Felkészülés

A csoporttal töltött minden percre tervezz 3 perc felkészülést. Ez egy egyórás alkalomhoz három óra felkészülést jelent. Csak akkor csökkentsd a tervezésre szánt időt, amikor már több gyakorlatot szereztél.

— Silvia Zuur

Értsd meg a célt

A cél tisztázása az egyik legértékesebb segítség, amit egy felkészült facilitátor nyújthat — ha ebben segít a csoportnak, minden más is lehetővé válik. A cél a csoport egészének szintjén és az egyes beszélgetések, döntések szintjén is fontos. A cél alapján lehet eldönteni, milyen eszközöket használjunk, hogyan avatkozzunk be, és milyen következtetésekre törekedjünk. Ha nincs közös értelmezés a célról, az a beszélgetés vagy akár a csoport működését is ellehetetlenítheti.

Mindig térj vissza a cél feltárását segítő kérdéseidhez, hogy ellenőrizd: foglalkoztok-e azzal, amit a résztvevők tanulni vagy elérni szeretnének. — Silvia Zuur

A Loomióban

• Az alkalmazásban több helyen is kifejtheted a célt, például a csoport leírásában és a beszélgetés leírásában.
• Ha a cél még nem világos, jó kiindulópont lehet egy Loomio-beszélgetés a célról a csoportoddal.
• Elemzéseink (a szoftver használatáról gyűjtött statisztikák) szerint a világos, közös céllal rendelkező csoportok sikeresebbek.
• Az általunk összegyűjtött ügyféltörténetek és esettanulmányok is hangsúlyozzák a közös cél meghatározásának fontosságát.

Rendezd át a bútorokat

Annak a térnek a kialakítása, ahová meghívod az embereket, nagyban befolyásolja az élményüket. Minden találkozó egyedi, és hozzá illő elrendezést igényel. Az ismerős környezet biztonságot sugall, a környezet megváltoztatása pedig az új ötletek iránti nyitottságot jelzi.

Személyes találkozókon a bútorok tényleges átrendezése olyan szokás, amely segít a facilitátoroknak ráhangolódni a támogató tér megteremtésére, és átgondolni, mi teszi egyedivé az adott alkalmat. Képzeld el a különbséget aközött, hogy mindenki sorokban ül, vagy mindenki egy körben foglal helyet.

A Loomióban

• Ha kifejezetten döntéshozatalra hívod meg az embereket egy új digitális térbe, annak jelentős hatása lehet — a „küszöb átlépésének” élménye megkülönbözteti ezt más online terektől, amelyek kapcsolattartásra vagy más célokra szolgálhatnak.
• A csoport képének testreszabása jó lehetőség a tér hangulatának alakítására.
• A csoport leírása a csoport oldalának egyik fő „bútordarabja”, és az igényeidhez igazíthatod.

Kellékek, eszközök, anyagok

Amikor a facilitálás gördülékenyen zajlik, minden kellék kéznél van, amire a csoportnak szüksége lehet. Személyes találkozókon ilyenek az öntapadós jegyzetlapok, tollak, papírok, névkitűzők, nyomtatott anyagok és háttéranyagok. Minden ilyen előkészület több időt és energiát hagy a közös munkára.

A Loomióban

• Sok csoport a csoport leírásában helyez el hivatkozásokat a közösen szerkesztett dokumentumokat tartalmazó megosztott tárhelyre, háttérinformációkra, a csoport projektkezelő vagy feladatkövető rendszerére, a kapcsolattartók listájára és más anyagokra.
• Minden szálnál gondold át, mire lehet szükségük az embereknek a részvételhez — alapvető, hogy minden információ könnyen elérhető legyen (ha például hivatkozol valamire, sokkal hatékonyabb közvetlen linket adni hozzá, mint elvárni, hogy az emberek megkeressék).

Tervezd meg az élményt

Ha az alapok már megvannak (cél, eszközök, háttérinformációk), a jó facilitátorok időt szánnak annak átgondolására, milyen élményre hívják a résztvevőket: milyen a helyzet, mit jelenthet a siker, és milyen utak és választási lehetőségek állnak rendelkezésre. Átgondolt tervvel vágnak bele.

