준비

그룹과 함께하는 시간 1분당 계획에 3분을 들여 보세요. 즉, 1시간짜리 모임을 위해 3시간을 준비하는 것입니다. 진행 역량이 향상된 뒤에야 계획에 들이는 시간을 줄이세요.

— Silvia Zuur

목적 이해하기

목적을 명확히 하는 일은 숙련된 진행자가 제공하는 가장 가치 있는 도움 중 하나입니다. 그룹이 목적을 확실히 정하도록 도울 수 있다면 나머지 일도 가능해집니다. 목적은 그룹 전체 차원에서도, 개별 토론과 결정 차원에서도 작용합니다. 목적이 있어야 어떤 도구를 사용하고, 어떻게 개입하며, 어떤 결론을 목표로 삼을지 판단할 수 있습니다. 목적에 대한 공통의 이해가 없으면 토론이나 그룹 자체가 위태로워질 수 있습니다.

목적을 찾기 위해 던졌던 질문을 늘 되짚어 보며, 참여자가 배우거나 이루고 싶은 것을 다루고 있는지 확인하세요. — Silvia Zuur

Loomio에서

• 앱에는 그룹 설명과 토론 배경 입력란처럼 목적을 설명할 공간이 있습니다.
• 목적이 아직 명확하지 않다면, Loomio에서 목적에 관한 토론으로 그룹 활동을 시작할 수 있습니다.
• 사용 분석 자료(사람들이 소프트웨어를 어떻게 사용하는지에 대한 통계)에 따르면, 명확한 목적을 공유하는 그룹이 더 성공적으로 활동합니다.
• 수집한 고객 이야기와 사례 연구는 공동의 목적을 설정하는 일이 중요하다는 점을 보여 줍니다.

가구 배치 바꾸기

사람들을 초대하는 공간을 어떻게 설계하느냐는 그들의 경험에 큰 영향을 줍니다. 모든 모임은 저마다 다르므로 그에 맞게 공간을 구성해야 합니다. 익숙한 환경은 안전하다는 느낌을 주고, 환경의 변화는 새로운 생각을 받아들이도록 이끕니다.

오프라인 공간에서 실제로 가구 배치를 바꾸는 습관은 진행자가 참여를 뒷받침할 준비를 갖추고, 이번 모임만의 특성을 생각하는 데 도움이 됩니다. 모두가 줄을 지어 앉을 때와 원을 이루어 앉을 때의 차이를 상상해 보세요.

Loomio에서

• 의사결정을 위한 새로운 디지털 공간으로 사람들을 초대하면 큰 효과를 낼 수 있습니다. 새로운 공간으로 들어선다는 경험을 통해 친목이나 다른 용도의 온라인 공간과 구별되기 때문입니다.
• 그룹 사진 설정은 공간의 분위기를 만드는 좋은 기회입니다.
• 그룹 설명은 그룹 페이지의 주요한 “가구”이며, 필요에 맞게 수정할 수 있습니다.

준비물, 도구, 자료

진행이 원활한 모임에서는 그룹에 필요한 준비물을 모두 바로 사용할 수 있습니다. 오프라인 공간이라면 포스트잇, 펜, 종이, 이름표, 인쇄물, 배경 자료 등이 이에 해당합니다. 진행자가 이렇게 준비를 갖출수록 본래의 활동에 더 많은 시간과 에너지를 쓸 수 있습니다.

Loomio에서

• 많은 그룹이 그룹 설명에 공동 작업 문서가 있는 공유 드라이브, 배경 정보, 그룹의 프로젝트 관리 또는 할 일 추적 시스템, 연락처 목록 등의 링크를 넣습니다.
• 각 스레드에 참여하려면 어떤 것이 필요할지 살펴봐야 합니다. 모든 정보를 바로 찾을 수 있도록 제공하는 것이 중요합니다. 예를 들어 무언가를 언급한다면, 사람들이 직접 검색하기를 기대하기보다 해당 자료로 바로 연결되는 링크를 넣는 편이 훨씬 효과적입니다.

경험 설계하기

좋은 진행자는 기본 요소(목적, 도구, 배경 정보)를 갖춘 뒤, 사람들을 초대해 어떤 경험을 제공할지 시간을 들여 설계합니다. 상황은 어떠한지, 무엇을 성공으로 볼 수 있는지, 가능한 경로와 선택지는 무엇인지 검토합니다. 충분한 설계 없이 바로 시작하지 않습니다.

