Начало работы

Приглашение

То, как участников приглашают в пространство с фасилитатором, имеет большое значение. Приглашение сообщает людям многое: по нему они судят о том, как будет организовано взаимодействие и есть ли для них место. Приглашение во многом определяет возможность задать тон и установить доверие.

Принятие решений строится на общении: ваша группа сможет вместе принимать хорошие решения, только если сначала наладит общение. Для этого нужно ясно обозначить цель обсуждения или встречи, кто должен участвовать, какие сроки предусмотрены и чего люди могут ожидать.

— Ричард Бартлетт

Основные составляющие приглашения:

• Общая информация. Что это? Что мне предлагают сделать? Кто это организует? Кто ещё будет участвовать? Сколько времени потребуется, какова тема и каковы правила взаимодействия?
• Контекст. Как будет устроено именно это взаимодействие? Какой из возможных форматов и способов проведения выбран? Почему сейчас и почему именно так?
• Чувство принадлежности. Мне здесь рады? Это подходит мне? Нужен ли я в этом процессе? В чём ценность именно моего участия и вклада? Почему это должно заинтересовать именно меня?
• Безопасность. Видны ли в приглашении внимательность, доверие и понимание? Позволяет ли организация взаимодействия учитывать существующие отношения власти и влияния? Насколько мне придётся быть откровенным или уязвимым? Думаю ли я, что приглашающий человек сможет поддержать меня должным образом?
• Доступность. Будут ли учтены мои основные потребности для участия: язык, вспомогательные технологии, незнакомые термины и прочее? Смогу ли я участвовать?

В Loomio

• Есть встроенная функция, позволяющая приглашать пользователей по электронной почте или с помощью специальной ссылки. Пользователи также могут отправить запрос на вступление в вашу группу, если это разрешено в настройках.
• Встроенные средства приглашения довольно просты. Неожиданное предложение войти в незнакомую программу без объяснений вряд ли побудит человека присоединиться, поэтому создатели групп часто отдельно знакомят людей с Loomio.
• Многие возможности Loomio уже помогают создать безопасное пространство с уважительным общением, к которому пользователи захотят присоединиться. Один из примеров — продуманные настройки конфиденциальности.
• Интерфейс программы задуман как понятный, простой и профессиональный, чтобы вызывать доверие.
• В Loomio есть функции доступности для людей, использующих вспомогательные технологии, например программы чтения с экрана, а также функции перевода для людей, говорящих на разных языках. Упоминание этих возможностей в приглашении может помочь людям почувствовать, что им рады.

Первое знакомство

Первое знакомство создаёт начальное впечатление о взаимодействии и определяет его дальнейший ход. Человек принял приглашение и решил присоединиться. Он открыт новому и чего-то ожидает, поэтому полученное впечатление заметно повлияет на его опыт участия.

Приветствие

Чтобы человек был открыт к взаимодействию, участию и восприятию нового, ему нужно чувствовать, что ему рады. Важно заметить его присутствие и проявить гостеприимство.

Освоение пространства

Когда человек входит в помещение, он хочет знать, где сесть, где выход, где туалет и есть ли кофе. Ему нужно познакомиться с пространством и понять своё место в нём.

В Loomio

• Поля описания группы и описания обсуждения — основные места для приветственного сообщения тем, кто присоединяется.
• Осмотритесь в Loomio и настройте всё так, чтобы вам было удобно, например уведомления и фотографию профиля.
• Просматривайте информацию удобным для вас способом, используя разные представления веток и функции «Последние», «Непрочитанные», «Без звука» и «Отметить звёздочкой». Осваивайтесь.

Кто присутствует

Представиться и познакомиться с другими — одна из самых простых и важных форм общения между людьми. От маорийского mihimihi до британского «как поживаете» и обмена визитками в Японии — в каждой культуре этому придают большое значение. Это не только вопрос практической пользы и вежливости, но и глубокая человеческая потребность, от которой зависят комфорт, открытость и сосредоточенность.

Если вы как фасилитатор не дадите людям возможности представиться и узнать, кто рядом с ними, они обычно будут отвлекаться от всего, на что вы пытаетесь направить их внимание, пока знакомство не состоится. Заранее включите знакомство в процесс и используйте его, чтобы приблизиться к общим целям взаимодействия.

Как вы сейчас

Даже в группах, где люди уже хорошо знают друг друга, знакомство продолжается через обмен текущим состоянием: в начале встречи каждый может высказаться, часто в ответ на вопросы «что сейчас для вас важнее всего», «как вы» или «мешает ли вам что-то полностью присутствовать». Этому помогают и другие практики сплочения команды. У каждого человека есть множество ролей и сторон личности, которые проявляются по-разному в зависимости от обстоятельств. Люди постоянно заново отвечают на вопрос «кто я в этот момент», и это помогает им понимать друг друга.

Люди выражают свои мысли не в отрыве от того, кто они есть. Чтобы понимать их вклад, важно видеть разные стороны их личности.

Многие наши встречи начинаются с того, что каждый рассказывает, как он сейчас, прежде чем мы переходим к повестке. Речь идёт не о ваших рабочих задачах, а о вашем состоянии как человека. Если у вас трудности дома, вы болеете или у вас есть хорошие новости, понимание вашего состояния поможет всей группе точнее воспринимать то, как вы общаетесь. — Ричард Бартлетт

В Loomio

• Создайте ветку «Представьтесь» или «Как вы сейчас». Это даст каждому, кто присоединяется, понятный первый призыв к действию.
• В группах, куда вступают по запросу, есть функция, позволяющая человеку представиться координатору, чтобы получить доступ к группе. В некоторых группах это сообщение затем публикуют в ветке для знакомства, чтобы поприветствовать нового участника.
• Загрузите фотографии профиля. Фотографии лиц хорошо помогают понять, с кем вы общаетесь онлайн.

