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초대

진행자가 이끄는 공간에 참여자를 어떻게 초대하는지는 매우 중요합니다. 사람들은 초대에서 많은 정보를 얻고, 이를 바탕으로 공간이 어떻게 운영될지, 자신이 그곳에 어울리는지 판단합니다. 초대하는 순간은 여러 면에서 분위기를 정하고 신뢰를 쌓는 중요한 기회입니다.

의사 결정의 핵심은 소통입니다. 그룹이 함께 좋은 결정을 내리려면 먼저 원활한 소통의 기반이 있어야 합니다. 이를 위해서는 토론이나 회의의 목적, 참여해야 할 사람, 진행 기간, 참여자가 기대할 수 있는 내용을 명확히 해야 합니다.

— Richard Bartlett

초대에서 고려할 주요 사항:

• 기본 정보. 어떤 활동인가요? 무엇을 하도록 요청받고 있나요? 누가 주관하나요? 또 누가 참여하나요? 얼마나 시간을 내야 하며, 어떤 주제에 집중하고 어떤 절차를 따르나요?
• 맥락. 이번 활동에는 어떤 특징이 있나요? 가능한 여러 형식과 진행 방식 중 어떤 방식을 택하나요? 왜 지금, 이 방식으로 진행하나요?
• 소속감. 환영받고 있나요? 나에게 맞는 활동인가요? 이 과정에 내가 필요한가요? 내가 더할 수 있는 고유한 가치와 기여는 무엇인가요? 내가 특별히 참여해야 하는 이유는 무엇인가요?
• 안전. 초대에서 배려와 신뢰, 이해가 느껴지나요? 활동 구조가 그 안에 존재하는 권력관계를 다룰 수 있나요? 얼마나 솔직하게 말하고 취약한 모습을 드러내야 하나요? 초대한 사람이 나를 잘 지원해 줄 것 같나요?
• 접근성. 참여에 필요한 기본적인 조건이 마련되나요? 언어, 보조 기술, 낯선 전문 용어 등이 고려되나요? 실제로 참여할 수 있나요?

Loomio에서

• 이메일이나 전용 링크를 보내 사용자를 초대하는 기능이 내장되어 있습니다. 설정에서 허용하면 사용자가 그룹 가입을 요청할 수도 있습니다.
• 소프트웨어에 내장된 초대 도구는 기본적인 기능만 제공합니다. 아무런 설명 없이 새로운 소프트웨어에 로그인하라는 요청을 갑자기 받으면 참여하고 싶은 마음이 들기 어렵습니다. 그래서 그룹을 만든 사람들은 별도의 과정을 통해 Loomio를 소개하는 경우가 많습니다.
• 세심하게 마련된 공개 범위 선택지처럼, Loomio의 여러 기능은 사용자가 참여하고 싶어 하는 안전하고 서로 존중하는 공간을 만들도록 설계되어 있습니다.
• 소프트웨어 자체도 친근하고 단순하면서 전문적인 인상을 주어 신뢰감을 형성하도록 설계되어 있습니다.
• Loomio는 화면 읽기 프로그램 같은 보조 기술을 사용하는 사람을 위한 접근성 기능과 다른 언어를 사용하는 사람을 위한 번역 기능을 제공합니다. 초대할 때 이러한 기능을 강조하면 더 환영받는다고 느끼는 사람도 있습니다.

첫 참여

처음 들어오는 순간은 활동의 ‘첫인상’을 형성하며, 이후 경험의 방향을 정합니다. 참여자는 초대를 받아들여 들어오기로 결정한 상태입니다. 열린 마음으로 기대하고 있으며, 이때 받는 인상은 전체 경험에 큰 영향을 줍니다.

환영하기

사람들이 열린 마음으로 활동에 참여하고 다른 사람의 이야기를 받아들이려면 환영받는다고 느껴야 합니다. 자신의 존재를 인정받고 따뜻한 대접을 받고 있다고 느낄 필요가 있습니다.

