetséges beküldőkkel. A beadvány beküldése előtt be kell jelentkezniük a felhasználói fiókjukba.
Beadvány beküldése
A beküldő megnyitja az alcsoportot, és kiválasztja a Beszélgetés indítása lehetőséget. A Loomio megjeleníti az alcsoportban elérhető beszélgetéssablonokat. A beküldő kiválasztja a megfelelő sablont, megválaszolja a kérdéseit, és elindítja a beszélgetést.
A beszélgetés az alcsoporthoz tartozik, de a beküldő nem válik az alcsoport tagjává. A Loomio vendégként adja hozzá a beszélgetéshez, így láthatja azt, és részt vehet benne a testülettel vagy a bírálókkal együtt. Az alcsoport többi bizalmas beszélgetését vagy beadványát nem láthatja.
Beadványok elbírálása
Az alcsoport tagjai minden beadványhoz tartozó beszélgetést láthatnak. További kérdéseket tehetnek fel, és hozzászólásokkal, szavazásokkal vagy más beszélgetési eszközökkel végezhetik el az elbírálást.
Ha valaki mástól is információra van szükség, egy megfelelő jogosultságú alcsoporttag meghívhatja őt a beadványhoz tartozó beszélgetésbe. Ha például valaki más személyt jelöl, az alcsoport meghívhatja a jelöltet a beszélgetésbe, ha szükség van a részvételére. A meghívott vendégként csatlakozik, és nem fér hozzá az alcsoport többi bizalmas beszélgetéséhez.
Minden beküldő láthatja a saját beadványát, de az alcsoport többi bizalmas beszélgetését vagy beadványát nem. A beküldési időszak végén kapcsold ki a Nem tagok is indíthatnak beszélgetéseket beállítást. A meglévő beszélgetések és a vendégek hozzáférése változatlan marad.