ארגונים המאמצים הולקרטיה מגלים לעיתים קרובות שהיא משדרגת משמעותית את תהליכי קבלת ההחלטות שלהם. אבל יישום פגישות ממשל הוא רק תחילת ההתפתחות של הניהול העצמי בארגון.
דוגמטיקנים עשויים להגן בנחרצות על שלמותה של חוקת ההולקרטיה, אבל אני מאמינה בשימוש בכל מה שזמין כדי ליצור את המערכת המתאימה לכל ארגון ייחודי. גם בלי להשתכנע מהולקרטיה, אפשר למצוא בה כלים שיכולים להיות שימושיים מאוד לכל צוות. אחד מהם הוא קבלת החלטות אינטגרטיבית.
בהולקרטיה, קבלת החלטות אינטגרטיבית היא התהליך בפגישת ממשל שבו אדם מביא ״הצעה״ ליצירה, שינוי או ביטול של תפקידים, מדיניות או מבנים. הקבוצה עובדת על ההצעה עד שאין התנגדויות וניתן לאמץ אותה.
לעיתים קרובות מותחים ביקורת על התהליך הזה על היותו מכני ו״חסר נשמה״ (אחת הביקורות הנפוצות על הולקרטיה בכלל). השיטה מנסה להתגבר על כך באמצעות מתן אפשרות להעלות ״תגובות רגשיות״ בסבב.
אני חושבת שצוותים יכולים ללכת רחוק יותר ולשפר את התהליך באופן משמעותי. באמצעות שילוב תהליך ההתייעצות ומתן אפשרות לדיון מקוון א־סינכרוני יעיל, תהליך הממשל יכול להפוך למנוע עוצמתי ויעיל במיוחד לשיפור מתמשך בארגון עצמי.
קבלת החלטות המבוססת על הסכמה
Loomio הוא כלי תוכנה שנועד לאפשר לקבוצות לקבל החלטות באמצעות בניית הבנה משותפת. אלפי קבוצות ברחבי העולם משתמשות בו, מעסקים ועד ממשלות וארגונים ללא מטרות רווח. הוא יעיל במיוחד לצוותים המתארגנים באופן עצמאי.
הולקרטיה, כמו Teal וסוציוקרטיה, דוגלת בקבלת החלטות ״המבוססת על הסכמה״, באמצעות תהליך התייעצות. כל עוד מי שהעלה את ההצעה ביקש משוב ממי שיושפעו ממנה, אין צורך בתמימות דעים. בהולקרטיה, הדבר היחיד שיכול למנוע את אימוץ ההצעה הוא אם הניסיון ליישם אותה אינו בטוח באופן מהותי (יגרום נזק), או אם היא תחזיר בבירור את הארגון לאחור.
קבוצות רבות משתמשות ב-Loomio לקבלת החלטות בקונצנזוס. יש המפרשים זאת כתמימות דעים (הסכמה של כולם) – אבל זו אינה הכוונה.
השוואת קונצנזוס לתמימות דעים מעידה על אי־הבנה עמוקה שלו.
מתן הסכמה אינו אומר בהכרח שההצעה הנבחנת היא הבחירה הראשונה של כל אחד ואחת. חברי הקבוצה יכולים להצביע בהסכמה להצעה משום שהם בוחרים לשתף פעולה עם כיוון הקבוצה, במקום להתעקש על העדפתם האישית. לעיתים ההצבעה על הצעה מנוסחת כך: “האם אפשר לחיות עם ההצעה הזאת?” רף מקל זה להצבעת כן יכול להביא להסכמה מלאה. אולם הסכמה מלאה זו אינה אומרת שכולם מסכימים לחלוטין. — ויקיפדיה על קבלת החלטות בקונצנזוס
לאחר שמתגברים על הבלבול הנפוץ בין “קונצנזוס” ל“תמימות דעים”, אפשר להבין שיש סיבה טובה מאוד לכך שבאנגלית המילים “consensus” ו-“consent” באות מאותו שורש. Loomio, ככלי שנוצר במקור כדי לתמוך בתהליכי קונצנזוס, מתאים באופן מושלם לקבלת החלטות המבוססת על הסכמה.
קבלת החלטות אינטגרטיבית באופן מקוון
אלה הצעדים שאפשר לנקוט כדי להעביר את תהליך הממשל ההולקרטי למרחב המקוון.
הגדרת התהליך
בהולקרטיה
יש לקבוע פגישות ממשל סדירות.
ב-Loomio
יש ליצור תת־קבוצה לממשל.
אם הקבוצה פועלת לפי חוקת ההולקרטיה, יש למנות מנחה. לחלופין, הקבוצה יכולה להחליט למלא את התפקיד במשותף, או שמי שהעלה את ההצעה יכול להנחות. אפשר לפרט את הנוהל בתיאור הקבוצה ב-Loomio.
