Принятие решений онлайн и между заседаниями

Участникам советов директоров и комитетов часто нужно принимать решения между заседаниями. Это управленческие решения и обсуждения, для которых есть одна из следующих причин:

• На заседании совета директоров не хватило времени для принятия решения,
• решение не требует длительного обсуждения (в том числе административные решения),
• внутри организации или за её пределами произошло событие, которое требует действий совета директоров до следующего заседания,
• один из директоров хочет рассмотреть с советом интересующий его вопрос.

В Loomio

Создайте ветку и начните обсуждение: - Представьте тему или решение, которое вы хотели бы принять, - пригласите директоров поделиться в комментариях своими мыслями, мнениями и имеющейся информацией, чтобы все могли понять их точку зрения по вопросу, рассматриваемому между заседаниями, - предложите участникам оставлять комментарии или отвечать на них.

Когда будете готовы, создайте голосование и пригласите участников голосовать. Если вопрос простой, используйте Предложение, а если он сложнее — опрос Проверка мнений, чтобы прямо спросить других участников об их отношении к предложению. - Сформулируйте решение и пригласите людей голосовать, - попросите людей указать причину выбора, особенно если они хотят уточнить отдельные положения, - выберите варианты, которые подходят для принятого в вашем совете порядка принятия решений. - На следующем заседании совета директоров вы можете утвердить решение, принятое между заседаниями, и внести его в протокол.

Если решение не получило согласия, это не означает неудачу. Вы можете спросить участников, какие изменения позволили бы им согласиться с решением. Это поможет доработать решение. Новое предложение с поправками с большей вероятностью получит согласие.

Сформулируйте вывод, когда предложение будет закрыто. Сообщите всем, какое решение принято и что произойдёт дальше.

Примеры решений между заседаниями

Решение о покупке недвижимости

На последнем заседании совета директоров обсуждалась покупка недвижимости. Одному из директоров для принятия решения потребовалось независимое заключение о техническом состоянии объекта. Совет согласился приобрести недвижимость при условии, что заключение будет удовлетворительным. Однако покупку нужно совершить до следующего заседания, поэтому совет договорился загрузить готовое заключение в Loomio, обсудить его и принять там окончательное решение о покупке.

Решение о продлении страхования ответственности директоров и должностных лиц

На заседании совета директоров отметили, что приближается срок ежегодного продления страхования. Поскольку вопрос сочли административным, совет договорился использовать Loomio, чтобы обсудить заявление на продление, получить необходимые сведения от каждого директора, подать заявление и принять предложенные условия продления страхования.

На одном из наших объектов произошло нарушение безопасности

Произошли взлом и кража имущества, создавшие риски для организации и сотрудников. Директоров необходимо проинформировать о происшествии и рисках, чтобы они могли оценить подходящие меры реагирования.

Директор поднял вопрос о гендерном балансе и разнообразии состава совета

Директор представил обоснованные доводы и подтверждающие сведения о том, что состав совета следует сделать более разнообразным, чтобы он лучше представлял организацию. Директорам нужно изучить информацию, задать вопросы, обсудить проблему и решить, какие меры принять.

Хранение записей о принятых решениях и связанных обсуждениях

Ведение документации — установленное законом требование для советов директоров и полезная практика для комитетов.

Сегодня многие организации ведут и хранят официальные протоколы, решения, внутренние правила и ключевые решения в электронном виде. Документы создают и утверждают, распространяют и используют, сохраняют и хранят, а затем уничтожают.

В Loomio

Протоколы, отчёты, решения и другие документы можно прикрепить к ветке заседания: в описании ветки, в опросе или в любом комментарии ветки. Так документы всегда связаны с соответствующим обсуждением.

Список файлов также доступен на вкладке Файлы.

Вы также можете добавить в любую ветку или опрос ссылку на документ, который хранится в выбранной вами системе управления документами. Найдите ссылку для общего доступа к документу, скопируйте её и вставьте в ветку, опрос или комментарий.

Любой человек с правом доступа сможет перейти по ссылке, открыть и прочитать документ.

Поскольку обсуждения и решения в Loomio уже зафиксированы, вы можете проверить весь процесс принятия решений вашим советом директоров. Вы можете легко показать, что и когда было решено. Если директора обсуждали решение, оставляли комментарии и голосовали, вы также сможете узнать, как и почему было принято каждое решение.

Со временем вы создаёте историю вашей организации, в которой легко искать прошлые решения и связанные с ними обсуждения.

В Loomio все данные записываются и хранятся на нескольких дисках в нескольких местах, в облаке, с ежедневным резервным копированием. Загруженные файлы хранятся на серверах, которые используют современные методы устранения узких мест и точек отказа.