Le organizzazioni che adottano Holacracy spesso scoprono che migliora notevolmente i loro processi decisionali. Ma introdurre le riunioni di governance è solo l'inizio dell'evoluzione verso l'autogestione.
I dogmatici possono difendere con fermezza la completezza della Costituzione di Holacracy, ma io credo che si debba attingere a tutto ciò che è disponibile per creare il sistema giusto per la propria organizzazione, con le sue caratteristiche uniche. Anche se Holacracy non ti convince, contiene strumenti che possono essere molto utili a qualsiasi team. Uno di questi è il processo decisionale integrativo.
In Holacracy, il processo decisionale integrativo è la fase di una riunione di governance in cui una persona presenta una «proposta» per creare, modificare o eliminare ruoli, politiche o strutture. Il gruppo lavora sulla proposta finché non ci sono più obiezioni e può essere adottata.
Questo processo viene spesso criticato perché meccanico e «senz'anima» (una delle critiche più comuni a Holacracy nel suo complesso). Il sistema cerca di superare questo limite permettendo un giro di «reazioni emotive».
Credo che i team possano andare oltre e migliorare notevolmente il processo. Incorporando il processo di consultazione e consentendo una deliberazione asincrona efficace online, il processo di governance può diventare un motore incredibilmente potente ed efficiente per il miglioramento continuo autorganizzato.
Processo decisionale basato sul consenso (consent)
Loomio è uno strumento software progettato per permettere ai gruppi di prendere decisioni costruendo una comprensione condivisa. È usato da migliaia di gruppi in tutto il mondo, dalle imprese ai governi fino alle ONG. È particolarmente efficace per i team autorganizzati.
Holacracy, come Teal e la Sociocrazia, sostiene un processo decisionale «basato sul consenso», usando un processo di consultazione. Purché chi presenta la proposta abbia chiesto un parere alle persone che ne sarebbero interessate, l'unanimità non è necessaria. In Holacracy, una proposta può essere «bloccata» solo se metterla alla prova sarebbe fondamentalmente rischioso (causerebbe un danno) oppure se farebbe chiaramente regredire l'organizzazione.
Molti gruppi usano Loomio per prendere decisioni attraverso un processo decisionale per consenso (consensus). Alcuni interpretano questo concetto come unanimità (tutti d'accordo), ma non è così.
Equiparare il consenso all'unanimità significa fraintenderlo profondamente.
Dare il proprio consenso non significa necessariamente che la proposta in esame sia la propria prima scelta. I membri del gruppo possono votare il proprio consenso a una proposta perché scelgono di collaborare nella direzione presa dal gruppo, invece di insistere sulla propria preferenza personale. A volte il voto su una proposta viene formulato così: «Puoi convivere con questa proposta?». Questa soglia meno rigida per votare sì può permettere di raggiungere il pieno consenso. Questo pieno consenso, tuttavia, non significa che tutti siano completamente d'accordo. — Wikipedia sul processo decisionale per consenso
Una volta superata la comune confusione tra «consenso» e «unanimità», ti rendi conto che c'è un'ottima ragione se i termini inglesi «consensus» e «consent» hanno la stessa radice. Loomio, uno strumento creato originariamente per sostenere i processi decisionali per consenso, è perfettamente progettato per il processo decisionale basato sul consenso sociocratico.
Il processo decisionale integrativo online
Ecco i passaggi che puoi seguire per portare online il tuo processo di governance Holacracy.
Imposta il processo
In Holacracy
Programma riunioni di governance regolari.
Su Loomio
Crea un sottogruppo di governance.
Se il gruppo segue la Costituzione di Holacracy, dovrebbe essere nominata una persona come facilitatore. Il gruppo può anche decidere di ricoprire collettivamente quel ruolo, oppure può facilitare chi presenta la proposta. Il protocollo può essere specificato nella descrizione del gruppo su Loomio.
Dai un nome alla tensione
In Holacracy
Una persona descrive una tensione (un problema, un miglioramento, un cambiamento del sistema). Chi presenta la proposta può chiedere una discussione per arrivare a formularla.
