В процессе

На каком этапе мы находимся?

Людям проще участвовать, когда они понимают, на каком этапе находятся. Им важно знать, что происходит сейчас, что будет дальше и что уже сделано. Общее представление о ходе работы помогает понять, как внести полезный вклад.

Например, если люди знают, что позже будет время для вопросов и ответов, им проще отложить вопросы до конца выступления. Если ясно, что сначала группа исследует разные идеи, а затем выбирает решение, участники не будут спешить с готовыми ответами. Людям нужно знать, какого вклада от них ждут и когда.

Чтобы понятно представить ход работы, ведущим нужно самим продумать его целиком. Это помогает убедиться, что у каждого этапа есть цель и все этапы связаны между собой. Хорошо организованный процесс развивается последовательно.

В Loomio

Принятие решения в Loomio уже следует простой последовательности: собрать участников и информацию (открыть обсуждение и пригласить людей), обсудить разные точки зрения, выдвинуть предложение, принять решение и приступить к действиям.
Многие используют Loomio как часть заранее спланированного процесса, например консультации в несколько этапов.
Ведущие могут показывать участникам ход работы с помощью описания группы и сроков голосования по предложениям. Эти инструменты помогают заранее дать участникам нужный контекст.

Искусство замечать

Умение замечать происходящее — один из важнейших навыков ведущего. Оно помогает понять, когда нужно вмешаться или ответить, как пригласить людей к участию и как помочь группе увидеть собственную динамику. Ценность работы ведущего в том, что кто-то следит за процессом и действует с учётом замеченного, пока остальные сосредоточены на теме или своих задачах.

Чтобы замечать важное, нужны информация, чуткость и умение её осмыслить. Ведущие часто говорят, что нужно «считывать» обстановку: эмоциональные реакции, напряжение и распределение влияния. Для этого им нужны способы вовремя получать сигналы о происходящем.

В Loomio

Многие функции Loomio помогают замечать происходящее. Пожалуй, самый наглядный пример — наблюдение за тем, как меняется круговая диаграмма голосования по предложению.
Программа показывает, кто уже участвовал, а кто ещё нет, какие темы поднимаются и кто принял приглашение в группу.
В Loomio один ведущий может одновременно следить за десятками обсуждений, видеть, чем делятся участники, и действовать с учётом этого.
В общении через интернет то, что обычно остаётся невысказанным, можно выразить словами — и тогда это проще заметить.
Письменное общение помогает назвать то, что вы заметили, и объяснить, почему решили действовать определённым образом. Например, вы можете точно процитировать чьи-то слова и показать, что за ними стоит. Так же можно рассмотреть обсуждение целиком: выбрать несколько цитат и указать на общие темы или возникающие разногласия.
Замечать происходящее легче, когда процесс идёт медленнее. Это одно из преимуществ Loomio: асинхронное общение можно читать в удобном темпе. Можно также проследить изменения со временем, обращаясь к прошлым обсуждениям.
Поскольку обсуждения могут идти одновременно, рядом с основными темами можно вести обсуждение самого процесса — «метаобсуждение», или обсуждение в режиме «синей шляпы». Так группа может вместе осмыслять происходящее, не замедляя основную работу.

Услышать разные голоса

История, распределение власти, культура и психология влияют на то, чьи голоса в обществе звучат громче, а чьи остаются незамеченными. Это проявляется на всех уровнях: от глубинных убеждений до политической системы и законов.

Но лучшие идеи не всегда высказывают самые громкие участники. Задача ведущего — помогать группе преодолевать такие перекосы. Если группа стремится к социальной справедливости, эффективной работе и качественным решениям, ей важно замечать эту динамику.

Для новых идей нужно пространство для разных точек зрения. Оно же необходимо команде, в которой каждый может действовать самостоятельно. Культурные и технические факторы дают одним голосам преимущество перед другими. Есть много способов последовательно устранять этот перекос, но для начала полезно просто его замечать. — Ричард Бартлетт

Каждый человек воспринимает мир через собственный опыт, поэтому легко забыть, что другие видят его иначе. Даже в группе, которая кажется однородной, люди сильно различаются взглядами, темпом и предпочтениями. Принять то, что другие люди отличаются от вас, — важная часть личного развития.

Единого подхода для всех нет. Любой способ взаимодействия помогает одним людям высказаться, а другим мешает; он также может раскрывать разные стороны одного человека. Поэтому стоит использовать разные способы участия, чтобы каждый мог внести свой лучший вклад.

