Organisaties die Holacracy invoeren, merken vaak dat hun besluitvormingsprocessen er sterk op vooruitgaan. Maar het invoeren van governancevergaderingen is pas het begin van de ontwikkeling van zelfsturing in jouw organisatie.
Dogmatici verdedigen misschien stellig de volledigheid van de Holacracy-grondwet, maar ik geloof dat je alles wat beschikbaar is moet benutten om het juiste systeem voor jouw unieke organisatie te maken. Zelfs als je niet overtuigd bent van Holacracy, bevat het instrumenten die voor elk team bijzonder nuttig kunnen zijn. Een daarvan is integratieve besluitvorming.
Binnen Holacracy is integratieve besluitvorming het proces tijdens een governancevergadering waarbij iemand een “voorstel” indient om rollen, beleidsregels of structuren te creëren, aan te passen of te verwijderen. De groep werkt aan het voorstel totdat er geen bezwaren meer zijn en het kan worden aangenomen.
Dit proces krijgt vaak kritiek omdat het mechanisch en “zielloos” zou zijn, een veelgehoord bezwaar tegen Holacracy als geheel. Het systeem probeert dit te ondervangen door ruimte te bieden voor een ronde met “emotionele reacties”.
Ik denk dat teams verder kunnen gaan en het proces aanzienlijk kunnen verbeteren. Door het adviesproces op te nemen en effectieve asynchrone online beraadslaging mogelijk te maken, kan het governanceproces een bijzonder krachtige en efficiënte motor worden voor voortdurende verbetering door zelforganisatie.
Besluitvorming op basis van consent
Loomio is een softwaretool waarmee groepen besluiten kunnen nemen door een gezamenlijk begrip op te bouwen. Duizenden groepen over de hele wereld gebruiken het, van bedrijven en overheden tot ngo's. Het is vooral krachtig voor zelforganiserende teams.
Holacracy pleit, net als Teal en sociocratie, voor besluitvorming op basis van “consent”, met behulp van een adviesproces. Zolang de indiener feedback heeft gevraagd aan degenen die door het voorstel worden geraakt, is unanimiteit niet vereist. Binnen Holacracy kan de aanname van een voorstel alleen worden “tegengehouden” als het fundamenteel onveilig is om het uit te proberen en schade zou veroorzaken, of als het de organisatie duidelijk achteruit zou helpen.
Veel groepen gebruiken Loomio voor besluitvorming op basis van consensus. Sommigen denken dat dit unanimiteit betekent, waarbij iedereen het eens is, maar dat is niet zo.
Wie consensus gelijkstelt aan unanimiteit, begrijpt het begrip fundamenteel verkeerd.
Consent geven betekent niet noodzakelijk dat het voorstel in kwestie iemands eerste keuze is. Groepsleden kunnen met een voorstel instemmen omdat ze ervoor kiezen mee te gaan met de richting van de groep, in plaats van vast te houden aan hun persoonlijke voorkeur. Soms wordt de vraag bij een voorstel zo gesteld: “Is dit voorstel iets waarmee je kunt leven?” Deze minder strenge drempel voor een ja-stem kan tot volledig consent leiden. Dat volledige consent betekent echter niet dat iedereen het volledig eens is. — Wikipedia over besluitvorming op basis van consensus
Zodra je voorbij de veelvoorkomende verwarring tussen “consensus” en “unanimiteit” bent, besef je dat er een goede reden is waarom “consensus” en “consent” dezelfde oorsprong hebben. Loomio is oorspronkelijk gemaakt om consensusprocessen te ondersteunen en is daardoor uitstekend geschikt voor besluitvorming op basis van consent.
Integratieve besluitvorming online
Met de volgende stappen kun je jouw Holacracy-governanceproces online brengen.
Het proces inrichten
In Holacracy
Plan regelmatig governancevergaderingen.
Op Loomio
Maak een governancesubgroep aan.
Als de groep de Holacracy-grondwet volgt, moet er een facilitator worden aangesteld. De groep kan ook besluiten die rol gezamenlijk te vervullen, of de indiener kan faciliteren. Het protocol kan worden vastgelegd in de groepsbeschrijving op Loomio.
De spanning benoemen
In Holacracy
Een spreker beschrijft een spanning, zoals een probleem, een verbetering of een systeemwijziging. De indiener kan om een discussie vragen om tot een voorstel te komen.
