Подготовка к встрече

Эффективные встречи помогают участникам работать вместе, обсуждать важные вопросы и быстрее принимать решения. Они укрепляют отношения, дают возможность обменяться мнениями и находить новые идеи.

Используйте Loomio, чтобы подготовить встречу: вовлеките участников с самого начала, определите самые важные темы и проведите время вместе с пользой.

Если группа только начинает пользоваться Loomio, сначала прочитайте Как познакомить группу с Loomio, а затем используйте этот порядок подготовки встреч как первый регулярный процесс.

Вот что поможет провести следующую встречу совета или комитета с пользой...

Главные темы и проверка выполнения задач

Определите главные темы встречи, чтобы уделить время самым важным вопросам.

Предложите участникам дополнить повестку. Так каждый сможет заранее обдумать темы и подготовиться к встрече.

Что сделать: - сосредоточьте встречу на самом важном, - узнайте, как продвигаются задачи с прошлых встреч, и обсудите их с участниками.

В Loomio

Создайте Обсуждение, чтобы подготовиться к встрече: * напомните участникам о предстоящей встрече, * предложите обсудить самые важные вопросы, * перечислите задачи с прошлой встречи и попросите сообщить о ходе их выполнения.

Повестка и уведомление участников

Сообщите участникам о встрече и представьте понятную повестку. Прикрепите материалы, добавьте ссылки на важные документы и отправьте уведомление.

Так участники смогут прочитать материалы, обдумать темы обсуждения и предстоящие решения. На встрече им будет проще сразу перейти к делу.

Что сделать: - подготовьте повестку, документы и другие материалы для встречи, - сообщите участникам о встрече и отправьте материалы.

В Loomio

Создайте Обсуждение, чтобы подготовить заседание совета: * укажите сведения о встрече, * прикрепите повестку, документы и другие материалы или добавьте ссылки на них, * пригласите участников с помощью уведомления, * проверяйте отметку «Виденный», чтобы узнать, кто прочитал тему.

Тема в Loomio похожа на переписку по электронной почте, но даёт дополнительные возможности: - вы можете увидеть, кто прочитал тему, и напомнить остальным, - ответы и комментарии участников видны всем, у кого есть доступ к теме, - обсуждение повестки и материалов встречи остаётся в одном месте.

Участники могут найти всю информацию о встрече в одном месте. Им не придётся искать важные сведения среди писем.

Подтверждение

Попросите участников оставить комментарий о том, что они прочитали повестку и материалы и готовы к встрече. По отметке Виденный определите, кому нужно напомнить об этом.

Выбор времени встречи

Подобрать удобное для всех время бывает непросто.

В Loomio

Если дата и время встречи ещё не назначены или вы планируете будущую встречу, создайте Опрос времени.

Опрос времени помогает узнать, когда участники свободны, и выбрать наиболее удобное время. Это упрощает подготовку встречи.

Участники в разных часовых поясах увидят даты и время в своём часовом поясе.

Когда опрос времени закроется, выберите наиболее удобное время и отправьте уведомление с итоговым решением и приглашением в календарь. Участники смогут добавить встречу в свои календари.

Утверждение протокола

Протоколы обычно утверждают на официальных заседаниях. Это полезно и для других встреч.

В протоколе фиксируют основные вопросы обсуждения, принятые решения и результаты голосования. В нём также указывают согласованные задачи и ответственных. Протокол часто становится отправной точкой для следующей встречи.

Протокол помогает присутствовавшим вспомнить договорённости, знакомит отсутствовавших с итогами встречи и служит записью, к которой можно обратиться при разногласиях.

В Loomio

Опубликуйте протокол в теме встречи в Loomio в течение нескольких дней и предложите участникам его утвердить. Пока встреча свежа в памяти, участникам проще проверить протокол и вспомнить о своих задачах. Это также сэкономит время на следующей встрече.

В примере выше используется голосование Выбирать с двумя вариантами: «Принять» и «Пересмотреть».

Когда все проголосуют и голосование закроется, опубликуйте итоговое решение, чтобы участники знали, чем завершилось голосование.

Если по правилам вашей группы требуется официально утвердить протокол на следующей встрече, добавьте в повестку подтверждение голосований и решений, принятых в Loomio. Зафиксируйте это в протоколе встречи.

Например: «Кто-нибудь хочет изменить свой голос в Loomio? Если нет, предлагаю официально утвердить результаты голосований, проведённых в Loomio с прошлой встречи».

Утверждение отчётов

Во многих повестках предусмотрено представление, обсуждение и утверждение отчётов: например, отчётов руководителя, финансовых и операционных отчётов, отчётов по охране труда и проектам.

Отчёты помогают всем участникам получить общее представление о делах группы. Но их обсуждение может занять много времени встречи.

В Loomio

Прикрепите отчёты к теме встречи или добавьте ссылки на них. Предложите участникам задать вопросы до встречи.

Участники смогут прочитать отчёты в удобное для них время. По мере чтения они могут оставлять комментарии, задавать вопросы и видеть ответы в Loomio.

Вопрос одного участника может быть важен и для других. Когда кто-то ответит, ответ увидят все участники группы в Loomio.

Когда участники привыкнут обсуждать отчёты в Loomio, предложите утверждать их до встречи. Это поможет сэкономить ещё немного времени.

Если по правилам вашей группы требуется официально утвердить протокол на следующей встрече, добавьте в повестку подтверждение голосований и решений, принятых в Loomio. Зафиксируйте это в протоколе встречи.

Например: «Кто-нибудь хочет изменить свой голос в Loomio? Если нет, предлагаю официально утвердить результаты голосований, проведённых в Loomio с прошлой встречи».