מתן שם למתח
בהולקרטיה
אדם מתאר מתח (סוגיה, שיפור או שינוי במערכת). מגישי ההצעה יכולים לבקש לקיים דיון כדי להגיע להצעה.
ב-Loomio
יש לפתוח דיון חדש, לתת לו כותרת ולהסביר את ההקשר של המתח.
שאלות הבהרה
בהולקרטיה
אפשר לשאול שאלות כדי להבין טוב יותר את ההצעה. מגישי ההצעה יכולים להשיב או לומר שאין להם תשובה.
אסור להשתמש בשאלות הבהרה כדי להביע דעה. דעות, הצעות ותגובות יש להשאיר לסבב התגובות. מנחי המפגש יעצרו כל שאלה שמביעה דעה או שאינה נועדה להבין טוב יותר את ההצעה.
ב-Loomio
חברי הקבוצה מקבלים הודעה על הדיון החדש ויכולים לפרסם שאלות הבהרה כתגובות. מי שפרסמו את הדיון המקורי יכולים להשיב עליהן.
הצעה
בהולקרטיה
מי שמעלה את ההצעה מגבש אותה כדי לתת מענה למתח כפי שהוא נתפס בעיניו.
ב-Loomio
מי שמעלה את ההצעה פותח הצעה ב-Loomio. אפשר לעשות זאת מיד עם פרסום הדיון הראשוני, או לאפשר להבהרות להימשך זמן מה לפני העלאת ההצעה. מי שפותח את ההצעה קובע את משך הזמן שלה.
תגובות
בהולקרטיה
כל אדם מגיב להצעה בתורו ובדרך שנראית לו מתאימה. אין להשיב או להפריע בזמן תגובה של אדם אחר. כל סוג של תגובה מתקבל בברכה, מביקורת אינטלקטואלית ועד התפרצות רגשית. ההסתייגות היחידה היא שאין להפנות את התגובות לאדם מסוים. כולם מגיבים מלבד מי שהעלה את ההצעה.
סבב התגובות הוא השלב היחיד בפגישת הממשל שבו אפשר לדבר בחופשיות. זהו שלב מושלם להצגת נקודות מבט שונות ולהצעת שיפורים להצעה, כדי שמי שהעלה אותה יוכל לשלב את השינויים אם הם מוצאים חן בעיניו.
ב-Loomio
הצעה ב-Loomio מזמינה אוטומטית כל משתתף לציין עמדה (מסכים/ה, נמנע/ת, לא מסכים/ה, וטו), לצד הסבר קצר על התגובה להצעה. (שלב זה כולל את סבב ההתנגדויות בהולקרטיה – ראו להלן). מי שפותח את ההצעה קובע את מסגרת הזמן, והמערכת מודיעה לכולם לפני המועד האחרון.
המשתתפים ב-Loomio יכולים לשנות את עמדתם לאחר שמיעת תגובות אחרות. המערכת שומרת ומציגה את היסטוריית התגובות שלהם ואת עמדתם הנוכחית.
תיקון והבהרה
בהולקרטיה
לאחר סיום כל התגובות, אפשר להבהיר את כוונת ההצעה או לתקן אותה על סמך התגובות. רק מי שהגישו את ההצעה מדברים; אין לקיים דיון.
אף שאפשר לשנות את ההצעה בכל דרך, המטרה היא למצוא דרך טובה יותר לתת מענה למתח. אין זו אחריותם של מגישי ההצעה לתת מענה לכל החששות והתגובות שנשמעו במהלך הסבב, או אפילו לבצע שיפורים שהציעו משתתפים אחרים.
ב-Loomio
Loomio מסכם את כל העמדות באופן חזותי, לצד סיכום תמציתי של הצהרות העמדה ותיעוד של התגובות והשאלות להבהרה. מגישי ההצעה יכולים להביא אותם בחשבון.
מגישי ההצעה מפרסמים הודעת מסקנה, הנשלחת אוטומטית לכל המשתתפים. היא יכולה לציין שההצעה התקבלה ומהי ההחלטה, או שהיא לא התקבלה והאם הנושא יירד מסדר היום או שתוגש גרסה חדשה של ההצעה.
סבב התנגדויות
בהולקרטיה
מנחי המפגש שואלים כל משתתף ומשתתפת בתורם אם יש להם התנגדות, כלומר אם יש לדעתם “סיבה כלשהי לכך שאימוץ ההצעה יגרום נזק או יחזיר את המעגל לאחור”. גם למגישי ההצעה ניתנת הזדמנות להעלות התנגדות. אם אין התנגדות, ההצעה מאומצת.
אם יש התנגדות, מנחי המפגש עוברים לשלב האינטגרציה, המאפשר לדון בהתנגדות, להבין אותה במלואה ולברר את תוקפה.