Op Loomio
Start een nieuwe discussie. Geef die een titel en leg de context van de spanning uit.
Verhelderende vragen
In Holacracy
Iedereen kan vragen stellen om het voorstel beter te begrijpen. De indiener kan antwoorden of aangeven geen antwoord te hebben.
Het is niet toegestaan om via verhelderende vragen een mening te geven. Meningen, suggesties en reacties worden bewaard voor de reactieronde. De facilitator onderbreekt elke vraag die een mening bevat of niet bedoeld is om het voorstel beter te begrijpen.
Op Loomio
Groepsleden krijgen een melding van de nieuwe discussie en kunnen verhelderende vragen als reactie plaatsen. Degene die de discussie startte, kan daarop antwoorden.
Voorstel
In Holacracy
De indiener bedenkt een voorstel om de spanning aan te pakken zoals die wordt ervaren.
Op Loomio
De indiener start een voorstel op Loomio. Dat kan meteen bij het plaatsen van de eerste discussie, maar de indiener kan ook eerst een tijdje ruimte bieden voor verduidelijking. De indiener bepaalt de looptijd van het voorstel.
Reacties
In Holacracy
Iedereen reageert om de beurt op het voorstel op een manier die passend voelt. Tijdens iemands reactie mag niemand antwoorden of onderbreken. Elke soort reactie is welkom, van inhoudelijke kritiek tot emotionele uitbarstingen. De enige voorwaarde is dat reacties niet op een specifieke persoon gericht mogen zijn. Iedereen reageert, behalve de indiener.
De reactieronde is de enige stap van de governancevergadering waarin mensen vrijuit kunnen spreken. Dit is een uitstekend moment om verschillende perspectieven te delen en verbeteringen voor het voorstel aan te dragen, zodat de indiener die kan opnemen als ze bevallen.
Op Loomio
Een voorstel op Loomio nodigt iedere deelnemer automatisch uit om een standpunt in te nemen (Eens, Onthouding, Oneens, Veto), met een korte toelichting op de reactie. Deze stap omvat ook de bezwarenronde van Holacracy, zie hieronder. De indiener bepaalt de looptijd en het systeem stuurt iedereen vóór de deadline een melding.
Deelnemers op Loomio kunnen hun standpunt wijzigen wanneer ze andere reacties horen. Het systeem legt de geschiedenis van hun reacties en hun huidige standpunt vast en toont die.
Aanpassen en verduidelijken
In Holacracy
Nadat iedereen heeft gereageerd, kan de indiener de bedoeling van het voorstel desgewenst verduidelijken of het voorstel op basis van de reacties aanpassen. Alleen de indiener spreekt; discussie is niet toegestaan.
Hoewel de indiener het voorstel naar wens kan aanpassen, is het doel een betere manier te vinden om de spanning aan te pakken. Het is niet de taak van de indiener om alle zorgen en reacties uit de ronde te behandelen of zelfs om de door andere deelnemers voorgestelde verbeteringen aan te brengen.
Op Loomio
Loomio vat alle standpunten visueel samen, samen met een beknopte samenvatting van de toelichtingen en een overzicht van de reacties en verhelderende vragen. De indiener kan die meewegen.
De indiener publiceert een conclusie, die automatisch naar alle deelnemers wordt gestuurd. Daarin kan staan dat het voorstel is aangenomen en wat het besluit is, of dat het voorstel niet is aangenomen en of de kwestie wordt afgesloten of er een nieuwe versie van het voorstel volgt.
Bezwarenronde
In Holacracy
De facilitator vraagt iedere deelnemer om de beurt of die een bezwaar heeft: of er “een reden is waarom de aanname van dit voorstel schade zou veroorzaken of de cirkel achteruit zou helpen”. Ook de indiener krijgt de gelegenheid om bezwaar te maken. Als er geen bezwaar is, wordt het voorstel aangenomen.
Als er een bezwaar is, gaat de facilitator verder met de integratiestap. Daarin is er ruimte om het bezwaar te bespreken, het volledig te begrijpen en de geldigheid ervan te onderzoeken.
Op Loomio
De bezwarenronde is opgenomen in de reactieronde, wanneer de deelnemer een standpunt inneemt, omdat iedere deelnemer de optie heeft om een veto uit te spreken.
