Подведение итогов

Выводы и следующие шаги

Подтверждение вывода может быть важным для того, чтобы участники почувствовали, что цели совместного обсуждения достигнуты. Фасилитатор может обобщить принятые решения и представить их группе, чтобы к завершению обсуждения у неё были ответы на несколько ключевых вопросов:

• Что мы сделали?
• Что это означает?
• Что произойдёт теперь?
• За что я отвечаю?
• Что изменится благодаря этому опыту?

Иногда ответы на эти вопросы очень конкретны, например список действий, а иногда они более абстрактны, например углубление общего понимания.

В Loomio

• Выводы — очень важный инструмент. Завершение предложения ещё не означает завершения всего процесса: нужно подвести итоги и сформулировать вывод. Для этого и предназначена функция публикации выводов.
• Многие обсуждения в Loomio завершаются естественным образом, без предложений и публикации выводов. Такие обсуждения тоже приносят пользу. Чтобы к ним было удобно возвращаться позже, можно добавить краткий вывод в поле описания.
• Если конкретным людям предстоит выполнить какие-либо действия, вы можете упомянуть их с помощью @, и они получат уведомление.

Отчёты и сбор материалов

Чтобы понять значение полученного опыта, нужно рассмотреть его в более широком контексте. Какое место этот этап занимает в нашем общем продвижении? В какой форме мы выразим то, что поняли благодаря этому опыту: в рассказе, отчёте, изменении или призыве к действию?

Опыт приобретается в конкретный момент, но его влияние часто зависит от того, удалось ли его осмыслить, дать ему название и сделать так, чтобы его можно было использовать и на него ссылаться. Иначе вы рискуете забыть о нём, оставить без нужной информации тех, кто не присутствовал, или столкнуться с необходимостью повторить всё позже. Документы и отчёты часто помогают сделать совместную работу продуктивнее.

В Loomio

• Работа в Loomio документируется по ходу самого процесса. Так у групп накапливается обширный архив материалов без дополнительных усилий.
• Для сбора и архивирования материалов доступны поиск, список «Предыдущие решения» и функция печати обсуждения.
• Премиальные тарифы позволяют экспортировать все данные вашей группы из Loomio.
• Многие группы используют Loomio для объединения материалов из разных каналов. Например, публикуют объявление о встрече и составляют повестку в Loomio, проводят очную встречу, размещают записи о ней в Loomio и принимают связанные решения в той же ветке. Так Loomio помогает собирать материалы и о работе, которая происходит вне интернета.

От обсуждения к действию

Наступает момент, когда нужно вернуться к реальности за пределами встречи. Иногда достаточно поработать с идеями и чувствами, не занимаясь их воплощением. Но обычно группа не достигнет своих целей, если не применит выводы на практике. Этот переход — часть всего процесса, который помогает организовать фасилитатор.

На этом этапе совместная работа пересекается с другими процессами в организации, и фасилитатору нужно помочь разобраться, как они будут взаимодействовать. Это может затрагивать следующие вопросы:

• Полномочия — Кто на самом деле принимает решения? Что должно произойти, чтобы идеи воплотились в жизнь?
• Управление — Как это соотносится с другими приоритетами? Какие зависимости могут существовать?
• Делегирование — Кто возьмёт на себя ответственность за следующие шаги? Перед кем эти люди будут отчитываться?
• Коммуникация — Как информация об этом процессе или обсуждении будет передана другим? Что им нужно знать?
• Администрирование — Как информация будет перенесена из одной системы в другую, например в инструмент для отслеживания задач или общения? Где она будет храниться?

Если в этих вопросах есть препятствия, обнаружить их только при завершении процесса может быть болезненно. Например, если у участников на самом деле нет полномочий осуществить принятое решение, они почувствуют, что их усилия были напрасны. При организации процесса заранее продумайте, как решения будут воплощаться на практике, и определите рамки совместной работы с учётом этого.

В Loomio

• Вы можете упомянуть с помощью @ людей, которые будут выполнять действия по принятому решению.
• Многие пользователи связывают материалы Loomio с другими процессами в организации через дополнительные каналы: например, рассматривают решения из Loomio на регулярных очных встречах или переносят выводы в систему отслеживания задач.
• Чётко сформулированное решение естественным образом вызывает вопрос: «Хорошо, а как мы будем это реализовывать?»
• Создание группы в Loomio часто поднимает важные вопросы, например: «Кто должен участвовать, чтобы эти решения превратились в действия?» Без ключевых заинтересованных сторон, руководителей или администраторов работа может остановиться.

Завершение должно быть явным

Важно хорошо завершить процесс. У завершения есть свой ритуал, и без него у людей может остаться чувство незавершённости. Иногда процесс заканчивается, потому что истекло отведённое время, а иногда — потому что достигнуты определённые цели. Обращайте внимание на явные и неявные признаки того, что отдельные участники и группа в целом ощущают завершение процесса или этапа.

Участники часто ждут от руководителя или фасилитатора подтверждения, что процесс действительно завершён, поэтому обычно лучше сказать об этом прямо. Иногда таким сигналом становится ясное объявление о завершении встречи, краткое перечисление решений или следующих шагов и прощание со всеми. В других группах есть принятые практики, например заключительный круг, в котором участники делятся впечатлениями. Если встреча просто постепенно сойдёт на нет, это может оставить неприятное впечатление.

В Loomio

• Самый ясный сигнал завершения в Loomio — публикация вывода по принятому решению.
• Некоторые группы используют функцию блокировки ветки, чтобы предотвратить дальнейшие изменения и сократить количество лишних сообщений.
• Деактивация группы — наиболее окончательный способ завершить работу. После этого никто не сможет добавить новые сообщения.
• Группы в Loomio могут сохраняться, даже когда их активность меняется. Поэтому полезно отмечать важные вехи, например завершение определённого этапа, даже если в будущем группа возобновит работу.