회의 준비
효과적인 회의는 생산적이고 포용적이며 협력적입니다. 참여를 높이고, 돈독한 관계를 형성하며, 공통의 방향을 정하고, 더 나은 결정을 더 빠르게 내리는 데 도움이 됩니다. 또한 다양한 사람의 참여를 장려하고, 창의적인 사고와 혁신을 촉진하며, 피드백과 지속적인 개선을 위한 소통의 장이 됩니다.
Loomio로 효과적인 회의를 계획하세요. 처음부터 사람들을 참여시키고, 가장 중요한 주제에 초점을 맞추며, 함께하는 소중한 시간을 더 알차게 활용하세요.
그룹에서 Loomio를 처음 사용한다면 그룹에 Loomio 소개하기부터 시작한 다음, 이 회의 절차를 정기적으로 반복하는 첫 업무 흐름으로 활용하세요.
다음 이사회나 위원회 회의를 효과적으로 진행하기 위해 할 수 있는 일은 여러 가지가 있습니다.
회의의 초점 정하기와 실행 사항 검토
함께하는 소중한 시간에 가장 중요한 주제를 이야기할 수 있도록 회의의 초점을 정하세요.
멤버들이 안건 작성에 참여하도록 요청하면 모두가 공통의 방향을 정하고, 주제에 대해 생각하며, 회의에 적극적으로 참여할 준비를 하는 데 도움이 됩니다.
실행 사항: - 가장 중요한 사안에 회의의 초점을 맞추세요. - 이전 회의의 실행 사항을 점검하고 멤버들과 이야기하세요.
Loomio에서
Loomio 토론으로 회의를 준비하세요. * 다가오는 회의를 멤버들에게 상기시켜 주세요. * 집중해서 다룰 가장 중요한 사안에 대해 댓글을 요청하세요. * 이전 회의의 실행 사항을 요약하고 진행 상황을 알려 달라고 요청하세요.
안건 공지와 알림
명확한 안건과 함께 회의를 공지하세요. 자료를 첨부하고, 주요 문서의 링크를 추가하고, 멤버들에게 알리세요.
이렇게 하면 모두가 자료를 읽고 토론할 주제와 내려야 할 결정에 대해 생각하며 회의를 준비할 수 있습니다. 멤버들은 회의의 배경을 이해하고 준비된 상태로 참석할 수 있습니다.
실행 사항: - 안건, 문서, 자료와 이사회 자료를 준비하세요. - 멤버들에게 회의를 알리고 자료를 보내세요.
Loomio에서
Loomio 토론으로 이사회 회의를 준비하세요. * 회의의 세부 사항을 안내하세요. * 안건, 문서와 기타 회의 자료를 첨부하거나 링크를 추가하세요. * 알림으로 멤버들을 초대하세요. * '읽은 사람'을 확인해 누가 스레드를 읽었는지 파악하세요.
Loomio 스레드는 이메일 보내기와 비슷하지만 다음과 같은 장점이 있습니다. - 누가 스레드를 읽었는지 확인하고, 아직 읽지 않은 사람에게 다시 알릴 수 있습니다. - 스레드를 볼 권한이 있는 모든 사람이 멤버들의 답글이나 댓글을 볼 수 있습니다. - 안건이나 회의 자료에 관한 모든 토론과 질문이 한곳에 모입니다.
멤버들은 회의에 관한 모든 정보를 한곳에서 쉽게 찾을 수 있으므로, 복잡하게 이어지는 이메일로 혼란을 겪거나 이메일 받은 편지함에서 중요한 정보를 놓치는 일을 줄일 수 있습니다.
확인
멤버들에게 안건과 회의 자료를 읽고 회의 준비를 마쳤다는 확인 댓글을 남겨 달라고 요청하세요. 읽은 사람을 확인해 다시 알려 줄 필요가 있는 사람을 파악하세요.
회의 시간 정하기
많은 관리자에게 회의 시간을 정하는 일은 자주 어려운 과제가 됩니다.
Loomio에서
아직 회의 날짜와 시간을 정하지 않았거나 향후 회의 시간을 정해야 한다면 시간 투표를 사용할 수 있습니다.
