Het bestuur coördineren van een organisatie die continenten en tijdzones overspant, is geen geringe opgave. Het ICCA Consortium, een vooraanstaande internationale vereniging die de wereldwijde beweging voor de collectieve leefgebieden van inheemse volkeren en lokale gemeenschappen ondersteunt, gebruikte Loomio voor het tweede achtereenvolgende jaar tijdens zijn Algemene Vergadering (AV).
240 unieke deelnemers uit 70 landen namen deel aan de 19e Algemene Vergadering van het ICCA Consortium, die in vier sessies over evenveel maanden werd gehouden. De vergadering kreeg inzicht in belangrijke onderdelen van het werk, nam verschillende belangrijke besluiten voor de toekomst van de vereniging en stemde om leden van de Raad te kiezen.
Sarah Ryder, operationeel coördinator bij het ICCA Consortium, legt uit: “Onze lidorganisaties zijn over de hele wereld verspreid. Daardoor is het onmogelijk om AV-sessies te houden op een tijdstip waarop iedereen kan deelnemen. Loomio maakte actieve deelname mogelijk voor mensen die vanwege tijdzones niet bij de sessies konden zijn.”
“Leden kregen de kans om nominaties voor de Raad en conceptrapporten te bekijken en deel te nemen aan discussies en het opbouwen van consensus, niet alleen tijdens de live online sessies, maar ook asynchroon voorafgaand aan de live sessies via Loomio. Verschillende mogelijkheden om deel te nemen zijn bijzonder belangrijk voor onze wereldwijde leden, die verspreid zijn over veel tijdzones en verschillende talen spreken.”
“We gebruikten Loomio veel om te communiceren over ingediende rapporten, verkiezingen voor de Raad en belangrijke besluiten die genomen moesten worden.”
Sarah vervolgt: “We gebruikten de peilingsfuncties van Loomio om mensen de mogelijkheid te geven hun standpunten kenbaar te maken voorafgaand aan de AV-sessies en ook gedurende twee weken daarna. De op deze manier uitgebrachte ‘stemmen’ namen we mee in onze berekeningen om te bepalen of we een quorum hadden om de besluiten en verkiezingen te ondersteunen.”
“De Algemene Vergadering was een groot succes. In totaal hadden we 43 discussies, wat laat zien hoeveel we op Loomio vertrouwden om met onze leden, het secretariaat en de Raad te communiceren.”
“De vertaalfunctie binnen Loomio was essentieel voor ons, omdat we officieel in 3 talen werken (Engels, Spaans en Frans), maar mensen spreken veel meer verschillende talen dan dat.”
Sinds de oprichting van het ICCA Consortium zijn de belangrijkste besluitvormingsprocessen gebaseerd op het opbouwen van consensus. Deze aanpak wordt gebruikt bij het dagelijkse bestuur en bij organisatorische discussies, ook binnen de Raad en het secretariaat. Belangrijke besluiten, zoals wijzigingen van de statuten en de verkiezing van Raadsleden, worden bij consensus van de Algemene Vergadering genomen.
Colin Scott, penningmeester van de Raad, legt uit: “Besluitvorming op basis van consensus is geworteld in de principes van hoffelijke en respectvolle deelname en gezamenlijke verantwoordelijkheid voor besluiten. Het vereist een open dialoog, vertrouwen en veel communicatie, en iedereen moet de kans krijgen om zijn standpunten te delen. Het helpt mensen om een gemeenschappelijk begrip te ontwikkelen met respect voor verschillende waarden, behoeften en belangen. Het stelt iedereen in staat om samen en te goeder trouw een oplossing te ontwikkelen die voor iedereen voldoende aanvaardbaar is.”
“Het is begrijpelijk en te verwachten dat we binnen de vereniging verschillende standpunten hebben. Besluiten op basis van consensus kunnen soms tijdrovend en moeilijk zijn, en niet iedereen krijgt op elk punt wat die wil. De uiteindelijke consensus moet echter iets zijn waarmee iedereen kan leven, in het gezamenlijke belang van de vereniging. Deze manier van besluiten nemen is verankerd in onze organisatiecultuur, vooral bij belangrijke besluiten van de Algemene Vergadering. Tot nu toe heeft de Algemene Vergadering bij geen enkel vraagstuk hoeven terugvallen op een stemming.”
Tot nu toe heeft de Algemene Vergadering bij geen enkel vraagstuk hoeven terugvallen op een stemming.
Labels: Activisme Praktijkverhalen