Учитывайте, что люди учатся по-разному. Проверить это помогает метафора головы, сердца и рук. Тем, кто учится «головой», нужны факты и подробная информация. Тем, кто учится «сердцем», помогают истории и эмоциональная связь с работой. Те, кто учится «руками», лучше усваивают новое через действие. — Сильвия Зюр

Один из лучших способов услышать разные голоса и объединить их вклад — предложить разные формы взаимодействия. Это помогает учесть потребности и предпочтения участников и дать каждому равную возможность высказаться.

Вот несколько распространённых способов учесть различия в общении при совместной работе:

Размер группы — личное размышление, работа в парах, малых и больших группах, общение один на один, один со многими или многие со многими.
Форма выражения — текст, рисунок, видео, пение, танец, схемы, уравнения, символы, истории, слёзы, смех, дискуссия и другое.
Правила обсуждения — круг высказываний (каждый говорит один раз, прежде чем группа продолжит), ограничение частоты выступлений (снова говорить можно только после двух других участников), «говорящий предмет» (говорит только тот, у кого он в руках; перебивать нельзя), ограничение времени выступления (например, одна минута), выступление без ограничения времени (человека внимательно слушают столько, сколько ему нужно), учёт того, кто и сколько говорил (например, женщины и мужчины), паузы между выступлениями для осмысления услышанного.
Принимайте тишину Тишина становится неловкой, только если считать её неловкой. Она даёт людям время подумать. — Сильвия Зюр

В Loomio

Loomio изначально создавался, чтобы помогать слышать всех: в том числе тех, кто не может присутствовать лично, редко выступает или занят.
В тексте голоса участников звучат примерно с одинаковой «громкостью» и «скоростью». Асинхронное письменное общение помогает уравнять возможности.
Голосование по предложению по сути напоминает круг высказываний: каждый участник группы может выразить свою позицию на равных, если хочет.
Loomio поддерживает разные материалы — ссылки, видео, изображения, схемы и подтверждающие данные. Они подходят людям с разными способами общения.
Возможности Loomio сами по себе довольно просты. Но при активной работе ведущего и налаженном взаимодействии в группе правила обсуждения можно применять вручную — через общие нормы и договорённости. Например, участники могут договориться публиковать не более одного сообщения, пока не выскажутся остальные.
Loomio даёт гибкие инструменты для работы малых и больших групп: основные группы и подгруппы. В некоторых крупных консультациях несколько небольших групп сначала работали отдельно, а затем их результаты объединяли в общий итог.
Те, кому нужно время на самостоятельное размышление, могут сделать паузу, обдумать мысли, а затем вернуться с развёрнутым комментарием или ссылкой на документ. Так личная работа сочетается с общением в группе.
Возможности доступности и переводы Loomio позволяют людям с разными потребностями участвовать в одном обсуждении на равных. Технология помогает обеспечить равное участие там, где при личной встрече это было бы почти невозможно.
Если кто-то пишет слишком много, другие могут прокрутить его сообщения. При личной встрече такой человек мог бы занять всё пространство разговора. Однако длинные сплошные тексты тоже могут нарушить баланс обсуждения в Loomio.

Как уменьшить влияние когнитивных искажений

Человеческий мозг формировался миллионы лет, сочетая быстрое мышление, которое даёт «достаточно хороший» ответ, с медленным и трудоёмким глубоким анализом. Поэтому большую часть времени мы опираемся на интуицию, простые правила и обобщения, а при необходимости разбираем вопрос подробнее.

Но иногда мы ошибаемся. Известны устойчивые ошибки мышления, которые мешают принимать лучшие решения. В группе их влияние ещё сложнее. Эту динамику важно учитывать.

Существует множество когнитивных искажений, которые могут влиять на решения и совместную работу. Ведущий может помочь группе замечать их и осознанно выбирать, как действовать. Например, обсудить, когда важнее принять решение быстро, а когда — добиться большей точности.

Структурированный процесс и общение помогают уменьшить влияние когнитивных искажений и повысить качество решений. Если следовать намеченному процессу, а не идти по пути наименьшего сопротивления, ошибки мышления и предубеждения становятся заметнее. Иногда ведущий предлагает шаги, которые кажутся трудными и вызывают сопротивление, потому что они требуют выйти за рамки привычного мышления. Такая дисциплина помогает группе достичь важных целей, даже если поначалу возникает дискомфорт.