일정 투표를 사용하면 모두가 참석할 수 있는 시간을 쉽게 확인하고 가장 적합한 시간을 찾을 수 있어, 이 일상적인 관리 업무에 드는 시간과 노력을 줄일 수 있습니다.
서로 다른 시간대에 있는 멤버들에게는 각자의 시간대에 맞는 날짜와 시간이 표시됩니다.
일정 투표가 마감되면 가장 적합한 시간을 선택하고 캘린더 초대와 함께 결론 알림을 보내세요. 그러면 멤버들이 자신의 캘린더에 회의를 추가할 수 있습니다.
회의록 승인
회의록을 승인하거나 추인하는 것은 공식 회의의 일반적인 절차이며, 모든 회의에서 권장되는 관행입니다.
회의록에는 회의 내용, 토론 중 제기된 주요 사항, 결정의 결과와 사람들이 어떻게 투표했는지가 기록됩니다. 합의한 실행 사항과 담당자도 포함되며, 다음 회의를 시작하는 바탕이 되는 경우가 많습니다.
회의록은 참석자에게 회의 내용을 상기시키고, 불참자가 내용을 파악하는 데 도움이 되며, 갈등이 생겼을 때 참고할 수 있는 기록입니다.
Loomio에서
회의 후 며칠 이내에 Loomio 회의 스레드에 회의록을 게시하고 참여자들에게 승인을 요청하세요. 회의 내용이 멤버들의 기억에 생생할 때 회의록을 확인할 수 있고, 각자의 실행 사항을 상기시키는 데도 도움이 됩니다. 회의 중에 드는 시간도 줄일 수 있습니다.
위 예시에서는 '수락'과 '검토'라는 두 선택지가 있는 선택 투표를 사용합니다.
모두가 투표하고 투표가 마감되면, 어떤 결정이 내려졌는지 모두가 알 수 있도록 결론을 작성하세요.
회의 절차상 다음 회의에서 공식 승인이 필요하다면, Loomio에서 진행한 투표와 결정을 확인하고 승인하는 안건을 넣고 이를 회의록에 기록하세요.
예를 들면 다음과 같습니다. "Loomio에서 행사한 표를 변경하고 싶은 분이 있나요? 없다면 지난 기간에 Loomio에서 진행한 투표를 공식적으로 승인하는 것으로 의결하겠습니다."
보고서 승인
대부분의 회의 안건에는 보고서를 발표하고 토론하며 승인하는 시간이 포함됩니다. 예를 들어 최고경영자 보고서, 재무 보고서, 운영 보고서, 보건 및 안전 보고서, 프로젝트 보고서 등이 있습니다.
보고서는 모두가 상황을 함께 이해하는 데 매우 중요하지만, 회의에서 더 효과적으로 활용할 수 있는 소중한 시간을 많이 차지할 수도 있습니다.
Loomio에서
회의 스레드에 보고서를 첨부하거나 링크를 추가하고, 회의 전에 보고서에 대한 질문을 요청하세요.
멤버들은 편한 시간과 장소에서 보고서를 받아 읽을 수 있습니다. 보고서를 읽고 생각하면서 Loomio에 댓글을 남기고, 질문하고, 답변을 확인할 수 있습니다.
한 멤버의 질문은 다른 멤버들에게도 관심 있는 내용일 수 있습니다. 누군가 질문에 답하면 Loomio 그룹의 모든 멤버가 그 답변을 볼 수 있습니다.
멤버들이 Loomio에서 보고서를 토론하는 데 익숙해지면, 한 단계 더 나아가 회의 전에 보고서 승인을 요청하여 시간을 더 절약하세요.
회의 절차상 다음 회의에서 공식 승인이 필요하다면, Loomio에서 진행한 투표와 결정을 확인하고 승인하는 안건을 넣고 이를 회의록에 기록하세요.
예를 들면 다음과 같습니다. "Loomio에서 행사한 표를 변경하고 싶은 분이 있나요? 없다면 지난 기간에 Loomio에서 진행한 투표를 공식적으로 승인하는 것으로 의결하겠습니다."