Újra és újra azt látjuk, hogy az emberek jelentősen alábecsülik a felkészülés és a tervezés szükségességét. Mielőtt belevágsz, állj meg, és gondold át, milyen élményt szeretnél nyújtani. A tervezésbe fektetett munka a későbbi siker révén sokszorosan megtérül.

A Loomióban

• A Loomio alapvető működése eleve a jó facilitálás felépítését követi: hívd meg az embereket, beszéljétek át a témát, gyűjtsétek össze a különböző véleményeket, alakítsatok ki egy konkrét javaslatot, ellenőrizzétek az egyetértést, majd erősítsétek meg a következtetést.

• A gyakorlott felhasználók már különféle folyamatokhoz igazítják a Loomiót — például többlépcsős egyeztetéshez, dokumentumok jóváhagyásához és más feladatokhoz. Hatékony facilitálással minden feladatnak kialakul egy megismételhető menete.
• Az online együttműködés megtervezéséhez nem kell újra feltalálnod a kereket. Támaszkodj arra, amiről tudod, hogy működik, és ültesd át az online térbe. Sok bevált, személyes részvételre épülő folyamat online is alkalmazható (például a tanácskérési folyamat).
• Az átgondoltan megtervezett folyamatokról szóló esettanulmányok „receptként” is szolgálhatnak — ha nem vagy biztos abban, milyen felépítést válassz, először nézd meg, mások mit próbáltak ki.

Helyezd el az alkalmat a csoport folyamatában

A beszélgetések nem légüres térben zajlanak, hanem a csoport történetébe és gyakorlatába ágyazódnak. A facilitált alkalmak akkor lehetnek hatékonyak, ha megfelelő az időzítésük, és illeszkednek a csoport többi folyamatához.

Fontos kérdések a helyzet megértéséhez:

• Átmeneti időszakban vagyunk?
• A meglévő gyakorlatot fejlesztjük tovább?
• Ez több párhuzamos folyamat egyike, vagy kizárólag erre összpontosítunk?
• Egy problémát szeretnénk megoldani, vagy mélyebben, tágabban, esetleg szűkebben vizsgálni valamit?

A Loomióban

• A Loomio-csoportokban szinte mindig van egy „kezdeményező”, aki ismeri a csoport helyzetét, és eldönti, hogy megfelelő-e számukra a Loomio bevezetése.
• Nem célszerű mindent egyszerre megváltoztatni. A csoportok könnyebben kezdik használni a Loomiót, ha az jól illeszkedik a meglévő munkafolyamataikhoz.
• Akkor megfelelő az időzítés, amikor a csoport készen áll arra, hogy hatékonyan beépítse az online együttműködést a gyakorlatába. Érezniük kell, milyen nehézséget okoz az online döntéshozatali tér hiánya, és motiváltnak kell lenniük a probléma megoldására.
• Gondold át, mire fordítja a csoport a figyelmét, hogy eldönthesd, mikor érdemes felvetni egy adott témát. A közös figyelem korlátozott erőforrás.
• Sok csoport még a meglévő együttműködési gyakorlatával és szokásaival sincs tisztában, így azzal sem, hogyan illeszkedhet ezekhez a Loomio. Kezdj egy beszélgetéssel arról, hogyan dolgoztok jelenleg, és mi működik, illetve mi nem.

A facilitátor szerepe

A jó facilitáláshoz egyéni és közösségi szinten is önismeretre van szükség. A szerep tisztázatlansága félreértésekhez, konfliktusokhoz vagy olyan helyzetekhez vezethet, amelyekben a résztvevők nem érzik magukat biztonságban.

