Падрыхтоўка да сустрэчы

Эфектыўныя сустрэчы прадуктыўныя, адкрытыя для ўдзелу ўсіх і заснаваныя на супрацоўніцтве: яны павышаюць уцягнутасць, дапамагаюць будаваць трывалыя адносіны, узгадняць пазіцыі, прымаць лепшыя рашэнні хутчэй, забяспечваць удзел усіх, развіваць творчае мысленне і інавацыі, атрымліваць зваротную сувязь і пастаянна ўдасканальвацца.

Выкарыстоўвайце Loomio, каб спланаваць эфектыўную сустрэчу: далучайце людзей з самага пачатку, узгадняйце найважнейшыя пытанні і лепш выкарыстоўвайце каштоўны час разам.

Калі ваша група толькі пачынае карыстацца Loomio, пачніце з Знаёмства вашай групы з Loomio, а затым выкарыстоўвайце гэты працэс падрыхтоўкі да сустрэч як першы практычны працоўны працэс, які можна рэгулярна паўтараць.

Вось некалькі дзеянняў, якія дапамогуць зрабіць наступную сустрэчу рады або камітэта эфектыўнай...

Асноўныя пытанні сустрэчы і агляд выканання задач

Вызначце асноўныя пытанні сустрэчы, каб прысвяціць каштоўны час разам абмеркаванню найважнейшага.

Запрашэнне ўдзельнікаў групы да складання парадку дня дапамагае ўсім узгадніць пазіцыі, абдумаць пытанні і настроіцца на сустрэчу.

Дзеянні: - засяродзьце сустрэчу на найважнейшых пытаннях, - праверце выкананне задач з папярэдніх сустрэч і абмяркуйце іх з удзельнікамі групы.

У Loomio

Выкарыстоўвайце Абмеркаванне ў Loomio, каб падрыхтавацца да сустрэчы: * нагадайце ўдзельнікам групы пра будучую сустрэчу, * прапануйце пакінуць каментарыі пра найважнейшыя пытанні, на якіх варта засяродзіцца, * падсумуйце задачы з папярэдняй сустрэчы і папрасіце паведаміць пра іх выкананне.

Парадак дня і апавяшчэнне

Абвясціце сустрэчу з выразным парадкам дня. Далучыце матэрыялы, дадайце спасылкі на асноўныя дакументы і апавясціце ўдзельнікаў групы.

Гэта дапамагае ўсім падрыхтавацца да сустрэчы: прачытаць матэрыялы, абдумаць пытанні для абмеркавання і рашэнні, якія трэба прыняць. Так удзельнікі групы з большай верагоднасцю будуць разумець кантэкст і будуць гатовыя да сустрэчы.

Дзеянні: - падрыхтуйце парадак дня, дакументы, матэрыялы і дакументы для рады, - апавясціце ўдзельнікаў групы пра сустрэчу і дашліце матэрыялы.

У Loomio

Выкарыстоўвайце Абмеркаванне ў Loomio, каб падрыхтавацца да сустрэчы рады: * пазначце звесткі пра сустрэчу, * далучыце парадак дня, дакументы і іншыя матэрыялы сустрэчы або дадайце спасылкі на іх, * запрасіце ўдзельнікаў групы праз апавяшчэнне, * сачыце за пазнакай 'Бачыў', каб даведацца, хто з удзельнікаў прачытаў тэму.

Тэма ў Loomio падобная да электроннага ліста, але мае перавагі: - вы можаце бачыць, хто з удзельнікаў прачытаў тэму, і нагадаць астатнім, - адказы і каментарыі ўдзельнікаў групы бачныя ўсім, хто мае дазвол на прагляд тэмы, - усе абмеркаванні і пытанні пра парадак дня або матэрыялы сустрэчы сабраныя ў адным месцы.

Удзельнікі групы могуць лёгка знайсці ўсе звесткі пра сустрэчу ў адным месцы, пазбягаючы блытаніны ў ланцужках электронных лістоў і страты важнай інфармацыі ва ўваходных.

Пацвярджэнне

Папрасіце ўдзельнікаў групы пакінуць каментарый з пацвярджэннем, што яны прачыталі парадак дня і матэрыялы сустрэчы і гатовыя да яе. Выкарыстоўвайце Бачыў, каб вызначыць, каму можа спатрэбіцца напамін.

Выбар часу сустрэчы

Пошук часу для сустрэчы часта стварае цяжкасці для адміністратараў.

У Loomio

Калі вы яшчэ не вызначылі дату і час сустрэчы або вам трэба знайсці час для будучай сустрэчы, вы можаце скарыстацца Апытаннем пра час.

