Знакомство вашей группы с Loomio
Познакомьте группу с Loomio на примере одной полезной задачи. Подготовьте группу перед приглашением людей, помогите каждому впервые принять участие и доведите процесс до публикации вывода.
Выберите одну полезную задачу для начала
Начните с реального процесса, который уже нужен вашей группе. Для первого использования подойдёт задача, которую можно завершить в ближайшее время и которая достаточно важна, чтобы у людей была причина участвовать.
Например:
- подготовьте повестку предстоящей встречи;
- рассмотрите и утвердите протокол встречи;
- соберите отзывы о проекте документа;
- решите небольшой рабочий вопрос; или
- определите приоритеты на следующий месяц.
Не переносите все обсуждения и решения в Loomio сразу. Повторяющийся процесс даёт группе понятную причину возвращаться и позволяет вам каждый раз улучшать его организацию.
Подготовьте группу перед приглашением людей
Подготовьте для людей полезное пространство, в котором они узнают свою организацию:
- добавьте название группы, логотип, изображение обложки, цель и важные ссылки;
- проверьте настройки конфиденциальности и разрешения группы;
- добавьте теги категорий, которые группа будет регулярно использовать;
- создайте первое рабочее обсуждение с необходимой исходной информацией; и
- создайте тренировочное обсуждение, если участникам группы будет полезно попробовать комментарии, реакции и голосование без последствий.
Используйте свою фотографию в профиле, а логотип организации — для группы. Это поможет людям понять, кто их пригласил и о какой организации идёт речь в письме.
Определите, какие инструменты использовать для разных задач
Loomio можно использовать вместе с инструментами, которыми ваша группа уже пользуется:
| Задача | Подходящий инструмент |
|---|---|
| Быстрые вопросы, неформальное общение и своевременные новости | Чат, например Slack, Teams, Matrix или Discord |
| Совместное редактирование постоянно обновляемого документа | Инструмент для совместной работы с документами |
| Назначение задач и отслеживание их выполнения | Инструмент управления задачами или проектами |
| Обсуждение конкретного вопроса, широкое участие, принятие решения и сохранение записи о нём | Loomio |
Добавьте ссылки на документы и другие системы в описание группы или обсуждения. Используйте интеграции с чатами, чтобы важные события в Loomio появлялись в канале, который люди уже читают.
Расскажите участникам группы, для чего вы планируете использовать Loomio. Простое правило, например «важные обсуждения и решения — в Loomio, оперативная координация — в чате», легче принять, чем новый инструмент без объяснения его назначения.
Определите, как ваша группа принимает решения
Loomio не требует, чтобы все группы или все решения следовали одному процессу. Некоторые группы начинают работу с уже установленными правилами. Другие используют Loomio, пока совместно вырабатывают более понятную практику принятия решений.
Если ваш процесс уже установлен
Настройте работу в Loomio в соответствии с существующими требованиями группы. Прежде чем приступать к формальному принятию решения, убедитесь, что участникам понятно:
- какие виды решений можно принимать в Loomio;
- кто высказывает мнение и кто уполномочен принимать решение;
- кто имеет право голосовать;
- требуется ли кворум;
- требуется ли для решения большинство, квалифицированное большинство, единогласная поддержка, согласие или другое требование к доле голосов;
- вступает ли решение в силу после публикации вывода или его необходимо утвердить в другом порядке; и
- кто зафиксирует вывод и выполнит предусмотренные им действия.
Если устав, внутренние правила, политика организации или местное законодательство регулируют принятие решений в электронном виде, убедитесь, что процесс в Loomio соответствует этим требованиям. Настройте делегированных голосующих, параметры предложений и шаблоны опросов, чтобы согласованный процесс было легко повторять.
Если ваша группа ещё определяет порядок принятия решений
Начните обсуждение того, как следует принимать решения. Прежде чем выбирать инструмент для подачи голосов, предложите группе рассмотреть следующие вопросы:
- Какие виды решений мы принимаем?
- Кого затрагивает решение, с кем нужно посоветоваться и кто отвечает за его принятие?
- Какие решения требуют совета, согласия, консенсуса, подачи голосов или делегирования полномочий?
- Какой уровень участия или поддержки необходим, чтобы решение считалось действительным?
- Как мы будем реагировать на возражения, равенство голосов или недостаточное участие?
- Как мы будем сообщать о решении, фиксировать, пересматривать и изменять его?
Ответы могут различаться для оперативных решений, внутренних правил, выборов и изменений устава. Чтобы сравнить несколько полных процессов, прочитайте раздел Принятие решений.
Если группа пока не готова определить все правила, договоритесь о временном порядке принятия одного решения с небольшим риском. Прежде чем приглашать людей к участию, объясните, что будет означать результат, опубликуйте вывод, а затем оцените, как прошёл процесс. Зафиксируйте то, чему научилась группа, в её описании, документах об управлении или шаблонах для повторного использования.
Пригласите людей
Пригласите людей, отправив короткое личное сообщение, в котором объясните:
- почему группа использует Loomio;
- что вы просите их сделать в первую очередь;
- когда вам нужен их ответ; и
- где они могут получить помощь.
Вы можете начать с нескольких человек, которые будут активно проверять процесс, или пригласить всю группу, если участие каждого нужно с самого начала. В любом случае подготовьте обсуждение к их приходу, чтобы они не попали в пустую группу.
Помогите каждому впервые принять участие
Первая цель — помочь каждому перейти от получения приглашения к собственному вкладу.
Попросите людей:
- войти в систему и добавить фотографию профиля;
- открыть приветственное или тренировочное обсуждение;
- оставить короткий комментарий или реакцию; и
- проголосовать по предложению с небольшими последствиями и, если это полезно, указать причину выбора.
Участникам группы не нужно создавать пароль. Они могут войти через электронную почту, а также отвечать на письма об обсуждениях, поддерживающие ответы по почте, без предварительного перехода в ветку.
Используйте уведомления осознанно
Доступ к содержимому и уведомления о нём — разные вещи. Участники группы могут найти обсуждения в своей группе, даже если не получили уведомление сразу.
Начиная обсуждение, уведомите людей, чьё мнение нужно на этом этапе. Используйте @упоминания и ответы, когда просите конкретных людей ответить. Когда позже начнётся голосование, пригласите тех, кто имеет право голосовать.
Если вы создаёте обсуждение и опрос вместе только для сбора голосов, не отправляйте приглашение в обсуждение сразу перед приглашением в опрос. Начните обсуждение без уведомлений и пригласите людей через опрос либо проведите отдельный опрос.
Покажите участникам группы настройки обзора пропущенного и уведомлений, особенно если они не планируют заходить в Loomio каждый день.
Завершите первый процесс
Первый процесс должен показать всю последовательность действий:
- Представьте тему и добавьте описание.
- Предложите обсудить тему или задать вопросы, когда это необходимо.
- Создайте подходящее предложение или опрос.
- При необходимости напомните об участии тем, кто ещё не участвовал.
- Опубликуйте вывод, указав, какое решение принято и что будет дальше.
Вывод завершает процесс и сохраняет запись, к которой участники группы смогут вернуться позже. После этого спросите, что сработало, скорректируйте процесс и выберите следующую регулярную задачу для выполнения в Loomio.
Последовательность от обсуждения до решения с сопровождением ведущего описана в разделе Принятие решений. Практики для советов директоров описаны в разделе Знакомство вашего совета директоров с Loomio.