Падрыхтоўка да сустрэчы

Эфектыўныя сустрэчы дапамагаюць працаваць разам і ўлічваць меркаванні ўсіх. Яны павышаюць удзел, умацоўваюць адносіны, дапамагаюць узгадняць пазіцыі і хутчэй прымаць лепшыя рашэнні. Сустрэчы таксама даюць магчымасць абменьвацца водгукамі, знаходзіць новыя ідэі і пастаянна паляпшаць працу.

Выкарыстоўвайце Loomio для падрыхтоўкі сустрэчы: далучайце людзей з самага пачатку, вызначайце найважнейшыя тэмы і лепш выкарыстоўвайце час, праведзены разам.

Калі група толькі пачынае карыстацца Loomio, спачатку прачытайце Як пазнаёміць групу з Loomio. Потым выкарыстоўвайце гэты парадак падрыхтоўкі сустрэч як першы рэгулярны працэс.

Вось што можна зрабіць, каб наступная сустрэча рады або камітэта была эфектыўнай...

Галоўныя тэмы сустрэчы і праверка выканання задач

Вызначыце галоўныя тэмы сустрэчы, каб прысвяціць час разам найважнейшым пытанням.

Запрасіце ўдзельнікаў дапоўніць парадак дня. Гэта дапаможа ўсім узгадніць прыярытэты, абдумаць тэмы і падрыхтавацца да сустрэчы.

Што зрабіць: - засяродзіць сустрэчу на найважнейшых пытаннях, - праверыць выкананне задач з папярэдніх сустрэч і абмеркаваць іх з удзельнікамі.

У Loomio

Выкарыстоўвайце Абмеркаванне для падрыхтоўкі сустрэчы: * нагадайце ўдзельнікам пра будучую сустрэчу, * запрасіце іх выказацца пра найважнейшыя тэмы, * падсумуйце задачы з папярэдняй сустрэчы і папрасіце паведаміць пра іх выкананне.

Парадак дня і апавяшчэнне

Абвясціце сустрэчу і падайце зразумелы парадак дня. Далучыце матэрыялы, дадайце спасылкі на важныя дакументы і паведаміце ўдзельнікам.

Так усе змогуць прачытаць матэрыялы, абдумаць тэмы абмеркавання і рашэнні, якія трэба прыняць. Удзельнікі будуць лепш разумець кантэкст і падрыхтуюцца да сустрэчы.

Што зрабіць: - падрыхтаваць парадак дня, дакументы і іншыя матэрыялы для рады, - паведаміць удзельнікам пра сустрэчу і даслаць матэрыялы.

У Loomio

Выкарыстоўвайце Абмеркаванне для падрыхтоўкі сустрэчы рады: * паведаміце падрабязнасці сустрэчы, * далучыце парадак дня, дакументы і іншыя матэрыялы або дадайце спасылкі на іх, * запрасіце ўдзельнікаў праз апавяшчэнне, * правярайце спіс «Бачыў», каб ведаць, хто прачытаў тэму.

Тэма ў Loomio падобная да электроннага ліста, але мае перавагі: - можна бачыць, хто прачытаў тэму, і нагадаць тым, хто яшчэ не прачытаў, - адказы і каментарыі ўдзельнікаў бачныя ўсім, хто мае доступ да тэмы, - абмеркаванне парадку дня і матэрыялаў сустрэчы адбываецца ў адным месцы.

Удзельнікі могуць знайсці ўсю інфармацыю пра сустрэчу ў адным месцы. Не трэба шукаць важныя звесткі ў доўгіх ланцужках электронных лістоў.

Пацверджанне

Папрасіце ўдзельнікаў пакінуць каментарый, каб пацвердзіць, што яны прачыталі парадак дня і матэрыялы ды падрыхтаваліся да сустрэчы. Выкарыстоўвайце Бачыў, каб вызначыць, каму трэба нагадаць.

Як знайсці час для сустрэчы

Пошук зручнага часу для сустрэчы часта займае шмат часу ў адміністратараў.

У Loomio

Калі дата і час сустрэчы яшчэ не вызначаны або трэба знайсці час для наступнай сустрэчы, выкарыстоўвайце Апытанне часу.