Su Loomio
Avvia una nuova discussione. Dalle un titolo e spiega il contesto della tensione.
Domande di chiarimento
In Holacracy
Chiunque può porre domande per comprendere meglio la proposta. Chi l'ha presentata può rispondere oppure dire di non avere una risposta.
Non è consentito usare le domande di chiarimento per esprimere un'opinione. Opinioni, suggerimenti e reazioni devono essere riservati al giro delle reazioni. Il facilitatore interromperà qualsiasi domanda che esprima un'opinione o non sia volta a comprendere meglio la proposta.
Su Loomio
I membri del gruppo ricevono una notifica della nuova discussione e possono pubblicare domande di chiarimento come commenti. Chi ha avviato la discussione può rispondere.
Proposta
In Holacracy
Chi propone elabora una proposta per affrontare la tensione così come la percepisce.
Su Loomio
Chi propone avvia una proposta su Loomio. Può farlo subito, quando viene pubblicata la discussione iniziale, oppure può scegliere di lasciare che i chiarimenti proseguano per un po' prima di presentare la proposta. Chi propone stabilisce la durata della proposta.
Reazioni
In Holacracy
Una alla volta, tutte le persone reagiscono alla proposta come ritengono opportuno. Durante la reazione di una persona non sono consentite risposte o interruzioni. È benvenuto qualsiasi tipo di reazione, dalle critiche intellettuali agli sfoghi emotivi. L'unica condizione è che le reazioni non siano rivolte a una persona in particolare. Tutti reagiscono, tranne chi ha presentato la proposta.
Il giro delle reazioni è l'unica fase della riunione di governance in cui le persone possono parlare liberamente. È il momento ideale per offrire prospettive diverse e suggerire miglioramenti alla proposta, affinché chi l'ha presentata possa integrare le modifiche che ritiene valide.
Su Loomio
Una proposta su Loomio invita automaticamente ogni partecipante a esprimere la propria posizione (accordo, astensione, disaccordo, blocco), insieme a una breve dichiarazione sulla propria reazione. (Questa fase incorpora il giro delle obiezioni di Holacracy: vedi sotto). Chi avvia la proposta ne stabilisce la durata e il sistema avvisa tutti prima della scadenza.
I partecipanti su Loomio possono cambiare posizione dopo aver ascoltato le reazioni degli altri. Il sistema registra e mostra la cronologia delle loro reazioni e la loro posizione attuale.
Modifica e chiarimento
In Holacracy
Dopo che tutte le reazioni sono state espresse, chi ha presentato la proposta può, se lo desidera, chiarirne l'intento o modificarla sulla base delle reazioni. Parla solo chi ha presentato la proposta; non è consentita alcuna discussione.
Sebbene chi propone possa modificare la proposta come preferisce, l'obiettivo è trovare un modo migliore per affrontare la tensione. Non è suo compito rispondere a tutte le preoccupazioni e reazioni emerse durante il giro, né apportare necessariamente i miglioramenti suggeriti dagli altri partecipanti.
Su Loomio
Loomio riepiloga visivamente tutte le posizioni, insieme a una sintesi delle dichiarazioni di reazione e a un registro dei commenti e delle domande di chiarimento. Chi ha presentato la proposta può prenderli in considerazione.
Chi propone pubblica una dichiarazione di conclusione, che viene inviata automaticamente a tutti i partecipanti. Può indicare che la proposta è stata approvata e quale decisione è stata presa, oppure che non è stata approvata e se la questione sarà abbandonata o se seguirà una nuova versione della proposta.
Giro delle obiezioni
In Holacracy
Il facilitatore chiede a ogni partecipante, uno alla volta, se ha un'obiezione, cioè se vede «un motivo per cui l'adozione di questa proposta causerebbe un danno o farebbe regredire il Cerchio». Anche chi ha presentato la proposta ha la possibilità di sollevare un'obiezione. Se non ci sono obiezioni, la proposta viene adottata.
Se c'è un'obiezione, il facilitatore passa alla fase di integrazione, che offre l'opportunità di discuterla, comprenderla pienamente e farne emergere la validità.
