Felkészülés

Minden, a csoporttal töltött percre számolj három perc tervezést. Ez egy egyórás alkalomhoz három óra felkészülést jelent. Ahogy fejlődsz, fokozatosan kevesebb időt kell tervezésre fordítanod.

— Silvia Zuur

Tisztázd a célt

Egy tapasztalt facilitátor egyik legértékesebb hozzájárulása a cél tisztázása. Ha ebben segít a csoportnak, a többi kérdéssel is könnyebb foglalkozni. A célnak a csoport egésze és az egyes beszélgetések vagy döntések szintjén is jelentősége van. Ez alapján lehet eldönteni, milyen eszközöket használjatok, mikor avatkozzatok be, és milyen eredményre törekedjetek. Ha nincs közös értelmezés a célról, az a beszélgetést vagy akár a csoport működését is meghiúsíthatja.

Térj vissza rendszeresen a cél tisztázását segítő kérdésekhez. Így ellenőrizheted, hogy foglalkoztok-e azzal, amit a résztvevők meg szeretnének tanulni vagy el szeretnének érni. — Silvia Zuur

A Loomióban

  • Az alkalmazásban több helyen is megfogalmazhatjátok a célt, például a csoport leírásában és a beszélgetés kontextusában.
  • Ha a cél még nem világos, érdemes egy Loomio-beszélgetést indítani magáról a célról.
  • A használati statisztikáink szerint az egyértelmű, közös céllal rendelkező csoportok sikeresebbek.
  • Az összegyűjtött ügyféltörténetek és esettanulmányok is hangsúlyozzák a közös cél meghatározásának fontosságát.

Rendezd át a teret

A tér kialakítása nagyban befolyásolja a meghívottak élményét. Minden találkozó más, ezért a teret is az alkalomhoz érdemes igazítani. Az ismerős környezet biztonságérzetet adhat, a változás pedig nyitottságra ösztönözhet az új ötletek iránt.

Személyes találkozókon a bútorok átrendezése segít a facilitátornak ráhangolódni az alkalomra, és átgondolni, mitől egyedi. Másként alakulhat a beszélgetés, ha mindenki sorokban ül, mint ha körben helyezkedik el.

A Loomióban

  • Ha kifejezetten a döntéshozatalhoz hívsz meg embereket egy új digitális térbe, az belépési pontot teremt. Ez segít elkülöníteni a teret más online helyektől, amelyek például társas kapcsolattartásra szolgálnak.
  • A csoportkép személyre szabásával alakíthatod a tér hangulatát.
  • A csoport leírása a csoportoldal egyik meghatározó eleme, és az alkalomhoz igazíthatod.

Kellékek, eszközök és anyagok

A jól vezetett folyamatban minden szükséges kellék kéznél van. Személyes találkozókon ilyenek lehetnek az öntapadós jegyzetlapok, tollak, papírok, névkitűzők, nyomtatott anyagok és háttérinformációk. Minél jobban felkészül a facilitátor, annál több idő és energia marad a közös munkára.

A Loomióban

  • Sok csoport a csoport leírásában helyez el hivatkozásokat a közösen szerkesztett dokumentumok tárhelyére, háttéranyagokra, a projekt- vagy feladatkezelő rendszerére és a kapcsolattartók listájára.
  • Minden témánál gondold át, mire lehet szükségük a résztvevőknek. Legyenek kéznél a fontos információk: ha például hivatkozol valamire, adj hozzá közvetlen linket, hogy ne kelljen külön megkeresniük.

Tervezd meg a részvétel élményét

Ha az alapok már megvannak – a cél, az eszközök és a háttérinformációk –, a jó facilitátorok átgondolják, milyen folyamatba hívják a résztvevőket. Mérlegelik a helyzetet, a siker lehetséges formáit, valamint a választható utakat és döntéseket. Átgondolt tervvel kezdenek hozzá.

Újra és újra azt látjuk, hogy az emberek jelentősen alábecsülik a felkészülés és a tervezés szükségességét. Mielőtt belevágsz, gondold át, milyen élményt szeretnél teremteni. A tervezésre fordított idő később sokszorosan megtérülhet.

A Loomióban

  • A Loomio alapvető működése a jó facilitálás lépéseit követi: hívd meg az embereket, beszéljetek meg egy témát, gyűjtsétek össze a különböző nézőpontokat, fogalmazzatok meg egy konkrét javaslatot, mérjétek fel az egyetértést, majd erősítsétek meg a következtetést.

  • A tapasztalt felhasználók már most is különféle folyamatokhoz igazítják a Loomiót, például több lépésből álló egyeztetéshez vagy dokumentumok jóváhagyásához. A hatékonyan vezetett feladatoknak gyakran felismerhető, megismételhető menete van.
  • Az online együttműködés folyamatát nem kell a semmiből megtervezni. Építs arra, ami már bevált, és ültesd át az online térbe. Sok kipróbált személyes folyamat adaptálható, például a tanácskérési folyamat.
  • Az átgondolt folyamatokról szóló esettanulmányok mintaként szolgálhatnak. Ha nem tudod, milyen folyamatot válassz, nézd meg, mások mit próbáltak ki.

Vedd figyelembe a helyzetet

A beszélgetések a csoport történetének és szokásainak részei. A vezetett folyamat akkor lehet hatékony, ha jókor történik, és illeszkedik a csoport többi tevékenységéhez.

