Premiers pas avec Loomio :
Votre équipe travaille soudainement à distance et vous avez besoin d’un espace pour discuter et prendre des décisions.
Votre équipe peut commencer en moins de 10 minutes grâce à ces cinq étapes simples.
- Configurez votre groupe
- Invitez les membres de l’équipe
- Démarrez une discussion
- Prenez une décision
- Définissez une conclusion
1. Configurez votre groupe
Pour commencer, cliquez ici pour créer une organisation sur Loomio, si vous ne l’avez pas déjà fait.
Modifiez les paramètres du groupe pour ajouter sa description, afin que votre équipe comprenne sa raison d’être.
Importez une photo ou une image familière. Il peut s’agir de votre logo, d’une photo d’équipe ou de toute autre image que vos collègues reconnaîtront.
2. Invitez les membres de l’équipe
Invitez votre équipe dans votre nouveau groupe Loomio par e-mail.
- Accédez à votre groupe (retourner sur Loomio)
- Accédez à l’onglet MEMBRES
- Cliquez sur INVITER
- Collez autant d’adresses e-mail que nécessaire et cliquez sur ENVOYER.
Les personnes invitées recevront un e-mail contenant un lien vers le groupe. Lorsqu’elles accepteront l’invitation, un compte utilisateur Loomio sera créé et elles pourront immédiatement participer aux discussions.
Modifier les permissions du groupe
Vous pouvez modifier les permissions des membres du groupe en fonction de vos besoins, notamment leur possibilité d’inviter d’autres personnes et de créer des sous-groupes. Nous vous recommandons de désigner une autre personne de votre groupe comme administratrice ou administrateur, ou admin, afin que vous puissiez chacun ou chacune modifier ces paramètres.
Demandez à cette personne de personnaliser son profil – ajouter une photo – et de vérifier ses paramètres de notification.
Invitez vos membres dès maintenant.
3. Démarrez une discussion
Ouvrez une discussion en créant une nouvelle discussion. Cliquez sur NOUVELLE DISCUSSION depuis la page de votre groupe.
Donnez à la discussion un titre clair et expliquez dans le contexte de quoi elle traite.
Une discussion est un espace où les membres du groupe peuvent discuter d’un sujet, recueillir les avis des autres et consigner les conclusions des décisions.
Poser une question à votre groupe est un excellent moyen d’encourager votre équipe à répondre par des commentaires.
Démarrez une discussion dès maintenant afin que les personnes que vous invitez puissent immédiatement découvrir les avantages de communiquer sur Loomio.
4. Prenez une décision
Obtenez l’accord de votre équipe pour poursuivre vos activités et parvenir avec votre groupe à une décision claire sur une action à mener.
Vous pouvez commencer par demander les préférences ou les avis des membres de votre équipe et voter sur les priorités. Vous avez le choix entre différents sondages : vérifiez que votre équipe a terminé une tâche avec Compter, trouvez un horaire pour une réunion en ligne avec un sondage horaire, ou définissez les priorités d’un budget limité pour soutenir les personnes travaillant à domicile avec Répartir.
Présenter une proposition est le meilleur moyen de prendre une décision. Les propositions sont également précieuses pour faire émerger de nouvelles informations, des préoccupations ou des désaccords, afin de pouvoir les modifier et parvenir à une meilleure décision.
Vous pouvez lancer des propositions et des sondages dans chaque discussion.
Invitez les membres de l’équipe à voter et à laisser un commentaire. Observez leurs votes et répondez à leurs commentaires si nécessaire.
Si la situation est très compliquée et que vous devez échanger par téléphone, essayez un sondage horaire pour trouver rapidement le meilleur moment.
Faites une proposition dès maintenant – vous pouvez même proposer quelque chose de simple comme « Les actions convenues lors de notre dernier échange me conviennent. »
5. Définissez une conclusion
La proposition est terminée ? Définissez une conclusion pour informer votre équipe de la décision prise (Loomio vous y invitera lorsque votre proposition sera clôturée). Cette étape peut sembler mineure, mais la clarté est précieuse, surtout lorsque les personnes ne travaillent pas dans la même pièce.
Précisez clairement ce qui va se passer ensuite et informez-en tout le monde afin que votre équipe puisse agir. Le partage des conclusions aide votre organisation à poursuivre ses activités.
Inviter les membres de l’équipe à participer aux décisions a un impact considérable sur leur engagement, leur productivité et leur bien-être, particulièrement lorsqu’ils peuvent se sentir éloignés de leur équipe.
Vous avez maintenant tout ce qu’il faut pour poursuivre vos activités grâce à des discussions productives et des décisions claires !
Si vous avez encore des questions, consultez ces vidéos sur les « bases de Loomio » pour en apprendre tous les rouages en moins de 15 minutes.
Si vous souhaitez découvrir directement des processus pratiques pour améliorer le travail en ligne de votre conseil ou organiser une assemblée générale virtuelle (réunion générale des membres, assemblée, etc.), nous avons aussi des guides pour cela !
Bonne collaboration,
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