Кто НЕ присутствует

Разнообразие необходимо для качественного принятия решений в группе. «Мудрость толпы», или коллективный интеллект, работает только при объединении разных точек зрения. Результаты совместной работы во многом зависят от того, чьи голоса представлены, а чьи — нет. Невозможно обеспечить полную представленность всех, но нужно учитывать, кто может отсутствовать.

Люди часто не замечают преимуществ, которые даёт им их положение. Нам трудно интуитивно распознавать предвзятость, и мы гораздо лучше замечаем присутствие чего-либо, чем отсутствие. Наше восприятие может нас обманывать. Например, когда женщинам и мужчинам намеренно предоставляют одинаковое время для выступлений, нередко возникает ощущение, что женщины говорят больше положенного. Это связано с разными представлениями о том, сколько они «должны» говорить (подробнее). Чтобы получить точную картину, иногда нужно измерять или подсчитывать, а не полагаться на интуицию.

Человек без особых потребностей в доступности может даже не заметить, что помещение недоступно для людей на инвалидных колясках, документ не подготовлен для программ чтения с экрана или условия не позволяют участвовать человеку с потерей слуха. Но те, кто сталкивается с этими трудностями, это заметят. Человек без детей может не учесть, что встреча в 19:00 не подходит родителям. Эти и многие другие практические, социальные и культурные обстоятельства могут помешать человеку присутствовать.

Особенно важно подумать о том, кто отсутствует, когда вы пытаетесь решить проблемы других: создавайте вместе с ними, а не только для них; разговаривайте с людьми, а не о них. Если люди, которым вы хотите помочь, не участвуют, вы вряд ли получите всю информацию, необходимую для эффективной работы. Это касается как результатов для бизнеса, так и социальной справедливости: почти всегда лучше планировать совместную работу вместе с пользователями или заинтересованными сторонами.

В Loomio

• Совместная работа онлайн может значительно расширить возможности участия. Вместо «цифрового разрыва» подумайте о «цифровом мосте»: как технологии позволяют включить людей, которые не могут посещать очные встречи или участвовать в определённое время, и открывают новые возможности, например обсуждения на разных языках.
• В Loomio хорошо видно, кто приглашён в группу и кто участвовал в обсуждении. Это помогает оценить, насколько широко представлены участники. Если кого-то не хватает, вы можете это заметить.
• Если вам важно принимать решения с участием всех заинтересованных людей и учитывать разные точки зрения, время от времени задавайте себе вопрос: «Кто не присутствует? Почему?»

Культура, правила взаимодействия, ожидания

Культура — довольно широкое понятие, которое действует на разных уровнях. Культура общества в целом оказывает большое влияние, но у каждой группы, каждой встречи или обсуждения может быть и своя культура.

Как мы действуем? Как мы разговариваем друг с другом? Что здесь допустимо, а что нет? По каким правилам мы взаимодействуем?

Обсуждение вопросов культуры может помочь группе лучше понять себя. Если их избегать, это может помешать достижению целей, а иногда и полностью разрушить группу.

Культура, правила взаимодействия и ожидания могут быть негласными или явно сформулированными. Они тесно и сложно связаны с отношениями власти и влияния, а также с социальными связями и доверием. Непросто сохранить достаточно свободы для появления нового, развития и творчества и при этом достаточно ясно обозначить основные требования и границы, обеспечивающие безопасность.

Фасилитаторы часто помогают группе следовать принятой культуре, соблюдать согласованные правила и выполнять взаимные ожидания. Если фасилитатору поручена эта роль, договорённости должны быть достаточно ясно сформулированы, а его полномочия — определены. Иначе могут возникнуть сложности.

Люди часто предпочитают полагаться на «здравый смысл» и не договариваться о кодексе поведения или явных правилах взаимодействия. Однако это может особенно сильно затронуть наиболее уязвимых участников группы: они первыми и сильнее других ощущают последствия неприемлемого поведения или культуры и имеют меньше возможностей самостоятельно им противостоять. Более влиятельным участникам группы или тем, чьё положение даёт им больше преимуществ, следует тщательно продумать эти вопросы.

Как и в случае с юридическим договором, вы надеетесь, что никогда не придётся добиваться соблюдения кодекса поведения, но при необходимости будете рады, что он существует. Договориться нужно до того, как это понадобится. Чтобы фасилитатор или любой участник группы мог обоснованно сказать «здесь так нельзя», нужно заранее заняться формированием культуры и согласованием ожиданий.

В Loomio

• Loomio обычно служит пространством для конструктивного обсуждения в группах с определённой целью и составом участников, поэтому люди чаще всего участвуют добросовестно и общаются уважительно.
• Loomio специально устроен так, чтобы каждый человек мог высказаться и сообщить о своих потребностях и опасениях. Даже если большинство не видит проблемы, один человек может поднять её и быть услышанным.
• Общение онлайн обеспечивает определённый уровень физической безопасности, поскольку люди не находятся лицом к лицу.
• Некоторые группы уже используют поле описания группы, чтобы разместить кодекс поведения или ожидания относительно общения. Другие совместно согласовали ожидания, которые определяют участие.
• Многие группы используют сам Loomio, чтобы договориться о правилах взаимодействия: как участвовать, что разрешено, что означает решение и при каких условиях оно считается действительным.
• Некоторые основные вопросы о правилах взаимодействия решаются самим использованием Loomio: кто может здесь участвовать? Как мы общаемся?
• Один из основных вопросов, с которым сталкиваются все пользователи Loomio, — правила принятия решений: консенсус, большинство, кворум или единогласие? Явное обсуждение этих правил может стать полезным шагом в развитии культуры группы.