Администрирование и ведение документации
Для совета или комитета важно вести документацию для проверок. Часто это требование закона.
Электронные документы всё чаще заменяют бумажные.
Цифровые инструменты позволяют вашему совету делать больше, чем просто хранить протоколы заседаний.
Измените работу вашего совета:
«Наша группа совета особенно сильно изменила нашу работу: мы можем непрерывно управлять организацией, быстрее реагировать и работать гибче и устойчивее… Loomio ежегодно экономит нам тысячи фунтов» - Остен Кордаско, Co-operative Assistance Network Limited (CAN), услуги поддержки бизнеса, Великобритания
Рассмотрим, как организовать работу, управлять обсуждениями, защищать данные и хранить документы в Loomio.
Управление обсуждениями
В Loomio есть несколько функций для управления обсуждениями. Они доступны в раскрывающемся меню справа от обсуждения.
Поддерживайте список обсуждений в порядке с помощью этих действий:
- Закрепить обсуждение — чтобы важные обсуждения оставались в начале списка
- Редактировать тему — чтобы изменить название или описание обсуждения
- Перейти в группу — чтобы переместить обсуждение в другую группу, подгруппу или архивную группу
- Заблокировать тему — чтобы запретить новые комментарии и изменения и убрать тему из списка открытых тем. Заблокированные темы можно найти с помощью фильтра обсуждений или строки поиска. Тему можно разблокировать в любое время.
- Удалить обсуждение — если вам не нужно сохранять его историю. Восстановить удалённое обсуждение нельзя.
Теги категорий
Теги категорий помогают находить обсуждения. Создавайте теги и добавляйте их к обсуждениям. Старайтесь использовать их последовательно.
Примеры тегов для совета: Администрирование, Годовое общее собрание, Заседание совета, Отчёт, Финансы, Правовые вопросы, Участники, Протоколы, Планирование, Политика, Решения, Устав, Общее собрание, Стратегия.
Участники группы могут искать обсуждения по тегам в раскрывающемся меню Метки.
Как придерживаться темы обсуждения
Обсуждение удобнее для всех, когда оно посвящено одной теме.
Если в ходе обсуждения возникает другой вопрос, вы можете выбрать отдельные комментарии и перенести их в другое обсуждение или начать новое.
Подгруппы
Подгруппы помогают организовать общение и совместную работу участников. Например, можно создать подгруппу для подкомитета или рабочей группы.
Архивирование записей
Чтобы сохранить обсуждение и решения, принятые в опросах, используйте Распечатать тему и сохраните файл в формате PDF. Затем вы можете поместить опубликованную копию темы в выбранный архив документов.
Чтобы сохранить все данные вашей группы Loomio, используйте Экспортировать данные группы.
Хранение данных
Облачные сервисы Loomio защищают ваши данные: сразу записывают их на несколько дисков, ежедневно создают резервные копии и хранят их в нескольких местах.
Так хранятся все данные тем, комментариев, опросов и прикреплённых файлов.
Файлы, прикреплённые к темам, также доступны на вкладке «Файлы».
