Подготовка

На каждую минуту работы с группой стоит отвести три минуты на планирование. Часовая встреча потребует трёх часов подготовки. Сокращайте время на планирование по мере роста опыта.

— Сильвия Зур

Определите цель

Помочь группе ясно сформулировать цель — одна из самых ценных задач ведущего. Когда цель понятна, проще двигаться дальше. Она нужна и группе в целом, и каждому отдельному обсуждению или решению. Цель помогает выбрать инструменты, понять, когда вмешаться в процесс, и определить желаемый итог. Без общего понимания цели обсуждение или работа группы могут зайти в тупик.

Возвращайтесь к вопросам, с помощью которых вы определяли цель. Так вы сможете проверить, отвечаете ли вы на то, что участники хотят узнать или достичь. — Сильвия Зур

В Loomio

Подготовьте пространство

То, как вы организуете пространство для участников, заметно влияет на их опыт. Каждая встреча требует подходящих условий. Знакомая обстановка помогает чувствовать себя увереннее, а перемены располагают к новым идеям.

При очных встречах ведущие иногда буквально переставляют мебель. Это помогает подготовиться к работе и подумать об особенностях предстоящей встречи. Представьте, как по-разному пойдёт разговор, если все сидят рядами или в кругу.

В Loomio

  • Приглашение в отдельное цифровое пространство для принятия решений помогает участникам переключиться на эту задачу. Оно отличается от других сетевых пространств, где люди могут общаться или заниматься другими делами.
  • Настройте фотографию группы, чтобы создать нужное впечатление от пространства.
  • Описание группы — заметная часть её страницы. Настройте его под свои задачи.

Принадлежности, инструменты и материалы

Когда работа идёт гладко, всё необходимое группе находится под рукой. При очной встрече это могут быть стикеры, ручки, бумага, бейджи, распечатки и справочные материалы. Чем лучше ведущий подготовит их заранее, тем больше времени и сил останется на саму работу.

В Loomio

  • Многие группы размещают в описании группы ссылки на общее хранилище документов, справочные материалы, систему управления проектом или задачами, список контактов и другие ресурсы.
  • Для каждой темы подумайте, что понадобится участникам. Соберите нужную информацию в одном месте. Например, если вы ссылаетесь на материал, дайте прямую ссылку, чтобы людям не приходилось искать его самостоятельно.

Продумайте ход работы

Когда цель, инструменты и справочные материалы определены, хороший ведущий продумывает предстоящую работу: исходную ситуацию, признаки успеха, возможные пути и решения. Он не начинает работу без такого плана.

Мы часто видим, что люди сильно недооценивают время на подготовку. Прежде чем начинать, подумайте, какой опыт вы хотите создать для участников. Время, вложенное в планирование, многократно окупается позднее.

В Loomio

  • Основные возможности Loomio повторяют последовательность хорошо организованного обсуждения: пригласить людей, обсудить тему, собрать разные мнения, сформулировать конкретное предложение, проверить согласие и зафиксировать итог.

  • Опытные пользователи уже приспосабливают Loomio для разных процессов: многоэтапных консультаций, согласования документов и других задач. Если процесс хорошо организован, его этапы можно повторять.
  • При планировании совместной работы онлайн можно опираться на знакомые методы. Многие проверенные процессы очной работы можно перенести в цифровое пространство, например процесс получения советов.
  • Примеры из практики могут служить образцами. Если вы не знаете, как выстроить процесс, посмотрите, что уже пробовали другие.

Учитывайте обстоятельства

Обсуждения проходят в контексте истории и привычных способов работы группы. Чтобы процесс был полезным, важно выбрать подходящий момент и согласовать его с остальной работой группы.

Вопросы, которые помогут оценить ситуацию:

  • Находится ли группа на этапе перемен?
  • Хотим ли мы улучшить существующий порядок работы?
  • Это один из нескольких одновременных процессов или сейчас у группы одна главная задача?
  • Мы хотим решить проблему или глубже, шире либо точнее рассмотреть вопрос?

