תחילת העבודה עם Loomio:
הצוות עבר פתאום לעבודה מרחוק, ונדרש מקום שבו אפשר לקיים דיונים ולקבל החלטות.
הצוות יכול להתחיל לעבוד בתוך פחות מ-10 דקות באמצעות חמשת השלבים הפשוטים האלה.
- הקמת הקבוצה
- הזמנת חברי הצוות
- פתיחת דיון
- קבלת החלטה
- הגדרת מסקנה
1. הקמת הקבוצה
ראשית, אם עדיין לא הוקם ארגון חדש ב-Loomio, יש ללחוץ כאן כדי להקים ארגון חדש.
יש לערוך את הגדרות הקבוצה ולהוסיף את תיאור הקבוצה, כדי שהצוות יבין את מטרתה.
אפשר להעלות תמונה או דימוי מוכר. זה יכול להיות הלוגו, תמונת צוות או כל תמונה אחרת שחברי הצוות יזהו.
2. הזמנת חברי הצוות
אפשר להזמין את הצוות לקבוצת Loomio החדשה באמצעות הזמנה בדוא״ל.
- יש לעבור לקבוצה (חזרה ל-Loomio)
- יש לעבור ללשונית חברים
- יש ללחוץ על הזמנה
- יש להדביק כתובות דוא״ל בכל מספר וללחוץ על שליחה.
חברי הצוות יקבלו הודעת הזמנה בדוא״ל עם קישור לקבוצה. לאחר אישור ההזמנה ייווצר עבורם חשבון משתמש חדש ב-Loomio, והם יוכלו להשתתף בדיונים מייד.
שינוי הרשאות הקבוצה
אפשר לשנות את הרשאות חברי הקבוצה בהתאם לצרכים, למשל את האפשרות להזמין אנשים אחרים ולפתוח תת־קבוצות חדשות. מומלץ להגדיר אדם נוסף בקבוצה בתפקיד מנהל קבוצה, או מנהל, כדי שאפשר יהיה לערוך את ההגדרות האלה משני החשבונות.
יש לבקש מאותו אדם להתאים אישית את הפרופיל — להוסיף תמונה — ולבדוק את הגדרות ההתראות.
אפשר להזמין את חברי הקבוצה עכשיו.
3. פתיחת דיון
אפשר לפתוח שיחה באמצעות יצירת דיון חדש. יש ללחוץ על דיון חדש בדף הקבוצה.
יש לתת לדיון כותרת ברורה ולהסביר בהקשר במה עוסק הדיון המסוים הזה.
דיון הוא המקום שבו חברי הקבוצה יכולים לדון בנושא, לאסוף דעות מאחרים ולתעד את מסקנות ההחלטות.
הצגת שאלה לקבוצה היא דרך מצוינת לעודד את הצוות להשיב באמצעות תגובות.
אפשר לפתוח דיון עכשיו, כדי שהמוזמנים יוכלו לחוות מיד את היתרון שבתִקשורת דרך Loomio.
4. קבלת החלטה
כדאי להגיע להסכמה בצוות כדי להמשיך לקדם את הפעילות העסקית ולקבל עם הקבוצה החלטה ברורה לגבי פעולה.
נקודת פתיחה טובה היא לברר את ההעדפות או לשמוע את דעותיהם של חברי הצוות, ולהצביע על סדרי עדיפויות. אפשר לבחור מתוך מגוון סקרים: החל בבדיקה שהצוות השלים משימה באמצעות Count, דרך מציאת זמן לפגישה מקוונת באמצעות סקר זמן, ועד לתעדוף אופן ההוצאה של תקציב מוגבל לתמיכה בעובדים מהבית באמצעות הקצאה.
העלאת הצעה היא הדרך הטובה ביותר לקבל החלטה. הצעות חשובות מאוד גם לחשיפת מידע חדש, חששות או חילוקי דעות, כדי שאפשר יהיה לתקן את ההצעה ולהגיע להחלטה טובה יותר.
אפשר לפתוח הצעות וסקרים בכל דיון.
יש להזמין את חברי הצוות להצביע ולהשאיר תגובה. כדאי לעקוב אחר ההצבעות ולהשיב לתגובות לפי הצורך.
אם הנושא מורכב מאוד ויש צורך לשוחח בטלפון, אפשר לנסות להשתמש בסקר זמן כדי למצוא במהירות את המועד המתאים ביותר.
אפשר להעלות הצעה עכשיו — אפילו הצעה פשוטה כמו “אני מרוצה מהפעולות שהוסכמו בשיחה האחרונה שלנו.”
5. הגדרת מסקנה
ההצעה הסתיימה? יש להגדיר מסקנה שתיידע את הצוות מה הוחלט (Loomio תציג תזכורת כשההצעה תיסגר). הצעד הזה אולי נראה קטן, אבל לבהירות יש כוח רב, במיוחד כשאנשים אינם עובדים באותו חדר.
חשוב להבהיר מה יקרה בהמשך וליידע את כולם, כדי שהצוות יוכל לפעול. שיתוף מסקנות עוזר להמשיך לקדם את הפעילות העסקית.
להזמנת חברי הצוות להשתתף בקבלת החלטות יש השפעה עצומה על המעורבות, הפרודוקטיביות והרווחה שלהם, במיוחד בתקופה שבה הם עלולים להרגיש מנותקים מהצוות.
הכול מוכן להמשך קידום הפעילות העסקית באמצעות דיונים פוריים והחלטות ברורות!
אם עדיין יש שאלות, אפשר לצפות בסרטוני “יסודות Loomio” כדי ללמוד את כל הפרטים המעשיים בפחות מ-15 דקות.
כדי לצלול ישירות לתהליכים מעשיים לשיפור עבודת הוועד המנהל באינטרנט, או לניהול אספה כללית שנתית וירטואלית (פגישת חברים כללית, אספה וכדומה), יש לנו גם מדריכים לכך!
שיתוף פעולה מהנה,
תגיות: מדריכים
