Сбор конфиденциальных заявок

Используйте закрытую группу для сбора конфиденциальных заявок от людей, которые не являются участниками группы. Каждая заявка становится отдельным обсуждением, в котором автор заявки и участники группы, ответственные за её рассмотрение, могут обмениваться информацией, задавать вопросы и фиксировать решение. Авторы заявок не видят другие конфиденциальные обсуждения или заявки в группе.

Такой процесс подходит для выдвижения кандидатов, когда сведения о кандидатах или список кандидатур должны оставаться конфиденциальными во время отбора. Человек может выдвинуть себя или другого человека на выборную должность, для назначения, в состав комитета или правления либо на роль представителя, а комиссия по отбору рассмотрит каждую кандидатуру в отдельном обсуждении.

Этот процесс также подходит для других обращений, которые не должны быть публичными:

• Жалобы, сообщения о защите людей от насилия и вреда, угрозах безопасности и происшествиях
• Апелляции и просьбы пересмотреть решение по отдельному случаю
• Запросы на посредничество, разрешение конфликтов или личную поддержку
• Заявки с личными или финансовыми сведениями либо информацией о соответствии условиям, например заявки на материальную помощь или стипендии
• Закрытые ценовые предложения или заявки на участие в тендере, которые должны оставаться конфиденциальными во время оценки

Авторы заявок не видят заявки друг друга, но этот процесс не является анонимным. Для подачи заявки нужна учётная запись, а каждый участник закрытой группы может видеть все заявки. Прежде чем использовать группу для сбора конфиденциальной информации, проверьте, кто входит в её состав.

Включите сбор конфиденциальных заявок

Вы должны быть администратором группы или подгруппы, в которой хотите собирать заявки.

1. Откройте группу.
2. Выберите Настройки (или Более, затем Редактировать настройки группы).
3. Откройте Разрешения.
4. Включите Участники, не являющиеся членами организации, могут начать обсуждения.
5. Сохраните настройки группы.

Этот вариант доступен только для групп с конфиденциальностью Открыто и Закрыто. Для групп с конфиденциальностью Выделить он скрыт. Если вы его не видите, откройте Конфиденциальность в настройках группы и измените Конфиденциальность группы на Закрыто (рекомендуется для конфиденциальных заявок) или Открыто, затем вернитесь в Разрешения.

Включение этого разрешения не делает обсуждения группы общедоступными. Человек, не являющийся участником группы, может начать новое обсуждение и получить доступ к нему как гость, но не может видеть другие конфиденциальные обсуждения группы.

Настройка процесса подачи конфиденциальных заявок

1. Создайте отдельную подгруппу для подачи заявок и установите для её конфиденциальности значение Закрыто. Подгруппа позволяет отделить заявки от другой работы родительской группы.
2. Добавьте членов комиссии по отбору или других людей, ответственных за рассмотрение заявок, в участники подгруппы. Каждый участник подгруппы может видеть все заявки, поэтому добавляйте только тех, кому нужен такой доступ.
3. Создайте в подгруппе шаблон обсуждения. Включите в него вопросы и укажите, какую информацию должны предоставить авторы заявок. Вы можете создать разные шаблоны обсуждений для разных видов заявок.
4. Если авторы заявок не должны запрашивать вступление в подгруппу, установите для вступления значение Только по приглашению.
5. Включите подачу конфиденциальных заявок в разрешениях подгруппы.
6. Проверьте процесс с помощью учётной записи человека, который не является участником подгруппы.
7. Поделитесь страницей подгруппы с потенциальными авторами заявок. Перед подачей заявки им нужно войти в свою учётную запись.

Подача заявки

Автор заявки открывает подгруппу и выбирает Начать обсуждение. Loomio показывает доступные в подгруппе шаблоны обсуждений. Автор заявки выбирает подходящий шаблон обсуждения, отвечает на вопросы и начинает обсуждение.

Обсуждение принадлежит подгруппе, но автор заявки не становится её участником. Loomio добавляет автора заявки в качестве гостя в ветку его обсуждения, чтобы он мог видеть обсуждение и участвовать в нём вместе с комиссией или командой, рассматривающей заявки. Автор заявки не видит другие конфиденциальные обсуждения или заявки в подгруппе.

Рассмотрение заявок

Участники подгруппы могут видеть обсуждения всех заявок в подгруппе. Они могут задавать уточняющие вопросы и использовать комментарии, опросы или другие инструменты обсуждения для рассмотрения заявок.

Если нужно получить информацию от другого человека, участник подгруппы с соответствующим разрешением может пригласить его в обсуждение заявки. Например, если один человек выдвинул другого, подгруппа может пригласить кандидата в ветку, если требуется его участие. Приглашённый человек присоединяется как гость и не получает доступа к другим конфиденциальным обсуждениям подгруппы.

Каждый автор заявки может видеть свою заявку, но не видит другие конфиденциальные обсуждения или заявки в подгруппе. Отключите Участники, не являющиеся членами организации, могут начать обсуждения., когда приём заявок завершится. Существующие обсуждения и доступ гостей останутся без изменений.