Знакомство совета директоров с Loomio
Loomio может стать онлайн-пространством, где ваш совет директоров или комитет проводит встречи, обсуждает вопросы, принимает решения и ведёт историю работы организации, которую можно проверить.
Начните с общего порядка действий в руководстве «Знакомство вашей группы с Loomio». Здесь описаны дополнительные рекомендации для советов директоров и комитетов.
Если в Loomio участвует лишь часть совета, пользы будет мало. Информация и переписка останутся в разных инструментах и почтовых ящиках. Путаница отнимет время у всех.
Определите, какую задачу вы хотите решить с помощью Loomio: например, улучшить общение, отслеживать договорённости или сохранять знания организации. Затем договоритесь всем советом перенести работу в Loomio и предложите каждому участвовать.
Как администратору, вам прежде всего нужно настроить Loomio для работы вашего совета.
Помогите членам совета присоединиться к группе и участвовать в работе. Каждый должен уметь:
- Входить в Loomio
- Читать и комментировать обсуждения
- Голосовать в опросах
- Понимать, как принятые в совете процедуры работают в Loomio
Проверьте навыки работы с техникой
Членам совета понадобится компьютер или смартфон с доступом в интернет. Они должны уметь отправлять и получать электронные письма, пользоваться браузером, читать электронные документы, смотреть видео и слушать звук.
Убедитесь, что у участников есть всё необходимое:
- современное устройство — компьютер, планшет или смартфон с электронной почтой и актуальным браузером
- доступ в интернет через Wi-Fi, кабель Ethernet или мобильную сеть (3G или выше)
- умение отправлять и получать электронные письма, пользоваться интернетом, скачивать документы и воспроизводить видео.
Loomio работает во всех распространённых браузерах, включая Google Chrome, Microsoft Edge, Firefox и Apple Safari. Устаревшие браузеры, например Microsoft Internet Explorer, могут не работать.
Если у вас возникли проблемы с Loomio на вашем устройстве, обратитесь в поддержку Loomio.
Настройте группу
Описание группы
Описание группы — первое, что видят люди, открывая вашу группу в Loomio. Объясните новым участникам, для чего создана группа и над чем вы будете работать вместе. Добавьте сведения, которые помогут им освоиться и начать участвовать.
Например, поприветствуйте участников и расскажите, что это пространство для общения и управления вашей организацией:
- Напомните участникам о задачах совета директоров или комитета.
- Расскажите, как вы планируете использовать Loomio: готовиться к встречам, вести обсуждения, принимать решения и сохранять контекст между встречами.
- Укажите, кто имеет доступ к группе, может читать материалы и участвовать в работе.
- Прикрепите документы с исходной информацией и правилами управления или добавьте ссылки на них.
Проверьте настройки конфиденциальности и прав доступа
По умолчанию для групп Loomio установлен режим Выделить. О существовании такой группы знают только люди, которых вы пригласили.
Изучите права участников и настройте их с учётом опыта членов вашей группы. В начале работы можно ограничить некоторые права, чтобы избежать путаницы. Позже вы сможете вернуть их, когда участники освоятся в Loomio.
Теги категорий
Добавьте теги категорий, подходящие вашей организации. Если настроить их заранее, участникам будет проще пользоваться тегами и находить нужные обсуждения и сведения.
Настройте личный профиль
Ваш личный профиль поможет участникам группы узнавать вас и понимать, что сообщения действительно отправлены вами.
Управляйте составом группы
Убедитесь, что все члены совета директоров или комитета приглашены в группу и приняли приглашение.
Начните с одной процедуры совета
В общем руководстве по началу работы объясняется, как помочь каждому участнику хотя бы раз оставить комментарий и проголосовать. Затем попробуйте провести в Loomio одну из регулярных процедур совета: подготовить повестку, утвердить протокол, рассмотреть отчёт или принять небольшое решение между заседаниями.
Договоритесь, вступают ли решения, принятые в Loomio, в силу после публикации результата или требуют утверждения на следующем заседании. Запишите согласованные правила кворума, необходимое число голосов, круг участников с правом голоса и порядок утверждения в описании группы или документах по управлению.