Kérd, hogy adják át neked a felhatalmazást. Amikor meghívnak egy új csoportba vagy szervezetbe, mindenkiben felmerülhet: Ki ez az alak? Miért hallgassunk rá? Kérj meg valakit, akit a résztvevők ismernek és akiben megbíznak, hogy mutasson be. Ez megalapozza a résztvevők bizalmát irántad, és segít átadni neked a felhatalmazást. — Silvia Zuur

Beleegyezés

Alapvető, hogy a csoport beleegyezzen a facilitálásba. Enélkül a facilitálási kísérlet a legrosszabb esetben kényszerítő lehet (ami méltánytalan a csoporttal szemben) és veszélyes (ami méltánytalan a facilitátorral szemben), továbbá ellenállást és zavart vált ki. A facilitátorok kiszolgáltatott helyzetet vállalnak; felhatalmazásra van szükségük, enélkül nem szabad elvállalniuk a feladatot. A beleegyezés a facilitátor és a résztvevők számára egyaránt alapvető.

Felelősség

Amint egy facilitátor elfogadja a felhatalmazást, nagyobb felelősséget vállal. A facilitátorok több időt kapnak a megszólalásra, és nagyobb szerepük van a csoport figyelmének irányításában. Ezt az egész csoport szolgálatában kell használniuk, nem személyes céljaik érdekében. A facilitátor szavainak és viselkedésének is az átlagosnál nagyobb hatása van, ezért fokozott körültekintéssel kell eljárnia.

Hatalom

A facilitálás természetéből adódóan különbséget teremt a résztvevők befolyásában. Ha a facilitátor bizonyos módokon nem gyakorolhat hatalmat, nem tudja ellátni a feladatát. Például ahhoz, hogy a beszélgetés a témánál maradjon, félbeszakíthat valakit, vagy jelezheti, hogy egy adott viselkedés nem elfogadható. Nem helyénvaló felelősséget várni a facilitátortól az alkalomért anélkül, hogy megkapná a sikeres munkához szükséges jogköröket. Nincs egyetlen helyes válasz arra, mekkora hatalmat kapjon, de annak arányban kell állnia a felelősségével.

Alkalmazkodás

A facilitátorok akkor dolgoznak a legjobban, ha hatékonyan tudnak alkalmazkodni a kibontakozó helyzethez. Az emberek rendkívül összetettek, a csoportjaik pedig még sokkal összetettebbek. Ha valaki rugalmatlanul ragaszkodik egy tervhez vagy eljáráshoz, az kudarchoz vezethet. Ha a facilitátor nem alkalmazkodhat vagy nem akar alkalmazkodni a változó körülményekhez, nem tud megfelelő teret biztosítani a folyamatosan változó embereknek.

Vedd fel, majd vedd le a facilitátori kalapot. Sokaknak kihívást jelent, amikor a saját csapatuk megbeszéléseit és műhelymunkáit próbálják facilitálni. Facilitátorként semlegesnek kell lenniük, csapattagként viszont értékes meglátásaik vannak, amelyeket szeretnének megosztani. Tedd teljesen egyértelművé, mikor vagy facilitátor, és mikor résztvevő. — Silvia Zuur

A Loomióban

• A Loomiót használó csoportok közül soknak van tapasztalata a facilitálásban, és már kialakult közös értelmezésük erről a szerepről. Az eszközt már most is bizonyos sikerrel igazítják ezekhez az igényekhez.
• Gyakran azt tekintik a beszélgetés facilitátorának, aki elindítja azt, hacsak a csoport másként nem állapodott meg. Ha világos, ki facilitál, az jelentősen javíthatja a kölcsönös biztonságérzetet és az eredményes együttműködést.
• A Loomio természetes módon teret ad annak, hogy többen is végezzenek facilitátori feladatokat: a felhasználók megemlíthetnek másokat, kérhetik, hogy a beszélgetés maradjon a témánál, javasolhatják, mikor érdemes javaslatot tenni, és így tovább — de ez gyakran kimondatlan marad. A szerep tisztázásában segít, ha megnevezitek, mely tevékenységek számítanak facilitálásnak, és megbeszélitek, hogy ezt a szerepet egy ember látja-e el, vagy megosztjátok.
• Egy online csoport indulhat úgy is, hogy a facilitálás kimondatlanul megoszlik a résztvevők között (vagyis nem beszélnek a facilitálásról mint megnevezett szerepről). Ez a felállás azonban valójában azoknak a tapasztalt csoportoknak a legmegfelelőbb, amelyek már továbblépnek a kifejezetten kijelölt facilitátori szereppel végzett munkából.