적응하기

실제 방에 들어가면 어디에 앉아야 하는지, 출구와 화장실은 어디에 있는지, 커피가 있는지 알고 싶어 합니다. 공간과 그 안에서 자신의 자리에 대한 기본적인 안내가 필요합니다.

Loomio에서

• 그룹 설명란과 토론 배경란은 새로 들어오는 사람을 위한 ‘환영 메시지’를 작성하는 주요 공간입니다.
• Loomio 공간을 둘러보고 알림 설정이나 프로필 사진 등을 편하게 사용할 수 있도록 조정하세요.
• 다양한 스레드 보기와 최근 항목, 읽지 않음, 알림 끄기, 별표 같은 기능을 사용해 원하는 방식으로 정보를 확인하세요. 편하게 이용하세요.

누가 함께하고 있나요

자신을 소개하고 다른 사람을 소개받는 일은 인간의 가장 기본적이고 중요한 사회적 활동 중 하나입니다. 마오리의 미히미히부터 영국의 첫인사, 일본의 명함 교환까지 모든 문화는 이를 중요하게 여깁니다. 소개는 실용적인 필요나 예의를 넘어 인간의 깊은 욕구와 연결되며, 편안함과 열린 태도, 집중을 위한 전제 조건입니다.

진행자가 사람들이 자신을 소개하고 함께하는 사람이 누구인지 알아볼 기회를 주지 않으면, 사람들은 그 기회가 생길 때까지 진행자가 집중시키려는 다른 일에 좀처럼 주의를 기울이지 않습니다. 소개를 활동의 한 요소로 의도적으로 설계하고, 교류의 전체 목표를 진전시키는 기회로 활용하세요.

안부 나누기

이미 서로를 잘 아는 그룹에서도 이러한 소개 과정은 ‘안부 나누기’와 팀의 결속을 위한 여러 활동으로 이어집니다. 안부 나누기는 회의 시작에 모든 사람이 말할 기회를 갖는 시간으로, 흔히 “지금 가장 마음을 차지하는 일은 무엇인가요?”, “어떻게 지내고 있나요?”, “지금 이 자리에 집중하기 어렵게 하는 일이 있나요?” 같은 질문을 나눕니다. 사람에게는 여러 정체성이 있으며, 이는 맥락에 따라 달라집니다. 사람들은 끊임없이 “지금 이 순간의 나는 누구인가”라는 질문에 답하고 다시 답하며, 이를 통해 서로의 관계 속에서 자신의 위치를 파악합니다.

사람의 표현은 그 사람이 누구인지와 무관하게 이루어지지 않습니다. 누군가의 의견과 기여를 이해하려면 그 사람의 정체성을 여러 측면에서 바라보는 것이 중요합니다.

우리는 많은 회의에서 안건을 다루기 전에 모두가 ‘안부 나누기’를 합니다. 이 시간에는 업무상의 할 일보다 한 사람으로서 어떻게 지내는지에 초점을 맞춥니다. 집에서 어려운 시기를 보내고 있거나, 아프거나, 기쁜 소식이 있을 수 있습니다. 서로의 마음 상태를 이해하면 그룹 전체가 각자의 소통 방식을 적절한 맥락에서 이해하는 데 도움이 됩니다. — Richard Bartlett

Loomio에서

• “자기소개” 또는 “안부 나누기”라는 스레드를 만드세요. 새로 들어오는 모든 사람이 이해할 수 있는 유용한 첫 참여 안내가 됩니다.
• ‘가입 요청’ 방식의 그룹에서는 가입을 요청하는 사람이 그룹 관리자에게 자신을 소개할 수 있습니다. 일부 그룹은 새로 온 사람을 환영하기 위해 이 내용을 자기소개 스레드에 다시 게시합니다.
• 프로필 사진을 업로드하세요! 얼굴 사진은 온라인에서 함께하는 사람이 누구인지 안다는 느낌을 주는 효과적인 방법 중 하나입니다.