ב-Loomio
סבב ההתנגדויות מובנה בתוך התגובות (כאשר המשתתפים מציינים את עמדתם), משום שאחת האפשרויות העומדות לרשות כל משתתף ומשתתפת היא הטלת וטו.
הן אפשרות הווטו של Loomio והן ההתנגדות בהולקרטיה מגיעות מאותה מסורת של קבלת החלטות המבוססת על הסכמה וממלאות את אותה פונקציה. אם מוטל וטו על הצעה, היא לא תעבור.
האתיקה של קבלת החלטות בקונצנזוס מעודדת משתתפים להציב את טובת הקבוצה כולה מעל העדפותיהם האישיות. כאשר יש אפשרות להטלת וטו על החלטת קבוצה, מעודדים הן את הקבוצה והן את בעלי הדעה החולקת לשתף פעולה עד שניתן להגיע להסכמה. הטלת וטו על החלטה ללא פעולה נוספת אינה נחשבת לשימוש אחראי בווטו בתהליך קונצנזוס. הנחיות נפוצות לשימוש בווטו בתהליך קונצנזוס כוללות הגבלת הנימוקים המותרים להטלת וטו לסוגיות מהותיות למשימת הקבוצה או כאלה שעלולות להיות הרות אסון לקבוצה.
ב-Loomio, האינטגרציה מושגת באמצעות דיון מקוון להבנת הווטו. אפשר לשנות עמדה כל עוד ההצעה פתוחה (ולהסיר את הווטו), או שההצעה עשויה להיסגר, ואז אפשר לסיים את הטיפול בנושא או להציע גרסה נוספת הנותנת מענה לחשש.
אפשרויות חדשות לצוותים המתארגנים באופן עצמאי
רבים מהארגונים שאני עובדת איתם ומתנסים בארגון עצמי מתמודדים עם שתי מציאויות בסיסיות:
- שמירה על יעילות רזה מצופה מכולם להשתתף, אבל בפועל יכול להיות קשה למצוא את הזמן, במיוחד למתחים “חשובים אך לא דחופים” שפגישות הממשל נועדו לפנות להם מקום. פגישות בזמן אמת יקרות מבחינת זמן ותשומת לב.
- בניית מיומנויות רובנו מעולם לא למדנו איך להתארגן באופן עצמאי. שיתוף פעולה יעיל אינו חלק מתוכניות לימודים רבות בבתי הספר, והוא גם אינו נפוץ במקומות עבודה, שכן רוב הארגונים היררכיים. זהו דבר שיש ללמוד באמצעות תרגול.
מערכות כמו הולקרטיה מעניקות למשתתפים ביטחון ומיומנות בשימוש במרכיביהן, משום שהם מוגדרים בבירור. מפתה לראות בהן מערכות “שלמות” ולא לנסות לפתח ולהתאים אותן בדרכים יצירתיות. אבל כדי להתמודד עם שני האתגרים שלעיל, עלינו להשתמש בכל כלי טוב שעומד לרשותנו.
כלים מתוכננים היטב כמו Loomio יכולים לפנות משאבים באמצעות השתתפות א־סינכרונית. הם מספקים הזדמנויות ללמידה בקצב אישי כדי לבנות מיומנויות אישיות וצוותיות. Loomio מאפשר לאנשים להשתתף בתהליכים ולאמץ התנהגויות שייתכן שלא הייתה להם הזדמנות להתנסות בהם בעבר.
העברת דיוני ממשל וקבלת החלטות למרחב המקוון מאפשרת לקיים פחות פגישות ממשל ולחסוך אינספור שעות, תוך המשך טיפול במתחים חשובים. זו ההגדרה של “יעילות רזה”. הדבר נותן לחברי הצוות הזדמנות לבנות מיומנויות שיתוף פעולה בתהליכים ברורים שקל להשתתף בהם בכל זמן ומכל מקום.
חשוב מכך, קיום חלק מדיוני הממשל באופן מקוון פירושו גם שכאשר משקיעים בכינוס אנשים פנים אל פנים, אפשר להשתמש בזמן היקר הזה כדי להעמיק בסוגיות מורכבות יותר הדורשות מעורבות אינטנסיבית יותר. המרחב המקוון לעולם לא יחליף לחלוטין את המפגשים, אבל הוא יכול לשפר מאוד את אופן השימוש בהם ואת היעילות הכוללת של תהליכי שיתוף הפעולה.
סוזן באסטרפילד היא זרזית, מטפחת ומאמנת אג'ייל, המסייעת לאנשים להתנסות בדרכים חדשות לעבוד ולהיות, כדי לממש את מקום העבודה של העתיד. היא ממייסדות Enspiral Labs, המתמחים בארגון עצמי מתקדם בסיוע טכנולוגיה.
אפשר ליצור איתה קשר בכתובת susan@enspiral.com
תגיות: ניהול עצמי מדריכים