Fontos kérdések a helyzetről:

  • Átmeneti időszakban van a csoport?
  • Egy meglévő gyakorlatot szeretnétek továbbfejleszteni?
  • Ez egy a párhuzamosan zajló folyamatok közül, vagy most erre összpontosít a csoport?
  • Egy problémát szeretnétek megoldani, vagy inkább mélyebben, tágabb vagy szűkebb körben foglalkoznátok egy témával?

A Loomióban

  • A Loomio-csoportokban szinte mindig van valaki, aki ismeri a csoport helyzetét, és eldönti, hogy érdemes-e bevezetni a Loomiót.
  • Nem érdemes mindent egyszerre megváltoztatni. A csoportok könnyebben veszik használatba a Loomiót, ha jól illeszkedik a meglévő munkafolyamataikhoz.
  • Akkor érdemes bevezetni, amikor a csoport készen áll a hatékony online együttműködésre. A tagoknak látniuk kell, milyen nehézséget okoz az online döntéshozatali tér hiánya, és szeretnék megoldani ezt a problémát.
  • Amikor eldöntöd, mikor hozz fel egy témát, vedd figyelembe, mire irányul a csoport figyelme. A közös figyelem korlátozott erőforrás.
  • Sok csoport nem is tudatosítja, hogyan működik együtt jelenleg, és azt sem látja világosan, hogyan illeszkedhetne ebbe a Loomio. Kezdjetek egy beszélgetéssel arról, hogyan dolgoztok most, és mi működik vagy nem működik.

A facilitátor szerepe

A jó facilitáláshoz egyéni és közös önismeret kell. Ha a szerep nem világos, az félreértésekhez, konfliktusokhoz vagy bizonytalan helyzetekhez vezethet.

Gondoskodj róla, hogy átadják neked a vezetéshez szükséges felhatalmazást. Amikor meghívnak egy új csoportba vagy szervezetbe, sokan azt kérdezik magukban: Ki ez az ember? Miért hallgassunk rá? Kérj meg valakit, akit a résztvevők ismernek és akiben megbíznak, hogy mutasson be téged. Ez segít elnyerni a bizalmukat, és egyértelművé teszi a felhatalmazásodat. — Silvia Zuur

Fontos, hogy a csoport beleegyezzen a facilitálásba. Enélkül a folyamat a csoport számára kényszerítő, a facilitátor számára veszélyes lehet, és ellenállást vagy zavart válthat ki. A facilitátor kiszolgáltatott helyzetbe kerül, ezért felhatalmazásra van szüksége. Ha ezt nem kapja meg, ne vállalja a feladatot. A beleegyezés a facilitátor és a résztvevők számára egyaránt fontos.

Felelősség

A felhatalmazással a facilitátor nagyobb felelősséget is vállal. Több lehetősége van megszólalni és irányítani a csoport figyelmét. Ezt az egész csoport érdekében kell használnia, nem személyes célokra. Szavai és viselkedése különösen erősen hatnak a résztvevőkre, ezért fokozott figyelemmel kell eljárnia.

Hatalom

A facilitálás természetéből adódóan különbséget teremt a résztvevők és a facilitátor befolyása között. A facilitátornak bizonyos helyzetekben élnie kell a felhatalmazásával, különben nem tudja ellátni a feladatát. Például félbeszakíthat valakit, hogy a beszélgetés a témánál maradjon, vagy jelezheti, hogy egy adott viselkedés nem elfogadható. Nem méltányos felelőssé tenni a folyamatért, ha nem kapja meg a sikeres vezetéshez szükséges jogköröket. Nincs minden helyzetre érvényes válasz arra, mekkora felhatalmazás kell, de annak arányban kell állnia a felelősséggel.

Alkalmazkodás

A facilitátorok akkor tudnak a legjobban dolgozni, ha alkalmazkodnak a kialakuló helyzethez. Az emberek összetettek, a csoportok pedig még inkább azok. Ha valaki rugalmatlanul ragaszkodik egy tervhez vagy szabályrendszerhez, az akadályozhatja a csoportot. Ha a facilitátor nem tud vagy nem akar alkalmazkodni a változó körülményekhez, nem tudja hatékonyan vezetni a közös munkát.

Tedd fel és vedd le a facilitátori kalapot. Sokaknak nehéz a saját csapatuk megbeszéléseit és műhelymunkáit vezetni. Facilitátorként pártatlannak kell lenniük, csapattagként viszont értékes meglátásaik vannak. Tedd egyértelművé, mikor vezeted a folyamatot, és mikor veszel részt benne csapattagként. — Silvia Zuur

A Loomióban

  • Sok Loomiót használó csoportnak van tapasztalata a facilitálásban, és közösen értik ezt a szerepet. Már most is sikerrel igazítják az eszközt a saját igényeikhez.
  • Ha a csoport nem állapodott meg másként, gyakran feltételezik, hogy a beszélgetést indító személy vezeti is azt. A résztvevők nagyobb biztonságban dolgozhatnak együtt, ha világos, ki a facilitátor.
  • A Loomio teret ad annak, hogy többen is részt vegyenek a facilitálásban: például másokat bevonjanak a beszélgetésbe, kérjék a témánál maradást, vagy javasolják, mikor érdemes javaslatot tenni. Ez a szerep azonban gyakran kimondatlan marad. Segít tisztázni, ha megnevezitek ezeket a feladatokat, és megbeszélitek, hogy egy emberhez tartoznak-e, vagy megosztjátok őket.
  • Egy online csoport kiindulhat abból, hogy a facilitálás feladatai kimondatlanul megoszlanak, és nem beszél külön a facilitátori szerepről. Ez a működés azonban inkább azoknak a tapasztalt csoportoknak megfelelő, amelyek már túlléptek a kijelölt facilitátorral végzett munkán.