준비와 설계의 필요성을 크게 과소평가하는 경우를 거듭 보아 왔습니다. 곧바로 시작하기 전에 잠시 멈추고 어떤 경험을 마련하고 싶은지 생각해 보세요. 설계에 들인 노력은 이후의 성공을 통해 몇 배로 돌아옵니다.

Loomio에서

• Loomio의 가장 기본적인 기능은 좋은 진행의 구조를 따르도록 설계되어 있습니다. 사람들을 초대하고, 주제를 토론하고, 다양한 의견을 모으고, 구체적인 제안으로 좁혀 가고, 동의 여부를 확인하고, 결론을 확정하는 흐름입니다.

• 숙련된 사용자들은 이미 여러 단계의 의견 수렴이나 문서 승인 등 다양한 경험을 설계하는 데 Loomio를 활용하고 있습니다. 각 활동은 효과적으로 진행될 때 반복해서 활용할 수 있는 일정한 형태를 갖춥니다.
• 온라인 협업을 설계할 때 모든 것을 처음부터 새로 만들 필요는 없습니다. 효과가 있다고 아는 방식을 믿고 온라인에 맞게 적용하세요. 검증된 많은 오프라인 절차를 온라인 공간에 맞게 조정할 수 있습니다. 예를 들어 조언 절차가 있습니다.
• 세심하게 설계된 절차의 사례 연구를 “조리법”처럼 활용할 수 있습니다. 어떻게 설계할지 모르겠다면 다른 사람들이 시도한 방법을 살펴보는 것부터 시작하세요.

현재 상황의 맥락 파악하기

토론은 독립적으로 이루어지는 것이 아니라 그룹의 역사와 활동 방식이라는 더 큰 맥락 속에서 이루어집니다. 진행자가 이끄는 활동이 효과를 거두려면 시기가 적절해야 하며, 그룹의 다른 절차와도 어울려야 합니다.

맥락을 파악하기 위한 주요 질문:

• 지금은 전환의 시기인가요?
• 기존 방식을 개선하려는 것인가요?
• 동시에 진행되는 여러 절차 중 하나인가요, 아니면 여기에만 집중하고 있나요?
• 문제를 해결하려고 모였나요, 아니면 더 깊이 살펴보거나 범위를 넓히거나 좁히려는 것인가요?

Loomio에서

• Loomio 그룹에는 거의 항상 도입을 이끄는 사람이 있습니다. 이 사람은 그룹의 맥락을 이해하고, Loomio 도입이 그룹에 적합한지 판단합니다.
• 모든 것을 한꺼번에 바꾸려는 시도는 바람직하지 않습니다. Loomio가 기존 업무 흐름에 잘 맞을수록 그룹이 더 수월하게 도입할 수 있습니다.
• 그룹이 온라인 협업 방식을 효과적으로 받아들일 준비가 되었을 때가 적절한 시기입니다. 온라인 의사결정 공간이 없어 생기는 불편을 느끼고, 그 문제를 해결하려는 의지가 있어야 합니다.
• 특정 주제를 언제 제기하면 좋을지 판단하려면 그룹이 어디에 관심을 쏟고 있는지 고려하세요. 그룹 전체가 쏟을 수 있는 관심은 한정되어 있습니다.
• 많은 그룹은 기존의 협업 방식과 습관조차 명확히 인식하지 못하며, Loomio를 어떻게 활용할 수 있을지는 더욱 분명하지 않습니다. 현재 일을 처리하는 방식과 잘되는 점, 잘되지 않는 점에 대한 토론부터 시작하세요.

진행자의 역할

좋은 진행을 위해서는 개인과 집단 차원에서 스스로를 이해해야 합니다. 진행자의 역할을 제대로 이해하지 못하면 오해, 갈등 또는 안전하지 않은 상황이 생길 수 있습니다.

