Les organisations qui adoptent l’holacratie constatent souvent une nette amélioration de leurs processus de prise de décision. Mais la mise en place de réunions de gouvernance n’est que le début de votre évolution vers l’autogestion.
Les dogmatiques peuvent défendre avec vigueur le caractère complet de la Constitution de l’holacratie, mais je crois qu’il faut puiser dans toutes les ressources disponibles pour créer le système adapté à votre organisation et à ses particularités. Même si l’holacratie ne vous convainc pas, elle contient des outils qui peuvent être très utiles à toute équipe. L’un de ces éléments est la prise de décision intégrative.
En holacratie, la prise de décision intégrative est le processus par lequel une personne présente, lors d’une réunion de gouvernance, une « proposition » visant à créer, modifier ou supprimer des rôles, des politiques ou des structures. Le groupe travaille sur la proposition jusqu’à ce qu’il n’y ait plus d’objection et qu’elle puisse être adoptée.
Ce processus est souvent critiqué pour son caractère mécanique et « sans âme », l’une des critiques couramment adressées à l’holacratie dans son ensemble. Le système tente d’y remédier en permettant un tour de « réactions émotionnelles ».
Je pense que les équipes peuvent aller plus loin et améliorer considérablement le processus. En intégrant le processus de sollicitation d’avis et en permettant une délibération asynchrone efficace en ligne, le processus de gouvernance peut devenir un moteur extrêmement puissant et efficace d’amélioration continue pour les équipes auto-organisées.
La prise de décision par consentement
Loomio est un logiciel conçu pour permettre aux groupes de prendre des décisions en construisant une compréhension commune. Il est utilisé par des milliers de groupes dans le monde entier, des entreprises aux gouvernements en passant par les ONG. Il est particulièrement puissant pour les équipes auto-organisées.
L’holacratie, comme le modèle Teal et la sociocratie, préconise la prise de décision « par consentement », en utilisant un processus de sollicitation d’avis. Tant que la personne à l’origine de la proposition a demandé l’avis des personnes qu’elle toucherait, l’unanimité n’est pas nécessaire. En holacratie, les seules raisons permettant de « bloquer » l’adoption d’une proposition sont qu’il serait fondamentalement dangereux de l’essayer parce qu’elle causerait un préjudice, ou qu’elle ferait clairement reculer l’organisation.
De nombreux groupes utilisent Loomio pour prendre des décisions par consensus. Certains pensent que cela signifie l’unanimité, c’est-à-dire que tout le monde est d’accord, mais ce n’est pas le cas.
Assimiler le consensus à l’unanimité revient à le comprendre profondément de travers.
Donner son consentement ne signifie pas nécessairement que la proposition examinée est son premier choix. Les membres du groupe peuvent voter leur consentement à une proposition parce qu’ils choisissent de coopérer avec l’orientation du groupe, plutôt que d’insister sur leur préférence personnelle. Parfois, le vote sur une proposition est formulé ainsi : « Pouvez-vous vivre avec cette proposition ? » Ce seuil moins strict pour un vote favorable peut permettre d’obtenir le consentement de tous. Ce consentement de tous ne signifie toutefois pas que chacun est entièrement d’accord. — Wikipédia sur la prise de décision par consensus
Une fois dépassée la confusion fréquente entre « consensus » et « unanimité », on comprend qu’il y a une très bonne raison pour laquelle « consensus » et « consentement » ont la même racine. Loomio, outil initialement créé pour soutenir les processus de consensus, est parfaitement conçu pour la prise de décision par consentement.
La prise de décision intégrative en ligne
Voici les étapes que vous pouvez suivre pour mettre votre processus de gouvernance en holacratie en ligne.
Mettre en place le processus
En holacratie
Planifiez des réunions de gouvernance régulières.
Sur Loomio
Créez un sous-groupe de gouvernance.
Si le groupe suit la Constitution de l’holacratie, une personne chargée de la facilitation doit être désignée. Le groupe peut aussi décider d’assumer ce rôle collectivement, ou la personne à l’origine de la proposition peut faciliter le processus. Le protocole peut être précisé dans la description du groupe sur Loomio.
