Організації, які впроваджують Holacracy, часто вважають це значним покращенням процесів ухвалення рішень. Але запровадження управлінських зустрічей — лише початок розвитку вашого самоуправління.
Догматики можуть затято обстоювати завершеність Конституції Holacracy, але я вважаю, що для створення системи, яка підходить саме вашій організації, варто використовувати все доступне. Навіть якщо Holacracy вас не переконує, у ній є інструменти, які можуть бути надзвичайно корисними для будь-якої команди. Один із них — інтегративне ухвалення рішень.
У Holacracy інтегративне ухвалення рішень — це процес на управлінській зустрічі, під час якого людина вносить «пропозицію» створити, змінити або скасувати ролі, політики чи структури. Група працює над пропозицією, доки не залишиться заперечень і її можна буде ухвалити.
Цей процес часто критикують за механічність і «бездушність» (це одне з поширених зауважень до Holacracy загалом). Система намагається подолати це, передбачаючи раунд «емоційних реакцій».
Я вважаю, що команди можуть піти далі й істотно вдосконалити процес. Якщо включити процес консультацій і забезпечити ефективне асинхронне обговорення онлайн, процес управління може стати надзвичайно потужним та ефективним рушієм безперервного вдосконалення самоврядної команди.
Ухвалення рішень на основі згоди
Loomio — це програмний інструмент, створений, щоб допомагати групам ухвалювати рішення через формування спільного розуміння. Ним користуються тисячі груп у всьому світі: від бізнесу й урядів до громадських організацій. Він особливо корисний для самоврядних команд.
Holacracy, як і Teal та Sociocracy, обстоює ухвалення рішень «на основі згоди» з використанням процесу консультацій. Якщо автор пропозиції отримав відгуки від тих, кого вона стосуватиметься, одностайність не потрібна. У Holacracy пропозицію можна «заблокувати» лише тоді, коли її випробування є принципово небезпечним і завдасть шкоди або коли вона очевидно призведе до регресу організації.
Багато груп використовують Loomio для ухвалення рішень консенсусом. Дехто вважає, що це означає одностайність, тобто згоду всіх, але це не так.
Ототожнювати консенсус з одностайністю — означає глибоко його не розуміти.
Надання згоди не обов’язково означає, що пропозиція, яку розглядають, є найкращим варіантом для цієї людини. Учасники групи можуть проголосувати за пропозицію, оскільки вирішують підтримати напрям роботи групи, а не наполягати на власних уподобаннях. Іноді питання для голосування формулюють так: «Чи можете ви прийняти цю пропозицію?» Такий менш суворий поріг для голосу «за» може забезпечити повну згоду. Однак повна згода не означає, що всі цілком поділяють одну думку. — Вікіпедія про ухвалення рішень консенсусом
Коли ви перестаєте плутати «консенсус» з «одностайністю», то розумієте, що є вагома причина, чому англійські слова «consensus» і «consent» мають спільний корінь. Loomio, спочатку створений для підтримки процесів консенсусу, чудово підходить для ухвалення рішень на основі згоди.
Інтегративне ухвалення рішень онлайн
Ось кроки, які допоможуть вам перенести процес управління за Holacracy в онлайн.
Налаштуйте процес
У Holacracy
Заплануйте регулярні управлінські зустрічі.
У Loomio
Створіть підгрупу з управління.
Якщо група дотримується Конституції Holacracy, слід призначити фасилітатора. Група також може вирішити виконувати цю роль спільно або її може взяти на себе автор пропозиції. Протокол можна зазначити в описі групи в Loomio.
Назвіть напруження
У Holacracy
Доповідач описує напруження: проблему, можливість удосконалення чи зміну в системі. Автор може попросити обговорити його, щоб сформулювати пропозицію.
У Loomio
Почніть нове обговорення. Дайте йому назву та поясніть контекст напруження.
Уточнювальні запитання
У Holacracy
Будь-хто може поставити запитання, щоб краще зрозуміти пропозицію. Її автор може відповісти або сказати, що не має відповіді.
Використовувати уточнювальні запитання для висловлення думки не дозволено. Думки, пропозиції та реакції слід залишити для раунду реакцій. Фасилітатор зупинить будь-яке запитання, яке передає думку або не має на меті краще зрозуміти пропозицію.
У Loomio
Учасники групи отримують сповіщення про нове обговорення й можуть поставити уточнювальні запитання в коментарях. Автор обговорення може на них відповісти.
Пропозиція
У Holacracy
Автор формулює пропозицію для розв’язання напруження так, як він його відчуває.
У Loomio
Автор створює пропозицію в Loomio. Це можна зробити одразу після початку обговорення або дати певний час на уточнення, перш ніж її внести. Автор встановлює тривалість пропозиції.
Реакції
У Holacracy
Кожна людина по черзі реагує на пропозицію так, як вважає за потрібне. Відповідати або перебивати під час чиєїсь реакції не дозволено. Вітаються будь-які реакції: від інтелектуальної критики до емоційних сплесків. Єдине застереження: реакції не мають бути спрямовані на залучення конкретної людини. Реагують усі, крім автора пропозиції.
Раунд реакцій — єдиний етап управлінської зустрічі, коли люди можуть говорити вільно. Це чудова нагода висловити різні погляди й запропонувати покращення, щоб автор міг внести ці зміни, якщо вони йому сподобаються.
