Подготовка

На каждую минуту работы с группой закладывайте 3 минуты планирования. Это означает три часа подготовки к часовой встрече. Сокращайте время на планирование только по мере накопления опыта.

— Сильвия Зуур

Определите цель

Помочь прояснить цель — одна из самых ценных задач опытного фасилитатора. Если группа определилась с целью, становится возможным всё остальное. Цель есть как у группы в целом, так и у отдельных обсуждений и решений. Она помогает выбирать инструменты, способы вмешательства и выводы, к которым следует стремиться. Отсутствие общего понимания цели может привести к провалу обсуждения или поставить под угрозу саму группу.

Всегда возвращайтесь к вопросам, которые помогли вам определить цель, чтобы проверить, учитываете ли вы то, что участники хотят узнать или достичь. — Сильвия Зуур

В Loomio

• В приложении есть поля для пояснения цели, например описание группы и описание обсуждения.
• Если цель ещё не ясна, начните с обсуждения цели вашей группы в Loomio.
• Наша аналитика (статистика использования приложения) показывает, что группы с ясной общей целью работают успешнее.
• Собранные нами истории клиентов и примеры из практики подчёркивают важность определения общей цели.

Переставьте мебель

Организация пространства, в которое вы приглашаете людей, сильно влияет на их впечатления и опыт. Каждая встреча уникальна и требует подходящей обстановки. Знакомая обстановка даёт ощущение безопасности, а изменение окружения помогает открыться новым идеям.

При очных встречах буквальная перестановка мебели помогает фасилитаторам настроиться на создание условий для совместной работы и подумать об особенностях предстоящей встречи. Представьте разницу между рассадкой рядами и рассадкой по кругу.

В Loomio

• Приглашение в новое цифровое пространство специально для принятия решений оказывает заметное влияние: люди словно «переступают порог», отделяющий его от других онлайн-пространств, предназначенных для общения или иных задач.
• Выбор фотографии группы помогает создать нужную атмосферу.
• Описание группы — один из основных элементов «обстановки» на странице группы, и вы можете настроить его под свои потребности.

Принадлежности, инструменты, материалы

Когда фасилитация идёт гладко, всё необходимое группе находится под рукой. При очных встречах это стикеры, ручки, бумага, бейджи с именами, распечатки и справочные материалы. Чем лучше фасилитатор подготовит всё необходимое, тем больше времени и сил останется для самой работы.

В Loomio

• Многие группы размещают в описании группы ссылки на общий диск с документами для совместной работы, справочные материалы, систему управления проектами или отслеживания задач группы, список контактов и другие ресурсы.
• Для каждой ветки подумайте, что понадобится людям для участия. Важно, чтобы вся информация была под рукой: например, если вы ссылаетесь на какой-либо материал, прямая ссылка гораздо полезнее, чем ожидание, что люди найдут его сами.

Продумайте процесс совместной работы

Подготовив основные элементы (цель, инструменты, исходную информацию), хорошие фасилитаторы уделяют время тому, чтобы продумать процесс, к которому приглашают людей: ситуацию, возможные признаки успеха, все доступные пути и варианты действий. Они не начинают работу без продуманного плана.

Мы неоднократно видели, как люди сильно недооценивают необходимость подготовки и планирования. Прежде чем приступать, остановитесь и подумайте о том, как вы хотите организовать совместную работу. Время, вложенное в планирование, многократно окупается последующим успехом.

В Loomio

• Основные функции Loomio изначально соответствуют последовательности хорошей фасилитации: пригласить людей, обсудить тему, собрать разные мнения, сформулировать конкретное предложение, проверить согласие с ним и зафиксировать вывод.

• Опытные пользователи уже приспосабливают Loomio к разным процессам совместной работы, например многоэтапным консультациям или согласованию документов. При эффективной фасилитации каждый вид работы приобретает определённую повторяемую структуру.
• При планировании совместной работы онлайн не нужно изобретать велосипед. Опирайтесь на проверенные подходы и адаптируйте их. Многие испытанные процессы очной работы можно перенести в онлайн-пространство, например процесс принятия решений через консультации.
• Примеры из практики с продуманными процессами могут служить «рецептами». Если вы не уверены, какой подход выбрать, начните с изучения того, что уже пробовали другие.

Учитывайте текущую ситуацию

Обсуждения происходят не в вакууме, а в связи с историей и практикой группы. Чтобы фасилитация была эффективной, совместная работа должна проходить в подходящий момент и согласовываться с остальными процессами группы.

Основные вопросы о ситуации:

• Происходит ли сейчас переход к чему-то новому?
• Совершенствуем ли мы существующую практику?
• Это один из нескольких параллельных процессов или единственное направление работы?
• Мы собрались, чтобы решить проблему, углубить понимание, расширить охват или сузить фокус?