누가 함께하지 못하고 있나요

그룹이 좋은 결정을 내리려면 다양성이 중요합니다. ‘집단 지혜 효과’인 집단 지성은 다양한 관점을 결합해야만 작동합니다. 협업 과정의 성과는 누구의 목소리가 반영되고 누구의 목소리가 빠져 있는지에 크게 좌우됩니다. 모두를 완벽하게 대표하도록 포용하기는 어렵지만, 누가 빠져 있을 수 있는지는 고려해야 합니다.

사람들이 특권과 관련된 사각지대를 갖는 일은 매우 흔합니다. 사람은 편향을 직관적으로 알아차리는 데 서툴며, 무언가가 없다는 사실보다 있다는 사실을 훨씬 잘 알아차립니다. 우리의 인식이 우리를 속이기도 합니다. 예를 들어 여성과 남성에게 의도적으로 같은 발언 시간을 주어도, 여성이 ‘얼마나 말해야 하는지’에 대한 생각이 달라 여성에게 공정한 몫보다 더 많은 시간이 주어졌다고 느끼는 경우가 많습니다(자세히 보기). 정확한 상황을 파악하려면 직관에 의존하기보다 실제로 측정하거나 수를 세어야 할 수도 있습니다.

접근성과 관련해 특별한 지원이 필요하지 않은 사람은 장소에 휠체어로 접근할 수 없거나, 문서가 화면 읽기 프로그램에 맞게 구성되지 않았거나, 청력이 손실된 사람이 어떤 상황에서 배제되고 있다는 사실을 알아차리지 못할 수 있습니다. 하지만 그런 어려움을 겪는 사람은 알아차립니다. 자녀가 없는 사람은 오후 7시 회의에 부모가 참석하기 어렵다는 점을 생각하지 못할 수 있습니다. 이런 요소를 비롯한 수많은 실무적·사회적·문화적 요소가 누군가의 참여를 가로막을 수 있습니다.

다른 사람의 문제를 해결하려 할 때는 누가 함께하지 못하고 있는지 생각하는 것이 특히 중요합니다. 그 사람을 위해 무언가를 만드는 데 그치지 말고 함께 만들고, 그 사람에 관해 이야기하는 데 그치지 말고 직접 대화하세요. 도움을 주려는 당사자가 자리에 없다면 효과적으로 일하는 데 필요한 의견을 모두 얻기는 매우 어렵습니다. 이는 사회 정의뿐 아니라 업무 성과에도 똑같이 관련됩니다. 거의 언제나 사용자나 이해관계자와 함께 협업 방식을 설계하는 편이 낫습니다.

Loomio에서

• 온라인 협업은 포용의 범위를 크게 넓힐 수 있습니다. ‘디지털 격차’ 대신 ‘디지털 연결’을 생각해 보세요. 기술은 대면 회의에 참석하거나 특정 시간에 참여하기 어려운 사람을 어떻게 포용하고, 다국어 토론 같은 새로운 가능성을 어떻게 열어 줄 수 있을까요?
• Loomio는 누가 그룹에 초대되었고 누가 토론에 참여했는지 명확하게 보여 주어 포용을 생각하는 데 중요한 정보를 제공합니다. 빠진 사람이 있다면 확인할 수 있습니다.
• 포용적인 의사 결정과 다양한 사고를 중요하게 여긴다면, 주기적으로 “누가 함께하지 못하고 있나요? 왜 그런가요?”라고 자문하세요.

문화, 규칙, 기대

문화는 다소 모호한 개념이며 여러 수준에서 작용합니다. 더 넓은 사회의 문화가 큰 영향을 미치지만, 각 그룹과 개별 모임이나 토론에도 고유한 문화가 있다고 볼 수 있습니다.

