그룹에 Loomio 도입하기

유용한 업무 하나를 통해 Loomio를 도입하세요. 사람들을 초대하기 전에 그룹을 준비하고, 모두가 한 번씩 참여하도록 도운 뒤, 결론을 내릴 때까지 과정을 마무리하세요.

유용한 시작점 하나 선택하기

그룹에 이미 필요한 실제 업무 과정부터 시작하세요. 처음에는 빠른 시일 안에 마칠 수 있을 만큼 작으면서도 사람들이 참여할 이유가 있는 일을 선택하는 것이 좋습니다.

예를 들면 다음과 같습니다.

• 다가오는 회의의 안건 준비하기;
• 회의록 검토 및 승인하기;
• 문서 초안에 대한 의견 모으기;
• 소규모 운영 사안 결정하기; 또는
• 다음 달의 우선순위 정하기.

모든 토론과 결정을 한꺼번에 Loomio로 옮기지 마세요. 반복할 수 있는 과정이 있으면 그룹이 다시 찾아올 이유가 명확해지고, 매번 진행 방식을 개선할 수 있습니다.

사람들을 초대하기 전에 그룹 준비하기

사람들이 방문했을 때 유용하고 어떤 곳인지 쉽게 알아볼 수 있도록 준비하세요.

• 그룹 이름, 로고, 표지 이미지, 목적, 중요한 링크를 추가하세요;
• 그룹의 공개 범위와 권한을 확인하세요;
• 그룹이 정기적으로 사용할 분류 태그를 추가하세요;
• 참여자에게 필요한 배경 정보를 담아 첫 실제 토론을 만드세요; 그리고
• 멤버들이 실제 결정에 영향을 주지 않고 댓글, 반응, 투표를 연습하는 것이 도움이 된다면 연습용 토론을 만드세요.

프로필에는 본인 사진을, 그룹에는 조직의 로고를 사용하세요. 이렇게 하면 누가 초대했는지, 이메일이 어느 조직에 관한 것인지 쉽게 알아볼 수 있습니다.

업무별로 사용할 도구 정하기

Loomio는 그룹이 이미 사용하는 도구와 함께 사용할 수 있습니다.

그룹 설명이나 토론 배경에 문서와 다른 시스템으로 연결되는 링크를 추가하세요. 채팅 연동을 사용하면 사람들이 이미 확인하는 채널에서 Loomio의 중요한 활동을 볼 수 있습니다.

Loomio에서 어떤 일을 진행할지 멤버들에게 알려 주세요. 설명 없이 새 도구를 도입하는 것보다 “중요한 토론과 결정은 Loomio에서, 간단한 조율은 채팅에서 진행합니다”처럼 간단한 기준을 정하면 더 쉽게 적응할 수 있습니다.

그룹의 의사결정 방식 정하기

Loomio에서는 모든 그룹이나 모든 결정에 같은 과정을 적용할 필요가 없습니다. 이미 규칙을 정해 둔 그룹도 있고, Loomio를 사용하면서 더 명확한 의사결정 방식을 함께 만들어 가는 그룹도 있습니다.

이미 의사결정 과정이 정해져 있는 경우

그룹의 기존 요건을 Loomio에 반영하세요. 공식적인 의사결정을 진행하기 전에 참여자들이 다음 사항을 알 수 있도록 하세요.

• Loomio에서 어떤 종류의 결정을 내릴 수 있는지;
• 누가 의견을 제시하고 누가 결정 권한을 갖는지;
• 누구에게 투표 자격이 있는지;
• 정족수가 필요한지;
• 결정에 과반수, 특별 다수, 만장일치 동의, 이의 없음 또는 다른 득표 비율 요건이 필요한지;
• 결론이 게시되면 결정의 효력이 발생하는지, 아니면 다른 곳에서 비준을 받아야 하는지; 그리고
• 누가 결론을 기록하고 이행할지.

헌장, 정관, 정책 또는 현지 법률이 전자적 의사결정을 규율한다면 Loomio의 과정이 해당 요건을 따르도록 하세요. 합의한 과정을 쉽게 반복할 수 있도록 위임 투표자, 제안 설정, 투표 템플릿을 설정하세요.

그룹이 아직 의사결정 방식을 정하는 중인 경우

어떻게 결정을 내려야 할지 토론을 시작하세요. 투표 도구부터 선택하기보다는 그룹이 다음 질문을 검토하도록 하세요.