Zowel de vetofunctie van Loomio als het bezwaar binnen Holacracy komt voort uit dezelfde traditie van besluitvorming op basis van consent en heeft dezelfde functie. Als er een veto tegen een voorstel wordt uitgesproken, wordt het niet aangenomen.
De ethiek van besluitvorming op basis van consensus moedigt deelnemers aan het belang van de hele groep boven hun individuele voorkeuren te plaatsen. Wanneer een veto tegen een groepsbesluit mogelijk is, worden zowel de groep als de tegenstanders binnen de groep aangemoedigd samen te werken totdat overeenstemming kan worden bereikt. Alleen maar een veto uitspreken tegen een besluit wordt niet beschouwd als verantwoord gebruik van een veto binnen consensus. Veelgebruikte richtlijnen voor het gebruik van een veto binnen consensus zijn onder meer dat de toegestane redenen voor een veto beperkt blijven tot kwesties die fundamenteel zijn voor de missie van de groep of mogelijk rampzalig zijn voor de groep.
Op Loomio vindt integratie plaats via een online discussie om het veto te begrijpen. Individuen kunnen hun standpunt wijzigen zolang het voorstel nog openstaat en hun veto intrekken. Het voorstel kan ook worden gesloten, waarna de kwestie kan worden afgesloten of een volgende versie kan worden voorgesteld die de zorg wegneemt.
Nieuwe mogelijkheden voor zelforganiserende teams
Veel organisaties waarmee ik werk en die experimenteren met zelforganisatie, worstelen met twee fundamentele werkelijkheden:
- Slank blijven Van iedereen wordt verwacht dat die deelneemt, maar in werkelijkheid kan het moeilijk zijn om daar tijd voor te vinden, vooral voor de “belangrijke maar niet urgente” spanningen waarvoor governancevergaderingen ruimte moeten bieden. Synchrone bijeenkomsten kosten veel tijd en aandacht.
- Vaardigheden opbouwen We hebben meestal nooit geleerd hoe we onszelf kunnen organiseren. Effectief samenwerken maakt op veel scholen geen deel uit van het lesprogramma en is ook op de werkvloer niet gebruikelijk, omdat de meeste organisaties hiërarchisch zijn. We moeten het leren door te oefenen.
Systemen zoals Holacracy geven deelnemers vertrouwen en vaardigheid in het gebruik van de onderdelen, omdat die duidelijk zijn omschreven. Het is verleidelijk om ze als “compleet” te beschouwen en niet creatief aan de slag te gaan met hun ontwikkeling en aanpassing. Maar om de bovenstaande twee uitdagingen aan te pakken, moeten we elk goed hulpmiddel benutten dat we kunnen vinden.
Doordachte hulpmiddelen zoals Loomio kunnen capaciteit vrijmaken doordat mensen asynchroon kunnen deelnemen. Ze bieden mogelijkheden om in eigen tempo individuele en teamvaardigheden te ontwikkelen. Loomio laat mensen kennismaken met processen en gedrag waar ze misschien nog nooit eerder de kans voor hebben gehad.
Door governancediscussies en besluitvorming online te brengen, kun je minder governancevergaderingen houden en talloze uren besparen, terwijl je belangrijke spanningen toch aanpakt. Dat is de definitie van “lean”. Het geeft teamleden de kans om samenwerkingsvaardigheden op te bouwen via heldere, toegankelijke processen waaraan ze altijd en overal kunnen deelnemen.
Belangrijk is ook dat je, door sommige governancediscussies online te voeren, de kostbare tijd waarop je mensen wel fysiek samenbrengt kunt gebruiken om dieper in te gaan op complexere kwesties die intensievere interactie vereisen. De online ruimte zal bijeenkomsten nooit volledig vervangen, maar kan de manier waarop je vergaderingen gebruikt en de effectiviteit van je samenwerkingsprocessen als geheel sterk verbeteren.
Susan Basterfield is een katalysator, begeleider en agile coach die mensen helpt te experimenteren met nieuwe manieren van werken en zijn, om de werkplek van de toekomst werkelijkheid te maken. Ze is medeoprichter van Enspiral Labs, experts in zelforganisatie op een hoger niveau met behulp van technologie.
Je kunt haar bereiken via susan@enspiral.com
Labels: Zelfsturend Handleidingen