У Loomio
Пропозиція в Loomio автоматично запрошує кожного учасника висловити свою позицію (Погоджуюся, Утримуюся, Не погоджуюся, Блокую) та коротко пояснити свою реакцію. Цей етап включає раунд заперечень у Holacracy — див. нижче. Автор пропозиції встановлює термін, а система сповіщає всіх до його завершення.
Учасники Loomio можуть змінювати свою позицію, дізнаючись про реакції інших. Система зберігає та показує історію їхніх реакцій і поточну позицію.
Зміни та уточнення
У Holacracy
Після завершення всіх реакцій автор за бажанням може уточнити мету пропозиції або змінити її з урахуванням реакцій. Говорить лише автор; обговорення не дозволене.
Хоча автор може змінювати пропозицію як завгодно, мета полягає в тому, щоб знайти кращий спосіб розв’язати напруження. Він не зобов’язаний відповідати на всі занепокоєння й реакції, почуті під час раунду, чи навіть вносити покращення, запропоновані іншими учасниками.
У Loomio
Loomio наочно узагальнює всі позиції, стисло підсумовує висловлені реакції та зберігає коментарі й уточнювальні запитання. Автор пропозиції може взяти їх до уваги.
Автор публікує висновок, який автоматично надсилається всім учасникам. У ньому можна зазначити, що пропозицію ухвалено і яке рішення прийнято, або що її не ухвалено і чи буде питання закрито, чи буде запропоновано нову версію.
Раунд заперечень
У Holacracy
Фасилітатор по черзі запитує кожного учасника, чи має той заперечення, тобто чи бачить «будь-яку причину, через яку ухвалення цієї пропозиції завдасть шкоди або відкине коло назад». Автор пропозиції також має можливість висловити заперечення. Якщо заперечень немає, пропозицію ухвалюють.
Якщо заперечення є, фасилітатор переходить до етапу інтеграції, де його можна обговорити, повністю зрозуміти та з’ясувати, чи воно обґрунтоване.
У Loomio
Раунд заперечень включено до раунду реакцій, коли учасники висловлюють свою позицію, адже кожен може вибрати «Блокую».
І функція блокування в Loomio, і заперечення в Holacracy походять з однієї традиції ухвалення рішень на основі згоди та виконують однакову функцію. Якщо пропозицію заблоковано, її не буде ухвалено.
Етика ухвалення рішень консенсусом заохочує учасників ставити благо всієї групи вище за особисті вподобання. Коли групове рішення можуть заблокувати, і групу, і тих, хто не погоджується, заохочують співпрацювати до досягнення згоди. Просте накладання вето на рішення не вважається відповідальним використанням блокування в процесі консенсусу. Поширені рекомендації щодо блокування передбачають обмеження його обґрунтувань питаннями, які є фундаментальними для місії групи або можуть мати для неї катастрофічні наслідки.
У Loomio інтеграція відбувається через онлайн-обговорення, яке допомагає зрозуміти причину блокування. Учасники можуть змінити свою позицію, поки пропозиція відкрита, тобто скасувати блокування. Пропозицію також можуть закрити, після чого питання можна зняти з розгляду або запропонувати наступну версію з урахуванням висловленого занепокоєння.
Нові можливості для самоврядних команд
Багато організацій, з якими я працюю і які експериментують із самоуправлінням, стикаються з двома фундаментальними проблемами:
- Економне використання ресурсів Очікується, що всі братимуть участь, але на практиці буває важко знайти час, особливо для «важливих, але не термінових» напружень, для яких управлінські зустрічі й покликані створити простір. Зустрічі в реальному часі потребують багато часу й уваги.
- Розвиток навичок Нас здебільшого ніколи не навчали самоорганізації. Ефективна співпраця не входить до багатьох шкільних програм і не є поширеною на робочому місці, оскільки більшість організацій ієрархічні. Цього доводиться вчитися на практиці.
Системи на кшталт Holacracy дають учасникам упевненість і вміння працювати з їхніми елементами, оскільки ті чітко визначені. Виникає спокуса вважати їх «завершеними» й не шукати творчих способів їх розвитку та адаптації. Але щоб подолати дві зазначені проблеми, ми маємо використовувати всі хороші доступні інструменти.
Продумані інструменти, як-от Loomio, можуть вивільнити ресурси завдяки асинхронній участі. Вони дають змогу навчатися у власному темпі й розвивати особисті та командні навички. Loomio дозволяє людям долучатися до процесів і практик, яких вони раніше могли ніколи не мати нагоди спробувати.
Перенесення управлінських обговорень і ухвалення рішень в онлайн означає, що ви можете проводити менше управлінських зустрічей, заощаджуючи незліченні години й водночас розв’язуючи важливі напруження. Саме це і є економним використанням ресурсів. Учасники команди отримують змогу розвивати навички співпраці завдяки зрозумілим і доступним процесам, до яких можна долучитися будь-коли й будь-де.
Важливо й те, що проведення частини управлінських обговорень онлайн дозволяє під час особистих зустрічей використати дорогоцінний час для глибшого розгляду складніших питань, які потребують інтенсивнішої взаємодії. Онлайн-простір ніколи повністю не замінить зустрічі, але може значно покращити їх використання та загальну ефективність вашої співпраці.
Сьюзан Бастерфілд — каталізаторка змін, наставниця та agile-коучка, яка допомагає людям експериментувати з новими способами роботи та взаємодії, щоб втілювати робоче середовище майбутнього. Вона є співзасновницею Enspiral Labs, команди експертів із технологічно підтримуваної самоорганізації нового рівня.
З нею можна зв’язатися за адресою susan@enspiral.com
Теги: Самоврядування Посібники