В Loomio

  • Почти в каждой группе Loomio есть человек, который хорошо понимает её обстоятельства и решает, подходит ли ей Loomio.
  • Не пытайтесь изменить всё сразу. Группам проще освоить Loomio, когда он вписывается в привычный порядок работы.
  • Подходящий момент наступает, когда группа готова эффективно работать вместе онлайн. Участники должны видеть, что им не хватает пространства для принятия решений, и хотеть решить эту проблему.
  • Выбирая время для новой темы, учитывайте, сколько внимания группа может ей уделить. Общее внимание ограничено.
  • Многие группы ещё не осознают собственные привычки совместной работы и не понимают, как в них может вписаться Loomio. Начните с обсуждения того, как группа работает сейчас, что получается, а что нет.

Роль ведущего

Для успешного ведения процесса нужно понимать себя и группу. Если роль ведущего неясна, возможны недоразумения, конфликты и небезопасные ситуации.

Позаботьтесь о том, чтобы вам передали полномочия. Когда вас приглашают в новую группу или организацию, участники могут думать: «Кто это? Почему мы должны его слушать?» Попросите человека, которого они знают и которому доверяют, представить вас. Это поможет участникам принять вас в роли ведущего и передать вам необходимые полномочия. — Сильвия Зур

Важно, чтобы группа согласилась на участие ведущего. Без согласия попытка вести процесс может восприниматься как давление на группу и создавать риск для самого ведущего. Она также вызовет сопротивление и недоумение. Ведущий оказывается в уязвимом положении. Ему нужны полномочия от группы, иначе не стоит браться за эту работу. Согласие важно и для ведущего, и для участников.

Ответственность

Приняв полномочия, ведущий берёт на себя дополнительную ответственность. Он может чаще брать слово и направлять внимание группы. Эти возможности нужно использовать в интересах всей группы, а не ради личных целей. Слова и поведение ведущего особенно сильно влияют на участников, поэтому ему следует действовать осмотрительно.

Полномочия

Ведение процесса неизбежно даёт ведущему особые полномочия. Без них он не сможет выполнять свою работу. Например, чтобы удержать обсуждение в рамках темы, ведущему может понадобиться прервать участника или сказать, что определённый способ общения неприемлем. Нельзя возлагать на ведущего ответственность за процесс, не предоставив ему необходимых полномочий. Единого правила об их объёме нет, но он должен соответствовать уровню ответственности.

Гибкость

Ведущий работает лучше, когда может реагировать на происходящее и менять подход. Люди сложны, а взаимодействие в группе ещё сложнее. Если жёстко следовать плану или правилам, не учитывая ситуацию, группа может не достичь цели. Ведущий, который не может или не хочет приспосабливаться к переменам, не сможет эффективно поддерживать работу группы.

Чётко обозначайте, когда вы выступаете ведущим, а когда — участником. Многим приходится вести встречи и семинары в собственной команде. В роли ведущего им нужно сохранять нейтралитет. Но как участники команды они могут поделиться полезными наблюдениями. Дайте группе ясно понять, какую роль вы выполняете в каждый момент. — Сильвия Зур

В Loomio

  • Многие группы в Loomio уже умеют организовывать обсуждения и одинаково понимают роль ведущего. Они приспосабливают инструмент к своим задачам.
  • Часто считается, что обсуждение ведёт тот, кто его начал, если группа не договорилась иначе. Когда всем ясно, кто ведёт обсуждение, участникам проще взаимодействовать и достигать результата.
  • Loomio позволяет распределять отдельные задачи ведущего между участниками: приглашать других в обсуждение, просить придерживаться темы, предлагать подходящий момент для внесения предложения. Но часто такое распределение остаётся неявным. Обсудите, какие действия относятся к ведению процесса и кто за них отвечает.
  • В онлайн-группе обязанности ведущего могут распределяться без специального обсуждения этой роли. Однако такой порядок лучше подходит опытным группам, которые уже поработали с явно назначенным ведущим.