Падрыхтоўка

На кожную хвіліну працы з групай адводзьце прыкладна 3 хвіліны планавання. Гэта азначае тры гадзіны падрыхтоўкі да сустрэчы працягласцю ў адну гадзіну. Скарачайце час на планаванне толькі па меры таго, як удасканальваеце свае навыкі.

— Silvia Zuur

Зразумейце мэту

Дапамога ў высвятленні мэты — адзін з найкаштоўнейшых унёскаў дасведчаных фасілітатараў. Калі яны дапамагаюць групе дакладна вызначыць мэту, усё астатняе становіцца магчымым. Мэта ёсць як у групы ў цэлым, так і ў асобных абмеркаванняў і рашэнняў. Яна дапамагае вырашаць, якія інструменты выкарыстоўваць, калі і як умешвацца ў працэс і да якіх высноў імкнуцца. Адсутнасць агульнага разумення мэты можа прывесці да правалу абмеркавання ці нават распаду групы.

Заўсёды вяртайцеся да пытанняў, якія дапамагаюць вызначыць мэту, каб праверыць, ці ўлічваеце вы тое, што ўдзельнікі хочуць даведацца або дасягнуць. — Silvia Zuur

У Loomio

• У праграме ёсць месца для тлумачэння мэты, напрыклад палі апісання групы і кантэксту абмеркавання.
• Калі мэта вашай групы яшчэ не зразумелая, пачніце з абмеркавання мэты ў Loomio.
• Наша аналітыка — статыстыка таго, як людзі карыстаюцца праграмай, — паказвае, што групы з выразнай агульнай мэтай дасягаюць большага поспеху.
• Сабраныя намі гісторыі кліентаў і прыклады з практыкі падкрэсліваюць важнасць вызначэння агульнай мэты.

Перастаўце мэблю

Уладкаванне прасторы, у якую вы запрашаеце людзей, істотна ўплывае на іх досвед. Кожная сустрэча ўнікальная і патрабуе адпаведнага ўладкавання. Знаёмае асяроддзе дае адчуванне бяспекі, а змена абстаноўкі спрыяе адкрытасці да новых ідэй.

Падчас вочных сустрэч звычка літаральна перастаўляць мэблю дапамагае фасілітатарам настроіцца на стварэнне спрыяльнай прасторы і падумаць пра асаблівасці гэтай сустрэчы. Уявіце розніцу паміж тым, калі ўсе сядзяць радамі, і тым, калі ўсе сядзяць у коле.

У Loomio

• Запрашэнне людзей у новую лічбавую прастору менавіта для прыняцця рашэнняў мае істотны эфект: адчуванне «пераходу праз парог» адрознівае яе ад іншых анлайн-прастор, прызначаных для зносін ці іншых задач.
• Выбар фота вашай групы — добрая магчымасць стварыць патрэбную атмасферу.
• Апісанне групы — адзін з асноўных прадметаў «мэблі» на старонцы групы, і вы можаце змяніць яго паводле сваіх патрэб.

Прыналежнасці, інструменты, матэрыялы

Калі фасілітацыя ідзе зладжана, усё неабходнае групе знаходзіцца пад рукой. На вочных сустрэчах гэта нататкі на клейкіх лістках, ручкі, папера, карткі з імёнамі, раздрукоўкі і даведачныя матэрыялы. Кожны крок такой падрыхтоўкі пакідае больш часу і сіл для працы.

У Loomio

• Многія групы размяшчаюць у апісанні групы спасылкі на агульнае сховішча дакументаў для сумеснай працы, даведачную інфармацыю, сістэму кіравання праектамі ці ўліку задач групы, спіс кантактаў і гэтак далей.
• Для кожнай тэмы варта прадумаць, што спатрэбіцца людзям для ўдзелу. Уся інфармацыя павінна быць пад рукой. Напрыклад, калі вы нешта згадваеце, прамая спасылка на гэта значна больш карысная, чым чаканне, што людзі знойдуць гэта самі.

Сплануйце працэс узаемадзеяння

Калі асноўныя складнікі ўжо падрыхтаваныя — мэта, інструменты, даведачная інфармацыя, — дасведчаныя фасілітатары адводзяць час на прадумванне працэсу, да якога запрашаюць людзей: сітуацыі, прыкмет поспеху, усіх магчымых шляхоў і варыянтаў выбару. Яны не пачынаюць працу без прадуманага плана.

