Як прадставіць Loomio вашай групе

Пачніце знаёмства з Loomio з адной карыснай справы. Падрыхтуйце групу, перш чым запрашаць людзей, дапамажыце ўсім узяць удзел і давядзіце працэс да высновы.

Выберыце адну карысную справу для пачатку

Пачніце з рэальнай справы, якой ваша група ўжо павінна заняцца. Для першага разу выберыце нешта, што можна хутка завяршыць і ў чым людзям ёсць сэнс удзельнічаць.

Напрыклад:

• падрыхтаваць парадак дня наступнай сустрэчы;
• разгледзець і зацвердзіць пратакол сустрэчы;
• сабраць водгукі на чарнавік дакумента;
• вырашыць невялікае арганізацыйнае пытанне; або
• вызначыць прыярытэты на наступны месяц.

Не пераносьце адразу ўсе абмеркаванні і рашэнні ў Loomio. Рэгулярны працэс дае групе зразумелую прычыну вяртацца і дазваляе кожны раз паляпшаць яго.

Падрыхтуйце групу, перш чым запрашаць людзей

Падрыхтуйце месца, у якім людзі пазнаюць сваю групу і змогуць адразу пачаць працу:

• дадайце назву групы, лагатып, выяву вокладкі, мэту і важныя спасылкі;
• праверце налады прыватнасці і дазволы групы;
• дадайце тэгі катэгорый, якімі група будзе рэгулярна карыстацца;
• стварыце першае абмеркаванне з патрэбнай для ўдзелу інфармацыяй; і
• стварыце трэніровачнае абмеркаванне, калі ўдзельнікам карысна паспрабаваць каментары, рэакцыі і галасаванне без наступстваў.

Дадайце ў свой профіль уласнае фота, а для групы выкарыстоўвайце лагатып арганізацыі. Так людзям будзе лягчэй пазнаць, хто іх запрасіў і ад якой арганізацыі прыйшоў ліст.

Вызначце, дзе весці розныя справы

Loomio можна выкарыстоўваць разам з інструментамі, якімі ваша група ўжо карыстаецца:

Дадавайце спасылкі на дакументы і іншыя сістэмы ў апісанне групы або кантэкст абмеркавання. Выкарыстоўвайце інтэграцыі з чатамі, каб важныя падзеі ў Loomio з'яўляліся ў канале, за якім людзі ўжо сочаць.

Скажыце ўдзельнікам, для чаго вы прапануеце выкарыстоўваць Loomio. Простае правіла, напрыклад «важныя абмеркаванні і рашэнні — у Loomio, хуткая каардынацыя — у чаце», лягчэй прыняць, чым новы інструмент без тлумачэння.

Вызначце, як ваша група прымае рашэнні

Loomio не патрабуе ад усіх груп або для ўсіх рашэнняў аднаго працэсу. У некаторых груп ужо ёсць правілы. Іншыя выкарыстоўваюць Loomio, пакуль разам выпрацоўваюць больш выразны парадак прыняцця рашэнняў.

Калі ў вашай групы ўжо ёсць усталяваны парадак

Адлюструйце дзейныя патрабаванні групы ў Loomio. Перш чым прымаць афіцыйнае рашэнне, пераканайцеся, што ўдзельнікам зразумела:

• якія рашэнні можна прымаць у Loomio;
• хто выказвае меркаванне, а хто мае паўнамоцтвы прымаць рашэнне;
• хто мае права галасаваць;
• ці патрэбны кворум;
• ці патрэбная для рашэння простая большасць, кваліфікаваная большасць, аднагалосная згода, адсутнасць пярэчанняў або іншая неабходная доля галасоў;
• ці набудзе рашэнне сілу пасля публікацыі высновы, ці яго яшчэ трэба зацвердзіць у іншым месцы; і
• хто зафіксуе і выканае рашэнне.

Калі электроннае прыняцце рашэнняў рэгулююць статут, унутраныя правілы, палітыка або мясцовае заканадаўства, пераканайцеся, што працэс у Loomio адпавядае гэтым патрабаванням. Наладзьце дэлегаваных выбаршчыкаў, параметры прапаноў і шаблоны апытанняў, каб узгоднены працэс было лёгка паўтараць.