Вот несколько методов, которые помогают уменьшить влияние когнитивных искажений:

Шесть шляп де Боно: участники мысленно надевают шляпы разных цветов, чтобы выйти за пределы собственной позиции и попробовать разные способы мышления.
Контрольные списки: привычные схемы мышления заставляют нас упускать даже очевидное, особенно в знакомых областях. Список помогает заметить ошибки.
Метод пяти «почему»: один или два вопроса «почему?» могут создать ощущение, что причина уже найдена. Если спросить пять раз, чаще удаётся добраться до сути проблемы.
Модели мышления: SWOT-анализ, канва бизнес-модели и другие структурированные способы сбора информации помогают точнее анализировать ситуацию и выявлять скрытые предположения.

В Loomio

Разная информация и разные точки зрения помогают пересматривать предположения и замечать предубеждения. Это заложено в основу Loomio: когда больше людей могут участвовать в обсуждении на равных, группе проще избежать группового мышления.
Loomio позволяет участникам конструктивно выражать несогласие. Возможность безопасно возражать и понимание ценности возражений необходимы для критического мышления.
Асинхронное письменное общение замедляет разговор и даёт время обдумать сказанное, что помогает избегать ошибок мышления.
Loomio предлагает частично структурированный процесс, который помогает принимать более взвешенные решения. Его можно использовать для самых разных задач, но даже небольшая структура обсуждения открывает новые возможности.

Баланс между поиском идей и выбором решения

«Ромб» расхождения и схождения описывает ход разговора. Сначала он расширяется: группа собирает идеи, информацию и разные точки зрения. Затем сужается: участники приближаются к решению. Для продуктивного обсуждения, которое ведёт к действиям, важно выбрать подходящий момент для этого перехода.

Если слишком рано закончить поиск разных идей или вовсе пропустить его, группе не хватит информации. Люди могут почувствовать, что их не услышали, а ценные идеи останутся невысказанными. Если слишком поздно перейти к выбору решения или не сделать этого вовсе, обсуждение может продолжаться бесконечно, отнимая силы участников и не приводя к результату.

На каждом этапе важно вовремя выбирать подходящие действия. Поиск идей включает постановку вопроса, уточнение и выработку вариантов. Выбор решения включает анализ, выводы и принятие обязательств. Для одних обсуждений достаточно общего понимания этой схемы, другим полезно подробно распланировать каждый этап.

Одним участникам обычно ближе поиск вариантов, другим — выбор решения. У группы в целом тоже складываются предпочтения. Дисбаланс проявляется, когда группа слишком долго обсуждает отвлечённые идеи или слишком быстро переходит к готовому решению. Ведущий помогает всем уделить каждому этапу достаточно внимания.

В Loomio

Основной процесс Loomio помогает группам пройти все этапы: обсуждение расширяет круг идей, а голосование по предложениям помогает выбрать решение. Схема «ромба» во многом повлияла на первоначальный замысел Loomio.
Loomio позволяет гибко проходить эти этапы. Например, попытка прийти к решению через предложение может выявить разногласия и новые сведения. После их обсуждения группа сможет выдвинуть более удачное предложение.
Даже простые функции Loomio поддерживают разные этапы. Уведомление о новом обсуждении приглашает участников предложить идеи, а срок голосования по предложению побуждает их участвовать в выборе решения.
Чтобы помочь группе выбрать решение, достаточно воспользоваться существующей функцией Loomio — начать голосование по предложению. Умение вовремя выдвигать предложения часто отличает эффективно работающие группы. Иногда совет чаще выдвигать предложения помогает группе сдвинуться с места.

Как определить рамки обсуждения

Успешная совместная работа часто зависит от того, удаётся ли разбить задачу на части подходящего размера и взяться за них в правильном порядке.

При планировании работы ведущий может опираться на подходы управления проектами и задать такие вопросы:

Что от чего зависит? Какие шаги нужно выполнить сначала, чтобы стали возможны следующие?
На чём важнее всего сосредоточиться? Что можно оставить за рамками?
Какую часть задачи реально решить сейчас с учётом имеющегося времени, сил и информации?