Su Loomio
Il giro delle obiezioni è integrato nelle reazioni, quando il partecipante esprime la propria posizione, perché ogni partecipante ha la possibilità di scegliere Blocco.
Sia la funzione Blocco di Loomio sia l'obiezione di Holacracy provengono dalla stessa tradizione del processo decisionale basato sul consenso e svolgono la stessa funzione. Se una proposta viene bloccata, non viene approvata.
L'etica del processo decisionale per consenso incoraggia i partecipanti a mettere il bene dell'intero gruppo al di sopra delle proprie preferenze individuali. Quando esiste la possibilità di bloccare una decisione del gruppo, sia il gruppo sia le persone dissenzienti sono incoraggiati a collaborare fino a raggiungere un accordo. Limitarsi a porre il veto a una decisione non è considerato un uso responsabile del blocco nel processo decisionale per consenso. Tra le linee guida comuni per l'uso del blocco rientra la limitazione dei motivi ammessi a questioni fondamentali per la missione del gruppo o potenzialmente disastrose per il gruppo.
Su Loomio, l'integrazione avviene attraverso una discussione online volta a comprendere il blocco. Le persone possono cambiare posizione mentre la proposta è ancora aperta, rimuovendo il blocco; oppure la proposta può chiudersi e, a quel punto, la questione può essere chiusa o può essere proposta una versione successiva che affronti la preoccupazione.
Nuove possibilità per i team autorganizzati
Molte delle organizzazioni con cui lavoro e che sperimentano l'autorganizzazione si confrontano con due difficoltà fondamentali:
- Restare snelli Ci si aspetta che tutti partecipino, ma in realtà può essere difficile trovare il tempo, soprattutto per le tensioni «importanti ma non urgenti» a cui le riunioni di governance dovrebbero dare spazio. Le riunioni in tempo reale sono costose in termini di tempo e attenzione.
- Sviluppare competenze Alla maggior parte di noi non è mai stato insegnato ad autorganizzarsi. La collaborazione efficace non fa parte di molti programmi scolastici e non è comune nemmeno sul lavoro, poiché la maggior parte delle organizzazioni è gerarchica. È qualcosa che dobbiamo imparare con la pratica.
Sistemi come Holacracy danno ai partecipanti sicurezza e competenza nell'uso dei loro elementi, perché questi sono definiti chiaramente. È allettante considerarli «completi» e non cercare modi creativi per farli evolvere e adattarli. Ma per affrontare le due sfide descritte sopra dobbiamo usare tutti i buoni strumenti a nostra disposizione.
Strumenti progettati con attenzione come Loomio possono liberare risorse permettendo la partecipazione asincrona. Offrono opportunità di apprendimento secondo i propri ritmi per sviluppare competenze individuali e di team. Loomio permette alle persone di confrontarsi con processi e comportamenti con cui potrebbero non aver mai avuto occasione di interagire prima.
Portare online le discussioni e le decisioni di governance significa poter tenere meno riunioni di governance, risparmiando innumerevoli ore e continuando comunque ad affrontare tensioni importanti. Questa è la definizione di «snello». Offre ai membri del team la possibilità di sviluppare competenze di collaborazione attraverso processi chiari e facili da seguire, a cui possono partecipare sempre e ovunque.
Un aspetto fondamentale è che svolgere online alcune discussioni di governance significa anche che, quando si investe per riunire le persone faccia a faccia, si può usare quel tempo prezioso per approfondire questioni più complesse che richiedono un'interazione più intensa. Lo spazio online non sostituirà mai del tutto le riunioni, ma può migliorare notevolmente il modo in cui vengono utilizzate e l'efficacia complessiva dei processi di collaborazione.
Susan Basterfield è una catalizzatrice, coltiva idee e relazioni ed è agile coach. Aiuta le persone a sperimentare nuovi modi di lavorare e di essere, per realizzare il luogo di lavoro del futuro. È cofondatrice di Enspiral Labs, esperti nell'autorganizzazione di nuova generazione supportata dalla tecnologia.
Puoi contattarla all'indirizzo susan@enspiral.com
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