권한을 위임받으세요. 새로운 그룹이나 조직에 초대받으면 모두가 이렇게 생각할 수 있습니다. 이 사람은 누구지? 왜 이 사람의 말을 들어야 하지? 참여자들이 알고 신뢰하는 사람에게 소개를 부탁하세요. 이렇게 하면 참여자들의 신뢰를 얻고 권한을 위임받는 데 도움이 됩니다. — Silvia Zuur

이의 없음

그룹이 진행자의 진행을 받아들이는 데 이의가 없어야 합니다. 그렇지 않은 상태에서 진행을 시도하면 최악의 경우 강압적이어서 그룹에 부당하고, 위험해서 진행자에게도 부당할 수 있으며, 저항과 혼란을 겪게 됩니다. 진행자는 취약한 위치에 서게 됩니다. 따라서 반드시 권한을 위임받아야 하며, 그렇지 않다면 진행을 맡지 않아야 합니다. 이의 없음은 진행자와 참여자 모두에게 중요합니다.

책임

진행자가 권한을 위임받으면 더 큰 책임을 집니다. 진행자에게는 발언 시간을 확보하고 그룹의 주의를 이끌 권한이 더 많이 주어집니다. 이 권한은 개인적인 목적이 아니라 전체를 위해 사용해야 합니다. 진행자의 말과 태도 역시 다른 사람보다 더 큰 영향을 미치므로, 더욱 세심하게 행동해야 합니다.

권한

진행에는 본질적으로 권한의 차이가 따릅니다. 진행자가 필요한 방식으로 권한을 행사할 수 없다면 역할을 수행할 수 없습니다. 예를 들어 토론이 주제에서 벗어나지 않게 하려면 누군가의 말을 잠시 끊거나 특정한 소통 방식은 허용되지 않는다고 말해야 할 수 있습니다. 원활한 진행에 필요한 권한을 주지 않으면서 진행자에게 활동에 대한 책임을 지우는 것은 적절하지 않습니다. 어느 정도의 권한이 필요한지에 대해 하나의 정답은 없지만, 책임의 수준과 균형을 이루어야 합니다.

상황에 맞게 대응하기

진행자는 새롭게 나타나는 상황에 효과적으로 적응할 수 있을 때 역량을 가장 잘 발휘합니다. 사람은 매우 복잡하며, 사람들이 모인 그룹은 그보다 훨씬 더 복잡합니다. 유연성 없이 계획이나 절차를 고집하면 그룹이 실패할 수 있습니다. 진행자가 변화하는 상황에 맞추는 것을 허용받지 못하거나 그럴 의지가 없다면, 끊임없이 변화하는 사람들이 함께할 공간을 효과적으로 유지할 수 없습니다.

진행자 역할을 맡을 때와 내려놓을 때를 구분하세요. 많은 사람이 자기 팀의 회의나 워크숍을 진행하는 데 어려움을 겪습니다. 진행자로서는 중립을 지켜야 하지만, 팀 멤버로서는 나눌 만한 소중한 통찰이 있기 때문입니다. 언제 진행자이고 언제 참여자인지 분명히 밝히세요. — Silvia Zuur

Loomio에서

• Loomio를 사용하는 많은 그룹은 진행 경험이 있으며, 진행자의 역할에 대해 이미 공통의 이해를 갖고 있습니다. 이들은 이미 도구를 필요에 맞게 조정하여 어느 정도 성과를 내고 있습니다.
• 그룹에서 달리 합의하지 않았다면, 토론을 시작한 사람이 진행도 맡는 것으로 여겨지는 경우가 많습니다. 누가 진행을 맡는지 명확히 하면 서로 더 안심하고 참여하며 성과를 거두는 데 큰 도움이 됩니다.
• Loomio에서는 다른 사람을 태그로 불러오거나, 주제에 집중해 달라고 요청하거나, 제안을 시작할 적절한 시점을 제시하는 등 여러 사람이 진행에 기여하는 흐름이 자연스럽게 형성됩니다. 하지만 이런 기여는 명확히 드러나지 않는 경우가 많습니다. 어떤 행동이 진행에 해당하는지 구체적으로 짚고, 이 역할을 한 사람이 맡을지 여러 사람이 나눠 맡을지 토론하면 역할을 명확히 할 수 있습니다.
• 진행을 별도의 역할로 논의하지 않고 여러 사람이 암묵적으로 나눠 맡는 방식은 온라인 그룹의 기본적인 출발점이 될 수 있습니다. 하지만 실제로 이 방식이 가장 잘 맞는 곳은 진행 역할을 명확히 구분해 활동하는 단계를 넘어선 성숙한 그룹입니다.