Не пытайтесь решить всё сразу. Разбейте задачу на части, с которыми можно справиться. Несколько небольших шагов могут привести к значимому результату. Часто лучше добиться небольшого, но полезного результата, чем не прийти ни к какому выводу. При этом можно увязнуть в деталях и упустить главные вопросы.

При совместной работе никто не знает заранее, к чему приведёт обсуждение, поэтому его рамки должны меняться по ходу дела. Когда стоит расширить тему, а когда это лишь отвлечёт участников, приходится решать по ситуации. Излишняя жёсткость и излишняя гибкость одинаково мешают. Часто вопрос не в том, относится ли тема к делу, а в том, когда и в каком порядке к ней лучше обратиться.

Если вы запланировали встречу из нескольких связанных частей, каждая из которых опирается на предыдущую, и всё ведёт к поразительному выводу, а затем сумели провести её по плану — прекрасно. Но чаще сложная встреча затягивается и может не ответить на запросы и потребности участников. — Сильвия Зуур

Несколько небольших согласований

Если объединить слишком много вопросов в одно обсуждение, возникнет путаница. Группам, которые зашли в тупик, часто помогает разделение задачи на части. Если вопрос кажется неразрешимым, сложным или спорным, выделите отдельные вопросы и ищите согласие по каждому из них, начиная с самых простых. Тогда можно сосредоточиться на сути оставшихся разногласий.

В Loomio

Тематические ветки обсуждения помогают задавать чёткие рамки. В Loomio даже проще, чем при личном разговоре, сосредоточиться на одном вопросе, а другие вопросы параллельно обсуждать в отдельных ветках.
Пользователи нередко помогают удерживать рамки обсуждения словами: «Это выходит за рамки темы. Почему бы вам не начать об этом новое обсуждение?»
Создание группы в Loomio помогает определить, кто в неё входит и что участники будут обсуждать. Так проще удерживать рамки работы.
Последовательные предложения в Loomio подходят для подхода «несколько небольших согласований»: в одной ветке можно шаг за шагом достигать согласия, сохраняя контекст и опираясь на предыдущие предложения.
Асинхронное общение позволяет отдельным участникам далеко уходить от основной темы, не задерживая остальных. Они могут начать новое обсуждение или создать подгруппу и подробно рассмотреть свой вопрос, пока группа продолжает работу над основной темой.
Описание обсуждения и описание группы позволяют задать рамки соответствующего обсуждения или работы группы.

Темп и выбор момента

У продуктивного разговора есть ритм. Он зависит от многих факторов, и подходящий момент часто приходится находить интуитивно, как музыканту во время импровизации. Когда стоит углубиться в вопрос, а когда сделать шаг назад? Когда добавить новую информацию, а когда подробнее рассмотреть уже сказанное? От этих решений зависит темп обсуждения.

У участников разные потребности и предпочтения: одних нужно сдерживать, других — побуждать к участию. Подходящий темп возникает, когда группа находит равновесие между углублением в тему и движением вперёд. Если темп не подходит, одни начинают торопиться, а другие не успевают за обсуждением.

В Loomio

Общение в Loomio асинхронно: участники могут читать и отвечать в своём темпе. Это помогает группе найти удобный ритм.
Можно двигать обсуждение вперёд, не дожидаясь тех, кому нужно больше времени, а они могут продолжать разбирать вопрос, пока остальные идут дальше. При общении в реальном времени это невозможно.
Сроки для предложений помогают задавать темп. Для срочных вопросов можно назначить короткий срок, для других — более длинный. Разные решения могут приниматься с разной скоростью.
Вы можете менять темп своего участия. Если обсуждение идёт для вас слишком быстро или медленно, оставьте свой комментарий, сделайте паузу и вернитесь позже, когда появится предложение.
«Быстрое» решение в Loomio может занять один или два дня, а при личной встрече — около пяти минут. При этом Loomio не кажется медленным, хотя двухдневное очное обсуждение воспринималось бы иначе. Решения в Loomio принимаются параллельно с другой работой, а собрать мнения всех участников за два дня часто проще, чем организовать очную встречу.
Ведение обсуждения в Loomio напоминает замедление времени в «Матрице», когда Нео может остановить время и обойти летящую пулю: вы можете наблюдать за живым разговором кадр за кадром. Это даёт особые возможности.

Управление вниманием

Ведущий помогает группе направлять внимание. Объём доступной информации практически не ограничен, поэтому её важно отбирать, чтобы не перегружать участников. Управлять вниманием — значит соотносить важность вопросов с доступным временем и возможностями группы.

