Знакомство совета директоров с Loomio

Loomio может стать онлайн-пространством, где ваш совет директоров или комитет проводит встречи, обсуждает вопросы, принимает решения и ведёт записи, доступные для проверки в вашей организации.

Начните с общей последовательности действий в руководстве Знакомство вашей группы с Loomio. На этой странице приведены дополнительные рекомендации для советов директоров и комитетов.

Однако Loomio принесёт мало пользы, если в работе участвует лишь часть совета директоров. Информация и переписка, скорее всего, останутся разбросанными по разным инструментам и будут теряться во входящих электронных письмах, а путаница будет отнимать время у всех.

Определите, какую задачу вы хотите решить с помощью Loomio: например, улучшить общение и отслеживать его ход или сохранять знания и опыт организации. Затем договоритесь всем советом директоров перенести работу в Loomio и призовите каждого приложить к этому усилия.

Ваша основная задача как администратора — настроить Loomio для работы совета директоров.

Помогите членам совета директоров присоединиться и начать участвовать в работе. Они должны уметь:

• Входить в Loomio
• Читать ветки и оставлять комментарии
• Голосовать в опросах
• Понимать, как ваши процедуры управления работают в Loomio

Проверьте технические навыки

Членам совета директоров понадобится компьютер или смартфон с подключением к интернету. Они должны уметь отправлять и получать электронные письма, пользоваться сайтами, читать электронные документы и смотреть видео со звуком.

Убедитесь, что у участников есть всё необходимое:

• современное устройство — компьютер, планшет или смартфон с электронной почтой и современным браузером
• подключение к интернету через WIFI, кабель Ethernet или мобильную сеть (3G или выше)
• навыки отправки и получения электронных писем, просмотра сайтов, скачивания документов и воспроизведения видео.

Loomio работает во всех распространённых браузерах, таких как Google Chrome, Microsoft Edge, Firefox и Apple Safari. Устаревшие браузеры, например Microsoft Internet Explorer, могут не работать.

Если у вас возникла проблема при использовании Loomio на вашем устройстве, обратитесь в службу поддержки Loomio.

Настройте вашу группу

Описание группы

Описание группы — первое, что люди видят, когда открывают вашу группу в Loomio. Напишите его так, чтобы новые участники поняли назначение группы и то, какую работу вы будете выполнять вместе. Добавьте другую информацию, которая поможет людям освоиться и начать участвовать.

Например, поприветствуйте людей и объясните, что это их онлайн-пространство для общения и управления вашей организацией:

• Напомните участникам о назначении совета директоров или комитета.
• Опишите, как вы планируете использовать Loomio: готовиться к встречам, вести обсуждения, принимать решения и оставаться в курсе происходящего между встречами.
• Чётко укажите, у кого есть доступ к группе, кто может читать материалы и участвовать.
• Прикрепите справочные документы и документы по управлению или добавьте ссылки на них.

Проверьте настройки конфиденциальности и прав доступа

По умолчанию для групп Loomio установлена настройка Выделить: об их существовании знают только люди, которых вы специально пригласили в группу.

Ознакомьтесь с правами участников и настройте их с учётом навыков участников вашей группы. На начальном этапе можно отключить некоторые права, чтобы избежать путаницы. Вы всегда сможете восстановить их, когда все лучше освоят Loomio.

Теги категорий

Добавьте теги категорий, подходящие вашей организации. Если настроить их заранее, участникам будет проще использовать теги и находить нужные ветки и информацию.

Настройте ваш личный профиль

Ваш личный профиль поможет участникам группы легко узнавать вас и быть уверенными, что сообщения от вашего имени действительно отправлены вами.

Управляйте составом группы

Убедитесь, что все члены вашего совета директоров или комитета были приглашены в группу и приняли приглашение.

Начните с одной процедуры совета директоров

В общем руководстве по знакомству с Loomio описано, как помочь каждому впервые оставить комментарий и проголосовать. После этого попробуйте провести в Loomio одну регулярную процедуру совета директоров: например, подготовить повестку, утвердить протокол, рассмотреть отчёт или принять небольшое решение между заседаниями.

Договоритесь, вступают ли решения, принятые в Loomio, в силу после публикации вывода или требуют утверждения на следующем заседании. Запишите согласованный кворум, необходимое число или долю голосов, круг голосующих и порядок утверждения в описании группы или документах по управлению.