Мы неаднаразова бачым, як людзі істотна недаацэньваюць патрэбу ў падрыхтоўцы і планаванні. Перш чым пачаць, спыніцеся і падумайце, які працэс узаемадзеяння вы хочаце арганізаваць. Час, укладзены ў планаванне, шматразова акупляецца наступным поспехам.

У Loomio

• Асноўныя функцыі Loomio пабудаваныя паводле структуры добрай фасілітацыі: запрасіць людзей, абмеркаваць пытанне, сабраць розныя меркаванні, сфармуляваць канкрэтную прапанову, праверыць, ці ёсць згода, зафіксаваць выснову.

• Дасведчаныя карыстальнікі ўжо прыстасоўваюць Loomio да розных працэсаў узаемадзеяння, напрыклад шматэтапных кансультацый або зацвярджэння дакументаў. Пры эфектыўнай фасілітацыі кожная задача набывае пэўную форму, якую можна паўтарыць.
• Планаванне сумеснай працы анлайн не патрабуе вынаходзіць усё нанова. Абапірайцеся на тое, што ўжо працуе, і адаптуйце гэта. Многія правераныя працэсы вочнай працы можна перанесці ў анлайн-прастору, напрыклад працэс атрымання парад.
• Прыклады з практыкі прадуманых працэсаў можна выкарыстоўваць як «рэцэпты». Калі вы не ведаеце, як спланаваць працэс, пачніце з вывучэння таго, што ўжо спрабавалі іншыя.

Улічыце кантэкст гэтага моманту

Абмеркаванні адбываюцца не ў вакууме, а ў шырэйшым кантэксце гісторыі і практыкі групы. Каб працэсы з фасілітацыяй былі эфектыўнымі, яны павінны адбывацца ў патрэбны час і спалучацца з астатняй працай групы.

Асноўныя пытанні пра кантэкст:

• Ці гэта момант пераходу?
• Ці гэта ўдасканаленне існай практыкі?
• Ці гэта адзін з многіх паралельных працэсаў або адзіны кірунак працы?
• Ці мы тут, каб вырашыць праблему, паглыбіцца ў пытанне, пашырыць або звузіць яго?

У Loomio

• У групах Loomio амаль заўсёды ёсць людзі, якія падтрымліваюць яго ўкараненне, разумеюць кантэкст групы і вырашаюць, ці падыходзіць ёй Loomio.
• Не варта спрабаваць змяніць усё адразу. Калі Loomio добра ўпісваецца ў існыя працоўныя працэсы, групам лягчэй пачаць ім карыстацца.
• Прыдатны момант надыходзіць, калі група гатовая эфектыўна ўключыць у сваю працу сумеснае ўзаемадзеянне анлайн. Удзельнікі павінны адчуваць цяжкасці праз адсутнасць анлайн-прасторы для прыняцця рашэнняў і мець жаданне вырашыць гэтую праблему.
• Улічвайце, як група размяркоўвае сваю ўвагу, каб вызначыць прыдатны час для ўзняцця пэўнага пытання. Калектыўная ўвага — абмежаваны рэсурс.
• Многія групы нават не ўсведамляюць сваіх існых практык і звычак сумеснай працы, а тым больш не маюць выразнага ўяўлення, як у іх можа ўпісацца Loomio. Пачніце з абмеркавання таго, як цяпер арганізаваная праца і што працуе або не працуе.

Роля фасілітатараў

Добрая фасілітацыя патрабуе ўсведамлення ўласнай ролі як на асабістым, так і на калектыўным узроўні. Неразуменне гэтай ролі можа прывесці да непаразуменняў, канфліктаў або небяспечных сітуацый.