Ведущий может помочь группе согласовать цель и рамки обсуждения или всего процесса. Тогда участникам проще понять, чему уделить внимание в первую очередь. Для этого ведущий сокращает отвлекающие факторы и возвращает разговор к теме.

Ещё одна задача ведущего — помочь группе достаточно долго удерживать внимание на вопросе. Когда становится сложно, непонятно или некомфортно, людям хочется прекратить обсуждение, перейти к другой теме или оставить проблему без внимания. Ведущий помогает группе довести дело до конца ради общей цели.

В этом помогают структурированные процессы и упражнения по упорядочиванию информации. Например:

Ограничение времени — заранее отведённое время на поиск идей или обсуждение конкретной темы.
Расстановка приоритетов в повестке — сначала собрать все вопросы, которые участники хотят обсудить, затем выбрать самые важные и только после этого перейти к обсуждению.
Группировка заметок — собрать идеи и вопросы, объединить их по смыслу и выделить основные темы.
Список на потом — место для идей и вопросов, которые сейчас не относятся к теме, но к которым стоит вернуться позже.
Как выглядит успех? — определить критерии успеха и удерживать на них внимание группы, пока они не будут выполнены.

В Loomio

Один из главных способов управлять вниманием в Loomio — разделять обсуждения по темам. Такой формат появился в интернет-общении десятилетия назад и до сих пор широко используется, потому что помогает сосредоточиться. Когда тема крупно указана вверху страницы, большинству пользователей Loomio понятно, о чём идёт разговор.
Внимание участников — ограниченный ресурс, и каждое уведомление его расходует. На основе отзывов пользователей в Loomio определено, какие действия достаточно важны для уведомления: например, комментарии, голоса и итоги. Отметка «Нравится» под комментарием уведомления не создаёт.
Пользователи могут управлять своим вниманием с помощью настроек уведомлений. Помогая участникам выбрать подходящие настройки, вы помогаете группе разумно расходовать внимание.
Подгруппы тоже помогают распределять внимание. Если вопрос касается лишь части участников, его можно вынести в подгруппу.
Решение не разрешать одновременные предложения в Loomio было принято осознанно, хотя нравится не всем. Оно помогает группе уделить достаточно внимания одному предложению, прежде чем переходить к следующему.

Многие разработчики информационных систем ошибочно считали главной проблемой нехватку информации, а не внимания. Поэтому они создавали системы, которые предоставляли людям всё больше информации, хотя нужны были системы, способные отсеивать неважное и не относящееся к делу. — Википедия

Действия ведущего

Способов вести обсуждение столько же, сколько ведущих, и этой теме посвящены целые библиотеки книг. Перечислить все возможные действия невозможно.

Однако полезно выделить две группы действий:

Поддерживающие действия: приглашать к участию, углублять обсуждение, помогать людям высказаться, подбадривать, поддерживать, защищать и давать пространство для разговора.
Направляющие действия: останавливать или прерывать разговор, обозначать границы, ставить под сомнение сказанное, возвращать обсуждение в нужное русло и пресекать недопустимое поведение.

Почти все приёмы ведения очного обсуждения можно адаптировать для общения в интернете.

Если попросить конкретного человека высказаться, он может почувствовать себя школьником, которого вызвали отвечать, а он не знает ответа. Лучше пригласить к участию всех, кто ещё не говорил. Так те, кто обычно говорит много, поймут, что стоит помолчать, а у более молчаливых участников появится возможность высказаться. — Сильвия Зуур

В Loomio

В Loomio ведущий может использовать комментарии, @mentions, добавлять и удалять пользователей, начинать и удалять обсуждения. Эти инструменты подходят и для поддержки участников, и для более решительных действий.
Чаще всего ведущий использует комментарии: обращается к группе, поощряет одни действия или просит воздержаться от других.
Права на участие — довольно прямой, но действенный способ регулировать участие пользователей. Например, можно разрешить или запретить им создавать обсуждения и предложения.
В Loomio есть возможности, основанные на доверии к участникам, которых нет в некоторых других инструментах. Например, по умолчанию все участники могут редактировать описание обсуждения, даже если его написал другой пользователь. Такой подход вдохновлён Википедией и разработкой программного обеспечения с открытым исходным кодом.