Апытанне пра час дазваляе лёгка ўбачыць, калі ўсе могуць сустрэцца, і знайсці найлепшы час, скарачаючы час і намаганні на гэтую звычайную адміністрацыйную задачу.

Удзельнікі ў розных часавых паясах будуць бачыць даты і час у сваім часавым поясе.

Калі апытанне пра час закрыецца, вызначце найлепшы час і адпраўце апавяшчэнне з высновай і запрашэннем для календара, каб удзельнікі маглі дадаць сустрэчу ў свае календары.

Зацвярджэнне пратакола

Зацвярджэнне або афіцыйнае пацвярджэнне пратакола — стандартная практыка для афіцыйных сустрэч і карысная практыка для ўсіх сустрэч.

Пратакол фіксуе ход сустрэчы, асноўныя пытанні, узнятыя падчас абмеркавання, прынятыя рашэнні і тое, як удзельнікі прагаласавалі. Ён змяшчае ўзгодненыя дзеянні і звесткі пра людзей, адказных за іх выкананне, і часта служыць адпраўным пунктам для наступнай сустрэчы.

Пратакол нагадвае пра сустрэчу тым, хто прысутнічалі, дапамагае тым, хто адсутнічалі, і служыць дакументам, да якога можна звярнуцца ў выпадку канфлікту.

У Loomio

Апублікуйце пратакол у тэме сустрэчы ў Loomio на працягу некалькіх дзён пасля сустрэчы і прапануйце ўдзельнікам зацвердзіць яго. Так удзельнікі групы змогуць разгледзець пратакол, пакуль яшчэ добра памятаюць сустрэчу, і атрымаюць напамін пра свае задачы. Гэта таксама эканоміць час падчас сустрэчы.

У прыкладзе вышэй выкарыстоўваецца апытанне Выбар з двума варыянтамі: 'Прыняць' або 'Перагледзець'.

Калі ўсе прагаласуюць і апытанне закрыецца, сфармулюйце выснову, каб усе ведалі, што адбылося.

Калі ваш парадак правядзення сустрэч патрабуе афіцыйнага зацвярджэння на наступнай сустрэчы, дадайце ў парадак дня пункт для разгляду і пацвярджэння апытанняў і рашэнняў, прынятых у Loomio, і зафіксуйце гэта ў пратаколе сустрэчы.

Напрыклад: "Ці хоча хто-небудзь змяніць свае галасы ў Loomio? Калі не, прапануем афіцыйна зацвердзіць апытанні, праведзеныя ў Loomio за мінулы перыяд."

Зацвярджэнне справаздач

У большасці парадкаў дня сустрэч прадугледжаны час для прадстаўлення, абмеркавання і зацвярджэння справаздач: напрыклад, справаздач кіраўніцтва, фінансавых справаздач, справаздач пра аперацыйную дзейнасць, ахову працы і бяспеку, а таксама справаздач пра праекты.

Справаздачы дапамагаюць усім мець агульнае разуменне сітуацыі, але могуць займаць каштоўны час сустрэчы, які можна было б выкарыстаць больш эфектыўна.

У Loomio

Далучыце справаздачы да тэмы сустрэчы або дадайце спасылкі на іх і прапануйце задаваць пытанні пра справаздачы да сустрэчы.

Удзельнікі групы атрымліваюць і чытаюць справаздачы ў зручны для іх час і ў зручным месцы. Чытаючы і абдумваючы справаздачы, яны могуць пакідаць каментарыі, задаваць пытанні і бачыць адказы ў Loomio.

Пытанні ад удзельнікаў групы могуць быць цікавымі і іншым, таму адказы на іх бачныя ўсім у групе Loomio.

Калі ўдзельнікі групы прызвычаяцца абмяркоўваць справаздачы ў Loomio, зэканомце яшчэ крыху часу: прапануйце зацвярджаць справаздачы да сустрэчы.

Калі ваш парадак правядзення сустрэч патрабуе афіцыйнага зацвярджэння на наступнай сустрэчы, дадайце ў парадак дня пункт для разгляду і пацвярджэння апытанняў і рашэнняў, прынятых у Loomio, і зафіксуйце гэта ў пратаколе сустрэчы.

Напрыклад: "Ці хоча хто-небудзь змяніць свае галасы ў Loomio? Калі не, прапануем афіцыйна зацвердзіць апытанні, праведзеныя ў Loomio за мінулы перыяд."

Гэтая старонка перакладзена аўтаматычна. Калі слова няправільнае або незразумелае, напішыце на contact@loomio.org, і мы выправім яго.