Адміністраванне і вядзенне дакументацыі
Адміністраванне і належнае вядзенне дакументацыі для аўдыту — важнае патрабаванне для вашай рады або камітэта, якое часта прадугледжана законам.
Электронныя дакументы ўсё часцей замяняюць абавязковыя папяровыя дакументы.
Але лічбавыя інструменты дазваляюць вашай радзе рабіць значна больш, чым проста захоўваць пратаколы пасяджэнняў.
Змяніце працу вашай рады:
«Група нашай рады істотна змяніла нашу працу: яна дазваляе бесперапынна кіраваць арганізацыяй, хутчэй рэагаваць і павышаць нашу гнуткасць, устойлівасць і здольнасць працаваць у доўгатэрміновай перспектыве… Loomio эканоміць нам тысячы фунтаў штогод» - Austen Cordasco, Co-operative Assistance Network Limited (CAN), паслугі падтрымкі бізнесу, Вялікабрытанія
Разгледзім, як арганізоўваць працу, кіраваць абмеркаваннямі, абараняць даныя і захоўваць дакументацыю ў Loomio.
Кіраванне абмеркаваннямі
У Loomio ёсць шэраг функцый для кіравання абмеркаваннямі. Яны даступныя ў выпадальным меню справа ад абмеркавання.
Каб падтрымліваць спіс абмеркаванняў у актуальным стане, выкарыстоўвайце:
- Замацаваць абмеркаванне, каб важныя абмеркаванні заставаліся ўверсе спіса
- Рэдагаваць абмеркаванне, каб змяніць назву абмеркавання або абнавіць яго кантэкст
- Перамясціць у групу, калі вы хочаце перамясціць абмеркаванне ў іншую групу ці падгрупу або ў архіўную групу.
- Заблакіраваць тэму, каб спыніць далейшае даданне каментарыяў і ўнясенне змен і прыбраць тэму са спіса адкрытых тэм. Заблакіраваныя тэмы можна знайсці праз фільтр абмеркаванняў і радок пошуку, а разблакіраваць іх можна ў любы час.
- Выдаліць абмеркаванне, калі вы не хочаце захоўваць запіс абмеркавання. Звярніце ўвагу: выдаленыя абмеркаванні нельга аднавіць.
Тэгі катэгорый
Тэгі катэгорый дазваляюць пазначаць абмеркаванні, каб іх было лёгка знайсці. Стварыце тэгі і дадавайце іх да кожнага абмеркавання — старайцеся выкарыстоўваць іх паслядоўна.
Рады часта выкарыстоўваюць такія тэгі: Адміністраванне, Штогадовы агульны сход, Пасяджэнне рады, Справаздача, Фінансы, Прававыя пытанні, Удзельнікі групы, Пратаколы, Планаванне, Палітыка, Пастанова, Статут, Агульны сход, Стратэгія.
Удзельнікі групы могуць шукаць абмеркаванні па тэгу ў выпадальным меню тэгі.
Захаванне прадмета абмеркавання
Абмеркаванні найбольш карысныя для ўсіх, калі яны засяроджаныя на адным пытанні.
Калі падчас абмеркавання ўзнікае новае пытанне, вы можаце выбраць асобныя каментарыі і перамясціць іх у іншае абмеркаванне або пачаць новае абмеркаванне.
Падгрупы
Падгрупы дапамагаюць арганізоўваць камунікацыю і аб’ядноўваць удзельнікаў для сумеснай працы над адпаведнымі задачамі. Напрыклад, вы можаце стварыць падгрупу для падкамітэта або рабочай групы.
Архіваванне дакументацыі
Каб захаваць абмеркаванне ў тэме і рашэнні ў апытаннях, выкарыстоўвайце Друкаваць тэму і захавайце файл у PDF праз функцыю друку. Затым вы можаце захаваць апублікаваную копію тэмы ў выбраным вамі архіве дакументаў.
Каб захаваць поўную копію даных вашай групы ў Loomio, выкарыстоўвайце Экспартаваць даныя групы.
Захоўванне даных
Воблачныя сэрвісы Loomio абараняюць вашы даныя: яны адразу запісваюцца на некалькі дыскаў, штодня рэзервова капіруюцца і захоўваюцца ў некалькіх месцах.
Такім чынам захоўваюцца ўсе даныя тэм, каментарыяў, апытанняў і далучаных файлаў.
Файлы, далучаныя да тэм, таксама можна праглядаць на ўкладцы Файлы.
