Подготовка к встрече
Эффективные встречи продуктивны, позволяют каждому участвовать и помогают работать вместе. Они повышают вовлечённость, укрепляют отношения, помогают согласовать позиции, принимать более обоснованные решения быстрее, развивать творческое мышление и внедрять новые идеи, обмениваться обратной связью и постоянно улучшать работу.
Используйте Loomio для подготовки эффективной встречи: вовлекайте людей с самого начала, согласуйте наиболее важные темы и используйте время вместе с большей пользой.
Если ваша группа только начинает пользоваться Loomio, начните со страницы Знакомство вашей группы с Loomio, а затем используйте этот процесс подготовки к встречам как первый регулярный рабочий процесс.
Вот несколько способов сделать следующую встречу правления или комитета эффективнее...
- Определите основные темы и проверьте выполнение договорённостей
- Объявите повестку и уведомите участников
- Выберите время встречи
- Утвердите протокол
- Утвердите отчёты
Основные темы встречи и проверка выполнения задач
Определите основные темы встречи, чтобы использовать время вместе для обсуждения самых важных вопросов.
Пригласите участников внести предложения в повестку: это поможет всем согласовать приоритеты, обдумать темы и настроиться на встречу.
Действия: - сосредоточьте встречу на самых важных вопросах, - уточните у участников, как продвигается выполнение задач с предыдущих встреч, и обсудите это с ними.
В Loomio
Используйте Обсуждение в Loomio для подготовки к встрече: * напомните участникам о предстоящей встрече, * предложите оставить комментарии о самых важных вопросах, на которых следует сосредоточиться, * перечислите задачи с предыдущей встречи и попросите сообщить о ходе их выполнения.
Повестка и уведомление участников
Объявите о встрече и укажите чёткую повестку. Прикрепите материалы, добавьте ссылки на основные документы и уведомите участников.
Это поможет всем подготовиться к встрече: прочитать материалы, обдумать темы обсуждения и решения, которые предстоит принять. Так участники с большей вероятностью придут на встречу с пониманием вопросов и готовыми к работе.
Действия: - подготовьте повестку, документы, материалы и документы для совета, - уведомите участников о встрече и отправьте материалы.
В Loomio
Используйте Обсуждение в Loomio для подготовки к встрече совета: * укажите сведения о встрече, * прикрепите повестку, документы и другие материалы встречи или добавьте ссылки на них, * пригласите участников с помощью уведомления, * проверяйте раздел «Виденный», чтобы узнать, кто прочитал ветку.
Создание ветки в Loomio похоже на отправку электронного письма, но у ветки есть преимущества: - вы можете видеть, кто прочитал ветку, и напомнить тем, кто ещё этого не сделал, - ответы и комментарии участников видны всем, у кого есть право просматривать ветку, - все обсуждения и вопросы о повестке или материалах встречи собраны в одном месте.
Участники могут легко найти всю информацию о встрече в одном месте, избегая запутанных цепочек писем и потери важных сведений среди входящих писем.
Подтвердите готовность
Попросите участников оставить комментарий, подтверждающий, что они прочитали повестку и материалы и готовы к встрече. Используйте Виденный, чтобы определить, кому может понадобиться напоминание.
Выберите время встречи
Поиск подходящего времени для встречи часто вызывает затруднения у администраторов.
В Loomio
Если вы ещё не назначили дату и время встречи или вам нужно выбрать время для будущей встречи, используйте Опрос времени.
Опрос времени позволяет увидеть, когда каждый участник свободен, и выбрать наиболее подходящее время. Это сокращает время и усилия на выполнение этой распространённой задачи администратора.
Участники из разных часовых поясов увидят даты и время в своём часовом поясе.
Когда опрос времени закроется, выберите наиболее подходящее время и отправьте уведомление о выводе с приглашением в календаре, чтобы участники могли добавить встречу в свой календарь.
Утверждение протокола
Утверждение протокола — стандартная практика для официальных встреч и полезная практика для любых встреч.
В протоколе фиксируются ход встречи, основные вопросы обсуждения, принятые решения и то, как голосовали участники. В нём указываются согласованные задачи и ответственные за их выполнение. Протокол часто служит основой для следующей встречи.
Протокол помогает присутствовавшим вспомнить содержание встречи, знакомит отсутствовавших с её ходом и позволяет обратиться к зафиксированным сведениям в случае конфликта.
В Loomio
Опубликуйте протокол в ветке встречи в Loomio в течение нескольких дней после встречи и предложите участникам его утвердить. Это позволит утвердить протокол, пока встреча ещё свежа в памяти, и напомнит участникам о согласованных действиях. Это также сэкономит время на самой встрече.
В примере выше используется опрос с методом Выбор и двумя вариантами: «Принять» и «Пересмотреть».
Когда все проголосуют и опрос закроется, сформулируйте вывод, чтобы все знали, какое решение принято.
Если ваш порядок проведения встреч требует официального утверждения на следующей встрече, добавьте в повестку пункт для рассмотрения и подтверждения опросов и решений, принятых в Loomio, и зафиксируйте это в протоколе.
Например: «Кто-нибудь хочет изменить свои голоса в Loomio? Если нет, предлагаю официально утвердить опросы, проведённые в Loomio за прошедший период.»
Утвердите отчёты
В повестке большинства встреч предусмотрено время для представления, обсуждения и утверждения отчётов: например, отчёта генерального директора, финансовых отчётов, отчётов об операционной деятельности, охране труда и безопасности, а также отчётов по проектам.
Отчёты помогают всем получить общее представление о положении дел, но могут занимать много времени на встрече, которое можно использовать эффективнее.
В Loomio
Прикрепите отчёты к ветке вашей встречи или добавьте ссылки на них и предложите задавать вопросы по отчётам до встречи.
Участники получают и читают отчёты в удобное для них время и в удобном месте. Читая и обдумывая отчёты, они могут оставлять комментарии, задавать вопросы и просматривать ответы в Loomio.
Вопрос одного участника, вероятно, интересует и других, поэтому ответ на него виден всем участникам группы в Loomio.
Когда участники привыкнут обсуждать отчёты в Loomio, сэкономьте ещё немного времени: предложите утвердить отчёты до встречи.
Если ваш порядок проведения встреч требует официального утверждения на следующей встрече, добавьте в повестку пункт для рассмотрения и подтверждения опросов и решений, принятых в Loomio, и зафиксируйте это в протоколе.
Например: «Кто-нибудь хочет изменить свои голоса в Loomio? Если нет, предлагаю официально утвердить опросы, проведённые в Loomio за прошедший период.»