Администрирование и ведение документации
Администрирование и надлежащее ведение документации для аудита — важное требование к вашему совету или комитету, часто установленное законом.
Электронные документы всё чаще заменяют обязательные бумажные документы.
При этом цифровые инструменты позволяют вашему совету делать гораздо больше, чем просто хранить протоколы заседаний.
Измените работу вашего совета:
«Наша группа совета существенно изменила нашу работу: она позволяет непрерывно управлять организацией, сокращает время реагирования и повышает нашу гибкость, устойчивость и способность работать в долгосрочной перспективе… Loomio экономит нам тысячи фунтов каждый год» - Остин Кордаско, Co-operative Assistance Network Limited (CAN), услуги поддержки бизнеса, Великобритания
Рассмотрим, как организовать работу, управлять обсуждениями, защищать данные и хранить документацию в Loomio.
Управление обсуждениями
В Loomio есть ряд функций для управления обсуждениями. Они доступны в раскрывающемся меню справа от обсуждения.
Чтобы поддерживать список обсуждений в актуальном состоянии, используйте следующие действия:
- Закрепить обсуждение — чтобы важные обсуждения оставались вверху списка
- Редактировать тему — чтобы изменить заголовок обсуждения или обновить его описание
- Перейти в группу — чтобы переместить обсуждение в другую группу, подгруппу или архивную группу.
- Заблокировать тему — чтобы запретить дальнейшие комментарии и изменения и убрать ветку из списка открытых веток. Заблокированные ветки доступны через фильтр обсуждений и строку поиска. Их можно разблокировать в любое время.
- Удалить обсуждение — если вы не хотите сохранять обсуждение. Обратите внимание: удалённые обсуждения нельзя восстановить.
Теги категорий
Теги категорий помогают обозначать обсуждения, чтобы их было проще найти. Создайте теги и применяйте их к каждому обсуждению последовательно.
Распространённые теги для работы совета: Администрирование, Ежегодное общее собрание, Заседание совета, Отчёт, Финансы, Юридические вопросы, Участники, Протоколы, Планирование, Политика, Резолюция, Устав, Общее собрание, Стратегия.
Участники группы могут искать обсуждения по тегу в раскрывающемся меню теги.
Сохранение темы обсуждения
Обсуждения полезнее для всех, когда они посвящены одной теме.
Если в ходе обсуждения появляется новая тема, вы можете выбрать отдельные комментарии и переместить их в другое обсуждение или начать новое обсуждение.
Подгруппы
Подгруппы помогают организовать общение и объединить участников для совместной работы. Например, вы можете использовать подгруппу для подкомитета или рабочей группы.
Архивирование документации
Чтобы сохранить обсуждение в ветке и решения, принятые в опросах, выберите Печать ветки и сохраните файл в PDF через функцию печати. Затем вы можете поместить опубликованную копию ветки в выбранный вами архив документов.
Чтобы сохранить полную копию данных вашей группы в Loomio, используйте Экспорт данных группы.
Хранение данных
Облачные сервисы Loomio защищают ваши данные: они мгновенно записываются на несколько дисков, ежедневно резервируются и хранятся в нескольких местах.
Таким способом хранятся все данные веток, комментариев, опросов и прикреплённых файлов.
Файлы, прикреплённые к веткам, также доступны на вкладке «Файлы».