• 어떤 종류의 결정을 내리나요?
• 누가 영향을 받고, 누구의 의견을 들어야 하며, 누가 결정할 책임이 있나요?
• 어떤 결정에 조언, 이의 없음, 합의, 투표 또는 위임된 권한이 필요한가요?
• 어느 정도의 참여나 지지가 있어야 결정이 유효한가요?
• 이의, 동률인 결과 또는 참여 부족에 어떻게 대응할 것인가요?
• 결정을 어떻게 알리고, 기록하고, 검토하고, 변경할 것인가요?

운영 사안, 정책, 선거, 헌장 변경에 따라 답이 다를 수 있습니다. 여러 의사결정 과정의 전체 흐름을 비교하려면 의사결정하기를 참고하세요.

그룹이 모든 규칙을 확정할 준비가 되지 않았다면 위험이 낮은 결정 하나에 적용할 임시 과정에 합의하세요. 참여를 요청하기 전에 결과가 무엇을 의미하는지 밝히고, 결론을 게시한 뒤, 과정이 어떻게 진행되었는지 검토하세요. 그룹이 배운 점은 그룹 설명, 운영 규정 문서 또는 재사용할 수 있는 템플릿에 기록하세요.

사람들 초대하기

다음 내용을 담은 짧은 개인 메시지로 사람들을 초대하세요.

• 그룹이 Loomio를 사용하는 이유;
• 처음에 무엇을 해 달라고 요청하는지;
• 언제까지 응답이 필요한지; 그리고
• 어디에서 도움을 받을 수 있는지.

과정을 적극적으로 시험해 볼 소수의 사람들과 시작할 수 있고, 처음부터 모두의 참여가 필요하다면 그룹 전체를 초대할 수도 있습니다. 어느 경우든 빈 그룹에 사람들을 초대하기보다는 참여할 토론을 미리 준비하세요.

모두가 한 번씩 참여하도록 돕기

첫 목표는 각 사람이 초대를 받는 데서 그치지 않고 무언가를 기여하도록 하는 것입니다.

다음과 같이 요청하세요.

1. 로그인하고 프로필 사진을 추가하세요;
2. 환영 토론이나 연습용 토론을 여세요;
3. 짧은 댓글이나 반응을 남기세요; 그리고
4. 부담이 적은 제안에 투표하고, 도움이 된다면 이유를 남기세요.

멤버는 비밀번호를 만들 필요가 없습니다. 이메일로 로그인할 수 있으며, 이메일 답글이 지원되는 토론에서는 스레드로 돌아가지 않고도 이메일에 바로 답글을 보낼 수 있습니다.

필요에 맞게 알림 사용하기

콘텐츠에 접근할 수 있는지와 그에 대한 알림을 받는지는 별개입니다. 그룹 멤버는 즉시 알림을 받지 않았더라도 그룹에서 토론을 찾을 수 있습니다.

토론을 시작할 때는 해당 단계에서 의견이 필요한 사람들에게 알림을 보내세요. 특정 사람에게 응답을 요청할 때는 @멘션과 답글을 사용하세요. 나중에 투표가 시작되면 투표 자격이 있는 투표자들을 초대하세요.

투표 응답만 받으려고 토론과 투표를 함께 만드는 경우, 토론 초대를 보낸 직후 투표 초대를 연달아 보내지 마세요. 알림 없이 토론을 시작한 뒤 투표를 통해 초대하거나, 독립형 투표를 진행하세요.

멤버들에게 새 소식 확인 및 알림 설정을 안내하세요. 특히 매일 Loomio를 방문할 계획이 없는 멤버들에게 유용합니다.

첫 과정 마무리하기

첫 과정에서는 다음의 전체 흐름을 보여 주어야 합니다.

1. 주제를 소개하고 배경을 제공하세요.
2. 필요할 때 토론이나 질문을 요청하세요.
3. 적절한 제안이나 투표를 시작하세요.
4. 필요한 경우 아직 참여하지 않은 사람들에게 다시 알려 주세요.
5. 무엇이 결정되었고 다음에 무엇을 할지 밝히는 결론을 게시하세요.

결론은 과정을 마무리하고 멤버들이 나중에 다시 확인할 수 있는 기록을 남깁니다. 이후에는 무엇이 잘되었는지 묻고, 과정을 조정한 뒤, Loomio에서 다음으로 진행할 반복 업무를 선택하세요.

토론부터 결정까지 진행을 돕는 단계별 과정은 의사결정하기를 참고하세요. 이사회에 맞는 활용 방법은 이사회에 Loomio 도입하기를 참고하세요.