Дамажыцеся, каб вам перадалі паўнамоцтвы. Калі вас запрашаюць у новую групу ці арганізацыю, усе будуць думаць: Хто гэта? Чаму мы павінны слухаць? Папрасіце прадставіць вас людзей, якіх удзельнікі ведаюць і якім давяраюць. Гэта ўмацоўвае ваш аўтарытэт у вачах удзельнікаў і дапамагае перадаць вам паўнамоцтвы. — Silvia Zuur

Згода

Вельмі важна, каб група дала згоду на фасілітацыю. Спробы праводзіць фасілітацыю без такой згоды ў найгоршым выпадку могуць быць прымусовымі (несправядлівымі ў дачыненні да групы) і небяспечнымі (несправядлівымі ў дачыненні да тых, хто праводзіць фасілітацыю) — і выклікаюць супраціў і разгубленасць. Тыя, хто праводзіць фасілітацыю, ставяць сябе ва ўразлівае становішча; яны павінны мець паўнамоцтвы ад групы, а без іх не павінны брацца за гэтую працу. Згода вельмі важная як для тых, хто праводзіць фасілітацыю, так і для ўдзельнікаў.

Адказнасць

Калі фасілітатары прымаюць мандат ад групы, яны бяруць на сябе большую адказнасць. Яны маюць больш права на час для выступлення і на кіраванне ўвагай групы. Гэтыя магчымасці трэба выкарыстоўваць на карысць усёй групы, а не для асабістых мэт. Словы і паводзіны фасілітатараў таксама маюць большы ўплыў, таму патрабуюць асаблівай узважанасці.

Паўнамоцтвы

Фасілітацыя паводле сваёй прыроды стварае розніцу ў паўнамоцтвах. Калі фасілітатары не могуць карыстацца пэўнымі паўнамоцтвамі, яны не могуць выконваць сваю працу. Напрыклад, каб утрымаць абмеркаванне ў межах пытання, фасілітатары могуць перапыніць кагосьці або сказаць, што пэўны спосаб узаемадзеяння непрымальны. Нельга чакаць, што фасілітатары возьмуць на сябе адказнасць за працэс, не даючы ім паўнамоцтваў, неабходных для яго паспяховага правядзення. Няма аднаго правільнага адказу на пытанне пра аб'ём паўнамоцтваў, але ён павінен адпавядаць узроўню адказнасці.

Гнуткасць

Фасілітатары працуюць найлепш, калі могуць эфектыўна прыстасоўвацца да сітуацыі, якая складваецца. Людзі надзвычай складаныя, а групы людзей — яшчэ ў шмат разоў складанейшыя. Жорсткае прытрымліванне плана або парадку без гнуткасці можа прывесці групу да няўдачы. Калі фасілітатарам не дазваляюць прыстасоўвацца да зменлівых абставін або яны не хочуць гэтага рабіць, яны не могуць эфектыўна падтрымліваць прастору для ўзаемадзеяння людзей, якія змяняюцца.

Уваходзьце ў ролю фасілітацыі і выходзьце з яе. Многім людзям складана фасілітаваць сустрэчы і семінары ўласнай каманды. У ролі фасілітацыі ім трэба захоўваць нейтральнасць. Але як удзельнікі каманды яны маюць каштоўныя меркаванні, якімі варта падзяліцца. Выразна абазначайце, калі вы выконваеце ролю фасілітацыі, а калі ўдзельнічаеце ў абмеркаванні. — Silvia Zuur

У Loomio

• Многія групы, якія карыстаюцца Loomio, маюць досвед фасілітацыі і ўжо падзяляюць агульнае разуменне гэтай ролі. Яны ўжо з пэўным поспехам прыстасоўваюць інструмент да гэтых патрэб.
• Часта лічыцца, што людзі, якія пачынаюць абмеркаванне, будуць яго фасілітаваць, калі група не дамовілася інакш. Яснасць наконт таго, хто займаецца фасілітацыяй, можа істотна павысіць узаемную бяспеку і спрыяць поспеху.
• Loomio натуральным чынам стварае ўмовы для размеркаванай фасілітацыі: карыстальнікі згадваюць іншых, каб запрасіць іх да ўдзелу, просяць трымацца пытання, прапануюць прыдатны час для ўнясення прапановы і гэтак далей. Але часта гэта застаецца невыказаным. Калі адкрыта назваць дзеянні фасілітацыі і абмеркаваць, ці засяроджаная гэтая роля ў адных руках або размеркаваная, яе можна зрабіць больш зразумелай.
• Няўяўна размеркаваная фасілітацыя можа быць зыходным спосабам працы анлайн-групы, калі фасілітацыя не абмяркоўваецца як асобная роля. Аднак насамрэч такі падыход найлепш падыходзіць дасведчаным групам, якія ўжо пераходзяць ад выразна вызначанай фасілітацыі да наступнага этапу.