Калі ваша група яшчэ вызначае парадак

Пачніце абмеркаванне таго, як трэба прымаць рашэнні. Перш чым выбіраць інструмент для галасавання, прапануйце групе абмеркаваць:

• Якія рашэнні мы прымаем?
• Каго яны закранаюць, з кім трэба параіцца і хто адказвае за прыняцце рашэння?
• Для якіх рашэнняў патрэбныя парада, згода, кансенсус, галасаванне або дэлегаваныя паўнамоцтвы?
• Які ўзровень удзелу або падтрымкі робіць рашэнне сапраўдным?
• Як мы будзем рэагаваць на пярэчанні, роўную колькасць галасоў або недастатковы ўдзел?
• Як мы будзем паведамляць пра рашэнне, фіксаваць, пераглядаць і змяняць яго?

Для арганізацыйнага рашэння, палітыкі, выбараў і змены статута адказы могуць адрознівацца. Параўнайце некалькі поўных працэсаў у матэрыяле Прыняцце рашэнняў.

Калі група яшчэ не гатовая ўзгадніць усе правілы, дамоўцеся пра часовы працэс для аднаго рашэння з невялікай рызыкай. Перш чым запрашаць людзей да ўдзелу, патлумачце, што будзе азначаць вынік. Апублікуйце выснову, а затым абмяркуйце, як спрацаваў працэс. Зафіксуйце высновы групы ў яе апісанні, дакументах пра кіраванне або шаблонах для паўторнага выкарыстання.

Запрасіце людзей

Запрасіце людзей і дадайце кароткае асабістае паведамленне, у якім растлумачце:

• чаму група выкарыстоўвае Loomio;
• што вы прапануеце ім зрабіць спачатку;
• калі вам патрэбны іх адказ; і
• дзе яны могуць атрымаць дапамогу.

Можна пачаць з невялікай групы людзей, якія будуць актыўна выпрабоўваць працэс, або адразу запрасіць усю групу, калі ўдзел кожнага патрэбны з самага пачатку. У абодвух выпадках падрыхтуйце абмеркаванне да запрашэння, каб людзі не трапілі ў пустую групу.

Дапамажыце ўсім узяць удзел упершыню

Першая мэта — каб кожная асоба не толькі атрымала запрашэнне, але і зрабіла свой унёсак.

Прапануйце людзям:

1. увайсці і дадаць фота профілю;
2. адкрыць вітальнае або трэніровачнае абмеркаванне;
3. пакінуць кароткі каментар або рэакцыю; і
4. прагаласаваць па прапанове без сур'ёзных наступстваў і, калі карысна, патлумачыць свой выбар.

Удзельнікам не трэба ствараць пароль. Яны могуць увайсці праз электронную пошту, а таксама адказваць на адпаведныя лісты аб абмеркаваннях без папярэдняга вяртання да ніткі.

Выкарыстоўвайце апавяшчэнні абдумана

Доступ да матэрыялаў і апавяшчэнні пра іх — розныя рэчы. Удзельнікі групы могуць знайсці абмеркаванні ў сваёй групе, нават калі не атрымалі апавяшчэнне адразу.

Калі пачынаеце абмеркаванне, апавясціце людзей, чыё меркаванне патрэбнае на гэтым этапе. Выкарыстоўвайце @mentions і адказы, калі звяртаецеся да канкрэтных людзей. Калі пазней пачнецца галасаванне, запрасіце тых, хто мае права галасаваць.

Калі вы адначасова ствараеце абмеркаванне і апытанне толькі для збору галасоў, не адпраўляйце запрашэнне да абмеркавання адразу перад запрашэннем да апытання. Пачніце абмеркаванне без апавяшчэнняў і запрасіце людзей праз апытанне або правядзіце асобнае апытанне.

Пакажыце ўдзельнікам налады аглядных лістоў і апавяшчэнняў, асабліва калі яны не плануюць заходзіць у Loomio штодня.

Завяршыце першы працэс

Першы працэс павінен паказаць увесь шлях ад абмеркавання да высновы:

1. Прадстаўце тэму і дайце неабходную інфармацыю.
2. Запрасіце да абмеркавання або прапануйце задаваць пытанні, калі гэта патрэбна.
3. Пачніце адпаведную прапанову або апытанне.
4. Пры неабходнасці нагадайце тым, хто яшчэ не далучыўся.
5. Апублікуйце выснову, у якой сказана, якое рашэнне прынята і што будзе далей.

Выснова завяршае працэс і захоўвае рашэнне, да якога ўдзельнікі змогуць вярнуцца пазней. Пасля гэтага абмяркуйце, што атрымалася, удасканальце працэс і выберыце наступную рэгулярную задачу для працы ў Loomio.

Пра тое, як правесці групу ад абмеркавання да рашэння, чытайце ў кіраўніцтве «Прыняцце рашэнняў». Пра працу рады чытайце ў кіраўніцтве «Як пазнаёміць вашу раду з Loomio».