Прыняцце рашэнняў і анлайн-галасаванне

Удзельнікам праўленняў і камітэтаў часта трэба прымаць рашэнні паміж пасяджэннямі. Гэта рашэнні і абмеркаванні па пытаннях кіравання, калі:

• на пасяджэнні праўлення не хапіла часу для прыняцця рашэння,
• рашэнне не патрабуе працяглага абмеркавання (у тым ліку па адміністрацыйных пытаннях),
• унутры арганізацыі або па-за ёй адбылося нешта, што патрабуе дзеянняў праўлення да наступнага пасяджэння,
• у складзе праўлення ёсць людзі, якія хочуць разгледзець пэўнае пытанне разам з праўленнем.

У Loomio

Стварыце тэму і пачніце абмеркаванне: - Апішыце пытанне або рашэнне, якое вы хочаце прыняць, - запрасіце ўдзельнікаў рады падзяліцца ў каментарыях сваімі думкамі, меркаваннямі і наяўнай інфармацыяй, каб усе маглі зразумець іх пазіцыю адносна пытання або рашэння, якое разглядаецца паміж пасяджэннямі, - заахвочвайце ўдзельнікаў пісаць каментарыі і адказваць на іх.

Калі будзеце гатовыя, стварыце апытанне і запрасіце ўдзельнікаў прагаласаваць. Калі пытанне простае, выкарыстоўвайце Прапанова, а калі больш складанае — апытанне Праверка меркаванняў, каб выразна спытаць іншых удзельнікаў, што яны думаюць пра прапанову. - Сфармулюйце рашэнне і запрасіце людзей прагаласаваць, - папрасіце людзей пазначыць прычыну свайго голасу, асабліва калі яны хочуць удакладніць асобныя моманты, - выберыце варыянты рашэння, якія адпавядаюць працэсу прыняцця рашэнняў у вашай радзе. - Вы можаце зацвердзіць рашэнне, прынятае паміж пасяджэннямі, і занесці яго ў пратакол на наступным пасяджэнні рады.

Калі рашэнне не атрымала падтрымкі, гэта не азначае няўдачу. Вы можаце спытаць удзельнікаў, якія змены дазволілі б ім пагадзіцца з рашэннем. Гэта дапаможа вам выпрацаваць лепшае рашэнне. Новая прапанова з папраўкамі будзе мець больш шанцаў атрымаць падтрымку.

Сфармулюйце выснову, калі прапанова закрыецца. Паведаміце ўсім, якое рашэнне прынята і што адбудзецца далей.

Прыклады рашэнняў паміж пасяджэннямі

Рашэнне аб куплі нерухомасці

На апошнім пасяджэнні праўлення абмяркоўвалася купля нерухомасці. Перад прыняццем рашэння ў праўленні ўзнікла патрабаванне атрымаць незалежную інжынерную справаздачу. На пасяджэнні праўленне пагадзілася набыць нерухомасць пры ўмове, што інжынерная справаздача будзе здавальняючай. Аднак куплю трэба здзейсніць да наступнага пасяджэння, таму праўленне дамовілася загрузіць гатовую інжынерную справаздачу ў Loomio, каб абмеркаваць яе і прыняць там канчатковае рашэнне аб куплі нерухомасці.

Рашэнне аб страхаванні адказнасці праўлення і кіраўніцтва

На пасяджэнні праўлення адзначылі, што набліжаецца штогадовае падаўжэнне страхавання. Паколькі гэта палічылі адміністрацыйным пытаннем, праўленне дамовілася выкарыстаць Loomio, каб абмеркаваць заяўку на падаўжэнне, сабраць неабходную інфармацыю ад усіх удзельнікаў праўлення, падаць заяўку і прыняць прапанову аб кошце падаўжэння страхавання.

На адным з нашых аб’ектаў адбылося парушэнне бяспекі

Адбыліся ўзлом і крадзеж маёмасці, якія стварылі рызыку для арганізацыі і персаналу. Удзельнікам праўлення трэба паведаміць пра здарэнне і рызыкі, каб яны маглі ацаніць належныя меры рэагавання.

У праўленні ўзнята пытанне пра гендарны баланс і разнастайнасць яго складу

У праўленні прадстаўлены пераканаўчыя аргументы і доказы таго, што яго склад трэба зрабіць больш разнастайным, каб лепш прадстаўляць арганізацыю. Удзельнікам праўлення трэба вывучыць інфармацыю, задаць пытанні, абмеркаваць праблему і вырашыць, як дзейнічаць.

Захаванне запісаў пра прынятыя рашэнні і звязаныя абмеркаванні

Вядзенне дакументацыі — заканадаўчае патрабаванне для праўленняў і добрая практыка для камітэтаў.

Сёння многія арганізацыі складаюць і захоўваюць афіцыйныя пратаколы, пастановы, палітыкі і ключавыя рашэнні ў электронным выглядзе. Дакументы ствараюць і зацвярджаюць, распаўсюджваюць і выкарыстоўваюць, захоўваюць, а ўрэшце знішчаюць.

У Loomio

Пратаколы, справаздачы, пастановы і іншыя дакументы можна далучыць да тэмы пасяджэння: у кантэксце тэмы, у апытанні або ў любым каментарыі да тэмы. Так дакументы заўсёды будуць звязаныя з адпаведным абмеркаваннем.

Спіс файлаў таксама можна знайсці на ўкладцы Файлы.

Вы таксама можаце дадаць у любую тэму або апытанне спасылку на дакумент, які захоўваецца ў вашай сістэме кіравання дакументамі. Знайдзіце спасылку для сумеснага доступу да дакумента, скапіруйце яе і ўстаўце ў тэму, апытанне або каментарый.

Усе, хто мае дазвол, змогуць націснуць на спасылку, каб адкрыць і прачытаць дакумент.

Паколькі абмеркаванні і рашэнні ў Loomio ўжо зафіксаваныя, вы можаце надзейна праверыць увесь працэс прыняцця рашэнняў вашага праўлення. Вы можаце лёгка паказаць, што і калі было вырашана. Калі ўдзельнікі праўлення абмяркоўвалі пастанову, пакідалі каментарыі і галасавалі па ёй, вы таксама зможаце даведацца, як і чаму было прынята кожнае рашэнне.

З цягам часу вы ствараеце гісторыю сваёй арганізацыі, у якой можна лёгка шукаць і знаходзіць ранейшыя рашэнні і звязаныя абмеркаванні.

У Loomio ўсе даныя запісваюцца і захоўваюцца на некалькіх дысках у некалькіх месцах, у воблаку, з штодзённым рэзервовым капіраваннем. Загружаныя файлы захоўваюцца на серверах, якія выкарыстоўваюць сучасныя тэхналогіі для ліквідацыі вузкіх месцаў і кропак адмовы.