Подведение итогов

Итоги и дальнейшие шаги

Подведение итогов помогает участникам понять, достигло ли совместное обсуждение своих целей. Ведущий может обобщить принятые решения и представить их группе, чтобы ответить на ключевые вопросы:

Что мы сделали?
Что это значит?
Что произойдёт дальше?
За что отвечаю я?
Что изменится благодаря этой совместной работе?

Иногда ответы на эти вопросы вполне конкретны, например список задач. В других случаях они менее осязаемы: участники начинают лучше понимать друг друга.

В Loomio

Итоги — важный инструмент. Завершение предложения ещё не означает завершения работы: нужно сформулировать окончательный вывод. Для этого и предназначена функция подведения итогов.
Многие обсуждения в Loomio естественным образом завершаются без предложений и опубликованных итогов. Они всё равно полезны. Можно добавить краткий итог в поле контекста, чтобы позже к нему вернуться.
Если конкретным людям поручены задачи, вы можете упомянуть их через @ — они получат уведомление.

Отчётность и сохранение результатов

Чтобы понять значение совместной работы, нужно увидеть её в более широком контексте. Какое место этот этап занимает в общем ходе работы? В какой форме сохранить полученные знания — как историю, отчёт, изменение или призыв к действию?

Совместная работа происходит здесь и сейчас, но её влияние часто зависит от того, удастся ли назвать и сохранить её результаты, чтобы пользоваться ими и ссылаться на них позже. Иначе о них можно забыть, не поделиться ими с теми, кто не участвовал, или повторить ту же работу. Документация и отчёты помогают продолжать совместную работу.

В Loomio

В Loomio записи создаются по ходу работы. Так у группы без дополнительных усилий появляется архив обсуждений и решений.
Сохранять и находить материалы помогают поиск, список «Предыдущие решения» и возможность распечатать обсуждение.
Платные тарифы позволяют экспортировать все данные вашей группы из Loomio.
Многие группы собирают в Loomio материалы из разных каналов. Например, они публикуют объявление о встрече и составляют повестку в Loomio, проводят встречу очно, затем размещают заметки и принимают связанные решения в той же теме. Так в Loomio сохраняются и результаты работы за пределами платформы.

От обсуждения к действию

Наступает момент, когда нужно вернуться к делам за пределами обсуждения. Иногда достаточно поработать с идеями и чувствами, не думая об их воплощении. Но обычно группа достигает целей, только если применяет свои выводы на практике. Переход к действиям — часть совместной работы.

На этом этапе совместный процесс пересекается с другими рабочими процессами организации. Ведущему нужно помочь группе понять, как они будут взаимодействовать. Среди таких вопросов:

Полномочия — Кто на самом деле принимает решения? Что нужно, чтобы воплотить идеи в жизнь?
Управление — Как это соотносится с другими приоритетами? От чего может зависеть выполнение планов?
Распределение задач — Кто возьмёт на себя следующие шаги? Как будет отслеживаться их выполнение?
Коммуникация — Как рассказать другим об этом процессе или обсуждении? Что им нужно знать?
Организация работы — Как перенести информацию в другие системы, например в инструмент для отслеживания задач или общения? Где она будет храниться?

Если здесь есть препятствия, вредно обнаружить их только в конце процесса. Например, участники могут решить что-то изменить, а затем узнать, что у них нет на это полномочий. Это вызовет разочарование. Учитывайте такие ограничения при подготовке процесса и определяйте рамки совместной работы соответственно.

В Loomio

Вы можете упомянуть через @ людей, которым предстоит выполнить действия по принятому решению.
Многие пользователи связывают работу в Loomio с другими процессами организации: например, обсуждают решения из Loomio на регулярных очных встречах или переносят итоги в систему отслеживания задач.
После принятия чёткого решения закономерно возникает вопрос: «Хорошо, а как мы будем действовать дальше?»
Создание группы в Loomio часто помогает выявить важный вопрос: «Кому нужно участвовать, чтобы эти решения воплотились в жизнь?» Без ключевых заинтересованных сторон, руководителей или администраторов работа может остановиться.

Как завершить работу

Важно ясно завершить процесс. Если этого не сделать, у участников может остаться чувство незавершённости. Иногда процесс заканчивается, потому что вышло время, а иногда — потому что достигнуты цели. Обращайте внимание на явные и неявные признаки того, что отдельные участники и группа в целом готовы завершить процесс или его этап.

Участники часто ждут от руководителя или ведущего подтверждения, что работа закончена, поэтому лучше сказать об этом прямо. Можно объявить о завершении встречи, кратко повторить решения и следующие шаги и попрощаться. У некоторых групп есть свои способы завершения, например заключительный круг. Если встреча просто постепенно затихнет, у участников может остаться неприятное впечатление.

В Loomio

Самый ясный способ обозначить завершение работы в Loomio — опубликовать итог решения.
Некоторые группы используют функцию блокировки темы, чтобы предотвратить дальнейшие изменения и сократить число новых сообщений.
Деактивация группы означает полное завершение её работы. После этого никто не сможет добавлять сообщения.
Группа в Loomio может сохраняться, даже когда её активность меняется. Поэтому полезно отмечать завершение отдельных этапов, даже если в будущем группа снова приступит к работе.