Принятие решений и онлайн-голосование
Членам совета и комитетов часто приходится принимать решения между заседаниями. Такие вопросы требуют обсуждения и решения, когда:
- на заседании совета не хватило времени для принятия решения,
- вопрос не требует длительного обсуждения, в том числе если он носит административный характер,
- произошло событие внутри организации или вне её, на которое совет должен отреагировать до следующего заседания,
- один из членов совета хочет обсудить с остальными вопрос, который его особенно интересует.
В Loomio
Создайте тему и начните обсуждение: - Опишите вопрос или решение, которое хотите принять, - предложите членам совета поделиться мыслями, мнениями и известными им фактами, чтобы все могли понять их позицию, - предложите участникам присоединиться к обсуждению и отвечать на комментарии.
Когда будете готовы, создайте голосование и пригласите участников проголосовать. Для простого вопроса используйте Предложение. Если вопрос сложнее, используйте голосование Проверка чувств, чтобы узнать отношение участников к предложению. - Сформулируйте решение и пригласите участников проголосовать, - попросите участников объяснить свой голос, особенно если у них есть оговорки, - выберите варианты ответа, соответствующие порядку принятия решений вашим советом. - На следующем заседании совета вы можете утвердить решение, принятое между заседаниями, и внести его в протокол.
Если участники не пришли к согласию, это не означает, что процесс не удался. Спросите, какие изменения помогли бы им поддержать решение. Так вы сможете доработать его. У нового предложения с поправками будет больше шансов получить поддержку.
Когда предложение закроется, опубликуйте заключение. Сообщите всем, какое решение принято и что будет дальше.
Примеры решений между заседаниями
Решение о покупке недвижимости
На последнем заседании совет обсудил покупку недвижимости. Один из членов совета запросил независимое техническое заключение перед принятием окончательного решения. Совет согласился купить объект при условии, что заключение будет положительным. Поскольку покупку нужно совершить до следующего заседания, совет договорился загрузить заключение в Loomio, когда оно будет готово, обсудить его и принять там окончательное решение.
Решение о страховании ответственности членов совета и руководителей
На заседании выяснилось, что приближается срок ежегодного продления страховки. Совет счёл этот вопрос административным и договорился обсудить в Loomio заявку на продление, собрать необходимые сведения от каждого члена совета, подать заявку и принять предложение страховщика.
Нарушение безопасности на одном из объектов организации
На объекте произошли взлом и кража имущества, из-за которых организация и сотрудники оказались под угрозой. Членов совета необходимо известить о происшествии и рисках, чтобы они оценили возможные меры.
Член совета поднял вопрос о гендерном и ином разнообразии состава совета
Член совета привёл аргументы и данные в пользу того, чтобы состав совета лучше отражал состав организации. Остальным членам совета нужно изучить информацию, задать вопросы, обсудить тему и решить, как действовать.
Хранение решений и связанных с ними обсуждений
Для руководящих советов хранение документов — требование закона, а для комитетов — полезная практика.
Сегодня многие организации ведут и хранят официальные протоколы, решения, положения и другие важные документы в электронном виде. Документы составляют и утверждают, распространяют и используют, сохраняют, а по истечении срока хранения удаляют.
В Loomio
Протоколы, отчёты, решения и другие документы можно прикрепить к теме заседания: в её описании, в голосовании или в комментарии. Так документы остаются связаны с нужным обсуждением.
Список файлов также доступен на вкладке Файлы.
В любую тему или голосование можно добавить ссылку на документ в вашей системе хранения документов. Найдите ссылку, по которой можно открыть документ, скопируйте её и вставьте в тему, голосование или комментарий.
Каждый, у кого есть доступ к документу, сможет перейти по ссылке и прочитать его.
Обсуждения и решения в Loomio сохраняются, поэтому вы можете проверить, как совет принимал решения. Легко установить, что и когда было решено. Если члены совета обсуждали вопрос, комментировали его и голосовали, вы также сможете узнать, как и почему было принято решение.
Со временем в Loomio накопится история работы вашей организации. В ней можно будет найти прошлые решения и связанные с ними обсуждения.
В Loomio данные хранятся на нескольких дисках в разных местах, в облаке. Резервные копии создаются ежедневно. Загруженные файлы хранятся на серверах, где применяются современные методы устранения узких мест и единых точек отказа.