Апытанне часу дапамагае даведацца, калі ўсе могуць сустрэцца, і выбраць найлепшы час. Гэта скарачае час і намаганні на арганізацыю сустрэчы.

Удзельнікі ў розных часавых паясах бачаць даты і час у сваім мясцовым часе.

Калі апытанне часу закрыецца, выберыце найлепшы час і разашліце апавяшчэнне пра выснову разам з запрашэннем у каляндар. Тады ўдзельнікі змогуць дадаць сустрэчу ў свой каляндар.

Зацвярджэнне пратакола

Зацвярджэнне пратакола — звычайная практыка для афіцыйных сустрэч і карысная практыка для ўсіх астатніх.

Пратакол фіксуе ход сустрэчы, асноўныя пытанні абмеркавання, прынятыя рашэнні і тое, як прагаласавалі ўдзельнікі. У ім таксама запісваюць узгодненыя задачы і адказных за іх людзей. Часта з пратакола пачынаюць падрыхтоўку наступнай сустрэчы.

Пратакол нагадвае пра сустрэчу тым, хто прысутнічаў, дапамагае тым, хто адсутнічаў, і служыць запісам, да якога можна звярнуцца ў выпадку спрэчкі.

У Loomio

На працягу некалькіх дзён пасля сустрэчы апублікуйце пратакол у тэме сустрэчы ў Loomio і прапануйце ўдзельнікам яго зацвердзіць. Пакуль змест сустрэчы яшчэ свежы ў памяці, прасцей праверыць пратакол і нагадаць пра ўзгодненыя задачы. Гэта таксама зэканоміць час на наступнай сустрэчы.

У прыкладзе вышэй выкарыстоўваецца апытанне Выберыце з двума варыянтамі: «Прыняць» і «Перагледзець».

Калі ўсе прагаласуюць і апытанне закрыецца, апублікуйце выснову, каб усе ведалі, якое рашэнне прынята.

Калі паводле парадку працы рашэнні трэба фармальна зацвярджаць на наступнай сустрэчы, дадайце ў парадак дня пункт для пацверджання апытанняў і рашэнняў, прынятых у Loomio. Запішыце гэта ў пратакол сустрэчы.

Напрыклад: «Ці хоча хто-небудзь змяніць свой голас у Loomio? Калі не, прапаную фармальна зацвердзіць вынікі апытанняў, праведзеных у Loomio за мінулы перыяд».

Зацвярджэнне справаздач

У парадку дня большасці сустрэч ёсць час на прадстаўленне, абмеркаванне і зацвярджэнне справаздач. Гэта могуць быць справаздачы кіраўніцтва, па фінансах, аперацыйнай дзейнасці, ахове здароўя і бяспецы або праектах.

Справаздачы дапамагаюць усім атрымаць аднолькавую інфармацыю, але могуць заняць шмат часу на сустрэчы. Гэты час можна выкарыстаць больш эфектыўна.

У Loomio

Далучыце справаздачы да тэмы сустрэчы або дадайце спасылкі на іх. Запрасіце ўдзельнікаў задаваць пытанні пра справаздачы да сустрэчы.

Удзельнікі атрымліваюць і чытаюць справаздачы ў зручны для сябе час. Падчас чытання яны могуць пакідаць каментарыі, задаваць пытанні і бачыць адказы ў Loomio.

Пытанне аднаго з удзельнікаў можа цікавіць і іншых. Таму адказ на яго бачаць усе ў групе Loomio.

Калі ўдзельнікі прызвычаяцца абмяркоўваць справаздачы ў Loomio, можна зэканоміць яшчэ трохі часу: прапануйце зацвердзіць справаздачы да сустрэчы.

Калі паводле парадку працы рашэнні трэба фармальна зацвярджаць на наступнай сустрэчы, дадайце ў парадак дня пункт для пацверджання апытанняў і рашэнняў, прынятых у Loomio. Запішыце гэта ў пратакол сустрэчы.

Напрыклад: «Ці хоча хто-небудзь змяніць свой голас у Loomio? Калі не, прапаную фармальна зацвердзіць вынікі апытанняў, праведзеных у Loomio за мінулы перыяд».