Сбор конфиденциальных заявок
Используйте закрытую группу, чтобы собирать конфиденциальные заявки от людей, которые не состоят в группе. Каждая заявка становится отдельным обсуждением. В нём заявитель и группа, рассматривающая заявки, могут обмениваться информацией, задавать вопросы и фиксировать решение. Заявители не видят другие закрытые обсуждения и заявки в группе.
Так можно собирать выдвижения кандидатов, если сведения о кандидатах или список выдвинутых должны оставаться конфиденциальными во время отбора. Человек может выдвинуть себя или другого человека на выборную должность, назначение, место в комитете или совете либо на роль представителя. Отборочная комиссия рассматривает каждое выдвижение в отдельном обсуждении.
Этот способ также подходит для заявок, которые не должны быть публичными:
- Жалобы, сообщения о нарушениях безопасности и отчёты о происшествиях
- Апелляции и просьбы пересмотреть решение по отдельному случаю
- Запросы на посредничество, разрешение конфликта или личную поддержку
- Заявки, содержащие личные сведения, финансовую информацию или данные о соответствии условиям, например заявки на материальную помощь или стипендию
- Закрытые предложения на торгах и ответы на тендеры, которые должны оставаться конфиденциальными во время оценки
Заявители не видят заявки друг друга, но этот процесс не анонимный. Для подачи заявки нужна учётная запись. Каждый участник закрытой группы может видеть все заявки. Прежде чем использовать группу для сбора конфиденциальной информации, проверьте, кто в неё входит.
Включите сбор конфиденциальных заявок
Вы должны быть администратором группы или подгруппы, в которой хотите собирать заявки.
- Откройте группу.
- Выберите Настройки (или Более, затем Редактировать настройки группы).
- Откройте Разрешения.
- Включите Участники, не являющиеся членами организации, могут начать обсуждения.
- Сохраните настройки группы.
Этот параметр доступен только для групп с настройками Открыто и Закрыто. Для групп с настройкой Выделить он скрыт. Если вы его не видите, откройте Конфиденциальность в настройках группы и установите для параметра Конфиденциальность группы значение Закрыто (рекомендуется для конфиденциальных заявок) или Открыто. Затем вернитесь в раздел Разрешения.
Включение этого разрешения не делает обсуждения группы публичными. Человек, который не состоит в группе, может начать новое обсуждение и получить к нему доступ как гость, но не увидит другие закрытые обсуждения группы.
Настройте сбор конфиденциальных заявок
- Создайте отдельную подгруппу для приёма заявок и установите для неё настройку конфиденциальности Закрыто. Так заявки будут отделены от остальной работы основной группы.
- Добавьте в подгруппу участников отборочной комиссии или других людей, которые будут рассматривать заявки. Каждый участник подгруппы видит все заявки, поэтому добавляйте только тех, кому нужен такой доступ.
- Создайте в подгруппе шаблон обсуждения. Укажите в нём вопросы и сведения, которые должны предоставить заявители. Для разных видов заявок можно создать разные шаблоны обсуждений.
- Если заявители не должны запрашивать вступление в подгруппу, установите для вступления настройку Только по приглашению.
- Включите сбор конфиденциальных заявок в разрешениях подгруппы.
- Проверьте процесс с помощью учётной записи человека, который не состоит в подгруппе.
- Поделитесь страницей подгруппы с потенциальными заявителями. Перед подачей заявки им нужно войти в свою учётную запись.
Подайте заявку
Заявитель открывает подгруппу и выбирает Начать обсуждение. Loomio показывает доступные шаблоны обсуждений подгруппы. Заявитель выбирает подходящий шаблон, отвечает на вопросы и начинает обсуждение.
Обсуждение относится к подгруппе, но заявитель не становится её участником. Loomio добавляет заявителя как гостя этого обсуждения. Он может видеть его и участвовать в нём вместе с отборочной комиссией или группой, рассматривающей заявки. Другие закрытые обсуждения и заявки в подгруппе ему недоступны.
Рассмотрите заявки
Участники подгруппы видят все обсуждения с заявками. Они могут задавать уточняющие вопросы и использовать комментарии, голосования и другие инструменты обсуждения для рассмотрения заявок.
Если информацию должен предоставить ещё один человек, участник подгруппы с соответствующим разрешением может пригласить его в обсуждение заявки. Например, если заявитель выдвинул другого человека, подгруппа может пригласить кандидата в обсуждение, когда требуется его участие. Приглашённый человек становится гостем и не получает доступа к другим закрытым обсуждениям подгруппы.
Каждый заявитель видит свою заявку, но не видит другие закрытые обсуждения и заявки в подгруппе. Когда приём заявок закончится, отключите Участники, не являющиеся членами организации, могут начать обсуждения. Существующие обсуждения и доступ гостей сохранятся.