В Loomio

• В группах Loomio почти всегда есть «инициатор», который понимает ситуацию группы и решает, подходит ли ей внедрение Loomio.
• Не стоит пытаться изменить всё сразу. Группы легче осваивают Loomio, когда он вписывается в существующие рабочие процессы.
• Подходящий момент наступает, когда группа готова эффективно включить совместную работу онлайн в свою практику. Участники должны ощущать трудности из-за отсутствия онлайн-пространства для принятия решений и хотеть решить эту проблему.
• Учитывайте, на что группа сейчас направляет внимание, чтобы выбрать подходящий момент для обсуждения конкретной темы. Общее внимание — ограниченный ресурс.
• Многие группы даже не осознают свои существующие способы и привычки совместной работы, а тем более не понимают, как в них может вписаться Loomio. Начните с обсуждения того, как группа работает сейчас, что помогает, а что мешает.

Роль фасилитатора

Хорошая фасилитация требует осознания своей роли как отдельным человеком, так и группой в целом. Непонимание этой роли может привести к недоразумениям, конфликтам или небезопасным ситуациям.

Позаботьтесь о том, чтобы вам передали полномочия. Когда вас приглашают в новую группу или организацию, люди могут подумать: «Кто это вообще? Почему мы должны слушать этого человека?» Попросите представить вас кого-то, кого участники знают и кому доверяют. Это укрепит ваш авторитет в их глазах и поможет передать вам полномочия. — Сильвия Зуур

Согласие

Необходимо, чтобы группа дала согласие на фасилитацию. Без этого попытки вести работу группы могут в худшем случае стать принуждением (что несправедливо по отношению к группе) и создать опасность (что несправедливо по отношению к фасилитатору), а также вызвать сопротивление и непонимание. Фасилитаторы оказываются в уязвимом положении; им необходимы полномочия от группы, и без них не следует браться за эту работу. Согласие необходимо как фасилитатору, так и участникам.

Ответственность

Приняв полномочия от группы, фасилитатор берёт на себя повышенную ответственность. У фасилитаторов больше возможностей брать слово и направлять внимание группы. Эти возможности должны служить всей группе, а не личным целям. Слова и поведение фасилитатора также оказывают более сильное влияние, поэтому требуют особой осмотрительности.

Полномочия

Фасилитация по своей природе создаёт различия в полномочиях. Если фасилитатор не может пользоваться определёнными полномочиями, он не сможет выполнять свою работу. Например, чтобы удержать обсуждение в рамках темы, фасилитатор может прервать кого-то или сказать, что определённый способ взаимодействия неприемлем. Не следует возлагать на фасилитатора ответственность за процесс, не предоставив полномочий, необходимых для его успешного ведения. Единого ответа на вопрос об объёме полномочий нет, но он должен соответствовать уровню ответственности.

Гибкость

Фасилитаторы работают лучше всего, когда могут эффективно приспосабливаться к развивающейся ситуации. Люди бесконечно сложны, а группы людей — ещё сложнее. Жёсткое следование плану или процедуре без возможности адаптации может привести группу к неудаче. Если фасилитатору не разрешают приспосабливаться к меняющимся обстоятельствам или он сам к этому не готов, он не сможет эффективно поддерживать совместную работу людей.

Принимайте на себя роль фасилитатора и выходите из неё. Многие сталкиваются с трудностями, когда ведут встречи и семинары в собственной команде. Как фасилитаторы, они должны сохранять нейтральность. Но как участники команды, они могут поделиться ценными наблюдениями. Чётко обозначайте, когда вы выступаете в роли фасилитатора, а когда — участника. — Сильвия Зуур

В Loomio

• Многие группы, использующие Loomio, имеют опыт фасилитации и общее понимание этой роли. Они уже достаточно успешно приспосабливают инструмент к соответствующим потребностям.
• Обычно предполагается, что человек, начавший обсуждение, будет его фасилитатором, если группа не договорилась иначе. Ясное понимание того, кто ведёт процесс, может значительно повысить чувство безопасности участников и помочь успешной работе.
• Loomio естественным образом создаёт условия, в которых разные люди могут выполнять отдельные действия по фасилитации: упоминать других пользователей, просить придерживаться темы, предлагать подходящий момент для внесения предложения и так далее. Однако это часто остаётся неявным. Чтобы прояснить роль фасилитатора, назовите действия, относящиеся к фасилитации, и обсудите, сосредоточена ли эта роль у одного человека или распределена между несколькими.
• Онлайн-группа может с самого начала использовать неявную распределённую фасилитацию, не обсуждая её как отдельную роль. Но такой подход лучше всего подходит опытным группам, которые уже прошли этап работы с явно обозначенной ролью фасилитатора.