Nommer la tension
En holacratie
Une personne décrit une tension : problème, amélioration ou changement du système. La personne à l’origine de la proposition peut demander une discussion afin d’aboutir à une proposition.
Sur Loomio
Lancez une nouvelle discussion. Donnez-lui un titre et expliquez le contexte de la tension.
Questions de clarification
En holacratie
Toute personne peut poser des questions pour mieux comprendre la proposition. La personne qui l’a formulée peut répondre ou indiquer qu’elle n’a pas de réponse.
Il n’est pas permis d’utiliser les questions de clarification pour donner un avis. Les opinions, suggestions et réactions doivent toutes être réservées au tour de réactions. La personne chargée de la facilitation interrompra toute question qui exprime une opinion ou ne vise pas à mieux comprendre la proposition.
Sur Loomio
Les membres du groupe sont informés de la nouvelle discussion et peuvent publier des questions de clarification sous forme de commentaires. La personne qui a lancé la discussion peut y répondre.
Proposition
En holacratie
La personne à l’origine de la proposition formule une proposition pour traiter la tension telle qu’elle la perçoit.
Sur Loomio
Cette personne lance une proposition dans Loomio. Elle peut le faire dès la publication de la discussion initiale ou choisir de laisser les échanges de clarification se poursuivre un certain temps avant de présenter la proposition. Elle fixe la durée de la proposition.
Réactions
En holacratie
À tour de rôle, chaque personne réagit à la proposition comme elle l’entend. Aucune réponse ni interruption n’est autorisée pendant la réaction d’une personne. Tout type de réaction est bienvenu, des critiques intellectuelles aux manifestations d’émotion. La seule réserve est que les réactions ne doivent pas interpeller une personne en particulier. Tout le monde réagit, sauf la personne à l’origine de la proposition.
Le tour de réactions est la seule étape de la réunion de gouvernance où l’on peut parler librement. C’est le moment idéal pour apporter différents points de vue et suggérer des améliorations à la proposition, afin que la personne qui l’a formulée puisse les intégrer si elle le souhaite.
Sur Loomio
Une proposition Loomio invite automatiquement chaque participant à indiquer sa position (Accord, Abstention, Désaccord, Blocage), accompagnée d’une courte explication de sa réaction. Cette étape intègre le tour d’objections de l’holacratie, voir ci-dessous. La personne qui lance la proposition fixe le délai et le système avertit tout le monde avant l’échéance.
Les participants sur Loomio peuvent changer de position à mesure qu’ils prennent connaissance des autres réactions. Le système enregistre et affiche l’historique de leurs réactions ainsi que leur position actuelle.
Modifier et clarifier
En holacratie
Une fois toutes les réactions exprimées, la personne à l’origine de la proposition peut, si elle le souhaite, en clarifier l’intention ou la modifier à partir des réactions. Elle est la seule à prendre la parole ; aucune discussion n’est autorisée.
Bien qu’elle puisse modifier la proposition comme elle le souhaite, l’objectif est de trouver une meilleure façon de traiter la tension. Il ne lui incombe pas de répondre à toutes les préoccupations et réactions entendues pendant le tour, ni même d’apporter les améliorations suggérées par les autres participants.
Sur Loomio
Loomio présente une synthèse visuelle de toutes les positions, ainsi qu’un résumé succinct des réactions exprimées et un relevé des commentaires et des questions de clarification. La personne à l’origine de la proposition peut en tenir compte.
Elle publie une conclusion, qui est automatiquement envoyée à tous les participants. Celle-ci peut indiquer que la proposition a été adoptée et préciser la décision prise, ou indiquer qu’elle n’a pas été adoptée et préciser si la question sera abandonnée ou si une nouvelle version de la proposition suivra.
Tour d’objections
En holacratie
À tour de rôle, la personne chargée de la facilitation demande à chaque participant s’il a une objection, c’est-à-dire s’il voit « une raison pour laquelle l’adoption de cette proposition causerait un préjudice ou ferait reculer le cercle ». La personne à l’origine de la proposition a également la possibilité de soulever une objection. S’il n’y a pas d’objection, la proposition est adoptée.
S’il y a une objection, la personne chargée de la facilitation passe à l’étape d’intégration, qui permet de discuter de l’objection, de la comprendre pleinement et d’en dégager la validité.
