Знакомство вашей группы с Loomio

Начните знакомство с Loomio с одной полезной задачи. Подготовьте группу, прежде чем приглашать людей, помогите каждому принять участие и доведите процесс до решения.

Выберите одну полезную задачу для начала

Начните с реального процесса, который уже нужен вашей группе. Для первого раза выберите задачу, которую можно вскоре завершить и в которой людям есть смысл участвовать.

Например:

• подготовить повестку предстоящей встречи;
• рассмотреть и утвердить протокол встречи;
• собрать отзывы о проекте документа;
• решить небольшой организационный вопрос; или
• определить приоритеты на следующий месяц.

Не переносите в Loomio сразу все обсуждения и решения. Повторяющийся процесс даст группе понятную причину возвращаться и позволит каждый раз улучшать порядок работы.

Подготовьте группу, прежде чем приглашать людей

Создайте для людей понятное и полезное пространство:

• добавьте название группы, логотип, обложку, описание её цели и важные ссылки;
• проверьте настройки конфиденциальности и разрешений группы;
• добавьте теги категорий, которые группа будет регулярно использовать;
• создайте первое рабочее обсуждение и добавьте сведения, необходимые участникам; и
• создайте пробное обсуждение, если участникам полезно без последствий попробовать комментарии, реакции и голосование.

Добавьте свою фотографию в профиль, а логотип организации — в группу. Так людям будет проще понять, кто их пригласил и от какой организации пришло письмо.

Определите, где вести работу

Loomio можно использовать вместе с инструментами, к которым ваша группа уже привыкла:

Добавьте ссылки на документы и другие системы в описание группы или в контекст обсуждения. Используйте интеграции с чатами, чтобы важные события в Loomio появлялись в канале, за которым люди уже следят.

Расскажите участникам, какую работу вы планируете вести в Loomio. Простое правило, например «важные обсуждения и решения — в Loomio, быстрая координация — в чате», легче принять, чем новый инструмент без объяснения его роли.

Определите, как ваша группа принимает решения

Loomio не требует, чтобы все группы и все решения подчинялись одному порядку. У некоторых групп уже есть установленные правила. Другие используют Loomio, пока вместе вырабатывают более ясный порядок принятия решений.

Если порядок уже установлен

Настройте работу в Loomio с учётом действующих требований группы. Прежде чем проводить формальное голосование, убедитесь, что участникам понятно:

• какие решения можно принимать в Loomio;
• кто высказывает мнение и кто уполномочен принимать решение;
• кто имеет право голосовать;
• требуется ли кворум;
• требуется ли для решения простое или квалифицированное большинство, единогласие, согласие либо другая необходимая доля голосов;
• вступает ли решение в силу после публикации его итога или его нужно утвердить в другом порядке; и
• кто зафиксирует и выполнит решение.

Если электронное принятие решений регулируется уставом, внутренними правилами, политикой или местным законодательством, убедитесь, что процесс в Loomio соответствует этим требованиям. Настройте делегированных голосующих, параметры предложений и шаблоны голосований, чтобы группе было легко повторять согласованный процесс.

Если группа ещё выбирает порядок

Начните обсуждение того, как принимать решения. Прежде чем выбирать инструмент для голосования, предложите группе подумать над вопросами:

• Какие решения мы принимаем?
• Кого они затрагивают, с кем нужно посоветоваться и кто отвечает за принятие решения?
• Для каких решений нужны рекомендации, согласие, консенсус, голосование или делегирование полномочий?
• Какой уровень участия или поддержки делает решение действительным?
• Что мы будем делать при возражениях, равенстве голосов или недостаточном участии?
• Как мы будем сообщать о решении, фиксировать, пересматривать и изменять его?

Ответы могут различаться для организационного решения, внутренней политики, выборов и изменения устава. В руководстве Принятие решений можно сравнить несколько полных процессов.

Если группа пока не готова установить все правила, согласуйте временный порядок для одного решения с низким риском. Прежде чем приглашать людей к участию, объясните, что будет означать результат. Затем опубликуйте итог и обсудите, как прошёл процесс. Зафиксируйте выводы группы в её описании, документах об управлении или шаблонах для повторного использования.

Пригласите людей

Пригласите людей, добавив короткое личное сообщение с пояснением:

• зачем группа использует Loomio;
• что вы просите сделать в первую очередь;
• когда вам нужен ответ; и
• где можно получить помощь.

Можно начать с небольшой группы людей, которые будут активно проверять процесс, или сразу пригласить всю группу, если участие каждого необходимо с самого начала. В любом случае подготовьте обсуждение до отправки приглашений, чтобы люди не попадали в пустую группу.

Помогите каждому принять участие хотя бы раз

Первая цель — помочь каждому перейти от получения приглашения к участию в работе группы.

Попросите людей:

1. войти в систему и добавить фотографию профиля;
2. открыть приветственное или пробное обсуждение;
3. оставить короткий комментарий или реакцию; и
4. проголосовать по предложению, которое не связано с серьёзными последствиями, и при желании объяснить свой выбор.

Участникам не нужно создавать пароль. Они могут войти по электронной почте, а на подходящие для этого письма об обсуждении — ответить прямо из почты, не открывая тему в Loomio.

Используйте уведомления осознанно

Доступ к материалу и уведомление о нём — разные вещи. Участники группы могут найти обсуждения своей группы, даже если не получили уведомление сразу.

Начиная обсуждение, уведомите людей, чьё мнение нужно на этом этапе. Используйте @упоминания и ответы, когда обращаетесь к конкретным людям. Когда позже начнётся голосование, пригласите тех, кто имеет право голосовать.

Если вы создаёте обсуждение и голосование одновременно только для сбора голосов, не отправляйте приглашение к обсуждению сразу перед приглашением к голосованию. Начните обсуждение без уведомлений и пригласите людей через голосование либо проведите голосование без обсуждения.

Покажите участникам настройки писем со сводкой и уведомлений, особенно если они не планируют заходить в Loomio каждый день.

Завершите первый процесс

Первый процесс должен пройти все этапы:

1. Представьте тему и дайте необходимую информацию.
2. Пригласите участников к обсуждению и вопросам, когда это потребуется.
3. Начните подходящее предложение или голосование.
4. При необходимости напомните тем, кто ещё не участвовал.
5. Опубликуйте итоговое решение: укажите, что решили и что будет дальше.

Итоговое решение завершает процесс и сохраняет запись, к которой участники смогут вернуться позже. Затем спросите, что сработало, скорректируйте процесс и выберите следующую регулярную задачу для работы в Loomio.

Пошаговый процесс от обсуждения до решения описан в руководстве «Принятие решений». Рекомендации для правления собраны в руководстве «Как познакомить правление с Loomio».