우리는 어떤 방식으로 활동하나요? 서로 어떻게 대화하나요? 여기서는 무엇이 허용되고 무엇이 허용되지 않나요? 서로 교류할 때 따르는 규칙은 무엇인가요?

문화에 관한 질문을 직접 다루는 과정은 그룹이 스스로를 깊이 이해하는 계기가 될 수 있습니다. 이를 다루지 않으면 목표를 달성하기 어려워지거나, 때로는 그룹이 완전히 와해될 수도 있습니다.

문화, 규칙, 기대는 암묵적일 수도, 명시적일 수도 있으며 본질적으로 권력관계와 사회적 자본에 복잡하게 얽혀 있습니다. 새로운 시도와 변화, 창의성, 자유를 허용할 만큼 유연함을 유지하면서도 안전을 보장할 기본 원칙과 경계를 충분히 명확하게 하는 균형을 잡기는 어렵습니다.

진행자는 흔히 그룹이 스스로 정한 문화에 맞게 행동하고, 합의한 규칙을 따르며, 서로의 기대에 책임 있게 부응하도록 돕습니다. 진행자에게 이 역할을 맡긴다면, 합의 내용을 어느 정도 명확히 하고 역할에 필요한 권한을 부여해야 합니다. 그렇지 않으면 혼란이 생길 수 있습니다.

사람들은 종종 일을 ‘상식’에 맡기고 행동 강령이나 명시적인 규칙을 합의하지 않으려 합니다. 하지만 이는 그룹에서 가장 취약한 멤버에게 더 큰 영향을 줄 수 있습니다. 이들은 부적절한 행동이나 문화의 부정적인 영향을 가장 먼저, 가장 크게 받는 반면, 스스로 대응할 힘은 가장 적기 때문입니다. 이런 질문을 신중히 검토하는 것은 더 많은 특권이나 영향력을 가진 그룹 멤버의 책임입니다.

법적 계약처럼 행동 강령도 적용할 일이 없기를 바라지만, 막상 필요해지면 마련해 두기를 잘했다고 느끼게 됩니다. 필요해지기 전에 합의해 두어야 합니다. 진행자나 그룹의 어떤 멤버든 “여기서는 그런 행동이 허용되지 않습니다”라고 분명하게 말할 수 있으려면, 미리 문화를 만들고 기대를 정하는 데 노력을 기울여야 합니다.

Loomio에서

• Loomio는 주로 특정 목적과 멤버를 가진 그룹이 건설적으로 숙의하는 공간으로 사용되므로, 대부분의 사람은 선의를 갖고 참여하며 서로를 존중합니다.
• Loomio는 각자가 목소리를 내고 자신의 필요와 우려를 전달할 수 있도록 설계되어 있습니다. 다수가 문제를 인식하지 못하더라도 한 사람이 문제를 제기하고 자신의 의견을 전달할 수 있습니다.
• 온라인에서는 서로 대면하지 않으므로 일정 수준의 신체적 안전을 확보할 수 있습니다.
• 일부 그룹은 이미 그룹 설명란에 행동 강령이나 기대하는 행동을 적어 두고 있습니다. 다른 그룹은 참여할 때 따라야 할 기준을 함께 합의해 두었습니다.
• 많은 그룹이 참여 방식, 허용되는 행동, 결정의 의미와 유효 조건 같은 그룹 규칙을 정하는 데 Loomio 자체를 사용합니다.
• 일부 핵심적인 규칙에 관한 질문은 Loomio를 사용하는 것만으로 답할 수 있습니다. 누가 참여할 수 있나요? 어떻게 소통하나요?
• 모든 Loomio 사용자가 마주하는 가장 기본적인 결정 중 하나는 의사 결정 규칙입니다. 합의인가요? 다수결인가요? 정족수는 얼마인가요? 만장일치가 필요한가요? 의사 결정 규칙에 관한 질문을 본격적으로 다루는 것은 문화를 발전시키는 데 매우 유용한 단계가 될 수 있습니다.