Sur Loomio
Le tour d’objections est intégré aux réactions, lorsque le participant indique sa position, car chaque participant dispose de l’option Blocage.
La fonction Blocage de Loomio et l’objection en holacratie proviennent toutes deux de la même tradition de prise de décision par consentement et remplissent la même fonction. Si une proposition est bloquée, elle ne sera pas adoptée.
L’éthique de la prise de décision par consensus encourage les participants à placer le bien de l’ensemble du groupe au-dessus de leurs préférences individuelles. Lorsqu’une décision du groupe risque d’être bloquée, le groupe et les personnes qui expriment leur désaccord sont encouragés à collaborer jusqu’à ce qu’un accord puisse être trouvé. Le simple fait d’opposer son veto à une décision n’est pas considéré comme une utilisation responsable du blocage dans un processus de consensus. Parmi les règles courantes d’utilisation du blocage figurent la limitation des motifs admissibles aux questions fondamentales pour la mission du groupe ou susceptibles d’avoir des conséquences désastreuses pour lui.
Sur Loomio, l’intégration se fait par une discussion en ligne visant à comprendre le blocage. Les personnes peuvent changer de position tant que la proposition est ouverte et retirer leur blocage. La proposition peut aussi être clôturée ; la question peut alors être abandonnée ou une nouvelle version répondant à la préoccupation peut être proposée.
De nouvelles possibilités pour les équipes auto-organisées
Beaucoup d’organisations avec lesquelles je travaille et qui expérimentent l’auto-organisation se heurtent à deux réalités fondamentales :
- Rester léger Tout le monde est censé participer, mais il peut être difficile de trouver le temps, surtout pour les tensions « importantes mais non urgentes » auxquelles les réunions de gouvernance sont censées donner une place. Les réunions en direct coûtent cher en temps et en attention.
- Développer les compétences On ne nous a, pour la plupart, jamais appris à nous auto-organiser. La collaboration efficace ne fait pas partie de nombreux programmes scolaires et elle n’est pas non plus courante au travail, puisque la plupart des organisations sont hiérarchiques. Nous devons l’apprendre par la pratique.
Des systèmes comme l’holacratie donnent aux participants confiance et compétence dans l’utilisation de leurs éléments, car ceux-ci sont clairement définis. Il est tentant de les considérer comme « complets » et de ne pas chercher à les faire évoluer et à les adapter de manière créative. Mais pour relever les deux défis ci-dessus, nous devons utiliser tous les bons outils à notre disposition.
Des outils bien conçus comme Loomio peuvent libérer du temps en permettant une participation asynchrone. Ils offrent des possibilités d’apprentissage à son propre rythme pour développer les compétences individuelles et collectives. Loomio permet aux personnes de participer à des processus et d’adopter des comportements qu’elles n’avaient peut-être jamais eu l’occasion d’expérimenter auparavant.
Mettre les discussions et les décisions de gouvernance en ligne permet de réduire le nombre de réunions de gouvernance, et d’économiser ainsi d’innombrables heures tout en traitant les tensions importantes. C’est la définition d’une approche « légère ». Les membres de l’équipe peuvent développer leurs compétences de collaboration grâce à des processus clairs et accessibles, auxquels ils peuvent participer à tout moment et où qu’ils se trouvent.
Surtout, tenir certaines discussions de gouvernance en ligne signifie aussi que, lorsque vous investissez dans une rencontre en personne, vous pouvez utiliser ce temps précieux pour approfondir des questions plus complexes qui nécessitent des échanges plus riches. L’espace en ligne ne remplacera jamais entièrement les réunions, mais il peut grandement améliorer la façon dont vous les utilisez et l’efficacité globale de vos processus de collaboration.
Susan Basterfield est une catalyseuse, une personne qui cultive les initiatives et une coach agile. Elle aide les personnes à expérimenter de nouvelles façons de travailler et d’être afin de concrétiser le lieu de travail de demain. Elle est cofondatrice d’Enspiral Labs, spécialistes de l’auto-organisation de nouvelle génération rendue possible par la technologie.
Vous pouvez la contacter à susan@enspiral.com
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